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Marco DonnamariaDirettore Commerciale

Optimas

LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVALA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVAIN OUTSOURCING NELL’UFFICIO RISORSE UMANE IN OUTSOURCING NELL’UFFICIO RISORSE UMANE

DI PIRELLIDI PIRELLI

Optimas è un solution & service provider specializzato nel settore del Document e Workflow Management da oltre 15 anni.

L’elemento distintivo è la sua capacità di garantire ai clienti una copertura ed una ownership globale sia in termini di soluzioni e progetti applicativi, sia in termini di servizi di outsourcing documentale e tecnologico.

Grazie al suo offering e all’approccio modulare Optimas èin grado di implementare e fornire soluzioni on site e di realizzareprogetti in full outsourcing.

COMPANY PROFILE

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significative business case in ambito di processi trasversali (amministrazione, HR, customer service, …) e mercati verticali (finance, telco, pharma, logistica, multiutility, PA, ...)

offering applicativo basato su soluzioni proprietarie e piattaforme di terze parti leader di mercato

competenze, soluzioni ed esperienze sulle normative in materiadi Conservazione Sostitutiva, Fatturazione Elettronica e Protocollo Informatico

capacità di integrazione con le più diffuse piattaforme ERP, CRM e Legacy

servizi di outsourcing documentale e tecnologico erogati esclusivamente con risorse ed infrastrutture interne (centro servizi, data center, archivio fisico)

PUNTI DI FORZA

SOLUZIONISOLUZIONI

SERVIZI DI SERVIZI DI SYSTEM SYSTEM

INTEGRATION INTEGRATION E TRAININGE TRAINING

SERVIZISERVIZI

SERVIZI DISERVIZI DIOUTSOURCINGOUTSOURCINGDOCUMENTALEDOCUMENTALE

SERVIZI DISERVIZI DIOUTSOURCINGOUTSOURCINGTECNOLOGICOTECNOLOGICO

(ASP)(ASP)

SERVIZI DISERVIZI DICONSULENZACONSULENZA

SOLUZIONISOLUZIONIAPPLICATIVEAPPLICATIVETRASVERSALITRASVERSALI

SOLUZIONISOLUZIONIAPPLICATIVEAPPLICATIVEVERTICALIVERTICALI

SOFTWARE SOFTWARE DIDI

BASEBASE

PRODOTTI DIPRODOTTI DIIMAGING EIMAGING ESTORAGESTORAGE

OFFERING

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SOLUZIONI APPLICATIVE TRASVERSALI

Document Management

Content Management

Workflow Management

Knowledge Management

Data Capture General Purpose

SOLUZIONI APPLICATIVE VERTICALI

Conservazione Ottica Sostitutiva

Fatturazione Elettronica

Protocollo Informatico

Data Capture Ciclo Passivo

SOLUZIONI

SOFTWARE DI BASE

sistemi operativi

application server

database server

PRODOTTI DI IMAGING E STORAGE

scanner

storage magnetici (SAN, NAS)

storage magneto-ottici (WORM)

SOLUZIONI

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CONSULENZAanalisi e mappatura processi documentalistudi di fattibilità e definizione ROIconsulenza normativa

SYSTEM INTEGRATION E TRAININGproject management, analisi e stesura specificheinstallazione e configurazione infrastruttura

− prodotti hardware− software di base− soluzioni applicative

sviluppo software e customizzazioniintegrazione con soluzioni ERP, CRM, CTI, Legacysystem test e collaudotraining specialistico (system administrator, sviluppatori)training operativo (utenti finali)assistenza e manutenzione correttiva ed evolutiva

