E-INVOICE®

white paper

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Introduzione

Il presente documento ha lo scopo di illustrare in modo tecnico-descrittivo il sistema di gestione e repository documentale DM7 di Savino Solution.Il prodotto è la base documentale di tutti i sistemi Savino Solution.

Di seguito una sintetica presentazione dell’azienda e delle funzionalità della soluzione e dei re-lativi vantaggi.

Per informazioni tecniche più dettagliate fare riferimento alla manualistica specializzata fornita su richiesta da Savino Solution.

Ecco come E-Invoice7 - l’unico strumento per lafatturazione elettronica PA- B2B attiva e passiva,

certificata dal Metodo Savino - ha aiutato OLTRE 100 aziende italiane a non impazzire per colpa della rivoluzione digitale della fattura,

scegliendo la nostra soluzione in mezzo all’oceano di off ertefantasma propinate dai motori di ricerca

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La fatturazione elettronica è già un obbligo di legge per quanto riguarda le fatture emesse verso la Pubblica Amministrazione. Tra pochissimo, diventerà obbligatoria anche per le fatture tra i privati. In un paese come l’ Italia, meraviglioso ma sempre pronto a rendere le novità molto cervellotiche, l’evoluzione della fattura elettronica rischia di andare come va per i quadri. Stanno su per anni, poi... senza che accada nulla, ma nulla dico... Fran! Giù, cadono. Stanno lì attaccati al chiodo, nessuno gli fa niente, ma loro a un certo punto... Fran! Cadono giù, come sassi. Nel silenzio più assoluto, con tutto immobile intorno, non una mosca che vola... ...e loro... Fran! Non c’è una ragione! Perché proprio in quell’istante? Non si sa. Fran! Cos’è che succede a un chiodo per farlo decidere che... non ne può più?C’ha un’anima, anche lui, poveretto? Prende delle decisioni? Ne ha discusso a lungo col quadro, erano incerti sul da farsi, ne parlavano tutte le sere - da anni. Poi hanno deciso una data, un’ora, un minuto, un istante? O lo sapevano già dall’inizio, i due. Era già tutto combinato! Guarda, io mollo tutto tra sette anni.

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Per me va bene.Okay, allora intesi; per il 13 maggio, verso le sei. Facciamo sei meno un quarto.D’accordo, allora buonanotte!‘notte. Sette anni dopo, 13 maggio, sei meno un quarto... Fran! Non si capisce. È una di quelle cose che è meglio che non ci pensi, se no ci esci matto. Quando cade un quadro. Quando ti svegli un mattino e non la ami più. Quando apri il giornale e leggi che è scoppiata la guerra. Quando vedi un treno e pensi: “io devo andarmene da qui!” Quando ti guardi allo specchio e ti accorgi che sei vecchio. Quando il commercialista ti scrive che la fatturazione elettronica diventa obbligatoria… Fran! Ok, lo ammetto. Questo testo di Alessandro Baricco mi è sempre piaciuto troppo,non ho resistito all’idea di prenderlo in prestito per dirti che la fatturazione elettronica, in Italia, sta generando un caos realmente esplosivo. Come un quadro che cade di notte, mentre sei a letto che stai per addormentarti. Proprio quando senti che il sonno ti sta delicatamente chiudendo le palpebre, nel buio e nel silenzio più totale di casa tua.Sotto a un caldo piumone invernale in una notte gelida di Gennaio, o d’estate quando hai la finestra aperta e il costante suono dei grilli ti fa lentamente assopire. Ecco quel botto allucinante, sordo come un’esplosione, con il vetro del quadro che va in frantumi, facendoti scattare seduto sul letto al pensiero che un ladro sia entrato nella stanza di

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fianco e che ti stia svaligiando la casa.

Prima di arrivare su questa pagina, avrai già provato a fare una ricerca a questo proposito su Google.Probabilmente quando hai saputo che era giunto il momento di mettersi in regola.

