SAP Invoice Management by OpenText 8 maggio...SAP Invoice Management Gestione automatizzata delle...

SAP Invoice Management by OpenText

Silvia Populin – SAP Italia

8 maggio 2014

Tipici ostacoli all’efficienza delle operazioni di contabilità fornitori (AP)

� Scarse relazioni con i fornitori

� Eccessivo costo per fattura

� Difficoltà nella preparazione dei ratei

� Frammentati e inefficienti

� Basati su procedure cartacee e ad a elevata intensità di lavoro manuale

� Mancanza di Alto costo delle

© 2011 SAP AG. All rights reserved. 2

� Sistemi autonomi frammentati

� Nessuna gestione di workflow

� Nessuna integrazione con la contabilità generale o la contabilità clienti

� Inadeguatezza deicontrolli sui processi AP (rischio di mancata conformità)

� Limitata visibilità delle passività

� Nessuna informazioni utile sui colli di bottiglia nei processi

standardizzazione Alto costo delle

operazioni finanziarie

Scarse relazioni con i

fornitori

� Abitudini di pagamento omogenee nelle varie nazioni e organizzazioni

� Approccio collaborativo in fase di pagamenti e contenziosi

� Standardizzazione e maggiore automazione

� Snellire i processi manuali, basati su carta

� Workflow che riducono al minimo i tempi di verifica e riconciliazione

Operazioni

efficienti

Come ottimizzare il processo di fatturazione della contabilità fornitori


� Sistemi e processi integrati

� Risolvere la disomogeneità tecnologica

� Semplicità dell’applicazione in termini di manutenzione, aggiornamento e utilizzo

� Visibilità generale nelle passività

� Visibilità generale nei colli di bottiglia dei processi

riconciliazioneefficienti Costi ridotti

Miglioramento delle

relazioni con i fornitori

I processi manuali di gestione delle fatture assorbono risorse

Elaborazione manuale delle fattureUn grave rischio di inefficienza per l’azienda

� Processi inefficienti e ad

elevata intensità di lavoro

� Incapacità di ottimizzare il

cash-flow e le relazioni con i

� Ricerca dei dati storici dispendiosa

in termini di tempo

� Comunicazioni con i fornitori

lunghe e laboriose


cash-flow e le relazioni con i

fornitori

� Incapacità di migliorare la

trasparenza generale

dell’azienda

� La mancanza di controllo sui

processi introduce un rischio

per la conformità

lunghe e laboriose

� Documentazione e altre richieste di

ulteriori informazioni

� Inoltro manuale

� Monitoraggio e aggiornamenti

ad elevata intensità di lavoro

� Scalabilità limitata dall’organico

SAP Invoice ManagementGestione automatizzata delle fatture, dalla carta alla scrittura contabile

FatturaRiconoscimento

Collaborazionee monitoraggio

FatturaCompletamento

FatturaVerifica

Pagamento

Verificare e Gestione ApprovareTrasformare

Posta in arrivo

(posta o fax in entrata)

Preparare Pagare


* o altro repository con certificazione SAP ArchiveLink

CommentoWorkflow Registrare fatture

Opzione OCRper SAP InvoiceManagement

ERP (FI/AP)

SAP Invoice Management

Verificare e completare

Gestione delle eccezioni

Approvare

Procedure automatizzate di riconciliazione e registrazione

Trasformare

OCR

Validazione

SAP Archiving by OpenText*

Scansione

Archiviazione

Preparare Pagare

PagamentoRiconoscimento fatture

Verifica fatture passive

SAP Business Suite

Molteplici canali di ingresso dei documenti

ERP

SRM

EDIPDF/e-mail

Hub e portali

HUBHUB

HUB

Validazione della firma digitale

Fornitore

Cloud/Ariba network


Opzione OCRper SAP InvoiceManagement SAP Invoice Management ERP (FI/AP)