SERVIZI

OUTSOURCING DOCUMENTALEricezione/ritiro e preparazione documenti cartacei

controlli formali e sostanziali sui documenti

scansione e indicizzazione documenti cartacei

ricezione ed elaborazione documenti elettronici e spool

data entry su applicazioni cliente

upload immagini/dati su sistemi documentali

generazione e invio CD/DVD autoconsistenti

reporting on line per verifica SLA e indicatori di performance (KPI)

archiviazione e stoccaggio fisico dei documenti cartacei

ricezione spool file documenti

elaborazione, stampa e imbustamento

SERVIZI

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OUTSOURCING TECNOLOGICO (ASP)hosting/housing application e database server

storage dati ed immagini on line e off line

connettività web performante e protetta

infrastruttura di routing e firewalling

servizi di manutenzione, tuning, backup, disaster recovery, reporting e help desk

SERVIZI

LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Con il termine “Conservazione Sostitutiva” si identifica una procedura finalizzata alla semplificazione gestionale dei documenti informatici con lo scopo di rendere un documento (anche analogico) non deteriorabile e quindi disponibile nel tempo in tutta la sua integrità.

Oggi è possibile ridurre drasticamente i costi di gestione e stoccaggio dei documenti cartacei, eliminando gli originali e le copie cartacee e sostituendoli con un documento digitale.

Le normative vigenti che regolamentano tali procedure sono:

il Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 Gennaio 2004;

la delibera CNIPA n.11 del 19 Febbraio 2004 (regole tecniche per laconservazione di documenti su supporto ottico).

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CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA ON SITE

generazione degli archivi sostitutivi gestita dal Cliente finale, attraverso l’attivazione e l’utilizzo, presso la propria sede, della soluzione software “a norma” sviluppata da Optimas -Optimo Paperless- e di tutte le altre componenti tecnologiche ed organizzative necessarie.

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA IN OUTSOURCING

generazione degli archivi sostitutivi gestita da Optimas per conto del Cliente finale, attraverso l’attivazione di un servizio in full outsourcing “a norma” che prevede la ricezione dei dati/documenti, l’elaborazione e la consegna o lo storage degli archivi sulla base di Service Level Agreement specifici e garantiti.

LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA – L’OFFERING OPTIMAS

OUTSOURCING CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

ricezione documenti cartacei (ciclo passivo)

ricezione documenti elettronici (ciclo attivo, registri contabili, altro)

elaborazione e generazione archivi sostitutivi a norma

firma e marcatura temporale archivi

consegna archivi sostitutivi in formato CD/DVD autoconsistente

storage on line archivi sostitutivi presso Data Center Optimas

distruzione certificata documenti cartacei

reportistica periodica sulle attività svolte

LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA – SERVIZI

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AMBITI DI RIFERIMENTO

Sia la conservazione sostitutiva on site sia i servizi in outsourcing sono applicabili (globalmente e/o parzialmente) ai seguenti ambiti:

fatture attive

fatture passive

registri/libri contabili

cedolini paga

SOLUZIONE ON-SITE: COMPONENTI PRINCIPALI

SOLUZIONE SOFTWARE OPTIMO PAPERLESSsviluppata da Optimas, in versione stand alone e web, per l’elaborazione e la generazionedegli archivi sostitutivi in ottemperanza alle normative vigenti

SERVIZI DI CONSULENZAper supportare il Cliente nella definizione di tutti gli adempimenti interni di natura organizzativa,previsti dalla normativa (es. nomina responsabile, stesura manuale, rapporti con Agenzia Entrate,scelta della Certification Authority …)

SERVIZI DI START-UP E TRAININGattività necessarie per l’installazione, la configurazione, l’integrazione con le applicazioniaziendali (Gestionale, ERP, Document Management) e l’attivazione della soluzione presso ilCliente, oltre a formazione e affiancamento necessari per l’utilizzo della soluzione stessa

PIATTAFORMA HARDWARE/SOFTWARE E SERVIZI DI BASEworkstation (ipotesi Paperless stand alone) o server + workstations (ipotesi Paperless Web)

workstation + scanner dedicata alla scansione di documenti cartacei (caso di fatture passive)

certificato di firma digitale e servizio di marcatura temporale forniti da una qualsiasi delleCertification Authority che operano sul mercato italiano

