Gestione Documentale e Conservazione Sostitutiva MODELLI e STRUMENTI Loris Scanferla Direttore...

Gestione Documentale e Conservazione Sostitutiva

MODELLI e STRUMENTI

Loris Scanferla

Direttore Commerciale SIAV SpA

"La tecnologia di Document Management a disposizione delle imprese"

L’organizzazione delle informazioniL’organizzazione delle informazioni

Le attività di un’azienda fanno riferimento ad un insieme di processi, spesso tra loro interconnessi, tramite i quali si realizza il business d’impresa

Oltre ai processi dell’area produzione sono presenti i processi dell’area “business”, che a differenza della prima sono caratterizzati da:

• maggior contributo intellettivo dei partecipanti

• minor ripetitività nelle attività

• maggior variabilità del lavoro

• maggiore difficoltà nella loro definizione

Le risorse tipicamente interessate sono i ruoli impiegatizi e direzionali:

• segreterie

• amministrativi

• responsabili funzionali

• area vendite

• quadri e dirigenti

I processi dell’area “Business”

Il ruolo dei documentiI documenti, all’interno dell’organizzazione

aziendale, nelle varie forme (cartaceo, fax, elettronico, e-mail, …) rappresentano spesso:

L’unica fonte di informazione accessibile

Lo strumento a supporto delle decisioni aziendali

Il mezzo per la memorizzazione, la distribuzione e la condivisione della conoscenza aziendale

Spesso si assiste alla prevalenza del supporto cartaceo per consentire la condivisione delle informazioni contenute nei documenti, anche nei casi di documenti originariamente in formato elettronico

La gestione documentale


I presupposti per una gestione elettronica documentale :

1.1. L’acquisizione / generazione del documento L’acquisizione / generazione del documento

Tramite SW EDITORSW EDITOR locali (MS Office, editor immagini, CAD, …..)

tramite SCANNER SCANNER (se cartaceo)

Singole immagini di documenti

Eventuale acquisizione massiva di diversi documenti anche multipagina

Eventuale appostazione di BARCODE (etichette adesive)

tramite POSTA ELETTRONICA POSTA ELETTRONICA o altro mezzo di trasmissione elettronica

tramite SPOOL DI STAMPA SPOOL DI STAMPA

Creazione “immagine” con abbinamento “fincatura” aziendale

Eventuale inserimento di BARCODE (inserito nella fincatura)



I presupposti per una gestione elettronica documentale :

2.2. L’archiviazione / gestione del documento elettronico L’archiviazione / gestione del documento elettronico

tramite SW DI ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALISW DI ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALI

o Inserimento documentio Da scanner

o Archiviazione manuale doc.ti elettronici

o Archiviazione integrata sistemi e-mail, fax,….

o Catalogazione documentio Manuale

o Integrata automaticamente da informazioni presenti nel sistema gestionale aziendale

o Condivisione e Gestione dei documentio Profilazione utenti e diritti di accesso e gestione documenti

o Gestione annotazioni e integrazioni

o Controlli documentali



I Vantaggi della gestione elettronica

documentaleL’automazione dei processi relativi all’area

di Business trova supporto nella GED con immediati vantaggi in termini di:

risparmio di tempo nella gestione della carta

annullamento dei tempi di accesso ai documenti

abbattimento dei costi copia

recupero degli spazi fisici

migliore distribuzione delle informazioni

sicurezza e riservatezza delle informazioni in azienda



Workflow

Ogni flusso di lavoro presente in azienda è spesso accompagnato da un documento e ogni documento che entra in azienda quasi sempre genera un flusso di lavoro

Gli strumenti di Workflow consentono di gestire e automatizzare i flussi di lavoro aziendali:

• Smistamento dei documenti

• Supporto al percorso di approvazione

• Registrazione dei tempi relativi al flusso di lavoro



Vendite Offerte Ordine di vendita ………

Quali documenti possono essere gestiti in formato elettronico? (esempi)

Acquisti

Preventivi e Richieste d’ordine Ordine di acquisto ………

Amministrazione Fatture Attive e Passive Documenti di trasporto Estratti conto Ordini d’incasso e pagamento …..


