Benvenuti nell'Era del Digitale

Seen Solution Srl si occupa di :

Consulenza direzionale nel Knowledge e Information Management Gestione elettronica documentale e delle informazioni digitali (record)Consulenza in Fatturazione Elettronica e Conservazione SostitutivaSystem Software Integrator per la Conservazione DigitaleCompliance Digitale e CertificazioniPrivacy

In pratica io cosa faccio o cosa sono ?

AutoreFormatoreResponsabile della ConservazioneConsulenteDigital and Information Manager

Attraverso il mio Blog www.nicolasavino.com cerco di divulgare le tematiche dellaconservazione digitale e fatturazione elettronica.

Chi sono e cosa faccio nella vita

Nicola Savino

CEO

La differenza tra un cliente ed un partner è che il primo è quello che ti paga, il secondo è quello che diventa dopo averti pagato

Perchè c'è una spinta propulsiva verso ladigitalizzazione da parte di tutti I governi mondiali, sopratutto l'Italia!

Perchè ci sono nuovi strumenti digitali , quali : l'uso della PEC, del LUL elettronico, CAD, atto pubblico notarile informatico, fatturazione elettronica verso e tra le PA, albo pretorio on-line, certificato medico on-line, ricetta medica digitale e tanti altri inarrivo.

Perchè dobbiamo fare i “conti” con laFatturazione Elettronica in ambito PA.

Perchè dobbiamo necessariamenteconservare tutte le informazioni digitali che“viaggiano per il mondo”.

Perchè nel nostro lavoro abbiamo piùdocumenti elettronici che carta!

Perchè si RISPARMIA!

IntelligenzaLa fatturazione

elettronica èintelligente perchè

non è un PDF!

TempoAnche se credi opensi che non siacosi perdi meno

tempo

Ricerche e ArchivioMigliore Gestione

dell'ArchivioContabile e RicercaFatture ma non solo

XML e Firma DIgitaleHai notato ? C'è una

firma digitale suldocumento, cos'è?

SicurezzaVuoi mettere la

sicurezza del foglio dicarta ? Si daiParliamone

BusinessPerchè aumenta iltuo Guadagno e

Migliora il tuoBusiness ?

Decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, numero 633 come modificato dalla Legge numero 228 del24 dicembre 2012 (legge di stabilità)La legge di Stabilità recepisce nell’articolo 1, commi 324-335 la Direttiva2010/45/UE modificando il DPR 633/72.

Gli articoli 21 e 39 modificati contengono la definizione di fattura elettronica, le caratteristiche e i requisiti tecnici dellastessa, esempi di modalità tecniche per garantire autenticità dell'origine e integrità del contenuto della fatturaelettronica e modalità di conservazione.

La fatturazione elettronica PA è qualcosa che non è arrivata oggi ma erastata pensata già da diversi anni e forse anche troppi !

Legge numero 244 del 24 dicembre 2007, disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale delloStato (legge finanziaria 2008) (Gazzetta Ufficiale numero 300 del 28 dicembre 2007) come modificata dalDecreto Legislativo 201 del 2011.

Decreto 3 aprile 2013, regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronicada applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell'articolo 1, comma 213, della legge 24 dicembre 2007,numero 244 (Gazzetta Ufficiale numero 118 del 22 maggio 2013).

Tutto ha avuto inizio da UBL (Universal Business Language) e tutto ha avuto inizio dalla….FINLANDIA!

Ricordiamoci che con la legge di stabilità abbiamo recepito la direttiva 45/2010 dove si parla di fattura elettronica : «Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico; il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all’accettazione da parte del destinatario.”»

E la firma digitale ? Basta ad esempio la PEC ?Anche un DOC via email ?

La fatturazione elettronica PA è qualcosa che non è arrivata oggi ma erastata pensata già da diversi anni e forse anche troppi !

Nella legge di Stabilità : «“Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell’economia e delle finanze adottato ai sensi dell’articolo 21, comma 5, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente.”»

Ora dovremmo dunque capire quando una fattura è elettronica e quando non lo è. E soprattutto dovremmo capire quando una fattura elettronica è emessa! Tienilo a mente che ne parleremo a breve!

