VENDOR INVOICE MANAGEMENT tecniche di automazione delle fatture fornitore

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w w w . d o c f l o w . c o m Vendor Invoice Management © DocFlow 2013 www.docflow.com SAP INNOVATION FORUM – 26 settembre 2013 SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI www.docflow.com Vendor Invoice Management Strategie e tattiche per progettare al meglio l'automazione delle fatture fornitore Fabio Omar El Ariny – Partner DocFlow

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Intervento di DocFlow al SAP Forum 2013. Dall’acquisizione della fattura multicanale (inclusa PEC) alla gestione del processo collaborativo, passando per la raccolta dei documenti obbligatori per legge, fino alla registrazione automatizzata del documento e la sua conservazione a norma. Tutti aspetti che rappresentano enormi aree di opportunità per il CFO e per la sua organizzazione.

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Strategie e tattiche per progettare al meglio

l'automazione delle fatture fornitore

Fabio Omar El Ariny – Partner DocFlow

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Dall’acquisizione della fattura multicanale (inclusa PEC) alla gestione del processo collaborativo, passando per la raccolta dei documenti obbligatori per legge, fino alla registrazione automatizzata del documento e la sua conservazione a norma. Tutti aspetti che rappresentano enormi aree di opportunità per il CFO e per la sua organizzazione.

Di cosa parliamo?

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Il processo come lo conosciamo

Costo Fornitore

xxx xxx

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Delocalizzazione

Accentramento

Aumento numero fatture

Cambiamenti Organizzativi

Cambiamenti normativi

Esigenze di tracciabilità

Carenze Risorse

Taglio costi

Espansione all’estero

Dove Innovare? Perché

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Opportunità offerte dalle normative collegate alla “Fattura Elettronica” per accelerare un cambiamento innovativo:

Il decreto salva infrazioni, convertito in legge con la finanziaria 2013 dispone che tutte le fatture inviate e ricevute con mezzi elettronici possono essere considerate fatture elettroniche e l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto possono essere garantite anche con controlli di gestione in luogo della firma digitale

Il decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 3 aprile 2013 rende effettivo l’obbligo, per le pubbliche amministrazioni, di accettare, e quindi pagare, esclusivamente le fatture in formato elettronico: (PEC, HTTPS, FTP)

Eliminazione “a tendere” del vincolo della periodicità dei 15 giorni

Opportunità per gestire le fatture passive ricevute come semplici allegati PDF da messaggi di mail o PEC

Dove Innovare? Perché

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Tre direttrici principali:

Colmare il GAP, derivante dall’adozione di un processo a “step” discreti

Gestire l’eccezione, perché il processo non segue sempre il percorso ideale (Happy Path)

Rivedere i confini, per far partecipare al processo i veri “protagonisti”

Dove Innovare?

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Business Challenge 1: colmare il GAP

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BC1 esempio: Invoice capturing

Invoice preparation Invoice Scanning OCR & Validation

LEGAL ELECTRONIC RETENTION

Validation

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Il riconoscimento automatico dei campi della fattura, come anche la fase del data-entry di correzione, permette di introdurre interessanti aspetti di efficienza ancor prima che inizi il Workflow:

BC1 - Key elements: L’OCR e il Data-Entry

I campi estratti dall’OCR possono essere validati con l’ERP

Seguire la tecnica “Triage”, ossia suddividere le fatture tra: Assolutamente corrette

Assolutamente errate

Da verificare e correggere

La maschera di correzione può essere personalizzata per la tipologia di fattura riconosciuta (servizi, merci, noleggi…)

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La gestione del canale mail in ingresso, semplificato grazie alle nuove normative, permette di bypassare tutte le operazioni manuali legate alla gestione della carta, etichettatura, scansione

BC1 - Key elements: La gestione della mail

Agenti automatici per il monitoraggio delle caselle email e PEC

Automi per la raccolta delle fatture direttamente dai siti dei fornitori

Gestione automatica delle eccezioni (mittenti sconosciuti, formati non corretti)