Oggi, 8 Gennaio 2018, se cerchi “Fatturazione elettronica” su Google - tra virgolette, perrendere la ricerca più precisa e ristretta possibile - ecco cosa ti succede:

Hai Unmilionesettecentodiecimila risultati da spulciare per capirci qualcosa!

Fran! Un botto allucinante.

L’82% dei risultati, sono siti che off rono servizi per creare fatture elettroniche e tutti - ma proprio tutti - ti dicono che:

• Basta un click per avere la tua fattura in meno di un minuto

• E’ suff iciente che metti la tua mail in un form e tutto va bene

• Per la conservazione ci pensano loro (ma loro chi, poi?)

OK, stiamo in eff etti parlando di fare fatture elettroniche e non di costruire l’arca di Noè con le istruzioni in ebraico antico.

Ma stiamo anche - e pur sempre - parlando di un atto uff iciale, che - anche in formato elettronico - deve rispettare dei canoni di legge, altrimenti il rischio di trovarci una cartella di Agenzia Entrate nella buca delle lettere (o nella PEC, già che parliamo di digitale) è dietro l’angolo.

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Con la differenza che le vecchie fatture - in caso di errori di trascrizione (per esempio) - potevi recuperarle, stracciarle, correggerle, riscriverle.Di tempo per farlo, prima che fosse tardi, ce n’era.

Una volta data la tua fattura elettronica in pasto a uno qualunque di questi siti e servizi online, invece, rimetterci mano è impossibile.

Inutile sottolineare in che paese viviamo e come sia sconveniente esporsi al rischio di ricevere sanzioni, facendo sì che certi enti ti mettano gli occhi addosso.

Eppure è questo il rischio a cui ti esponi, nel momento in cui ti affidi ad un servizio scelto dal mazzo tra il milione e mezzo di pagine proposte da Google.

• Chi ti garantisce che le tue fatture elettroniche vengano veramente registrate a norma?

• Chi c’è realmente dietro a questi servizi? C’è una persona qualificata per diventare il “pubblico ufficiale” delle tue fatture elettroniche?

• Cosa succede - e chi paga per te - se qualcosa va storto e ti arriva una multa?

• Cosa succede se uno di questo milione e mezzo di servizi - proprio quello che hai scelto tu - scompare, come scompaiono migliaia di servizi online ogni giorno?

• Cosa succede se il sistema di fatturazione, scelto dal mazzo, è diverso da quello che ha scelto (o sceglierà) il tuo fornitore?

• Chi ti aiuterà quando - magari fra 6 mesi, magari fra un anno - ci saranno dei cambiamenti nelle normative?

Perché le normative cambieranno, lo sai vero? Potrei andare avanti con queste domande all’infinito, ma non voglio terrorizzarti nè farti credere che la fatturazione elettronica sia complicata. Solo che, tra il non essere una materia troppo complicata e il volerti far pensare che sia tutto semplice e banale - tipo scrivere un post su Facebook (come quel milione e mezzo di pagine cercano di farti credere) - ce ne vuole! Per me e il nostro team, la fatturazione elettronica è stato il primo amore, quando ancora non eravamo certificati AGID e nessuno sapeva chi fossimo.

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L’elemento che - col tempo, l’esperienza, lo studio e i percorsi fatti al fianco dei nostri clienti - ci ha portato a creare il Metodo Savino, quando ancora la fatturazione elettronica non era assolutamente obbligatoria, ma solo un “optional” di cui le aziende più “ illuminate” si servivano per ottimizzare le procedure (e risparmiare montagne di soldi).

Che cosa acquisisci adottando E-INVOICEnella tua azienda?

E-INVOICE7 è un insieme di elementi che compongono il modello Matrix; un modello che costi-tuisce l’unico strumento di valutazione che devi assolutamente conoscere per poter scegliere una piattaforma di fatturazione elettronica in linea con le necessità di un’azienda italiana che si avvicina al mondo della digitalizzazione a norma. Perchè Matrix? Nel famoso film il Signor Anderson si trova davanti ad una scelta: pillola azzurra o pillola rossa.

