HERA S.P.A. PROCEDIMENTO ON LINE SRM N. 1612000292

Bando di gara avente ad oggetto i servizi di fatturazione elettronica attiva, archiviazione ottica gestionale e sostitutiva dei documenti amministrativo-contabili a valenza civilistico-fiscale di società del Gruppo Hera.

Si pubblicano, al fine di garantire parità di trattamento di tutte le imprese partecipanti, le risposte ai quesiti pervenuti, ritenute di interesse generale.

Con riferimento al bando di gara sopra evidenziato, si chiede se siano previsti nella fornitura i

' traduzione delle fatture da un formato proprietario (pdf, csv...) al formato XML-PA previsto dalla

- la trasmissione telematica (web services) del file xml-pa al Sistema di Interscambio con gestione delle relative notifiche.

RISPOSTA 1

Si conferma che l'appalto oggetto di gara include anche detti servizi, che saranno meglio descritti nel capitolato speciale d'appalto.

Bologna, 05.09.2016

Ing, Gian Carlo Randi

Dipettore Acquistpe Appalti

**********-til

QUESITI E RISPOSTE

QUESITO 1

servizi di:

normativa;

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QUESITO 2

E' ammessa la partecipazione al bando sotto forma di Raggruppamento Temporaneo di Imprese di tipo "verticale"?

RISPOSTA 2

No, non è ammessa la partecipazione di Raggruppamento Temporaneo di Imprese di tipo "verticale". II servizio oggetto dell'appalto ha carattere unitario, infatti il requisito richiesto al punto 111.1.3) lettera n) del bando di gara, deve essere comprovato, in caso di Raggruppamento Temporaneo di imprese o di Consorzio Ordinario, sia dall'impresa capogruppo che dalle imprese mandanti. Pertanto, in considerazione dell'omogeneità del servizio oggetto dell'appalto, è ammessa solo la costituzione di Raggruppamento Temporaneo di Imprese di tipo orizzontale.

In caso di partecipazione sotto forma di Raggruppamento Temporaneo di Imprese, il requisito di cui al punto Iti.1.1.) lettera h) del bando dì gara "dichiarazione di essere accreditato presso ìl Sistema di Interscambio gestito dall'Agenzia delle Entrate/Sogei, oltre che tramite pec, anche tramite i canali che prevedono una cooperazione applicativa (Webservice, Protocollo FTP, Porta di Dominio)" da chi deve essere posseduto? E' sufficiente che lo possieda un'impresa costituente il RTI, lo deve possedere la mandataria, o è necessario che lo possiedano tutte le imprese costituenti il RTI?

RISPOSTA 3

In caso di partecipazione sotto forma di Raggruppamento Temporaneo di Imprese, il suddetto requisito deve essere posseduto da tutte le imprese costituenti il Raggruppamento.

Bologna, 07.09.2016

Ing. Gian Carlo Randi

QirèìtOEe Acquisti e^palti

QUESITO 3

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QUESITO 4

Con riferimento ai requisiti soggettivi di partecipazione di cui al punto II!.1,1) lettera H) dove si chiede il riiascio di una: "dichiarazione di essere accreditato presso il Sistema di Interscambio gestito dall'Agenzia delle Entrate/Sogei, oltre che tramite pec, anche tramite i canaii che prevedono una cooperazione applicativa (Websen/ice. Protocoiio FTP, Porta di Dominio)"; ai fini del possesso del summenzionato requisito, è sufficiente essere accreditati con il Protocollo FTP, visto che non è previsto di poter essere accreditati per più canali per ciascun servizio?

RISPOSTA 4

In riferimento al possesso del suddetto requisito, si precisa che è sufficiente essere accreditati presso ii Sistema di Interscambio gestito dall'Agenzia delle Entrate/Sogei, indifferentemente per almeno uno dei tipi di canale di cooperazione applicativa ammessi: Webservice, Protocollo FTP, Porta di Dominio.