$€Y

Procedure automatizzate di riconciliazione e registrazione Pagare

ad es. SAP Archiving by OpenText

Archiviazione e visualizzazione di documenti

SRM

EDI

Fax

FAX Scansionedocumento

ad es. SAP

Archiving -

Enterprise

Scan

Carta

I vantaggi di SAP Invoice Management per l’organizzazione

Semplificare e ottimizzare l’intero processo di gestione delle fatture

� Consentire rendiconti finanziari

più accurati grazie alla

completa visibilità

� Creare efficienze grazie a un processo

snellito e automatizzato che prevede

approvazioni

� Migliorare la gestione del capitale circolante

Migliorare i processi aziendali e ridurre i rischi per la conformità


completa visibilità

� Separare le funzioni attraverso

il controllo del workflow

� Monitorare tutte le fasi del

processo di fatturazione

� Fornire un audit trail completo

� Migliorare la gestione del capitale circolante

attraverso una migliore visibilità sui

fabbisogni di cassa

� Abbattere i costi grazie all’estrazione

automatizzata dei dati, l’automazione dei

processi e il controllo

� Ridurre i costosi errori manuali

� Ottimizzare l’utilizzo degli sconti di cassa,

inclusa la scontistica dinamica

Supportare le organizzazioni distribuite

Centro servizi condivisiImpiegato AP in Asia� Inoltra all’acquirente negli USA

� Inoltra all’approvatore in Argentina

Fattura ricevuta a Londra, UK� Viene scansionata

� Avvio del workflow in SSC in Asia

1L’acquirente


L’acquirente

negli USArisolve l’eccezione 2

L’approvatore in Argentina dà l’OK

3

Snellire le operazioni di contabilità fornitori con l’OCR

Costi ridotti

� Minori costi del personale dedicati alla digitazione manuale

� Knowledge base integrata con supporto “pronto all’uso” per oltre 25

paesi e supporto di base per 80 paesi aggiuntivi

Migliorequalità dei dati

� Combinando l’OCR con la verifica manuale dei dati si riducono al

minimo gli errori

� Le procedure automatizzate estraggono una maggior quantità di dati


qualità dei dati� Le procedure automatizzate estraggono una maggior quantità di dati

aziendali

Maggioreefficienza

� Possibilità di elaborare qualsiasi volume di fatture nei tempi

desiderati

� Le fatture prive di errori OCR vengono automaticamente inoltrate

all’elaborazione

La sicurezza della conformità

� Controlli di conformità basati su dati estratti dalle fatture

� Dati più precisi consentono l’introduzione di un maggior numero di

regole aziendali

Elaborazione dei documenti: Validazione OCR


Alta produttività nella

gestione delle eccezioni

OCR grazie a viste

sincronizzate di immagini

e dati

Riconoscere

“10/24/08”

Formato(USA)Valido

24.10.2008


SAP Invoice Management OCR OptionRiconoscimento automatizzato di fatture cartacee

Analizzare Estrarre Normalizzare Verificare


IMPIEGATO: 12

DATA DI

SPEDIZIONE

DATA ORDINE

30/10/02

24/10/02

CODICE COPERTURA

PA

3 Data

Parola

Numero

Data ordine

= “10/24/08”

Formato(USA)

Giorno = 24

Mese =

ottobre

Anno = 2008

24.10.2008

Valido

periodo

?