Forse non te ne sei accorto ma è il motivo perché sei qui.

Sei qui perché intuisci qualcosa che non riesci a spiegarti.

Senti solo che c’è.

È tutta la vita che hai la sensazione che ci sia qualcosa che non quadra.

Non sai bene di che si tratta, ma l’avverti.

È un chiodo fisso nel cervello, da diventarci matto.

È questa sensazione che ti ha portato da me.

Tu sai di cosa sto parlando...

Pillola azzurra: fine della storia. Domani ti sveglierai in camera tua e crederai a quello che vorrai. Continuerai a pensare che il software risolve tutti i tuoi problemi e che è la prima e unica cosa a cui devi pensare. Stop.

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Pillola rossa: resti nel paese delle meraviglie e vedrai, se inizi a ragionare per processi digitali a norma, quanto è profonda la tana del Bianconiglio e quanto più efficienti ed efficaci diventeran-no i tuoi processi di business e quanto più performante sarà la tua azienda.

Ti sto offrendo solo la verità, ricordalo.

Niente di più.

Prima i processi e poi il software.

La pillola azzurra è quella del conformismo, è quella del mancato coraggio e di una vita che ri-mane sempre la stessa, dove tutto è già scritto. La pillola rossa invece è quella del cambiamento, della verità delle cose e della presa coscienza di tutto ciò che si deve fare per migliorare la vera condizione umana. Ecco.

E-INVOICE7 ed il nostro servizio specialistico è la pillola rossa.

Ogni volta che pensi alla dematerializzazione, alla fatturazione elettronica, la prima cosa che il mercato ti installa nella mente è che devi comprare un software e che devi partire dai tuoi do-cumenti che vuoi dematerializzare. Purtroppo ti stanno facendo ingerire la pillola azzurra. Dove ti vendono una scatola dove tu puoi buttare dentro i tuoi documenti. Oppure ti vendono delle licenze, senza pensare a tutto il tempo che serve prima per dematerializzare il tuo processo di fatturazione e capire quale sia il giusto approccio metodologico per risolvere i tuoi problemi do-cumentali e rendere i tuoi processi efficaci ed efficienti.

E ritorno a dirlo. La colpa non è tua. E che finora nessuno ti ha dato la possibilità di scegliere la pillola rossa.

Per questo motivo E-INVOICE7 ha quel numerino davanti all’acronimo . 7 sta proprio per le 7 re-gole di digitalizzazione dei processi documentali del mio Metodo.

Il Mio Metodo è la pillola rossa.

Non si può infatti prescindere dal ragionare per processi. Se non lo fai avrai una serie di problemi che non rimangono soltanto nella sfera aziendale, ma anche in quella sanzionatoria dei rapporti con qualunque Ente compreso il Fisco.

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Potrei finire come quel cliente che ha comprato il tablet per fare la firma grafometrica e poi ha preso una sanzione penale perché il processo non era a norma.

O ancora come quel cliente che si era comprato un fantastico soft ware di fatturazione elettronica e ha preso una sanzione perché le migliaia e migliaia di fatture erano firmate con la chiavetta USB (Token) quando invece devono essere firmate con HSM per garantire una sottoscrizione massiva di documenti.

O ancora anche quel cliente che ha preso una sanzione penale perché nella gestione dei suoi documenti informatici, non aveva applicato un processo di autenticità ed integrità ed immodifi-cabilità, tale da rendere inopponibili le informazioni contenute.

Insomma, se ragioni per processi e quindi applichi il mio Metodo, avrai la possibilità di avere un processo compliante con le norme e dove E-INVOICE7 è una parte integrante di questo modo di pensare.

Dove la pillola rossa è l’unica strada percorribile.