QUESITO 5

Con riferimento alla sezione lll 1) lett B del bando di gara nella parte in cui si richiede "che in caso di RTi non ancora costituito o di Consorzio ordinario, tutti i soggetti interessati devono dichiarare nella domanda di partecipazione, che dovrà essere unica e congiunta, di volersi riunire, indicando contestualmente l'impresa che fungerà da Capogruppo mandataria, le mandanti, le attività svolte da ciascuna impresa e ie relative quote percentuali di esecuzione"; si richiede se ìn sede di presentazione dell'offerta, in seguito alla verifica del capitolato tecnico, sarà possìbile modificare le predette quote di esecuzione in base all'effettivo contenuto della fornitura.

RISPOSTA 5

In sede di presentazione dell'offerta, sarà possibile modifìcare le predette quote di esecuzione, purché nel rispetto dei requisitì di qualificazione posseduti da ciascuna impresa.

QUESITO 6

In caso di richiesta dì presentazione dei documenti da conservarsi in modalità sostitutiva sia prima che dopo il processo di conservazione sostitutiva, il sistema di esposizione pre­conservazione fa parte delle prestazioni connesse?

RISPOSTA 6

Si, il sistema di esposizione pre-conservazione fa parte delle prestazioni connesse. Al riguardo sì precisa che avendo ìl sistema di conservazione oggetto dell'appalto valenza sia ai fini sostituitivi che ai fini della normale gestione, l'archiviazione gestionale dei documenti deve essere pressoché immediata e resa disponìbile agli operatori tramite v^eb service allo scopo di fornire agli operatori stessi gli strumenti per confrontarsi con i clienti. Il fìusso di conservazione fiscale, che può avere tempi diversi, in ogni caso deve essere messo a disposizione non appena conclusa l'operazione di conservazione sostitutiva e/o immediatamente nel caso di verifiche da parte delle autontà preposte.

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QUESITO 7

II requisito richiesto al punto lll.1.1.) lettera h) del bando di gara, dove si chiede il rilascio di una: "dichiarazione di essere accreditato presso ii Sistema di interscambio gestito dall'Agenzia delle Entrate/Sogei, oitre che tramite pec, anche tramite i canali che prevedono una cooperazione applicativa (Webservice, Protocollo FTP. Porta di Dominio)"; deve essere posseduto da tutti i partecipanti al costituendo RTI o solo dalla società deputata nell'ambito del RTI verticale ad effettuare le attività di fatturazione elettronica?

RISPOSTA 7

E' stato già chiarito con la risposta al quesito n. 3 che in caso di RTI, il requisito deve essere posseduto da parte di tutte le imprese facenti parte del Raggruppamento. E' stato aitresi già chiarito con la risposta al quesito n. 2 che è solo possibile costituire un RTI di tipo orizzontale.

In riferimento al requisito di cui al punto 1111.1 lettera h) del bando di gara, relativamente all'accreditamento presso il Sistema di Interscambio, si chiede se sia possibile l'ammissione alla fase di prequalifica di una società che attualmente gestisca il flusso tramite pec e che sia in corso di accreditamento presso lo SDl e che quindi risulterà accreditata nella successiva fase di gara.

RISPOSTA 8

No, il requisito richiesto al punto 1111.1 lettera h) del bando di gara deve essere posseduto dal concorrente già al momento della presentazione della istanza di partecipazione al presente bando di gara, pertanto, il concorrente, al momento della presentazione di tale istanza di partecipazione, deve essere già accredito presso il Sistema di Interscambio gestito dall'Agenzia delle Entrate/Sogei. oltre che tramite pec, anche tramite i canali che prevedono una cooperazione applicativa (Webservice, Protocollo FTP, Porta di Dominio)".

Si veda al riguardo anche la risposta a! quesito n. 4.

Si chiede in merito ai requisiti (dichiarazioni) richiesti al punto 111.1.1) del bando (pagina 6), dalla lettera c) alla lettera j); sono già tutti inclusi nell'Allegato 2) pagine 12/13/14 dal paragrafo d) al paragrafo k) oppure è necessario rendere dichiarazioni esplicite?

RISPOSTA 9

Le dichiarazioni sul possesso dei requisitì richieste al punto lll.1.1) del bando di gara sono ricomprese nel modulo "Aliegato 2", che il concorrente dovrà compilare secondo le modalità ivi indicate. Sì ribadisce inoltre quanto già precisato a pag. 4 del bando di gara, che, in merito alle dichiarazioni relative all'insussistenza delle cause di esclusione ex art. 80 del D.lgs. n. 50/2016, sono statì predisposti i moduli "Allegato 3" ed "Allegato 4" che ii concorrente dovrà compilare secondo le modalità ivi indicate.