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applicazione, sviluppata da Optimas, per la conservazione sostitutiva dei documenti

disponibile in versione stand alone e Web Based, sviluppato con tecnologia Java

funzioni di acquisizione dati/documenti da qualsiasi sistema preesistente

moduli di integrazione già disponibili per le seguenti piattaforme DMS: Optimo DM(piattaforma Optimas di document management), EMC Documentum, Hummingbird

modulo specifico per la gestione dei libri/registri contabili (es. numerazione pagine,inserimento chiavi identificative)

funzioni di elaborazione documenti, generazione impronta elettronica ed apposizionedella firma digitale (con verifica on-line di validità del certificato) e della marcatemporale sul lotto dei documenti

modulo per la gestione del “registro archivi”, la ricerca/consultazione diarchivi/documenti, la verifica di consistenza periodica ed il riversamento dei dati

funzioni di gestione della memorizzazione archivi su sistemi di storage NAS/CAS (es. EMC2 Centera) e su supporto CD/DVD

SOLUZIONE ON-SITE: OPTIMO PAPERLESS

S.I. GestionaleERP

Cartaceo

Spool/File fatture attive,libri/registri e cedolini/CUD

Generazione e firma archivi sostitutivi.

Ricerca e consultazione

SAN, NAS,CAS

CD/DVD

Scansione e indicizzazione

SCENARIO 1

S.I. GestionaleERP

Generazione e firma archivi sostitutivi.

Ricerca e consultazione

SAN, NAS,CAS

CD/DVD

Scansione e indicizzazione

SCENARIO 2

Document ManagementSystem (DMS)

Spool/File fatture attive,libri/registri e cedolini/CUD

Cartaceo

SOLUZIONE ON-SITE: SCENARI

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SERVIZI DI CONSULENZA

servizi di consulenza volti a supportare il Cliente nella definizione dei pochi adempimenti internidi natura organizzativa, previsti dalla normativa (es. delega responsabile esterno)

SERVIZI DI START UP

attività necessarie per la configurazione delle procedure interne, la ricezione l’elaborazione delflusso dati/documenti dal cliente e l’attivazione del servizio

definizione e stesura di SLA e KPI

aggiornamento manuale della conservazione sostitutiva interno Optimas

SERVIZIO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

servizio, svolto presso il centro servizi Optimas, di ricezione flusso spool/file e documenticartacei, generazione, firma e invio degli archivi sostitutivi su CD/DVD (in alternativa storage econsultazione web attivati presso il data center Optimas)

SERVIZIO DI ARCHIVIAZIONE TEMPORANEA E DISTRUZIONE CERTIFICATADEI DOCUMENTI ORIGINALI

SERVIZIO IN OUTSOURCING: COMPONENTI PRINCIPALI

SERVIZIO IN OUTSOURCING: ATTIVITA’ OPTIMAS

ricezione periodica documenti cartacei (fatture passive) e/o spool/file elettronici (fatture attive,registri, cedolini, CUD)

scansione e indicizzazione documenti cartacei e/o elaborazione automatica spool/file

generazione periodica archivi sostitutivi e verifica risultato elaborazione− fatture attive: quindicinale− fatture passive: SLA definiti con il Cliente− registri/libri: SLA in base alla tipologia/periodicità del registro/libro− cedolini paga/riepiloghi: mensile− CUD: annuale

firma e marcatura del lotto di documenti da parte del responsabile della conservazionesostitutiva Optimas (delegato dal Cliente)

memorizzazione archivi sostitutivi su CD/DVD e consegna al cliente per consultazione on-site e/osu infrastruttura di storage (EMC2) presso il data center Optimas per consultazione on-line

inoltro impronta dell’archivio alla Agenzia delle Entrate di competenza

verifica periodica congruenza archivi e relativo riversamento su nuovo supporto

reporting periodico sugli archivi generati e sugli SLA/KPI a consuntivo

re-invio dei documenti cartacei al Cliente o archiviazione temporanea presso i magazzini Optimascon successiva distruzione certificata