Dove trovi licenze, soft ware fatti da scatole, automatismi, listini, vendere lo stesso a tutti e dove non c’è una metodologia, o dove c’è un’apparente consulenza ma non riconosciuta, allora sono tutte pillole azzurre.

E-INVOICE7 è il sistema certificato dal Metodo Savino che ti permette di gestire l’intera filiera di fatturazione, oltre ad off rirti le funzionalità fondamentali di un sistema per la fatturazione elet-tronica.

E’ quindi l’unico sistema in Italia, tra il milione e mezzo di alternative che internet vorrebbe farti scegliere con gli occhi bendati, che oltre alla fatturazione ti permette di disegnare processi.

Perchè, come dico da sempre e ripeterò all’infinito, digitalizzare processi è più importante che

Perchè E-Invoice7 è l’arca di Noè che ti permetterà di restare solidamente a galla nell’oceano di caos scatenato dall’avvento

della Fatturazione Elettronica obbligatoria, a diff erenza del milione e mezzo di vascelli fantasma che cercano di attirarti a bordo per

intrappolarti e lasciarti solo alla deriva

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digitalizzare documenti. Anche se si parla di fatture. E-Invoice7, quindi, ti assicura la possibilità di adattare i tuoi cicli di fatturazione a ogni possibile scenario presente e futuro:

• Crea , compila e invia le fatture con un unico strumento

• Importa automaticamente le fatture passive, tramite casella email PEC o direttamente tramite Sogei! Così non dovrai mai preoccuparti di sapere quale sistema usano i fornitori o le altre aziende con cui collabori e puoi ricevere da loro le fatture in digitale, gestendo di conseguenza al meglio iva, scarichi, ecc.

• Gestisce l’esito delle fatture attive e l’accettazione o rifiuto delle fatture passive direttamente dall’interfaccia dell’applicazione

• Crea il tuo “motore di ricerca” delle fatture personalizzato, con cui potrai cercare - anche a distanza di anni - le tue fatture direttamente usando il tuo PC, un tablet o addirittura il tuo smartphone, senza perdere tempo andando in archivio. Il che significa un’enorme risparmio di tempo e minore dispersione nella tua attività

• Collegamento diretto, tramite Web Service e canale accreditato, con il Sistema di Interscambio per validazione ed inoltro della fattura al destinatario. In questo modo il tuo ciclo di fatturazione potrà essere messo in contatto con qualsiasi azienda o ente senza rischiare che qualcosa vada storto (o scoprire, negli anni, che devi buttare via il sistema perchè non compatibile con gli altri!)

• Web services per inserire i comandi di E-Invoice7 direttamente all’interno degli altri eventuali gestionali che usi in azienda, come per esempio SAP o altri sistemi ERP, in modo da avere tutto il flusso di lavoro all’interno di un unico software.

• Gestione di rivenditori e clienti finali con anagrafiche e profilazioni che ti aiutano ad automatizzare le scadenze e rendere più veloci le procedure di intestazione delle fatture, senza doverle riscrivere continuamente da capo.

• Notifiche sullo stato dei documenti inviati e/o ricevuti, in modo che tu non debba pensare a nulla. Sarà E-Invoice7 ad avvisarti se qualcosa non è andato a buon fine in modo da apportare i correttivi necessari alla fattura senza rischiare spiacevoli conseguenze.

• Gestione degli allegati delle fatture. Perchè anche gli allegati possono rappresentare per te documenti formali importanti, da conservare con tutti i crismi di un atto con validità legale!

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Savino Solution

Savino Solution Srl è un’azienda IT di consulenza e servizi tecnologici in outsourcing specializ-zata nella digitalizzazione a norma che si propone di accompagnare i propri clienti in un percor-so di reingegnerizzazione e digitalizzazione dei processi e digitalizzazione dei flussi documen-tali e informativi nel quale le tecnologie ICT sono una componente importante, ma non l’unica e soprattutto ben inquadrata all’interno di un processo produttivo.