Bologna. 16.09.2016

QUESITO 8

QUESITO 9

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QUESITO 10

Anche allo scopo di determinare la ripartizione delle attività in un costituendo RTI verticale, si chiede se i documenti da sottoporre a conservazione sostitutiva provengono da flussi dati, file/supporti digitali o alternativamente da documenti cartacei owero ìn tal caso precisare possibilmente la ripartizione. Nel secondo caso le attività di scansione ed indicizzazione degli stessi sono da considerarsi prestazioni connesse?

RISPOSTA 10

Preliminarmente si ribadisce che non è ammissibile la costituzione di un RTI verticale, per le motivazioni già chiarite con la risposta al quesito n. 2.

I flussi delle attività oggetto dell'appalto, provengono sostanzialmente tutti da flussi dati, siano essi in formato csv, afp, pdf o altro. Salvo attività straordinarie che possano emergere in corso di contratto, non sussistono sul ciclo attivo situazioni legate a documenti da scannerizzare, pertanto non è possibile predefìnire una ripartizione. In considerazioni di ciò le semplici attività legate a scansione ed indicizzazione di documenti cartacei non sono da considerarsi prestazioni connesse.

QUESITO 11

In relazione alla richiesta di fatturato specifico minimo nel triennio pari a € 870.000 si chiede di specificare se deve trattarsi esclusivamente di attività di fatturazione-elettronica e conservazione sostitutiva 0 se possono essere considerate anche tutte le operazioni preventive di gestione e dematerializzazione della documentazione da trattare e quelle post-processo dì verifica della validità della conservazione.

RISPOSTA 11

Si precisa che, per la determinazione del fatturato specifico possono essere considerate anche tutte le operazioni preventive di gestione dei flussi di dati da trattare e quelle post-processo di verifica della validità della conservazione, in quanto tutte facenti parte del processo di conservazione sostitutiva che. nel caso dell'appalto oggetto del presente bando, si configura come un processo completo e integrato di gestione documentale e pertanto ne

include tutte le fasi necessarie. Non dovranno essere invece considerate le operazioni preventive di gestione e dematerializzazione della documentazione ricevuta ìn forma cartacea e quelle post-processo di verifica delia validità della conservazione di detta documentazione.

QUESITO 12

Con riferimento ai requisiti di capacità professionale e tecnica di cui al punto lll.1.3) lettera N) dove si chiede che: "Dall'elenco di cui alla precedente lettera m), dovrà risultare almeno n. 1 (uno) contratto/ordine avente ad oggetto servizi di archiviazione ottica gestionale e sostitutiva dei documenti amministrativo-contabili a valenza civilistico-fiscale di importo almeno pari ad Euro 200.000,00 (euro duecentomlia/OO), fatturato in una annualità ricompresa nel suddetto triennio di riferimento", confermate che nel testo del summenzionato

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requisito, per "servizi dì arclnivìazìone ottica gestionale e sostitutiva dei documenti amministrativo-contabili .., " s i vuole intendere "servizi di gestione documentale/fatturazione elettronica/conservazione sostitutiva" oppure che per il soddisfacimento del summenzionato requisito sono accettati fatturati relativi a "servizi di gestione documentale/fatturazione elettronica/conservazione sostitutiva" oggetto della gara? Altrimenti si chiede di specificare cosa deve intendersi per la parola "Gestionale" e cosa si intenda per "servizi di archiviazione ottica gestionale".

RISPOSTA 12

Pur confermando che l'appalto oggetto del bando prevede anche il servizio di fatturazione elettronica, si precisa che il contratto analogo che il concorrente dichiara di avere eseguito debba concernere esclusivamente il servizio di archiviazione ottica gestionale e sostitutiva, dove con "gestionale" si intende la messa a disposizione di un servizio per la gestione documentale della documentazione archiviata in formato ottico tramite chiavi di ricerca da parte della Committente.