L’integrazione delle Aree Amministrativo-Contabile e Finanziaria


Ciclo AttivoCiclo Attivo Ciclo PassivoCiclo Passivo

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a

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Fatture attive Ordini Documenti di

trasporto

Fatture passive Ordini di acuisto Ordini di carico

magazzino

Richieste di incasso

Estratto conto Rendicontazione

Disposizioni di pagamento

Estratto conto Rendicontazione

GESTIONE ELETTRONICA DOCUMENTALE

La gestione Amministrativo-Contabile è sollecitata da attori interni ed esterni


PIANIFICAZIONE E CONTROLLO

AUDIT ESTERNO

CONTROLLO FISCALECLIENTI E FORNITORI

Richiesta dati su Crediti / Debiti commerciali

Emissione / Ricezione ordini e fatture

Verifica tenuta contabilità e procedure di gestione

Richiesta di documenti amministrativo contabili

GESTIONE ELETTRONICA DOCUMENTALE

La gestione Amministrativo-Contabile è sollecitata da attori interni ed esterni (segue)


PIANIFICAZIONE E CONTROLLO

AUDIT ESTERNO

CONTROLLO FISCALECLIENTI E FORNITORI

Velocità di evasione della richiesta

Accuratezza dei dati amministrativi riferiti e conseguente accuratezza delle previsioni di cash flow

Riduzione del personale addetto a tali mansioniGESTIONE ELETTRONICA

DOCUMENTALE

Velocità di recupero documenti e dati richiesti

Procedure standardizzate Riconciliazione

automatica tra dati contabili e dati finanziari

Verifica puntuale tra valori di cassa e crediti/debiti commerciali in essere

Velocità di elaborazione fatture in uscita

Eliminazione dei costi di spedizione

Gestione automatica degli scostamenti

Accoglimento fatture in entrata con verifica automatica dati ordine merce

Riduzione dei tempi di espletamento delle verifiche fiscali in essere

Eliminazione dell’archivio cartaceo

Eventuale invio documentazione in formato digitale preventivamente alle verifiche in oggetto

Tempi impiegati per svolgere le attività per figura professionale e stima della riduzione (Nolan Norton Institute)

Tipo di operazione Tempo relativo dedicato da Stima della ridu- Riduzione dei tempi assoluta (media)manager quadro impiegato zione dei tempi manager quadro impiegato

Ricerca documento 5-10% 10-15% 10-20% fino al 90% 6% 11% 13%Duplicazione 2-10% fino al 20% 1%Distribuzione 1-2% 2-10% fino al 50% 1% 4%Archiviazione 1-2% 2-20% fino al 90% 1% 7%

6% 14% 25%


Ritorno di Investimento delle soluzioni di gestione documentale (ROI)

Da Archiviazione elettronica

A Conservazione Sostitutiva

“ Il processo di conservazione sostitutiva di documenti informatici, anche sottoscritti, ………… ……, avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l'apposizione, ………………… del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo……… oltre alla sottoscrizione elettronica e l'apposizione della marca temporale, in luogo del riferimento temporale, ……………………………………………………….. da parte del responsabile della conservazione …”


La normativa vigenteLa normativa vigente

Decreto 23/01/2004 del Ministero Economia e Finanze.

modalità di gestione dei documenti informatici rilevanti ai fini fiscali.

MEF Circolare 45/E del 19/10/2005

Precisazioni sulla conservazione sostitutiva

Delibera CNIPA 19/02/2004, n.11.

nuove regole per la conservazione dei documenti informatici.