Per un’azienda la digitalizzazione di processi non dovrebbe essere incentrato sul semplice e immediato risparmio di costi, in primis di carta ed inchiostro per la stampa di documenti. Ma è importante comprendere che si tratta di una revisione dell’intero processo produttivo in termini strategici, con vantaggi competitivi anche nel medio-lungo periodo e non solo in quello immediato. In questo caso si può parlare davvero di approccio evolutivo, che mira cioè a far fare un salto qualitativo all’azienda. Perchè è più importante dematerializzare un processo che un documento.

In tale senso Savino Solution off re, anzitutto, i seguenti servizi consulenziali accompagnati sem-pre da soluzioni WEB tecnologiche avanzate e altamente personalizzabili indicate di seguito :

• Analisi dei processi al fine ottenere un quadro chiaro ed organico della situazione

• Pianificazione e realizzazione delle azioni da intraprendere per realizzare il cambiamento attraverso anche la fornitura di soluzioni ad hoc e attraverso il Metodo Savino®

• Follow up delle azioni intraprese

• Formazione/consulenza

• Servizi (Dematerializzazione, Digitalizzazione a Norma, Conservazione Digitale e Sostitutiva, Fatturazione Elettronica).

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Panoramica sulla Fatturazione Elettronica PA e B2B

Con l’evoluzione dell’informatizzazione e della produzione digitale, le imprese dovranno fare i conti con la fatturazione elettronica sia verso la PA sia quella B2B.

Oggi si parla moltissimo dell’imminente fatturazione elettronica tra privati (B2B) che segue quella già avvenuta verso la pubblica amministrazione (PA), ma purtroppo ancora in modo errato. Una parte del mercato in modo erroneo, si concentra nel specificare e nel parlare di ar-gomenti prettamente tecnici, normativi, fiscali, ma nessuno parla di come in verità la fattura elettronica non deve essere vista soltanto come un file XML da inviare tramite il sistema di interscambio e successivamente da conservare come obbligo normativo.Non è questo l’approccio corretto che può far risaltare i veri vantaggi della fatturazione elettroni-ca per aziende, professionisti e pubbliche amministrazioni.

L’approccio corretto è sempre quello della digitalizzazione del processo. Ma non lo si mette mai in pratica purtroppo.

Il problema, come sempre, e che si sta guardando soltanto a un piccolo processo digitale cioè quello che mi permette di creare inviare e conservare la fattura elettronica, ma non si sta guar-dando con una vista molto più ampia per processi a quelli che sono tutte le informazioni, i dati, gli stakeholders, i clienti, i fornitori, i sistemi informativi e i gestionali che rientrano tutti quanti nel macro processo della fatturazione elettronica.

Si badi ad esempio a come una fattura sia trasversale a tantissimi processi in azienda; come non pensare ad esempio all’offerta commerciale o a un ordine che scaturisce poi una fattura elettro-nica o a tutte le e-mail, tutte le informazioni, tutti i sistemi informativi che gestiscono i dati che poi vengono fatturati e forse resi informatici.

Ecco, stiamo iniziando ad avere una vista molto più ampia che ci permette di osservare come un piccolissimo processo qual è quello della fatturazione elettronica, in realtà è racchiuso in un sistema molto più grande che è fatto da tutti gli stakeholders che rientrano nel processo di fattu-razione; quante persone in un’organizzazione sono impegnate nel flusso di fatturazione, quanti sono i sistemi informativi partendo dal CRM, dal gestionale, dalla piattaforma di marketing e che fanno parte di quel piccolissimo processo?

Abbiamo mai pensato ad esempio che su un processo corretto e digitalizzato che racchiude an-che quello della fatturazione elettronica, sia possibile fare della Business Intelligence per far prendere al management decisioni corrette e tempestive?