QUESITO 13

In relazione alla lettera n). dì pag. 8 del bando di gara che recita: "Dall'elenco di cui atla precedente lettera m), dovrà risultare almeno n. 1 (uno) contratto/ordine avente ad oggetto servizi di arcliiviazione ottica gestionaie e sostitutiva dei documenti amministrativo-contabili a valenza civilistico-fiscale di importo almeno pari ad Euro 200.000,00 (euro duecentomila/00), fatturato in una annualità ricompresa nel suddetto triennio di riferimento." Si chiede se l'oggetto della prestazione sìa da interpretare letteralmente e vincolatamente owero debba rispecchiare l'oggetto nella sostanza e non anche nella forma esatta, secondo il consueto principio di servìzio analogo.

RISPOSTA 13

Si rimanda alla risposta già fornita al quesito n. 12

QUESITO 14

Si chiede se possa andare bene un contratto dì conservazione sostitutiva non comprendente esclusivamente documenti amministrativo-contabili a valenza civilistico-fìscale, in quanto la natura del documento non risulta tecnicamente incidente sul funzionamento del sistema di conservazione. RISPOSTA 14

Si conferma tale interpretazione, con ia precisazione già fornita nella risposta al quesito 12.

QUESITO 15

Con riferimento ai requisiti di capacità professionale e tecnica di cuì a! punto lll.1.3) lettera n) dove si chiede che: "Dall'elenco di cui alla precedente lettera m), dovrà risultare aimeno n. 1(uno) contratto/ordine (...) Del predetto contratto/ordine dovrà altresì essere prodotta la dichiarazione, rilasciata dall'Ente Committente, attestante la regolare esecuzione del servizio stesso. In mancanza dell'attestazione rilasciata dall'Ente committente è comunque ammessa

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'HERA

l'autocertificazione dell'Impresa concorrente, attestante la regoiare esecuzione delie prestazioni svolte. "

Si chiede di specificare se tale dichiarazione/autocertifìcazìone deve essere fornita in questa prima fase, unitamente all'elenco dei contratti per servizi analoghi o se, diversamente, può essere fomita in un momento successivo a comprova dei requisiti dichiarati.

RISPOSTA 15

Si, la dichiarazione/autocertifìcazione attestante la regolare esecuzione del servizio eseguito deve essere fornita in questa prima fase, unitamente all'elenco del contratti per servizi analoghi.

QUESITO 16

In riferimento al punto lll.1.3 punto n) Capacità professionale tecnica viene richiesto II possesso del seguente requisito: almeno 1 (uno) contratto avente ad oggetto "Servizi di archiviazione ottica gestionale e sostitutiva dei documenti amministrativo-contabili a valenza civilistica-fiscale di importo almeno pari a euro 200.000" e viene precisato che, in caso di Raggruppamento Temporaneo di Impresa, tale requisito deve essere posseduto dalla mandataria per un importo almeno pari al 80% e alle mandanti viene richiesto il restante 20% .

Si chiede conferma che, in caso di RTI di tipo orizzontale, alla mandataria sia richiesto il possesso di un contratto per un importo almeno pari ad euro 160.000 e alla mandante il possesso di un ulteriore contratto per almeno 40.000 euro. In questo modo il requisito viene soddisfatto dal RTI nel suo complesso con due diversi contratti.

RISPOSTA 16

Si conferma tale interpretazione, con la precisazione già fornita nella risposta al quesito 12.

Bologna. 22. 09. 2016

Ing. Gian Carlo Randi

pjretfpre Acquisti e^Appaiti

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QUESITO 17

Sì richiede dì chiarire se il requisito relativo all 'accreditamento presso il Sistema di Interscambio Sogei possa essere oggetto di avvalimento.

RISPOSTA 17

E' possìbile effettuare avvalimento di tìpo "operativo", con la conseguenza che la società ausiliaria che presta il requisito al concorrente dovrà materialmente interfacciarsi con il Sistema di Interscambio Sogei e porre in essere quanto richiesto per l'espletamento delle relative attività.

Si chiarisce altresì che l'avvalimento è ammesso entro i limiti prescritti al punto li l.1) E¬Disposizioni Generali in Tema di Partecipazione del bando di gara.

