MODULO III · 1 FATTURAZIONE ELETTRONICA E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA MODULO III prof. avv....
Transcript of MODULO III · 1 FATTURAZIONE ELETTRONICA E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA MODULO III prof. avv....
3
L. 244/2007 (L.F. 2008)- art. 1, co. 209- 214
FATTURAZIONE ELETTRONICA
FACOLTÀ OBBLIGO
dal 2008 nei rapporti business to government (B2G) …
… successivamente anche nei rapporti business to business (B2B)
4
Esperienze internazionali
GESTIONE DOCUMENTALE INTERCOMPANY
capogruppo e collegateGESTISCONO
in modalità informatiche
CICLO ATTIVO
CICLO PASSIVO
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
SOLOALL’INTERNODEL GRUPPO
(massima libertà con clienti/fornitori
esterni)
VANTAGGI
semplificazioni nel CONTROLLO di GESTIONEe nelle RICONCILIAZIONI CONTABILI
utilizzo di uno stessoSISTEMA GESTIONALE INFRAGRUPPO
trasferimento di dati traSOFTWARE GESTIONALI COMPATIBILI
5
COM(2005)229 del 1° giugno 2005:i2010 - quadro strategico della Commissione
europea che definisce gli orientamenti strategici di massima per la società dell'informazione ed i media
invito a dotarsi di un quadro normativo, organizzativo e tecnologicoatto a gestire in forma elettronica l’intero ciclo degli acquisti
dal 1° febbraio 2005, obbligo fatturazione elettronica nei rapporti con Pubbliche Amministrazioni
DANIMARCA
UNIONE EUROPEA
6
SISTEMA MULTICANALE
GESTIONALEgenera le fatture
elettroniche
fatture digitate manualmentesu PORTALE
INTERNET
invio cartaceo fattura a
OUTSOURCERche scansiona
e invia
VANS NETWORK
PP.AA.
PP.AA.
PP.AA.
PP.AA.
FATTURA ELETTRONICAIN FORMATO OIOXML
EID - Electronic Invoicing in Denmark
FORNITORE
7
L. 244/2007 (L.F. 2008) - art. 1, co. 209- 214
AMMINISTRAZIONI dello STATO,anche ad ordinamento autonomo
devono EMETTERE, TRASMETTERE, CONSERVARE ed ARCHIVIARE le fatture esclusivamente in formato elettronico
ENTI PUBBLICI NAZIONALI
REGIONI e PROVINCE AUTONOME
IMPRESE E PROFESSIONISTI
FORNITORI
8
L. 244/2007 (L.F. 2008) - art. 1, co. 209- 214
AMMINISTRAZIONI STATALI - ENTI - REGIONI - PROVINCE AUTONOME
NON POTRANNO
effettuare pagamenti, anche parziali, sino a invio
in forma elettronica
accettare fatture emesse o trasmesse in forma
cartacea
9
Sistema di interscambio
SISTEMA DI INTERSCAMBIO
(c/o Min. Economiae Finanze)
IMPRESA x AMMINISTRAZIONI STATALI
ENTI PUBBLICI NAZIONALI
Trasmissione elettronica
PEC
SPC
IMPRESA y
IMPRESA z
INTERMEDIARI PRIVATI
REGIONIe Province autonome
IMPRESA k
IMPRESA w
10
FATTURA ELETTRONICA D.Lgs. 52/2004 (attuativo della Direttiva 2001/115/CE)
Modifiche apportate al D.P.R. 633/1972
- conservazione delle fatture anche fuori dallo Stato italiano, a condizione che i documenti siano direttamente accessibili per via elettronica
Art. 52- archiviazione elettronicaArt. 39
- regole per l’emissione della fattura da parte di terzi- contenuto minimo della fattura- regole per l’emissione delle fatture elettroniche
Art. 21MODIFICHEARTICOLO
Direttiva 2001/115/CE -> confluita nella Dir. 2006/112/CE (rifusione VI Dir. IVA)
11