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E allora l’approccio corretto è proprio questo: partire dal piccolissimo processo digitale della fat-turazione elettronica per digitalizzare tutto il sistema, tutto il macro processo che è collaterale e che è collegato alla fatturazione elettronica; quanti documenti e quante informazioni dobbiamo gestire quando iniziamo un processo che porterà a fatturare verso un cliente o verso la pubblica amministrazione.

Siamo sicuri che oggi stiamo gestendo davvero in modo innovativo e digitale i nostri processi le-gati a quelli della fatturazione elettronica? O purtroppo stiamo gestendo sistemi ibridi dove da una parte ho un file XML strutturato che viene anche conservato secondo le norme, ma dall’altra parte purtroppo abbiamo ancora informazioni analogiche da trattare, documenti ed informazio-ni sparsi tra email e sistemi informativi, documenti in PDF che sono collegati alla fattura elettro-nica ma sono pur sempre dei PDF e non strutturati e quindi quanti di questi processi analogici abbiamo oggi ancora in azienda ?

Dobbiamo imparare invece a guardare la nostra azienda la nostra struttura e la nostra organiz-zazione sia essa privato o pubblica amministrazione, come ad un sistema intero da digitalizzare e dobbiamo imparare a digitalizzare un processo, perché è sempre più importante demateria-lizzare un processo che semplicemente un documento.

A cosa ti serve E-INVOICE7 e quali esigenze ti risolve?

Quando nei tuoi processi aziendali hai bisogno di gestire fatture elettroniche ed i suoi proces-si, allora hai assolutamente bisogno di E-INVOICE7.

Grazie ad E-INVOICE7 puoi avere dei processi di fatturazione elettronica più agili, veloci ed effi-cienti perché ti liberi in un solo colpo degli obblighi normativi della fattura elettronica sia verso la PA sia verso il B2B e allo stesso tempo avrai la possibilità di gestire in modo corretto, con il massimo controllo possibile, tutto il tuo processo di fatturazione elettronica e dei flussi in-formativi con Sogei e con tutti gli stakeholders ad esso collegato, risparmiano tempo e soldi.

In pratica E-INVOICE7 ti aiuta a fare fatturazione elettronica attiva e passiva in modo semplice, veloce ed efficace.

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1. E-INVOICE7

Il sistema di fatturazione elettronica E-INVOICE7 di Savino Solution, aggiunge nuovi e più moder-ni concetti al classico concetto di emettere e ricevere fatture elettroniche ed è fruibile su tutti i dispositivi anche Tablet, Smartphone e altri dispositivi mobile.Oltre ad avere le funzioni di importazione, creazione, firma in automatico, conservazione, in-vio e ricezione dal Sistema di Interscambio di fatture elettroniche da e verso PA e B2B, permette anche di gestire completamente in digitale tutta la filiera di fatturazione.

E-INVOICE7 permette di eseguire in maniera facile ed efficiente, tutte le funzionalità di un siste-ma di fatturazione elettronica:

• Importazione fatture attive provenienti da sistemi di terze parti e da file XML firmati XAdES o CAdES e relative notifiche XML inviate dal Sistema di Interscambio

• Creazione , compilazione e invio di fatture direttamente dal sistema

• Importazione automatica fatture passive tramite casella email PEC o direttamente tramite Sogei

• Gestione esito delle fatture attive e accettazione o rifiuto delle fatture passive direttamente dall’interfaccia dell’applicazione

• Ricerca rapida dei documenti attraverso parole chiave e metadati

• Collegamento diretto tramite Web Service e canale accreditato, con Sistema di Interscambio per validazione ed inoltro della fattura al destinatario

• Web services per interazione e scambio dati con altri sistemi, quindi la possibilità di utilizzare solo il motore del sistema interagendo da interfacce esterne prodotte da terzi o in house dal cliente

• Gestione di rivenditori e clienti finali

• Notifiche sullo stato dei documenti inviati e/o ricevuti.

• Gestione della Filiera Digitale

• Gestione degli allegati delle fatture.