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SERVIZIO IN OUTSOURCING: SCENARI

S.I. GestionaleERP

Spool/File fatture attive, libri/registri eCedolini/CUD

CD/DVD

CLIENTE

Generazione, firmae invio archivisostitutivi

Scansione e indicizzazione

OPTIMAS

Ricerca e consultazioneArchivi sostitutivi

Cartaceo

S.I. GestionaleERP

CLIENTE

Generazione, firmaE memorizzazioneArchivi sostitutivi

Scansione e indicizzazione

OPTIMAS

Ricerca e consultazioneArchivi sostitutivi

Https

StorageOn-line

Cartaceo

Spool/File fatture attive, libri/registri eCedolini/CUD

…DALLA TEORIA ALLA PRATICA

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CASO DI STUDIO

IL CONTESTO DI RIFERIMENTO (BPO HR)

SAPHR

DOCUMENTMGNT

PAYROLLPERSONAL

BASKET

ProgettoApplicationManagementFacility &System MgntBPO

ProgettoApplication Management

PAYROLL PERSONAL BAKET – L’ARCHITETTURA DI SERVIZIO

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ESECUZIONE DEI PROCESSI

GESTIONE AMMINISTRATIVA

MONITORAGGIO NORMATIVO/CONTRATTUALE

GESTIONE DELL’INFRASTRUTTURAINFORMATICA

DEFINIZIONE POLICY

DECISIONI DI GESTIONE

ANALISI EVENTI

PIANIFICAZIONE

CLIENTECLIENTE

T-SYSTEMST-SYSTEMS

Analizza, SimulaDecide, Comunica

Registra, Controlla, DichiaraProduce, Organizza,Mantiene, Modifica,Trasmette

PAYROLL

TIME

PERSONNELDVLPMNT

HR BPO

BPO HUMAN RESOURCES

BPO MANAGING DOCUMENT SERVICES

SEGUIRE IL CICLO DI VITA DEI DOCUMENTI

INBOUND

Data checking

Indexing

Document scanning

Data extraction

Storage

SPECIFIC PROCESSING INDUSTRY

DOCUMENT MANAGEMENT/ARCHIVING

Storage Provision Processing ArchivingTracking

OUTBOUND

Printing, enveloping

Postage optimization

Delivery control

Multichannel delivery(regular mail, e-mail)

Pre-printing

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Riduzione costi

eliminazione della logistica documentale

economia di scala sul printing (savings anche del 40%)

ottimizzazione su imbustamento e consegna (savings anche del 35%(*))

Miglioramento processi

accesso elettronico e decentralizzato sulla posta in ingresso

service level management

trasparenza di costi

Riduzione delle attività a basso valore aggiunto e focus sul core business

(*) Percentuale dipendente dall’utilizzo combinato di posta elettronica e fisica

BPO MANAGING DOCUMENT SERVICES

BENEFICI PER IL CLIENTE

all’interno del gruppo Deutsche Telecom è uno dei più importantiplayer di servizi ICT mondiali con presenza in 20 paesibusiness competence di industry e diprocessoofferta realmente end-to-end su tutti i servizi ICT (dall’infrastruttura al Business Process Outsourcing)L’offerta dei servizi BPO (HR, document management, billing) migliora la business flexibility e aiuta ilcliente a concentrarsi sul proprio core business

consolidata esperienza nel settoredel Document Managementapprofondita esperienza nellaconduzione di progetti on site o in outsourcingsoluzione di Conservazione OtticaSostitutiva in ottemperanza allenormative vigenti