Direttiva 2006/112/CE: rifusione VI Direttiva IVA(compresa Dir. 2001/115/CE)
art. 217
Trasmissione o messa a disposizione del destinatariodi dati mediante attrezzature elettroniche di:
- trattamento (inclusa la compressione numerica);
- memorizzazione utilizzando fili, radio, mezzi ottici o altri mezzi elettromagnetici
TRASMISSIONE O MESSA A DISPOSIZIONE PER VIA ELETTRONICA
12
artt. 232-233
SU CARTA
TRASMISSIONE FATTURE EMESSE
PER VIA ELETTRONICA,PREVIO ACCORDO CON IL
DESTINATARIO
• AUTENTICITÀ DELL’ORIGINE• INTEGRITÀ DEL CONTENUTO
FIRMA ELETTRONICA
TRASMISSIONE ELETTRONICA DI DATI
(EDI)
Direttiva 2006/112/CE
13
art. 235
CONDIZIONI SPECIFICHE PER EMISSIONEPER VIA ELETTRONICA DI FATTURE
effettuate nel loro territorio a partire da Paese con cui NON ESISTE DIRETTA E RECIPROCA
ASSISTENZA
CESSIONI DI BENI
PRESTAZIONI DI SERVIZI
POSSIBILITÀ PER GLI STATI MEMBRI
Direttiva 2006/112/CE
14
Direttiva 2006/112/CE
art. 236
IN CASO DI LOTTI DI FATTURE
PER VIAELETTRONICA
INDICAZIONI COMUNI ALLE DIVERSE FATTURE POSSONO ESSERE MENZIONATE UNA SOLA VOLTA
TRASMESSE ALLO STESSO DESTINATARIO O…
… MESSE A SUA DISPOSIZIONE
15
DOCUMENTO INFORMATICOpredisposto in forma elettronica, con garanzia di:
ATTESTAZIONE DELLA DATAAUTENTICITÀ DELL’ORIGINEINTEGRITÀ DEL CONTENUTOart. 21, co. 3, D.P.R. 633/1972
… RISPETTIVAMENTE GARANTITE
MEDIANTE APPOSIZIONESU CIASCUNA FATTURA
O SUL LOTTO DI FATTURE
MEDIANTE SISTEMI EDIDI TRASMISSIONE
ELETTRONICA
RIFERIMENTO TEMPORALE
FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA
Electronic Data InterchangeSistema trasmissione
elettronica dei dati
FATTURA ELETTRONICA
16
art. 21, co. 1, D.P.R. 633/1972
Fattura:emissione da parte di terzo
SEMPLIFICAZIONE IN MATERIA DI EMISSIONE DELLA FATTURA
POSSIBILITÀESPRESSAMENTE
EVIDENZIATA IN FATTURA
CEDENTE
PRESTATOREPUÒ DELEGARE
EMISSIONE FATTURA
CESSIONARIO
COMMITTENTE
SOGGETTO TERZO
art. 21, co. 2, lett. h), D.P.R. 633/1972
17
art. 21, co. 1, D.P.R. 633/1972
Fattura:emissione da parte di terzo
C.M. 45/E/2005: LA RESPONSABILITÀ DELL’EMISSIONE RIMANE COMUNQUE IN CAPO AL CEDENTE/PRESTATORE
E NON AL CLIENTE/TERZO EMITTENTE
RESIDENTI IN PAESE CON CUI NON ESISTE DIRETTA E RECIPROCA ASSISTENZA
TRA AMMINISTRAZIONI FISCALI
CESSIONARIO
COMMITTENTE
SOGGETTO TERZO
DELEGAAMMESSA SE
PREVENTIVAMENTE COMUNICATA A A.F.
SOGGETTO PASSIVO NAZIONALE:- ha iniziato attività da almeno 5 anni;- non ha ricevuto provvedimenti di rettifica IVA nei 5 anni precedenti
18
art. 21, co. 2, D.P.R. 633/1972
Fattura: contenuto minimo obbligatorio
- fattura datata e numerata in ordine progressivo per anno solare;
- nome e cognome, nonché ditta, denominazione o ragione sociale, residenza o domicilio di entrambi i soggetti dell’operazione, del rappresentante fiscale;
- natura, quantità e qualità dei beni e servizi;
- dati necessari per la determinazione della base imponibile;
- aliquota, ammontare dell’imponibile e dell’imposta;
- numero di partita IVA del cessionario o committente, qualora sia debitore dell’imposta, con l’indicazione della relativa norma;
- annotazione che la stessa è compilata dal cliente ovvero da un terzo.