Dal 6 giugno 2014 Ministeri, agenzie fiscali, enti di previdenza e assistenza nazionali saranno obbligati a ricevere epagare le fatture solo in formato elettronico. Si stimano risparmi diretti pari a oltre 1 miliardo di euro.

Il decreto Legge 24 aprile 2014 n 66 (misure urgenti per la competitività e la giustizia sociale) anticipa al 31 marzo2015 il termine di decorrenza degli obblighi di fatturazione elettronica per tutte le altre amministrazioni: per esempio comuni, province, USL, etc..

E' un obbligo. Ma dopo oggi scoprirai che è un piacere per Te, la TuaAzienda, il tuo Lavoro e per il Sistema Paese. Quindi ascolta bene!

Il contenuto èrappresentato in unfile XML (eXtensibleMarkup Language),

secondo undeterminato formato

riconosciuto dalSistema di

Interscambio. Questoformato è l' unico

accettato

E' un file XML Firma Digitale Inside

L' autenticitàdell'origine e l'integrità del

contenuto sonogarantite tramite l'apposizione dellafirma elettronicaqualificata di chiemette la fattura.

Deve contenere unset minimo di

informazioni tra cui ilcodice univoco deldestinatario e moltialtri dati obbligatori

che primaprobabilmente nonhai mai messo in

fattura

Fonte www.fatturapa.gov.it

File XML firmato digitalmente secondo il formato riconosciuto che può contenere o una singola fattura oun lotto di fatture fatto da più corpi fattura con la stessa intestazione

file archivio: file compresso (esclusivamente nel formato zip) contenente uno o più file xml. Il sistemaelabora l’archivio e inoltra al destinatario i singoli file xml. Il file archivio NON deve essere firmato ma,vanno invece firmati i file xml al suo interno

file messaggio: file XML conforme a un determinato tracciato che può contenere:una notifica di scarto: messaggio che SdI invia al trasmittente nel caso in cui il file trasmesso (file xml o file zip archivio) nonabbia superato i controlli previsti;una ricevuta di consegna: messaggio che SdI invia al trasmittente per certificarel’avvenuta consegna al destinatario del file xml;un file dei metadati: file che SdI invia al destinatario, insieme al file xml;una notifica di mancata consegna: messaggio che il SdI invia al trasmittente persegnalare la temporanea impossibilità di recapitare al destinatario il file xml dellafattura;e altre forme di notifica

Tutti i messaggi prodotti ed inviati dal Sistema di Interscambio, a eccezione del file dei metadati, vengono firmati digitalmente

Da inviare a SDI Inviato a SDI

Errore Invio a SDINon consegnato al destinatario

Scartato da SDIConsegnato al Destinatario

Non recapitabileAccettataRifiutata

Decorrenza Termini

Se propio devi

•TI SEMBRAQUELLO PIU'

FACILE MA NONE' IL MIGLIORE

Ci sei quasi

•ALMENO NONHAI LA PEC DIMEZZO MA NON

CI SIAMOANCORA

Ecco ci sei!

• IL MIGLIORESISTEMA

POSSIBILE PERINVIARE LATUA

FATTURAELETRONICA

Tramite PEC Tramite FTP Tramite WS

Non esiste mica soltanto la firma digitale?

…“Il soggetto passivo assicura l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e laleggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suoperiodo di conservazione; autenticità dell’origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino uncollegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi adessa riferibile, ovvero mediante l’apposizione della firma elettronica qualificata odigitale dell’emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati oaltre tecnologie in grado di garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità dei dati.” …

Il «maledetto» luogo di conservazione dei documenti informatici :

…ai fini della comunicazione del luogo di conservazione elettronica deidocumenti fiscalmente rilevanti, deve riportare nei modelli di comunicazioneAA7 e AA9, nel rispetto dei termini previsti dall’articolo 35 del D.P.R. n. 633del 1972, gli estremi identificativi dei luoghi di giacenza fisica dei server dovesono conservati i documenti, anche se essi risiedono all’estero; …

CIRCOLARE AGENZIA DELLE ENTRATE 18/E

Ma l’esibizione è cosa ben diversa dal luogo di conservazione e/o dal tenutario ?

ai fini dell’esibizione, deve assicurare l’accesso automatizzato all’archivio,con ogni mezzo, in qualsiasi momento e dalla sede dove è effettuato ilcontrollo ai sensi dell’articolo 52 del D.P.R. n. 633 del 1972.