IL VALORE AGGIUNTO DI OPTIMAS… …E QUELLO DI T-SYSTEMS ITALIA

OPTIMAS E T-SYSTEMS ITALIA

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la gestione dei cedolini paga e dei CUD comportava attività amministrative di gestione completamente manuale, con notevole dispendio di tempo per azioni (archiviazione, ricerca, consultazione) che potevano essere ottimizzate

gli spazi fisici occupati dagli archivi cartacei erano diventati estremamente onerosi

cresceva l’esigenza di implementare una soluzione per lo snellimento delle attività amministrative legate alla gestione dei cedolini, che potesse successivamente utilizzata dagli utenti via web

IL PROGETTO OPTIMAS: SCENARIO INIZIALE

9.000 dipendenti

cedolini paga e CUD per un totale di circa 160.000 pagine anno

40 utenti nell’ufficio Risorse Umane

ALCUNI RIFERIMENTI QUANTITATIVI

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1^ fase: analisi di progetto e implementazione di un sistema GEDnell’ufficio risorse umane

2^ fase: attivazione area riservata accessibile via internet

3^ fase: conservazione sostitutiva cedolini paga, riepiloghi e bollatiin outsourcing

4^ fase: distribuzione e consultazione CUD via web

LE FASI DEL PROGETTO

L’analisi di progetto mette in evidenza due gruppi di utenti distinti:

utenti ufficio Risorse Umane − accesso ai documenti per ricerca e consultazione

− ricezione dei file di spool dei cedolini Pirelli e caricamento nelrepository documentale (Optimas)

dipendenti Pirelli

− ricezione cedolino paga via posta elettronica in formato pdf

1^ FASE: ANALISI DI PROGETTO E IMPLEMENTAZIONE GED

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I dipendenti Pirelli accedono all’area riservata delle Risorse Umane presente sul sito aziendale e, dopo aver inserito username e password possono scaricare il loro cedolino in pdf.

ottimizzazione: una volta che un dipendente si connette per la prima voltaall’area riservata per scaricare il proprio cedolino in formato pdf, in automaticol’applicazione attiva un flag per cui, dal mese successivo, quel dipendente nonriceve più la busta paga forma tradizionale, ma solo in formato elettronico

velocità: il cedolino paga in formato elettronico è disponibile un giorno prima diquello tradizionale

riduzione costi: quando tutti i dipendenti accederanno all’area riservata perscaricare il proprio cedolino, Pirelli non invierà più le buste paga sul territorio

sicurezza: la distribuzione dei cedolini è garantita dal sistema e i documentisono protetti da password

2^ FASE: ATTIVAZIONE AREA RISERVATA

lo spool dei cedolini del mese è caricato sulla piattaforma documentale Optimo

la procedura per la conservazione sostitutiva elabora l’impronta dei cedolini

al termine sono apposte la firma e la marca temporale

l’immagine del lotto di documenti è disponibile per la masterizzazione

la soluzione in outsourcing permette a Pirelli di non dover gestire ilprocesso di conservazione, o manutenere l’applicazione

il Responsabile della Conservazione, tramite delega, è una risorsa interna aOptimas: questo solleva Pirelli da qualsiasi responsabilità civile qualoravenissero riscontrate irregolarità, nell’ambito del processo di Conservazione

per completare la documentazione relativa al singolo dipendente, sonoportati in conservazione i riepiloghi del mese in corso

3^ FASE: CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA CEDOLINI E RIEPILOGHI

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per ogni bollato è lanciata la stampa per la produzione del file di spool

sono aggiornati gli indici dei bollati

la procedura ne elabora l’impronta

al termine sono apposte la firma e la marca

l’immagine del CD è disponibile per la masterizzazione

la cadenza dell’attività dipende dal bollato

3^ FASE: CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA BOLLATI

dal 2006 il CUD è disponibile in formato elettronicoper tutti i dipendenti che sono già registrati all’area riservatae usufruiscono del servizio via web

4^ FASE: DISTRIBUZIONE E CONSULTAZIONE CUD VIA WEB