19
art. 21, co. 1, ult. periodo, D.P.R. 633/1972
Fattura elettronica: emissione
FATTURASI HA PER EMESSA
ALL’ATTO DELLA SUA CONSEGNA O SPEDIZIONE ALL’ALTRA PARTE
ALL’ATTO DELLA SUA TRASMISSIONE PER VIA ELETTRONICA
C.M. 19/10/2005, n. 45/E:- l’emissione della fattura elettronica corrisponde alla trasmissionedel documento
- l’emissione può realizzarsi anche con un messaggio, attraverso la messa a disposizione del documento (es. conservare la fattura in un sito e metterla a disposizione del cliente attraverso l’invio con firma digitale e riferimento temporale di un messaggioche indichi il link con cui il cliente possa scaricare il documento)
necessario in questo caso il PREVENTIVO ACCORDO DELLE PARTI
SE IL TERZO COMPILA DIRETTAMENTE LA FATTURA E LA INVIA, DOVRÀ APPORRE LA PROPRIA FIRMA ELETTRONICA
20
Fattura elettronica: trasmissione
TRASMISSIONEELETTRONICA
TRASMISSIONECON MEZZI
TRADIZIONALI
Modalità:• EDI• Posta elettronica• modem• doc-link
per emittente: sempre fattura elettronica
Modalità: postalizzazione, e-mail (ove manchi consenso destinatario si ha sempre fattura cartacea spedita con
mezzi elettronici)
forma alternativa di trasmissione (ad es. manca consenso del destinatario a ricevere fattura elettronica)
previo consenso del destinatario
apposizione firma elettronica qualificata e riferimento temporale
forma ordinaria di trasmissione
non necessaria stampa fattura anche per destinatario
21
Fattura: conservazione sostitutiva
Modifiche apportate al D.P.R. 633/1972
conservazione delle fatture anche fuori dallo Stato italiano, a condizione che i documenti siano direttamente accessibili per via elettronica;
conservazione sostitutiva:- delle fatture trasmesse o ricevute in forma elettronica;
- delle fatture emesse o ricevute in forma cartacea
Art. 39MODIFICHEARTICOLO
22
D.Lgs. 52/2004 - CONSERVAZIONE FATTURE
le fatture elettroniche TRASMESSE O RICEVUTEin forma elettronica devono essere archiviate nella stessa forma
le fatture elettroniche TRASMESSE O RICEVUTEin forma cartacea possono essere archiviate in forma elettronica
23
La distruzione di DOCUMENTI ANALOGICI soggetti a conservazione obbligatoria, potrà avvenire solo dopo
il completamento della conservazione digitale.
“Smaterializzazione” fatture periodi precedenti:
memorizzazione elettronica dell’immagine;
sottoscrizione elettronica e apposizione della marca temporale da partedel contribuente o del Responsabile del processo di conservazione.
- organizza il sistema e stabilisce le regole di conservazione;- effettua i controlli necessari- genera e firma i CD-ROM prodotti ed i file di chiusura
D.M. 23/01/2004
26
Documenti oggettodi conservazione sostitutiva
libro paga e libro matricola (conservazione secondo C.M. 33/03 Min. Lavoro)
scritture ed i documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumoDOCUMENTI ESCLUSI
documenti di trasporto (DDT)
ricevute fiscali e scontrini fiscali
fatture attive e passive, anche sotto forma di conto, nota, parcella e simili
relazione sulla gestione, relazione dei sindaci e dei revisori contabili
bilancio d’esercizio: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa
libri sociali
modelli di pagamento (F23 e F24)
dichiarazioni fiscali (UNICO, 730, 770 …)
registri prescritti ai fini IVA: acquisti, corrispettivi, fatture emesse
registro dei beni ammortizzabili
scritture ausiliarie di magazzino
scritture ausiliarie in cui registrare elementi patrimoniali e reddituali
libro giornale e libro degli inventari
DOCUMENTI RILEVANTIA FINI TRIBUTARI
27
Documenti rilevanti a fini doganali e settore accise
- Circolare Confindustria 15/12/2004, n. 18219
- C.M. Agenzia delle Dogane 25/01/2005, n. 5/D
- C.M. Agenzia delle Entrate 19/10/2005, n. 45/E
Art. 2, co. 2, D.M. 23/01/2004:il presente decreto non si applica alle scritture
e ai documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarienel settore doganale, delle accise e delle imposte
di consumo di competenza dell'Agenzia delle dogane.