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1.1 Architettura e Flusso

Il Core di E-INVOICE7 è interamente implementato come un set di servizi REST per permettere la compatibilità con qualsiasi strumento e/o processo esterno utilizzato che abbia funzionalità di comunicazioni via web (http e https).

Inoltre il prodotto è progettato per non essere legato ad una particolare piattaforma o configura-zione in modo da poter essere installato su varie tipologie di ambienti.

Il diagramma che segue, illustra il flusso logico del sistema: tutte le richieste dei client o processi esterni vengono smistate dal CORE del sistema, che provvede ad indirizzarle agli ambienti desi-gnati.

1.2 Il Portale di Fatturazione Elettronica

Attraverso il portale di fatturazione (con interfacce diverse a seconda che l’account sia di tipo am-ministratore/rivenditore o cliente finale) l’utente può compilare le fatture attraverso il riquadro “Compila nuova fattura” oppure caricarle se già compilate con “Carica fatture” oppure possono essere automaticamente catturato da un gestionale, da un CRM o altro sistema informativo. L’u-tente di tipo amministratore/rivenditore può inoltre gestire i profili dei propri clienti e monitorar-ne le fatture. L’utente di tipo cliente finale vede le proprie fatture organizzate in baso allo stato. Entrambi possono vedere l’anteprima impaginata con foglio di stile delle fatture e delle notifiche.

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1.3 Configurazione utente

E-INVOICE7 permette la gestione della configurazione dell’utente tramite l’inserimento di un Ru-brica dei Clienti, della gestione di sezional, di una Rubrica degli Articoli e una gestione della Da-shboard dedicata per ciascun amministratore e rivenditore.Inoltre è possibile inserire varie Tipologie di Clienti, sia per il Rivenditore sia per la figura ad esem-pio del Commercialista che potranno quindi gestire i propri clienti dalla stessa interfaccia e senza dover cambiare il piattaforma. L’Amministratore della piattaforma quindi potrà inserire diversi Ruoli alle Utenze e condividere le fatture soltanto con chi è destinato a visionarle.

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L’inserimento di un elemento nella gestione dei sezionali permette, alla compilazione di una fat-tura, di compilare automaticamente il campo “Numero Fattura” con il valore successivo a quello presente nella gestione dei sezionali, che verrà incrementato all’invio della fattura.Ovviamente è possibile disabilitare l’inserimento automatico del sezionale nella compilazione della fattura per inserire un valore a scelta dell’utente.

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L’inserimento di un elemento nella sezione “Articoli” permette, nella compilazione di ciascuna linea della fattura, di ricercare nell’elenco di elementi inseriti e selezionarne uno. I campi relativi alla linea del dettaglio della fattura verranno compilati automaticamente.

Infine, per gli utenti di tipo “Amministratore” e “Rivenditore” è presente una sezione “Dashbo-ard” dove possono inserire un messaggio che verrà mostrato ai propri utenti gestiti all’accesso dell’interfaccia di e-invoice7

1.4 Gestione Fatture e Workflow

E-INVOICE7 permette la gestione delle fatture elettroniche attive e passive e dei relativi meta-dati e dei workflow di stato che evidenziano lo stato della fattura. Quindi l’Utente sa sempre esattamente la sua fattura elettronica in quale stato si trova e in quale punto del processo è inserita ed è possibile vedere il documento direttamente on-line senza ne-cessità di scaricarlo sul proprio PC. Inoltre è possibile ricercare la fattura attraverso numerosi campi di ricerca sia abbinando clienti

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e quindi diverse ragioni sociali, sia attraverso lo stato della Fattura. Gli stati della Fattura sono quelli definiti da Sogei ma possono essere aggiunti anche altri stati a seconda delle necessità e secondo il processo di fatturazione. Per ogni fattura vengono sempre collegate in automatico e senza intervento manuale, sia le ricevute e le notifiche provenienti dal Sistema di Interscambio sia eventuali allegati alla fattura. Anche allegati di tipo EMAIL e PEC o altro.