Il «maledetto» luogo di conservazione dei documenti informatici ESTERO :

…“il luogo di conservazione elettronica delle stesse,nonché dei registri e degli altri documenti previsti dal presente decreto e da altredisposizioni, può essere situato in un altro Stato, a condizione che con lo stesso esistauno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza. Il soggetto passivostabilito nel territorio dello Stato assicura, per finalità di controllo, l’accessoautomatizzato all’archivio e che tutti i documenti ed i dati in esso contenuti, compresiquelli che garantiscono l’autenticità e l’integrità delle fatture di cui all’articolo 21,comma 3, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico.”…

CIRCOLARE AGENZIA DELLE ENTRATE 18/E ANCORA

Posso rinviare al SDI la stessa fattura già inviata, se la PA l ha rifiutata ?

Se uso il Case Sensitive per i nomi delle mie fatture, sto inviando la stessa fattura ?

Se la mia fattura va in Decorrenza dei Termini, cosa è consigliabile fare ?

Quando produrre realmente una nota di credito ?

E’ ancora possibile produrre note di credito interne ?

Per il pagamento dei Bolli sulle fatture elettroniche ?

Cosa devo fare quando il SDI ha degli errori ?

Come devo comportarmi con il PCC ? E con il Registro Unico delle Fatture ?

Devo per forza fare due sezionali ?

Il CIG e il CUP sono obbligatori si o no ?

VADEMECUM ONLINE!

CASI PARTICOLARI FATTURAZIONE ELETTRONICA

Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipidi supporto - articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n.82/2005.

Ministero Economie e Finanze del 17 Giugno 2014

Anche il Fisco li vuole in digitale e oggi partendo dalla FatturazioneElettronica, è possibile "dematerializzare" qualunque documento in azienda

Ti assicuroche se

digitalizzi LUI è molto molto

più felice

I libri, i repertori, le scritture e la documentazione, la cui conservazione èobbligatoria per disposizione di legge, regolamento o richiesta dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa, possono essere creati e conservati construmenti informatici.Gli obblighi di numerazione progressiva, vidimazione e gli altri obblighi previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta di libri, repertori e scritture, ivi compreso quello di regolarne la conservazione, sono assolti mediante strumenti informatici. Tali obblighi vengono assolti ogni anno mediante apposizione (a far data dalla messa in opera) dellamarcatura temporale e della firma digitale, dell’imprenditore o altrosoggetto dal medesimo delegato, inerenti al documento contenente leregistrazioni relative ai tre mesi precedenti.”

Art. 6Modalità di assolvimento dell'imposta di bollo su libri, registri ed

altri documenti rilevanti ai fini tributari.

1.L'imposta di bollo sui documenti informatici fiscalmente rilevanti è corrisposta mediante versamento nei modi di cui all'art. 17 del decreto legislativo 9 luglio 1997,

n. 241, con modalità esclusivamente telematica.2.Il pagamento dell'imposta relativa alle fatture, agli atti, ai documenti ed ai registri

emessi o utilizzati durante l'anno avviene in un'unica soluzione entro 120 giornidalla chiusura dell'esercizio.

Le fatture elettroniche per le quali è obbligatorio l'assolvimento dell'imposta di bollodevono riportare specifica annotazione di assolvimento dell'imposta ai sensi del

presente decreto.3.L'imposta sui libri e sui registri di cui all'art. 16 della tariffa allegata al decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 642, tenuti in modalita' informatica,

è dovuta ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse.

Rendo la Fattura un documentoinformatico e la invio al Destinatario

Non stampo mai perchè all'Emissione del Documento horealizzato un documentoinformatico

La invio al Destinatario come documentoanalogico

Devo stampare fino a quando non ho conclusoil processo di conservazione anche se il documento lo firmodigitalmente!

Qui applico la Conservazione Sostitutiva

Qui applico la Conservazione Digitale

Quindi hai due possibilità :

1.Se firmi (o applichi i requisiti di sopra) la fattura digitalmente fin dalla sua emissione, allora non stampi e conserviin digitale (che bella cosa:) e applichi l’art. 3 del DMEF del 17 Giugno 2014.