28
DOCUMENTI RILEVANTI AI FINI DOGANALI ESCLUSI
non anche le fatture, che assolvono ad una diversa funzione probatoria e di controllo
Sono quelli propri di determinazione dei diritti doganali e delle accise
Circolare CONFINDUSTRIA 15/12/2004, n. 18219
29
NON RIENTRANO NELL’ESCLUSIONE
Non sussistono motivi ostativi alla loro conservazione secondo le regole ivi previste. In tale esclusione rientra la dichiarazione annuale di consumo.
C.M. Agenzia delle Dogane 25/01/2005, n. 5/D
I DOCUMENTI COMMERCIALI emessi per l'addebito dei corrispettivi per le somministrazioni di:- gas;- energia elettrica;- vapore e teleriscaldamento urbano;- operazioni relative al servizio di raccolta, trasporto e smaltimento
dei rifiuti solidi urbani e assimilati, di fognatura e depurazione;
comprensivi delle imposte di consumo e delle accise,emessi nei confronti della clientela in qualunque formato
30
C.M. Agenzia Entrate 19/10/2005, n. 45
Non è consentita l'emissione e la conservazione in formato elettronico:- delle bollette all'importazione ed all'esportazione su cui viene apposto
il visto doganale;- dei documenti di accompagnamento (DAA, DAS) necessari per la circolazionedei beni soggetti ed assoggettati ad accisa;
- della dichiarazione annuale di consumo.
Tuttavia, i documenti emessi nei confronti della clientela per l'addebito dei corrispettivi, comprensivi delle imposte di consumo e delle accise,
emessi o pervenuti in qualunque formato, non rientrano nell'esclusione prevista dall'art. 2, co. 2, D.M..
Pertanto non sussistono motivi ostativi alla loro conservazionesecondo le regole ivi previste.
31
C.M. 36/E/2006
Libro paga libro matricola
la relativa conservazione debba essere effettuata nel rispetto delle istruzioni fornite in proposito dal dicastero di competenza
Circolare del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali20/10/2003, n. 33/03
PROCEDURA INDIVIDUATA da AIPA con Delibera 12/12/2001, n. 7988
ogni singola registrazione effettuata costituisce documento informatico…
… con apposizione a ciascuna registrazione di firma digitalee marca temporale
32
LIBRO BIANCO CNIPA n. 24/2006
Libro paga libro matricola
CHIUSURA PERIODICA DEL REGISTRO:con associazione di un RIFERIMENTO TEMPORALEemesso da parte di un TERZO SOGGETTO FIDATO
ad intervalli di tempo stabiliti dall’amministrazione per ciascuna tipologia di registro, il DATORE
DI LAVORO effettua un’OPERAZIONE DI CHIUSURA
apposizione di un RIFERIMENTO TEMPORALEe della FIRMA DIGITALE anche su una evidenza
informatica, contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi.