Etichettatura elettronica

Gestione corretta nel caso di PEC (archiviazione delle evidenze)

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Business Challenge 2: gestire l’ECCEZIONE

VERIFICA E

Missing G/R/Order

Master Data Manager

Supplier/ Accountant Missing

Cost Center

Delta Quantity

Exceptions

Missing

Supplier

Receiver / Approvers

Accountant

Buyer / Supplier

Delta Price

Other

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BC2 - esempio: discrepancy & approval management

Missing G/R/Order

Master Data Manager

Supplier/ Accountant Missing

Cost Center

Delta Quantity

Unvalidated Invoices

Exceptions

Missing

Supplier

Receiver / Approvers

Accountant

Buyer Delta Price Automatic

Posting

Automatic Posting

Other

validated

Invoices

e-Invoice

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Un processo automatico, basato su workflow, per la gestione delle anomalie e delle autorizzazioni, produce degli impatti positivi nelle seguenti aree:

Un workflow correttamente progettato e con un elevato livello di automazione comporta un recupero medio di efficienza pari al 20% dell’effort necessario per la gestione delle discrepanze.

BC2 - Key Elements: benefici del workflow

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Un elemento critico di ogni processo che coinvolge molteplici attori e che deve essere regolato in tempi “certi” è quello di avere una buona visione sullo stato in cui si trova il processo in ogni momento:

BC2 - Key Elements: Lo stato del processo

Una grafica “metro-map” mostra il percorso della pratica

Mostra lo stato in quel momento

Le “stazioni” percorse

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Business Challenge 3: rivedere i confini

Fornitori Azienda

Verifica Ordine

Notifica Eccezione

Notifica Scadenza

Risolvi Anomalia Fornisci Nota Credito

Carica Fattura

Fornisci Documentazione

Notifica Pagamento

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BC3 - esempio: G/S Order & receipt

G/S Receiver Purchaser

Supplier

Invoice

Purchase Order

Fast Order Inquiries

Notifications/ Alerts

Buyer

Inquiries

Automatic Posting

Pre Goods/Service

Receipt PG/SR acceptance

Goods Receipt

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Il Portale Fornitori, al servizio del workflow, fornisce al fornitore un accesso diretto al Processo. Il Portale garantisce che l’azione venga richiesta ed eseguita dall’attore più interessato al completamento della specifica azione/fase.

BC3 - Key elements: Il Portale Fornitori

I fornitori diventano parte attiva del processo e sono gli “owner” di azioni che prima erano demandati alla struttura interna.

tutti gli attori coinvolti nel processo lavorano secondo procedura, senza per questo richiedere a ciascuno di essi di conoscerla per intero

La rilevazione precoce delle anomalie e la loro rapida risoluzione sono da annoverare tra i benefici maggiori.

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La Dashboard fornisce un “Cruscotto Operativo” immediato in grado di dare evidenza, agli attori attigui al processo e ad esso interessati, dell’andamento dei processi e delle performance generali del sistema in termini di:

BC3 - Key elements: La Dashboard

Dettagli contabili (ammontare circolante, esposizione verso un fornitore)

Pratiche in lavorazione (caratteristiche, numerosità, equilibrio)

Pratiche «in errore» (anomalie di processo gestite)

Performance degli utenti (carico di lavoro)

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La digitalizzazione dei processi rappresenta un elemento di discontinuità che ha un forte impatto sulle persone e sull’organizzazione e che quindi deve essere gestito con un corretto percorso di trasformazione.

Un corretto approccio deve affiancare alla competenza tecnologica, la capacità di affrontare il percorso di cambiamento possibile in ogni specifico contesto aziendale.

Digital Transformation Path

Organizzazione

Persone

Cultura

Politiche

Un approccio meramente tecnico tende a creare delle “oasi di dematerializzazione” all’interno di un processo sostanzialmente invariato, mentre innovazioni di processo molto avanzate spesso possono comportare la non accettazione da parte degli stakeholder.