2.Se non firmi la fattura fin dalla sua emissione, allora devi stampare perchè è un documento analogico e per procedere alla conservazione devi seguire l’art. 4 del DMEF del 17 Giugno 2014

Ricordati che non esiste solo la Firma Digitale per rendere la fattura undocumento informatico, ma ci sono anche altri processi...

L’articolo 21, comma 3, quarto periodo, del D.P.R. n. 633 del 1972, dispone che “Il soggetto passivo assicural’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione finoal termine del suo periodo di conservazione; autenticità dell’origine ed integrità del contenuto possono esseregarantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e lacessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l’apposizione della firma elettronicaqualificata o digitale dell’emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati oaltre tecnologie in grado di garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità dei dati.” Il novellato articolo 21 del D.P.R.n. 633 del 1972 pone, dunque, espressamente in capo al soggetto passivo l’obbligo di assicurare gli specificirequisiti di A. I. L. dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione.

Essendo la fattura elettronica un documento informatico a tutti gli effetti, per garantirne la validità e l’opponibilità aterzi nel tempo, deve necessariamente essere sottoposta, insieme alle relative ricevute, al processo diconservazione sostitutiva a norma secondo le regole tecniche disposte dal Decreto del Presidente del Consiglio deiMinistri del 3 dicembre 2013

Se pensi che la conservazione della fattura elettronica PA è un obbligo stupido oche prima non avevi, allora vuol dire che ora non stai stampando!

E’ importante sottolineare che il Sistema di Interscambio non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compitirelativi all’archiviazione e conservazione delle fatture.

La conservazione sostitutiva è una procedura informatica che da validità legale ai documenti informatici, similmenteai documenti originali cartacei, rendendo un documento digitale a valore probatorio. La normativa italiana haregolamentato nel corso degli anni la procedura della conservazione digitale o sostitutiva, fornendo tutte le“istruzioni” giuridiche per evitare di produrre altra carta e “distruggere” quella presente nei vecchi archivi cartacei.La normativa italiana, quindi, permette la totale dematerializzazione di quasi tutti i documenti cartacei.

Devi saperlo già da ora : c'è una grande differenza tra ConservazioneSostitutiva e Conservazione Digitale, tu devi scegliere la seconda!

La conservazione digitale è tutt’altro rispetto alla conservazione sostitutiva, diciamolo subito! Si parla infatti diconservazione digitale, quando si conservano documenti, record ed informazioni che sono nativi elettronici/digitalie che quindi nascono e vivono direttamente in formato elettronico. La conservazione digitale quindi si applica atutti quei documenti e record che hanno ad esempio una firma digitale dal momento in cui vengono emessi (comead esempio una fattura) o che hanno i requisiti definiti dalle Nuove Regole Tecnich in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonche’ diformazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decretolegislativo n. 82 del 2005. (15A00107) (GU Serie Generale n.8 del 12-1-2015).

Qualsiasi documento

informatico...Anche un

Tracciato Record

Anche unDatabase

Anche una Email

DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 13

novembre 2014 Regole tecniche inmateria di formazione,

trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazionetemporale dei documenti

informatici nonche' di formazione e conservazione dei documenti

informatici delle pubblicheamministrazioni ai sensi degli

articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40,comma 1, 41, e 71, comma 1, del

Codice dell'amministrazionedigitale di cui al decretolegislativo n. 82 del 2005.

Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delleregole tecniche di cui all'articolo 20, comma 3, che garantiscano l'identificabilita' dell'autore, l'integrita' el'immodificabilita' del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile*. L'utilizzo del dispositivo difirma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria.

Articolo 21 comma 2 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, così come modificato dal decreto legislativo 30dicembre 2010, n. 235

Ai documenti informatici possiamo dargli il valore probatorio chedecidiamo di dargli e il bello che ognuno ha il suo valore!

*Articolo 2702 del codice civileEfficacia della scrittura privata. La scrittura privata fa piena prova, fino a querela difalso , della provenienza delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta nericonosce la sottoscrizione, ovvero se questa è legalmente considerata come riconosciuta

r.....,.. PIL

DN ·_.