34
C.M. 45/E/2005 - Delibera CNIPA 11/2004
CONSERVAZIONE consente la tenuta nel tempo dei documenti e scritture contabili A FINI PROBATORI E DI OPPONIBILITÀ A TERZI
ARCHIVIAZIONE può essere propedeutica alla CONSERVAZIONE ma non è necessaria
Processo che presuppone la MEMORIZZAZIONE, su supporti ottici o altri idonei supporti, dei documenti ed eventualmente anche delle loro impronte e che termina con la sottoscrizione elettronica e l’apposizione della marca temporale sull’insieme dei documenti o su un’evidenza informatica (ossia una sequenza di bit oggetto di elaborazione informatica) contenente l’impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi
CONSERVAZIONE
Processo di MEMORIZZAZIONE, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, anche sottoscritti, (…), univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all’eventuale processo di conservazione
ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA
Processo di TRASPOSIZIONE su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici
MEMORIZZAZIONE
35
PROCESSO di CONSERVAZIONE dei documenti informatici
Ogni 15 giorniper le fatture
Ogni anno per gli altri documenti
TERMINI PER LA CONSERVAZIONE
- avviene previa memorizzazione
- termina con la sottoscrizione elettronicae l’apposizione della marca temporale
- sull’INSIEME DEI DOCUMENTI o- su EVIDENZA INFORMATICA contenente
impronta dei documenti
da parte del RESPONSABILE
DELLA CONSERVAZIONE
Art. 3, co. 2, D.M. 23/01/2004
36
D.M. 23/01/2004
PROCESSO di CONSERVAZIONE dei documenti informatici
Creazione e memorizzazione del documento fiscale su supporto informatico
Apposizione della firma elettronica qualificata
Apposizione della marca temporale
CONSERVAZIONE consente la tenuta nel tempo dei documenti e scritture contabiliA FINI PROBATORI E DI OPPONIBILITÀ A TERZI
ARCHIVIAZIONE può essere propedeutica alla CONSERVAZIONE ma non è necessaria
37
Interferenze fra regole fiscali e regole CNIPA
DOCUMENTI INFORMATICI- trasformati in documenti statici non modificabili;- contenuto non alterabile durante l’accesso e/o la conservazione;- contenuto immodificabile nel tempo.
D.M. 23/01/2004
Conservati e memorizzatisu qualsiasi supporto
CNIPA 19/02/2004
Conservati e memorizzati su supporti ottici
38
R.M. 161/E/2007
entro un anno dalla formazione e non dalla registrazioneCONTRATTI
se non legati a dichiarazioni annuali, entro un anno dalla formazione
se inerenti a dichiarazioni fiscali:entro il termine di presentazione della dichiarazioneDOCUMENTI DIVERSI
DA FATTURE
decorrenza da ricezione (e non da annotazione in contabilità generale)FATTURE PASSIVE
decorrenza da trasmissione telematicaFATTURA ATTIVA ELETTRONICA
decorrenza da data consegna o spedizione(possibile anche da data indicata sul documento)
FATTURA ATTIVA ANALOGICA
TEMPISTICA DI CONSERVAZIONE
40
Art. 4, D.M. 23/01/2004
PROCESSO di CONSERVAZIONE digitale dei documenti analogici
- avviene previa memorizzazione della relativa immagine
- può essere limitato ad una o più tipologie di documentie scritture analogici, purché sia assicurato l’ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità
- termina con la sottoscrizione elettronica e l’apposizione della marca temporale
41
Art. 4, D.M. 23/01/2004
PROCESSO di CONSERVAZIONE digitale dei documenti analogici (es: doc. cartacei)
Avviene previa memorizzazione della relativa immagine
Apposizione della firma elettronica qualificata e della marca temporaleda parte del responsabile del processo di conservazione
Per la conservazione di un DOCUMENTO ANALOGICO ORIGINALE UNICO occorre l’ulteriore apposizione del riferimento temporalee della sottoscrizione elettronica da parte di un pubblico ufficiale,che ne attesta la conformità.