Decreto Legislativo 82 del 07 marzo 2005 – Codice Amminist. Digitale

Definizione delle regole per la conservazione si documenti unici e non unici

MEF Circolare 36/E del 06/12/2006

Precisazioni sulla conservazione sostitutiva

Conseguenze per le AziendeConseguenze per le Aziende

Eliminazione della stampa cartacea di cui vi è obbligo di

conservazione per le fatture emesse

Differente modalità di pagamento dell’imposta di bollo per

alcuni registri fiscali (Libro Giornale, Registro Inventari)

Eliminazione della stampa cartacea dei registri fiscali di cui

vi è obbligo di conservazione

Eliminazione della stampa cartacea con differimento di stampa al

destinatario (Invio elettronico di una fattura cartacea)

Fatturazione elettronica

La procedura per la dematerializzazione della documentazione attiva rilevante

ai fini fiscali si può riassumere brevemente nelle seguenti fasi :

Esempio procedura di conservazione sostitutiva delle Fatture/DDT emessi e dei registri obbligatori

FASE 3 : Conservazione Sostitutiva

FASE 2 : Gestione Amministrativa e archiviazione

FASE 1 : Preparazione dei documenti al processo di conservazione

Gestionale Cliente

Creazione file Spool

Estrazione indici obbligatori

FASE 1 – Preparazione documenti

Conversione in formato statico non modificabile

Attore/i Coinvolti Attore/i Coinvolti

SISTEMI INFORMATIVI

Riferimenti Normativi Riferimenti Normativi

MEF 23/01/2004 Art.3 Comma 1/a – “hanno la forma di documenti statici non modificabili.”

MEF 23/01/2004 Art.3 Comma 1/d – “ ….. devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi.”

Note Note

Tutte le attività vengono svolte in automatico

Apposizione Riferimento Temporale

Verifica documenti in firma

FASE 2 – Gestione Amministrativa

Firma Digitale

Attore/i CoinvoltiAttore/i Coinvolti

Responsabile Amministrativo o suoi delegati

Riferimenti NormativiRiferimenti Normativi

MEF 23/01/2004 Art.3 Comma 1/b – “sono emessi, al fine di garantirne l'attestazione della data, l'autenticita' e l'integrita', con l'apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica”

MEF 23/01/2004 Art.3 Comma 1/d – “sono memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilita' nel tempo, purche' sia assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuita' per ciascun periodo d'imposta;….”

Note Note

Le fatture vanno firmate digitalmente documento per documento

Apposizione della marca temporale al “file di chiusura”

Avvio processo di certificazione

Custodia del supporto

Masterizzazione Supporto

FASE 3 – Conservazione Sostitutiva

Firma digitale del Responsabile della Conservazione

FASE 3 – Conservazione Sostitutiva

HASH

10010101

Attore/i Coinvolti Attore/i Coinvolti

Responsabile Conservazione o suoi delegati

Riferimenti Normativi Riferimenti Normativi

MEF 23/01/2004 Art.3 Comma 2 – “e termina con la sottoscrizione elettronica e l'apposizione della marca temporale, in luogo del riferimento temporale, sull'insieme dei predetti documenti ovvero su un'evidenza informatica contenente l'impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi da parte del responsabile della conservazione di cui all'art. 5 della deliberazione dell'AIPA n. 42 del 2001. Il processo di conservazione e' effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti documenti”

MEF 23/01/2004 Art.6 Comma 1 – “Il documento di cui all'art. 3 e' reso leggibile e, a richiesta,disponibile su supporto cartaceo e informatico presso il luogo di conservazione delle scritture, in caso di verifiche, controlli o ispezioni.”

MEF 23/01/2004 Art.6 Comma 2 – “Il documento conservato puo' essere esibito anche per via telematica secondo le modalita' stabilite con provvedimenti dei direttori delle competenti Agenzie fiscali.”

Note Note

Non è obbligatoria la masterizzazione immediata dei supporti ma va garantita la possibilità di eseguire tale operazione in qualunque momento su richiesta dell’Agenzia delle Entrate. I supporti possono essere conservati anche su sistemi di memorizzazione non ottici (CNIPA 11/04 Art. 8 e Note Esplicative). La procedura di gestione della sicurezza dei dati deve essere garantita e documentata.

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