DECRETO LEGISLATIVO 30 dicembre 2010, n. 235Modifiche ed integrazioni al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante Codice dell'amministrazione digitale

DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 3 dicembre 2013Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 e successive modificazioni

La normativa italiana è ampia, completa e robusta. Non hai scuse!

DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 22 febbraio 2013Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualicate edigitali, ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma 3, lettera b) , 35, comma 2, 36, comma 2, e 71 del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 e successivemodificazioni

DECRETO 17 giugno 2014Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversitipi di supporto - articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005

«1-bis. L'idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della formascritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, tenutoconto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed

immodificabilità, fermo restando quanto disposto dall'articolo 21.»;

d6edd9a928d9ca02c6941c718dc7d0da9b7e894fe894555bed1673e80f485774

Stai pensando : oddio ma cos'è "quella cosa" in alto ? Non preoccuparti è solo il Codice Fiscale del Documento Informatico.

Ciao a tutti voi : d6edd9a928d9ca02c6941c718dc7d0da9b7e894fe894555bed1673e80f485774 (sha256)

Ciao a tutti vai =1d5a1d72229221b28d5f0405ebbc66317c2ee8a64b50a7eda59628e49e09bf7c (sha256)

firma elettronica, dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altridati elettronici ed utilizzata come metodo di autenticazione (Normativa Europea 1999/93/CE)

firma elettronica avanzata: insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a undocumento informatico che consentono l'identificazione del firmatario del documento e garantiscono laconnessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario puo' conservare un controlloesclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessisiano stati successivamente modificati;»

firma elettronica qualificata: un particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su uncertificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma;»

firma digitale: un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e suun sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolaretramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di renderemanifesta e di verificare la provenienza e l'integrita' di un documento informatico o di un insieme didocumenti informatici;»

Dal Dlgs 235/2010 recante modiche al CAD

FEA

Firma Elettronica Avanzata

Art. 14Modifiche all'articolo 21 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82

1.All'articolo 21 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82,sono apportate le seguenti modificazioni: «2. Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 20, comma 3, che garantiscano l'identificabilita'

dell'autore, l'integrita' e l'immodificabilita' del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del dispositivo di firma si presume

riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria.

LaprimaAppl icazionedel laFEA:LafirmaGrafometrica

PROCESSO

OAIS ISO 14721 : Space data and information transfer systems -- Open archival information system (OAIS) --Reference model.

DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 3 dicembre 2013Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n.

82 del 2005.

Ci sono delle Regole anche per conservare i documenti informatici e seti dicessi che in qualche mono c'entra la NASA ?

In questo momento lo so che stai pensando : "Ehaddirittura la NASA ?!?!? Non è che stiamo

esagerando ?

In verità vi dico : non è proprio così...

Sistema di conservazione

1. In attuazione di quanto previstodall'art. 44, comma 1, del Codice, il sistema di conservazione assicura, dalla presa in carico dal produttore di cui all'art. 6 fino all'eventuale scarto, la conservazione, tramite l'adozione di regole, procedure e tecnologie, dei seguenti oggetti in esso conservati, garantendone le caratteristiche di autenticita', integrita', affidabilita', leggibilita', reperibilita': …

Art. 3 del DECRETO DEL PRESIDENTEDEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 3dicembre 2013 - Regole tecniche in materia di sistema di conservazione

FLUSSO SISTEMA DI CONSERVAZIONE

Pacchetto di versamentoPacchetto informativo inviato dal produttore al sistema di conservazione secondo un formato predefinito e concordato descritto nel manuale di conservazioneIndice del pacchetto di versamentoDocumento XML che descrive un pacchetto di versamentoPacchetto di archiviazionePacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo lespecifiche contenute nell’allegato 4 del presente decreto e secondo le modalità riportate nel manuale diconservazioneIndice del pacchetto di archiviazione o Indice di conservazioneDocumento XML che descrive il pacchetto di archiviazione secondo lo standard UNISincro recepitoanche dalla normativa italiana. Questo file viene firmato dal Responsabiledella Conservazione e gli viene apposta la marca temporale.Pacchetto di distribuzionePacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione all’utente in risposta ad una sua richiestaIndice del pacchetto di distribuzioneDocumento XML che descrive il pacchetto di distribuzioneRapporto di versamentoDocumento informatico che attesta l'avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione deipacchetti di versamento inviati dal produttore

Il Manager giusto che governai processi di digitalizzazione eche deve dimostrareCompetenze ed Esperienze !