N.B. :
42
in via generale, qualunque documento che nasce come originale unico ma il cui contenuto essenzialeriportato in contabilità
libri sociali depositati c/o terzi:- verbale assemblee straordinarie c/o repertori e archivi notarili;- verbale della delibera assembleare di approvazione del bilancio)
scheda carburante, se elementi essenziali riportati in contabilità (veicolo, ammontare complessivo delle operazioni, IVA detraibile, imponibile, imposta, rifornimento e distributore, …)
nota spese dipendenti: se rimborso analitico e conservati i giustificativi di spesa
ATIPICI(documenti analogici originali unici per natura, che diventano non unici se …)
scontrini fiscali
ricevute fiscali
fatture
PER NATURA
contenuto riprodotto in altri documenti
annotato in libri o registri
emesso in duplice esemplare
CARATTERISTICHE
DOCUMENTO ANALOGICO ORIGINALE NON UNICO
libri sociali
scheda carburante
nota spese dipendenti
PER NATURA
contenuto non riprodotto in altri documenti
non annotato in libri o registri
unico esemplare
CARATTERISTICHE
DOCUMENTO ANALOGICO ORIGINALE UNICO
43
R.M .161/E/2007
comunicazione consuntiva racc. a/r a Ag. Entrate con: numero documenti informatici formati nell’anno e estremi versamento della eventuale differenza di imposta ovvero richiesta di rimborso o compensazione
versamento a saldo dell’eventuale differenza di impostaENTRO 31/01dell’ANNO SUCCESSIVO
comunicazione di inizio, variazione dati e cessazione di attività per i soggetti diversi dalla persone fisiche, con indicazione dei dati relativi al luogo di conservazione delle scritture contabili
ENTRO 30 GG.da inizio del processo
comunicazione preventiva racc. a/r a Ag. Entrate con: numero presuntivo atti, documenti e registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l’anno e estremi del versamento F23
versamento imposta di bollo con F23 - cod. tributo 458Tcon riferimento al numero presunto delle registrazioni (2.500) o frazioni di esse
PRIMAdell’INIZIO del PROCESSO(in forma prudenziale)
ADEMPIMENTOTEMPISTICA
44
Accessi, ispezioni e verifiche
art. 10, D.Lgs. 74/2000 - occultamento o distruzione di documenti contabili
art. 9, D.Lgs. 471/1997 - violazioni degli obblighi relativi alla contabilitàSANZIONI
accertamento induttivoex art. 39, co. 2, lett. d), D.P.R. 600/1973 (II.DD.)e ex art. 55, co. 2, § 2 e 3, D.P.R. 633/1972 (IVA)
VIOLAZIONE OBBLIGHI di
CONSERVAZIONE
aggiornamento libri e registri effettuato anche in corso di ispezione ferma restando l’immodificabilità delle annotazioni già effettuate e oggetto di conservazione
anticipazione della conservazione per i documenti diversi dalle fatture come risultano aggiornati al momento della verifica nonchè copia cartacea degli stessi
anticipazione del termine quindicinale di conservazione per le fattureACCESSI,ISPEZIONI
eVERIFICHE
se esibito su carta fuori del luogo in cui conservate le scritture contabili: necessaria attestazione di conformità del pubblico ufficiale se è documento per cui è previsto un suo intervento (analogico originale unico)
esibizione anche in via telematica secondo modalità stabilite con provvedimento Direttore Agenzia Entrate
documento informatico e analogico, conservato su supporto informatico, resi leggibili e a richiesta disponibili su carta o su supporto informatico
ESIBIZIONE DOCUMENTI CONSERVATI
46
art. 5, Delibera CNIPA 11/2004
RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE
FUNZIONE PRINCIPALE
apposizione della marca temporale;
sottoscrizione elettronica del documento informatico memorizzato
47
ALTRE FUNZIONI:definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione, in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici);
organizza il contenuto dei supporti ottici;
gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità per la correttaconservazione e la successiva esibizione del documento conservato;
archivia e rende disponibili, relativamente ad ogni supporto: - la descrizione del contenuto dell’insieme dei documenti;- l’indicazione delle copie di sicurezza;- gli estremi identificativi del responsabile della conservazioneo di eventuali persone delegate;
RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE
48
ALTRE FUNZIONI:mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmiin gestione, nelle eventuali diverse versioni;
adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema;
richiede la presenza del pubblico ufficiale nelle ipotesi in cui sia previsto;
definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare nell’apposizione del riferimento temporale;
verificare, con cadenza non superiore a 5 anni, l’effettiva leggibilitàdei documenti conservati;
provvede, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.
RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE
49
RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE
Il responsabile del procedimento di conservazione rientra frale figure individuate all’art. 4, L. 241/1990, sulla trasparenza amministrativa, che prevede l’obbligo di individuare per ciascun tipo di procedimento l’unità organizzativa responsabile.
