Conservazione delle fatture elettroniche:il ruolo del Polo Archivistico dell’Emilia-Romagna

Fatturazione elettronica: da dove iniziareBologna - 25 febbraio 2014

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Il Polo archivistico dell’Emilia-Romagna

• ParER (Polo archivistico dell’Emilia-Romagna) è la struttura che la Regione

Emilia-Romagna ha costituito nel 2009 presso l’Istituto dei Beni Culturali,

Artistici e Naturali (IBC), per la conservazione a lungo termine dei

documenti informatici e degli archivi digitali delle pubbliche

amministrazioni dell’Emilia-Romagna.

• Obiettivo principale è conservare in un sistema sicuro ed evoluto, nel

pieno rispetto della normativa vigente e degli standard internazionali, il

patrimonio documentale informatico dell’intero territorio regionale.

• ParER, inoltre, fornisce servizi di supporto, formazione e consulenza agli

enti sui temi della gestione documentale e della conservazione.

La Legge Regionale 17/2008

Legge Regionale n. 17 del 29/10/2008, Art. 8

Modifiche alla legge regionale n. 29 del 1995:

Al comma 1 dell’articolo 2 della legge regionale 10 aprile 1995, n. 29

(Riordinamento dello Istituto dei beni artistici, culturali e naturali della

Regione Emilia-Romagna) è aggiunta la seguente lettera:

"f bis) svolge la funzione di archiviazione e conservazione dei documenti

informatici, con le modalità previste dalla normativa vigente, prodotti dalla

Regione e, mediante apposita convenzione, dei documenti prodotti da

Province, Comuni e altri soggetti pubblici."

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La Legge Regionale 11/2004

• La Regione Emilia-Romagna e gli enti del sistema regionale (tra cui le

aziende sanitarie), nonché gli organismi di diritto pubblico e le società

strumentali partecipate in misura totalitaria o maggioritaria, sono soggetti

obbligati utilizzare i servizi di conservazione di ParER (art. 16 comma 3

della LR 11/2004)

• Gli altri enti pubblici dell’Emilia-Romagna (enti locali, università, ecc.), così

come le loro società strumentali, possono usufruire dei servizi di

conservazione di ParER (art. 16 comma 4 della LR 11/2004)

• Il Nodo telematico di interscambio consente l’accesso alle funzioni di

archiviazione e conservazione (gestite da ParER), per i documenti del ciclo

passivo delle acquisizioni e in particolare per le fatture (art. 23 ter comma

2 della LR 11/2004)

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Qualche dato sulle attività

Enti attualmente in produzione:

• Regione Emilia-Romagna (Giunta e Assemblea Legislativa)

• 4 Enti e agenzie regionali

• 12 aziende sanitarie

• 7 Province

• 4 Unioni di Comuni

• 39 Comuni

• Università di Bologna

Totale documenti in conservazione al 23/02/2014:

15.879.486

Fatturazione elettronica: il ruolo di ParER

• Svolge le attività di conservazione delle fatture elettroniche che

transitano attraverso il Nodo di interscambio regionale con cui è stato

interfacciato Sacer, il sistema di conservazione di ParER

• Offre al Nodo di interscambio i servizi di verifica delle firme digitali

apposte sulle fatture e di repository delle fatture in transito sul Nodo

• Garantisce che le fatture siano conservate nell’archivio digitale dell’Ente

produttore insieme a tutti i documenti informatici amministrativi e

contabili prodotti, preservando così, anche per la documentazione fiscale,

i vincoli archivistici creati durante la fase di vita attiva del documento

• Supporta l’ente produttore sui temi legati alla dematerializzazione e alla

conservazione dei documenti fiscali

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ParERParER

ParER e il Nodo di Interscambio

Documenti/Processi

Fattura

Nota di credito/debito

Nodo di InterscambioNodo di Interscambio

Validazione

Archiviazione

Consegna

Amministrazione destinataria

Amministrazione emittente

Impresa italiana

SMP

Impresa estera

Traduzione

Documenti/Processi

Fattura

Nota di credito/debito

Ordine

Conferma ordine

Documento di

trasporto

Catalogo

La conservazione delle fatture elettroniche

• ParER, mediante l’interfacciamento di Sacer (il suo sistema di conservazione) con

NoTI-ER, effettua un controllo preventivo sulle firme digitali apposte sulle fatture

scambiate attraverso il Nodo

• In un secondo momento, riceve da NoTI-ER le fatture corredate dei metadati

necessari alla loro conservazione (trasmessi dall’Ente produttore) sui quali

effettua una serie di controlli relativi a metadati, formato e firme, di cui dà

riscontro immediato

• Le fatture, una volta acquisite nel sistema, sono inserite in volumi di

conservazione che vengono marcati temporalmente e firmati dal Responsabile

della conservazione, ad attestare il regolare svolgimento del processo

• Nei tempi previsti dalla normativa in vigore viene calcolata l’impronta

dell’archivio dei documenti fiscali conservati da inviare all’Agenzia delle Entrate

• L’Ente produttore ha la possibilità di accedere in ogni momento al sistema di

conservazione, per ricercare, consultare e scaricare, oltre i documenti conservati,

anche le relative prove di conservazione, ovvero tutti quegli elementi necessari a

testimoniare il corretto svolgimento del processo di conservazione, da utilizzare,

ad esempio, in caso di esibizione del documento.8

Come attivare i servizi di conservazione di ParER

• L’Ente produttore deve stipulare apposita convenzione che, tra le altre

cose, prevede la nomina di ParER quale Responsabile della conservazione,

anche della documentazione fiscale, ai sensi della normativa vigente in

materia di conservazione (Delibera Cnipa 11/2004)

• Per le pubbliche amministrazioni dell’Emilia-Romagna i servizi di

conservazione sono erogati a titolo gratuito

• ParER offre i suoi servizi anche a pubbliche amministrazioni di altre

regioni, mediante la stipula di appositi accordi di collaborazione e la

corresponsione di una tariffa a copertura dei costi

• Tutte le informazioni e la documentazione sono disponibili sul sito di

ParER al seguente indirizzo:

http://parer.ibc.regione.emilia-romagna.it/servizi/servizi-conservazione

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Valore aggiunto della scelta «make» :

• Proprietà del software

• Controllo completo sul sw

• Indipendenza dal singolo fornitore di prodotto

• Valutazione dell'utilizzo di prototipi esistenti

• Sviluppo condiviso / Riuso (Regione Liguria, Regione Marche)

Scelte: SacER , software sviluppato dal polo Archivistico

Software per l’Archivio di Conservazione dell’Emilia Romagna

Il software SACER è stato progettato e sviluppato dal Polo archivistico

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Sito, social network e newsletter: la presenza di ParER in rete

ParER propone quotidianamente notizie e approfondimenti sia

nazionali che internazionali, su conservazione e archivi digitali,

dematerializzazione e gestione documentale, con segnalazioni e

commenti sulle principali novità normative, utilizzando :

• il proprio sito web (http://parer.ibc.regione.emilia-romagna.it)

• i principali social network (Facebook, Twitter, Linkedin)

• con Newsparer, la newsletter settimanale, a cui ci si può iscrivere

all’indirizzo http://parer.ibc.regione.emilia-romagna.it/newsletter)

Grazie per l’attenzione

Cristiano Casagni: ccasagni[at]regione.emilia-romagna.it