Il Mitico Responsabile della Conservazione !

a)definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti daconservare, della quale tiene evidenza, in conformita' alla normativa vigente;b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformita' alla normativa vigente;c) genera il rapporto di versamento, secondo le modalita' previste dal manuale di conservazione;d)genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previstidal manuale di conservazione;e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalita' del sistema di conservazione;

Questa Figura è Fondamentale. Ha da fare diverse cose tra cui leMansioni dell'Art. 7 del DPCM del 3 Dicembre 2013...ma non solo!

g)al fine di garantire la conservazione e l'accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevaretempestivamente l'eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalita'; adotta analoghe misure con riguardo all'obsolescenza dei formati;h)provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all'evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;i)adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell'art. 12;j)assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stessol'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attivita' almedesimo attribuite;E CONTINUANO...........

Se PAIl Responsabile dellaConservazione deveessere accreditato

CompetenzaDeve averecompetenze

dimostrabili...nonfacciamo i furbi!

CVIl CV deve esserecoerente con le

Responsabilità e leMansioni

CollaborazioneDeve avere capacitàdi collaborazione econdivisione con il

"Team Digitale"

SicurezzaDeve garantire

sicurezza al processodi conservazione

DocumentazioneDeve essere capacedi gestire e redarre

una serie didocumenti come adesempio il Manuale

Acquisizione da Supporto, Scanner o Altro Elaborazione

Elettronica

DocumentoInformatico

Gestione Elettronica DocumentaleSistema di ConservazioneSorgente : DocumentoAnalogicoFirma Digitale , Qualificata, Avanzata

Redazione TramiteSoftware Elaborazione

Elettronica

DocumentoInformatico

Firma Digitale o Qualificata o AvanzataEDISistema di Controllo di GestioneValidazione TemporlePEC Ricevuta CompletaRecords Management Database/ERP/SAP/etcc

Documento giàInformatico in Emissione

o in Produzione

CorrettaArchiviazione

ConsultazioneDocumentale

Generazione di un FascicoloDocumentoArchiviato e SicuroDocumentoArchiviato ed UnivocoMetadati sufficienti e obbligatori Transazioni e Versioni IndicizzazioneEventuale Timbro Digitale

Documento AnalogicoCorretta

Archiviazione

ConsultazioneDocumentale

Generazione di un FascicoloDocumentoArchiviato e SicuroFirma Digitale o EDI o SCGDocumentoArchiviato ed UnivocoMetadati sufficienti e obbligatori Transazioni e Versioni IndicizzazioneEventuale Timbro Digitale

Art. 12 delle Nuove Regole Tecniche :“2. I soggetti privati appartenenti ad organizzazioni che già adottano particolari regole di settore per la sicurezza deisistemi informativi adeguano il sistema di conservazione a tali regole. Gli altri soggetti possono adottare qualemodello di riferimento le regole di sicurezza indicate dagli articoli 50 -bis e 51 del Codice e dalle relative linee guidaemanate dall’Agenzia per l’Italia digitale.I sistemi di conservazione rispettano le misure di sicurezza previste dagliarticoli da 31 a 36 e dal disciplinare tecnico di cui all’allegato B del Codice in materia di protezione dei datipersonali, di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.”

Le Nuove Regole Tecniche del DPCM del 3 Dicembre 2013...ed ecco anoi quella "cosa strana" che è la Privacy

Art 7 delle Nuove Regole Tecniche :" ........ il responsabile della conservazione, di concerto con il responsabile della sicurezza e, nel caso dellepubbliche amministrazioni centrali, anche con il responsabile dell’uffi cio di cui all’art. 17 del Codice, provvede apredisporre, nell’ambito del piano generale della sicurezza, il piano della sicurezza del sistema di conservazione, nel rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n.196 e dal disciplinare tecnico di cui all’allegato B del medesimo decreto, nonché in coerenza con quanto previstodagli articoli 50 - bis e 51 del Codice e dalle relative linee guida emanate dall’Agenzia per l’Italia digitale. Lesuddette misure sono descritte nel manuale di conservazione di cui all’art. 8.”