Per ciascuna fattura attiva e passiva sono presenti numerose operazioni, come il download del file xml, delle notifiche, degli allegati. E’ possibile visualizzare il formato ministeriale della fattura e anche inviare la fattura di cortesia a un indirizzo email scelto dalla propria rubrica di clienti.E’ possibile, infine, creare una fattura in bozza, in modo da poterla modificare e inviare in un momento successivo.

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1.5 Gestione Ciclo Passivo B2B e PA

E-INVOICE7 permette la totale gestione del ciclo passivo sia PA sia B2B.Attraverso l’interfaccia l’utente può indicare un esito per le fatture visualizzate aggiungendo un motivo in caso di rifiuto. Può inoltre indicare un numero e data di registrazione della fattura oppure questo dato può essere inserito in automatico dal sistema e preso da altri sistemi infor-mativi. Attraverso i web services in base alla decisione dell’utente viene cambiato lo stato del workflow sul documento e aggiornati i metadati numero e data registrazione.Il processo automatico raccoglie tutte le fatture negli stati “Accettazione da inoltrare” e “Rifiuto da inoltrare” e crea automaticamente la corrispondente “Notifica di Esito Committente” che in-via all’indirizzo pec del Sistema di Interscambio. Inoltre il processo di gestione del Ciclo Passivo può avvenire in automatico attraverso l’indirizzo PEC.

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1.6 Conservazione

Tutte le fatture e i documenti vengono conservate automaticamente con il sistema Conserva.Cloud secondo le disposizioni Agid. Si ricorda infatti che Savino Solution è un Conservatore Ac-creditato Agid. La Conservazione quindi avviene anche per le notifiche e le ricevute dello SDI e anche per gli eventuali allegati presenti per ciascuna fattura elettronica. E’ inoltre possibile caricare fatture attive e passive non presenti su e-invoice7 (fatture GSE o fat-ture non consegnate e presenti sul cassetto fiscale) per poter essere conservate a norma. Alle fatture attive è possibile associare automaticamente anche le notifiche di consegna o mancata consegna recuperate dal cassetto fiscale.

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1.7 Sicurezza

Dal punto di vista della sicurezza E-INVOICE7 ha un sistema di protezione che blocca le utenze in caso di sospetta fraudolenza inviando notifiche agli utenti interessati ed ai propri amministratori.Le credenziali degli utenti vengono comunicate dal sistema solo agli utenti stessi e neanche gli amministratori vi hanno accesso.Esiste anche la possibilità di crittografare i documenti di una particolare tipologia in modo che siano leggibili solo attraverso E-INVOICE7.

1.8 Integrità dei dati e Backup

Come tutta l’infrastruttura Savino Solution E-INVOICE7 è protetto da procedure di system reco-very che permettono in caso malfunzionamento della macchina (fisica o virtuale) di ripristinare in pochissimo tempo la situazione al momento precedente il problema.Sono inoltre schedulabili procedure di backup del database e processi per il controllo a campio-ne dell’integrità dei documenti depositati.

1.9 Gestione Filiera

In E-INVOICE7 è possibile gestire in completa digitalizzazione tutta la filiera, dove sarà possibile condividere le informazioni, i flussi e i documenti con tutti gli stakeholders che fanno parte del processo di fatturazione elettronica, ivi comprese piattaforme per i fornitori e per i clienti con le integrazioni e la gestione completa dei tuoi eventuali CRM, ERP e altro.

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Savino Solution Srl

Azienda Certificata ISO9001:2008 e ISO27001:2014 per

Progettazione, Sviluppo e Consulenza ICT per la conservazione digitale di documenti e record e

reingegnerizzazione dei processi aziendali.

Sede Centro Nord

Via Torino 2, Milano

Telefono 02 72546462

Sede Centro Sud

Piazza Flavio Gioia 3, Salerno

Telefono 089 255229

E-mail : info@savinosolution.com

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