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Strategia Aziendale

Obiettivi

Contesto

Ambientale

Organizzativo

Sociale

Politico

Vincoli

Di tempo

Di risorse

Transformation Path: da dove iniziare?

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Transformation Path: il Processo Innovato

Invoice preparation Invoice Scanning OCR & Validation

LEGAL ELECTRONIC RETENTION

Missing G/R/Order

Master Data Manager

Supplier/ Accountant Missing

Cost Center

Delta Quantity

Unvalidated Invoices

Exceptions

Missing

Supplier

Receiver / Approvers

Accountant

Buyer / Supplier Delta Price Automatic

Posting

Automatic Posting

Other

validated

Invoices

Fatture Totali Fatture Errate % Fatture Errate

89.922 14.312 16%

0500

1.0001.5002.0002.5003.0003.5004.000

2. Fatture Totali e Fatture Errate

N° Tot Fatture

Almeno un errore

ANNO

2010

2011

MESE

04

05

06

07

QTER

Q1

Q2

Q3

Q4

Ragione Sociale

ALPI di Busiello Biagio & C. srl

ALPIQ IN TEC MILANO S.p.a.

ALS-ADVANCED LIFE SUPPORT S...

ALSCO Italia S.rl.

ALTAIR IFM SPA

ALTAIR ZANDER ITALIA s.r.l.

ALTALEX CONSULTING SRL

0

20.000

40.000

60.000

80.000

100.0001. Andamento Fatture

In lavorazione

Errate

51%

1%

28%

1%8%

11%

3. Tipologie Errori

No EM No Fornitore

No Ordine No Benestare

NO ODL In Fattura Delta Prezzo

TotFatture (Verificate) Imponibile Non registrato ImponibileRegistrato Imponibile Pagato

48.470 k€ 38.061 € 144.736 € 59.243

60%16%

24%

2. % Imponibile

Registrato Non Registrato Pagato

ANNO

2001

2005

2006

2007

QTER

Q1

Q2

Q3

Q4

MESE

01

02

03

04

Ragione Sociale

* CO.IM.EL.E.T. S.n.c.

* F.lli MARINELLI & C. S.N.C.

* M.Z. SISTEMI S.r.l.

* PIOMBINO & PALUMBO S.R.L.

k€ 0

k€ 10.000

k€ 20.000

k€ 30.000

k€ 40.000

k€ 50.000

k€ 60.000

k€ 70.000

16

/0

5/2

0…

19

/0

5/2

0…

25

/0

5/2

0…

28

/0

5/2

0…

31

/0

5/2

0…

05

/0

6/2

0…

08

/0

6/2

0…

11

/0

6/2

0…

14

/0

6/2

0…

17

/0

6/2

0…

20

/0

6/2

0…

23

/0

6/2

0…

26

/0

6/2

0…

29

/0

6/2

0…

1. Andamento

ImpRegistrato

Imp Non Registrato

Dashboard

Validation

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TRANSFORMATION & STRATEGY MANAGEMENT

Transformation Path – esempio break down

Early Archiving, batch input generation & simple WF

5 3.5 6.5

ERP INTEGRATION

Early Matching Supplier & Sh.Doc

Direct interaction with ERP for Unvalidated &

Exceptions

Extended WF & Descrepancy Management

Dashboard

months

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SAP INNOVATION FORUM – 26 settembre 2013

Vendor Invoice Management ≠ OCR

Innovare includendo tutti gli attori, soprattutto quelli esterni

Usare le normative come leva per l’innovazione

Organizzare la trasformazione per guidare il cambiamento

Delegare l’operatività e non il processo: evitare la trappola del BPO

Reportistica e Dashboard: i miei occhi sul processo

L’innovazione parte da lontano: risalire la catena per innovare davvero

ma soprattutto …

…. non innovare per il solo gusto di farlo!

In conclusione

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Grazie

Per maggiori info

[email protected]

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In conclusione