...dobbiamo SEMPRE ricordarci :Codice in materia di protezione dei dati personali Disciplinare tecnico in materia di misure minime di sicurezzaAllegato B (Artt. da 33 a 36 del Codice)Trattamenti con strumenti elettroniciModalità tecniche da adottare a cura del titolare, del responsabile ove designato e dell'incaricato, in caso ditrattamento con strumenti elettronici

Non si può prescindere dal considerare gli effetti della Privacy sullaConservazione Digitale e viceversa, altrimenti si è fuori norma!

Garantire la conservazione delle nostre informazioni (siano esse contabili, fiscali o di altro tipo) E quindi diventano fondamentali questi elementi :ProcessiMetodologieCompetenzeComplianceAuditing

Nuovo Regolamento privacy europeoApprovazione del LIBE il 21/10/2013

Sostituirà la Direttiva 95/46/EC - la direttiva "madre" della privacy nel nostro continente - madi fatto abrogherà buona parte dei "Codici privacy" nazionali, incluso quello italiano.Il Regolamento, infatti, introdurrà novità rilevanti per cittadini, imprese ed enti, tra cui:-l'obbligo di "privacy impact assessment" (valutazioni preventive di impatto sulla tutela dei dati) in caso di trattamenti rischiosi;-l'obbligo per le aziende che trattano dati particolarmente critici o sensibili (in revisione condiminuzione del numero) e per gli enti pubblici di nominare un "data protection officer" (responsabile della protezione dei dati personali), che dovrà essere competente, indipendente e non necessariamente interno all'ente/impresa;-il diritto all'oblio, per cui ogni interessato potrà richiedere la rimozione di propri datipersonali per motivi legittimi (per esempio, potremo chiedere di essere "dimenticati"on line);- il diritto alla portabilità dei dati da un provider a un altro, in formato neutro;

la previsione delle figure dei “joint controllers” (titolari congiunti), che potranno“spartirsi” le responsabilità privacy in un apposito contratto, di cui si dovrà tenere contoin caso di controlli o contenziosi: questa novità sarà d’aiuto, in particolare, nel settoredel cloud computing providing (fino ad oggi difficilmente inquadrabile nei vecchi schemititolare/responsabile);-la previsione del concetto di "stabilimento principale" del titolare, per evitare cheun'impresa attiva in più Stati UE debba fronteggiare gli adempimenti nazionali diogni singolo Stato;-la previsione del ruolo di "lead authority", in modo tale che vi sia un solo Garantedi volta in volta responsabile dei procedimenti multi-Stato;- sanzioni molto più pesanti, fino al 5% del volume d'affari globale di un'impresa (o100 000 000 €), per assicurare che la privacy inizi a diventare un tema sensibile ancheper i consigli di amministrazione di grandi colossi multinazionali;- una severa disciplina di opt-in (consenso preventivo) per i cookie pubblicitari online, sebbene questa materia sia appena stata oggetto di normativa europea(Direttiva 2009/136/EC) e il Governo italiano stia per approvare il decretolegislativo attuativo;

l'introduzione del principio della cosiddetta "accountability", per il quale ogni titolare,in caso di problemi o controlli, dovrà dimostrare nei fatti, al di là dei formalismi, di avere adottato imodelli organizzativi e le misure logiche, fisiche, elettroniche di sicurezza per proteggere i dati (oneredella prova);- l’obbligo di attenersi, nell’ideazione di nuovi prodotti o servizi, ai principi della “data protection by design” e della “data protection by default”, come saranno dettagliati in seguito con atti delegati dellaCommissione Europea (questa disposizione incute timore al mercato tecnologico, poiché potrebberoarrivare standard privacy diproduzione delle tecnologie stabiliti top-down dalla UE, con possibili effetti sulla competitività deiproduttori extra-UE e più in generale con impatti sui processi di innovazione).

L’istruzione e la formazione sono le armi più potenti che si possono utilizzare per cambiare il mondo” –Nelson Mandela

Il mondo della Digitalizzazione è talmente vasto che queste slide sono solo il punto di partenza, quindi non stare a pardere tempo, inizia a Digitalizzare la Tua Azienda, ORA!

Ing. Nicola SavinoDigital and Information Manager

Digital Preservation Officer

www.nicolasavino.cominfo@nicolasavino.com