sì no

Export

Digita-

zione

manuale

Convertire pixel in caratteri

Trovare entità significative e taggarle

Trovare la data corretta tra tutte le alternative rilevate

Scomporre la stringa in unità secondarie e riformattare se

necessario

Effettuare un controllo a fronte di regole aziendali e di

plausibilità


SAP Invoice Management by OpenText Riconciliazione automatizzata delle fatture

� I campi dati incompleti vengono

�Basato sul campo dati fattura

�Pagamento autorizzato solo dopo

�Oltre 30 regole configurabili di

� Inoltra automaticamente per

Verificare e completare

Verificareduplicati

Controllo conregole aziendali

Approvare Pagare


incompleti vengono inoltrati automaticamente per la compilazione

� I metadati formattati in modo errato vengono inoltrati per la correzione

� I metadati non coerenti vengono inoltrati per la correzione

dati fattura

�Ruolo speciale per analista duplicati

�Variabili facilmente modificabili

�Disponibilità di fattura precedente per confronto

�Rilevamento anticipato

autorizzato solo dopo risoluzione

�Permette di sfruttare tutti gli sconti

configurabili di OdA/fatture

�Oltre 15 regole configurabili di fatture non OdA

�Collaborazione per la risoluzione

�Disponibili in versione localizzata

�Supporta la registrazione contabile diretta

automaticamente per la codifica, validazione e approvazione del conto

� Inoltro delle approvazioni configurabile

�Approvazione a livello di singola unità per fatture OdAsenza entrata merci

Monitorare

Utenti focalizzati sull’elaborazione delle eccezioni

Collaborazione efficiente


Accesso con un clic alle

informazioni d’appoggio

Raggruppamento intuitivo dei problemi di fatturazione

Elaborazione dei documenti – Controllo dei duplicati

Veste grafica SAP

già nota


Correzione e validazione

immediate dei dati

Rilevamento anticipato e

automatico dei duplicati

Elaborazione delle eccezioni – Discrepanza di prezzo

Accesso con un clic alle

informazioni d’appoggio

Gestione delle eccezioni

basato su best practice


Opzioni di processo

basate sui ruoli

Storico processicompleto

Trasparenza dell’inoltro

basato sui ruoli

Approvazione delle fatture con assegnazione delle informazioni contabili

Facilità di delegaper la

Un clic per avere

informazioni aggiuntive

Informazioni concise,

facilmente intelligibili

Approvazione in portale UI

preferenziale o SAPGUI


per la contabilizza-

zione

Storico approvazioni immediato

Un clic per approvare o respingere

Validazionedati

immediata

Report di Aging

Raggruppa-mento per ruolo

o per tipo di


“Chisi occupa

attualmente del problema di

fatturazione?”

o per tipo di documento

Doppio clic per ottenere tutti i

dettagli

Indicatori chiave di processo immediati

Passivo totale

Rapporto di E-invoicing

Criteri di filtro


Voci aperte

Tassi di eccezione

Tipologia di verifica fattura

Principali fornitori

Reportistica immediata: Il cruscotto dei KPI


Valori aggregati dei KPI

ERP con integrazione diretta

Tendenza mensile

FiltroDrill

down

SAP Invoice Management by OpenText Ottimizzazione dei processi

Problema affrontato SAP Invoice Management Valore ottenuto

Conformità - Controllo dei processi di contabilità fornitori

� Processo guidato dal sistema basato su regole aziendali preconfigurate

� Reportistica di processo avanzata

� Audit trail completo

Eccessivo costo per fattura

� Eliminazione degli errori di inserimento dati e delle fatture duplicate

� Ritardi evitati grazie alle approvazioni

� Ottimizzato per le operazioni dei servizi condivisi

� Ridurre il costo Contabilità Fornitori

� Strutturare l’uso dello sconto di cassa


condivisi

Limitata visibilità delle passività

� Stato di tutte le fatture ricevute visibile in una sola schermata

� Migliorare il cash flow

� Fatture accurate e controllo dei processi

Difficoltà nella preparazione dei ratei

� Ratei di fatturazione determinati senza operazioni aggiuntive tramite la reportistica dei passivi

� Riduzione dei cicli di chiusura

Scarse relazioni con i fornitori

� Fatture elaborate in modo accurato e sollecito

� Pagamenti dei fornitori attivati con puntualità

� Eliminazione dei costi aggiuntivi e dei reclami dei fornitori

� Negoziare migliori condizioni di prezzi e pagamenti

� Miglioramento del giudizio di solvibilità

Thank You!

Silvia PopulinExpert Solution, Presales EPM/Finance

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