Individuano un soggetto deputato ad operare quale responsabile della conservazione, anche esterno all’azienda ai sensi dell’art. 5, co. 2, Delibera CNIPA 11/2004.
AMMINISTRAZIONI PUBBLICHEPRIVATI
50
RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE
Non esiste alcun vincolo normativo alle modalità di nomina e all’individuazione del soggetto, persona fisica,
responsabile della conservazione;
in via interpretativa, si procede come segue:- la struttura individua con APPOSITO ATTO DI NOMINA, la persona
fisica Responsabile della conservazione, il soggetto cioèche materialmente appone firma e marca temporale.
52
Delega ad un soggetto terzo: l’outsourcing
I processi di conservazione e/o di fatturazione elettronica possono essere delegati a una terza parte (outsourcer)
L’outsourcer può assumersi il ruolo di responsabile della conservazione (garantisce la conformitàdel processo)
Nel caso di delega delle attività di fatturazione attiva, la circostanza deve essere annotata in fattura
Resta ferma la responsabilità del cedente/prestatore in caso di violazioni connesse all’emissione della fattura (D.P.R. 633/1972, art. 21)
53
Fattori di scelta
Focus sul core-businessRicerca risultati a breve termineOrganizzazione snella, senza rilevanti strutture di servizio
Servizio in outsourcing Soluzione in house
Organizzazione dotata di centro servizi infragruppoGrande capacità di spesaPiano di progetto a lungo termine
SCELTA
DIMENSIONI AZIENDALI
STRATEGIE ICT in house/outsourcing
ORGANIZZAZIONE presenza di Unità di Servizio
Capacità di spesa
Modello organizzativo
54
Vantaggi del processoin outsourcing
non richiede investimenti in tecnologia
delega del Responsabile della Conservazione
non richiede attività di formazione interna
attivazione veloce
richiede definizione di un modello di governancedel processo
55
Modelli di implementazione e delega
CLIENTE OUTSOURCER
Soluzione ITSoluzione in-house
Responsabiledella Conservazione
Operatore dellaConservazione
Soluzione in-house con operatori inoutsourcing Soluzione ITResponsabile
della ConservazioneOperatore dellaConservazione
Soluzione in hosting Soluzione ITResponsabile
della ConservazioneOperatore dellaConservazione
Soluzione in full
outsourcing Soluzione ITOperatore dellaConservazione
Responsabiledella Conservazione
57
Le fasi: fatturazione elettronicalato emittente
Emissione fattura
Emissione fatturaCiclo attivoCiclo attivo ElaborazioneElaborazione
Archiviazioneelettronica
Archiviazioneelettronica
58
Le fasi: fatturazione elettronicalato emittente
Emissione fattura
Emissione fatturaCiclo attivoCiclo attivo ElaborazioneElaborazione
Archiviazioneelettronica
Archiviazioneelettronica
Conservazione sostitutiva
Conservazione sostitutiva
59
Le fasi: fatturazione elettronicalato emittente
Emissione fattura
Emissione fatturaCiclo attivoCiclo attivo ElaborazioneElaborazione
Archiviazioneelettronica
Archiviazioneelettronica
Conservazione sostitutiva
Conservazione sostitutiva
Fatturecartaceetradizionali
Invio tramite stampa
Invio tramite stampa
FatturaTelematica(link o normalePDF)
Inoltro o notifica tramite email
Inoltro o notifica tramite email
FatturaTelematica(normale PDF)
Pubblicazione sul portale
Pubblicazione sul portale
60
Le fasi: fatturazione elettronicalato emittente
Emissione fattura
Emissione fatturaCiclo attivoCiclo attivo ElaborazioneElaborazione
Archiviazioneelettronica
Archiviazioneelettronica
Conservazione sostitutiva
Conservazione sostitutiva
Fatturecartaceetradizionali
Invio tramite stampa
Invio tramite stampa
FatturaTelematica(link o normalePDF)
Inoltro o notifica tramite email
Inoltro o notifica tramite email
FatturaTelematica(normale PDF)
Pubblicazione sul portale
Pubblicazione sul portale
FatturaElettronica con Firma digitale
Flusso di fattura elettronica
Flusso di fattura elettronica
61