Bologna, 22. 09. 2016

Ing. Gian Carlo Randi

Dire^re Acquisti e Appalti

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QUESITO 18

Nella sezione lll 1.2) Capacità economica e finanziaria paragrafo "1" del Bando di gara è riportata la necessità di avere disponibili gli ultimi tre esercizi dai quali risulti il fatturato indicato. E' nostra intenzione costituire come, società mandate, una RTI orizzontale. La scrivente è stata costituita nel marzo del 2015, pertanto è evidente che non possiamo produrre il fatturato degli ultimi tre esercizi, ma possiamo fornire soltanto il bilancio 2015 e una situazione al 30 giugno 2016. Nonostante ciò, con la costituzione dell'RTI con il nostro partner, raggiungiamo tutti i requisiti economici nella misura corrispondente alla quota di esecuzione che andremo a dichiarare.

Chiedo pertanto se la nostra partecipazione è ammissibile.

RISPOSTA 18

II bando di gara, al punto, lll.1.2.) lettera I), richiede che il concorrente dimostri di avere un fatturato specifico per servizi analoghi a quelli oggetto dell'appalto realizzato negli ultimi tre esercizi disponibili, dal quale risultì un fatturato specifìco totale parì ad almeno euro 870.000,00 equivalente ad un fatturato medio annuo pari ad euro 290.000,00.

II bando di gara, quindi, nel porre il suddetto requisito, fa riferimento agli esercìzi disponibili in conformità alla prescrizione di cui all 'Ali. XVII del D.lgs. 50/2016 "... gli uitimi tre esercizi disponibili in base alia data di costituzione o all'avvio delle attività dell'operatore economico...".

Gli esercizi disponibili devono comunque essere documentabil i dal concorrente.

Nell'ipotesi di RTI, il suddetto requisito deve essere dimostrato sia dall ' impresa mandataria che dall ' impresa mandante ognuno in misura corrispondente alla rispettiva quota di esecuzione dichiarata.

Pertanto, nel caso del quesito posto, l'impresa mandante deve avere realizzato, nel periodo citato ed in forma comunque documentabile, un fatturato specifico per servizi analoghi a queili oggetto dell'appalto (per come espressamente descritti nel bando di gara), in misura corrispondente alla propria quota di esecuzione.

In tal caso la partecipazione è ammissibile, fermo restando che anche il requisito di cui al punto lll.1.3.) lettera m), deve essere dimostrato dalla mandante in misura corrispondente alla propria quota di esecuzione e che il requisito di cui al punto, lll.1.3.) lettera n) deve essere dimostrato dalla mandante/mandanti nella misura del 20%.

Resta inteso altresì che l'impresa mandataria deve dimostrare i requisiti richiesti in misura corrispondente alla propria quota di esecuzione.

QUESITO 19

In ragione di situazioni dettate dall 'appartenenza ad un gruppo internazionale, il Concorrente ha a disposizione un bilancio, solo per l'anno 2016, che non copre un anno intero (=12 mesi), ma solo tre mesi (01/01/2016-31/03/2016), orbene i richiami espressi al fatturato annuo contenuti nell'articolo 83 del D.Lgs. 50/2016 sembrano confermare la necessità e la possibilità che il Concorrente, nel dichiarare i requisiti di capacità economica e finanziaria, faccia riferimento agli ultimi esercizi annuali antecedenti alla pubblicazione del bando.

Si chiede di confermare che in relazione ai requisiti di cui alle sezioni lll.1.2 lettera I) e III.1.3 lettera m) sia corretto considerare quindi solo gli esercizi finanziari annuali e nella fattispecie 2013-2014-2015.

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RISPOSTA 19

Si veda la risposta al quesito n. 18.

QUESITO 20

Si richiede se fra i servizi oggetto del presente bando siano comprese le infrastrutture informatiche necessarie all 'erogazione delle prestazioni richieste e nello specifico se queste debbano essere erogate attraverso di forniture di hardware e software on site o viceversa sotto forma di servizi in cloud da prevedere fra i servizi oggetto del bando di gara o se siano ammesse entrambe le possibilità.

RISPOSTA 20

Le prestazioni oggetto del presente bando dovranno essere erogate esclusivamente sotto forma di servizi in cloud e pertanto l'appalto non prevede alcuna fornitura di hardware e software.

Bologna, 23. 09. 2016

Ing. Gian Carlo Randi

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