Connessione con il ciclo passivo
Emissione fattura
Emissione fatturaCiclo attivoCiclo attivo ElaborazioneElaborazione
Archiviazioneelettronica
Archiviazioneelettronica
CicloCiclopassivopassivo
Conservazione sostitutiva
Conservazione sostitutiva
Ricezione fatture
Ricezione fatture ElaborazioneElaborazione
63
emissione di fatture elettroniche e bollette analogichenei confronti del medesimo cliente
per settori omogenei di attività
multiutility ex D.M. 370/2000:
- emissione bollette in unico esemplare con tutti gli elementi ex art. 21, D.P.R. 633/1972;
- secondo esemplare della bolletta fattura sostituito con distinte meccanografiche di fatturazione
R.M. 267/E/2007
64
R.M. 298/E/2007
conservazione su supporti informaticidelle copie delle dichiarazioni da parte dei CAF
conservazione in modalità informatica delle dichiarazioni fiscali predisposte ed trasmesse elettronicamente da CAF
anche se non riproducono la firma autografa del contribuente
non necessaria quindi la fase di stampa e successiva acquisizione
conservazione con firma autografa obbligatoriasolo per contribuente
per il CAF, termine del processo di conservazione sostitutiva: entro un mese da termine presentazione
della propria dichiarazione
65
R.M. 318/E/2007
outsourcer - registro di protocollo obbligo di numerazione delle fatture passive
più società di uno stesso gruppo affidano ad un outsourcer esterno la ricezione, registrazione e conservazione di fatture di acquisto
ciascuna società invia le proprie fatture passive ricevute all’outsourcer
outsourcer acquisisce l’immagine (scansione) e numera i documenti con protocollo di arrivo (apponendo codice a barre)
outsourcer annota nei registri IVA acquisti, di ciascuna società, le fatture passive attribuendo il nr. progressivo IVA ex art. 25, D.P.R. 633/1972
necessaria CORRELAZIONE UNIVOCAtra protocollo di arrivo e protocollo IVA
outsourcer istituisce un REGISTRO DEI PROTOCOLLIdei singoli documenti e abbina il relativo protocollo progressivo IVA
66
R.M. 318/E/2007
outsourcer - registro di protocollo obbligo di numerazione delle fatture passive
necessaria CORRELAZIONE UNIVOCAtra protocollo di arrivo e protocollo IVA
NON NECESSARIAapposizione fisica
del “numero progressivo IVA”sul documento
originale …
… SE nel registro IVA, con riferimento a ciascun documento, è riportato anche
il numero progressivo di “protocollo di arrivo”
67
R.M. 14/E/2008
conservazione sostitutiva - spool di stampa
SPOOL DI STAMPA = DOCUMENTO ANALOGICO
necessaria materializzazione su supporto cartaceo e successiva acquisizione immagine
68
R.M. 67/E/2008
obblighi del vettore o dello spedizioniere - messa a disposizione delle fatture tramite strumenti elettronici
per vettori e spedizionieri conservazione sostitutiva ANNUALEdi fatture accompagnatorie e documenti di trasporto delle merci
utilizzo di posta elettronica e sistemi informatici per trasmetterli al destinatario previo accordo con il mittente
anche per completare il processo di conservazione sostitutiva RILEVA lo spostamento del termine per procedere alla stampa
dei registri previsto dalla Finanziaria 2008, da perfezionarsi entro tre mesi dalla presentazione della dichiarazione annuale
69
R.M. 85/E/2008
conservazione sostitutivadelle distinte meccanografiche di fatturazione
CADENZA ANNUALE DI CONSERVAZIONEdelle distinte meccanografiche di fatturazione,
anche se contenenti riferimenti al settore delle accisee delle imposte di consumo, in quanto documenti formati
e non emessi a differenza delle fatture
conservazione sostitutiva di distinte meccanografiche, che rappresentano anche registri o conti sezionali, NON VINCOLAil contribuente alle modalità di tenuta informatica dell'intera
contabilità: art. 4, co. 2, D.M. 23/01/2004 ammette infatti la limitazione della conservazione sostitutiva a specifiche
tipologie di documenti