Smau Firenze 2014 - Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale...

Dott. Robert Braga

Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei

documenti:

il ruolo del Dottore Commercialista e le

opportunità di business

Dott. Marco GIANNINI

Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti:

il ruolo e le opportunità di business del

Dottore Commercialista

http://a1f8f.s14.it/e/t?q=6%3DA8YaF%26s%3DU%26G%3DAEbX%26y%3D8caJGc%26N4kh4%3Dr1MI_2Xvs_Ch_KtcW_U9_2Xvs_BmPP7.zF45.pM_KaZs_Up

Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI

INDICE

Perché dematerializzare: benefici

fattura elettronica : definizioni e caratteristiche

Fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione

La Conservazione Sostitutiva: caratteristiche

Il Responsabile della CS ed il Manuale di conservazione

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La Fattura Elettronica


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I tre pilastri: A.I.L.FE Documento che non viene mai materializzato, dall’emissione alla

conservazione. abbiamo bisogno di garanzie tecniche che*:

il doc. sia autentico, ossia provenga e sia stato emesso dal fornitore nella fattura stessa

il doc sia integro ossia non abbia subito modifiche nel contenuto di qualsiasi tipo dal momento di emissione sino alla ricezione

leggibile cioè sia visualizzabile in modo tale che tutte le informazioni rilevanti siano facilmente leggibili su carta o sullo schermo. (human readable) Se necessario la leggibilità può essere il risultato di una conversione con un software di visualizzazione. ( pensiamo ai formati strutturati XML o EDI)

La leggibilità deve essere garantita per tutto il periodo di conservazione elettronica obbligatorio anche ai fini dell’esibizione alle autorità fiscali/revisori etc.

*c. 3 dell’art.21 del DPR 633/72


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• Semplificazione in emissione con, in alternativa i seguenti metodi x assicurare autenticità ed integrità:

• Apposizione firma elettronica qualificata o digitale,• Utilizzo di sistemi EDI di trasmissione

NOVITA’:

• Mediante sistemi controllo di gestione che assicurino collegamento affidabile tra la fattura e la cessione dei beni/servizi riferibile ad essa

• Altre tecnologie in grado di garantire A I

LIBERTA’ DI SCELTA DEL FORMATO DI EMISSIONE :Es. STRUTTURATA (XML) NON STRUTTURATA (PDF)

La Fattura Elettronica - deregulation


12

This XML file does not appear to have any style information associated with it. The document tree is shown below. <INVOICEMessage> <MessageHeader> <AddressFrom>[email protected]</AddressFrom> <AddressTo>[email protected]</AddressTo> <DocumentType>FATTUR</DocumentType> <DocumentTypeVersion>02</DocumentTypeVersion> <DocumentID>40</DocumentID> <DocumentIDVersion>40</DocumentIDVersion> <CreateDate>2014-01-15</CreateDate> </MessageHeader> <Document> <DocumentStatus>31</DocumentStatus> <DocumentDate>2014-01-15</DocumentDate> <DocumentTypeLevel1>0</DocumentTypeLevel1> <DocumentTypeLevel2>0</DocumentTypeLevel2> <Currency>EUR</Currency> <DocumentReference> <DocumentType>AAK</DocumentType> <DocumentDate>2014-01-15</DocumentDate> <DocumentNumber>40</DocumentNumber> </DocumentReference> <PartnerCode>

La Fattura Elettronica strutturata – formato XML


13

• Devono essere utilizzati sistemi di controllo per garantire che esista un collegamento certo tra ciascuna operazione imponibile Iva e la fattura emessa (autenticità ed integrità):

• Quindi tenere traccia dei documenti collegati relativi al ciclo di fatturazione: contratto-accordo commerciale/ordine d’acquisto/

ddt/fattura/pagamento• elementi da riconciliare: x autenticità: verifica del cliente che ha fatto

l’ordine, ricevuto la consegna, intestatario della fattura

x integrità: verifica di prezzo, quantità, termini di pagamento, Iva dovuta, p.iva corretta

Sistemi di controllo di gestione (audit trails)


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L’accordo (agreement) o “accettazione”, è un elemento essenziale, obbligatorio in uno scambio di FE:anche se la norma non richiede una formalizzazione scritta, ritengo che l’accordo debba essere formalizzato, poiché le parti devono concordare una serie di elementi, tra cui:• il formato della FE• il sistema di trasmissione usato• i metodi usati per garantire A I L• Tempistiche

INOLTRE POTREBBE ESSERE NECESSARIO DIMOSTRARE L’ESISTENZA DELL’ACCORDO SU RICHIESTA DELLE AUTORITA’ FISCALI.

Accordo con destinatario


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Fattura elettronica emessa CON CONSENSO del destinatario, all’acquisizione in formato elettronico:

• E’ fattura elettronica sia per emittente che per destinatario

• La conservazione dovrà obbligatoriamente avvenire in formato elettronico, sia per emittente che per destinatario

La Fattura Elettronica: accordo tra le parti


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Fattura elettronica SENZA CONSENSO del destinatario, all’acquisizione in formato elettronico:

• E’ fattura elettronica SOLO PER L’EMITTENTE, formato analogica per il destinatario

• Trasmissione alternativamente: sia con spedizione o consegna in formato analogico (cartaceo), sia mediante strumenti informatici (La spedizione con modalità tradizionali comporta che la data di emissione coincida con quella di spedizione o consegna - Circolare 45/E)

• CONSERVAZIONE ELETTRONICA per l’EMITTENTE, conservazione analogica per il destinatario

(Il destinatario, tuttavia, può comunque procedere alla conservazione elettronica, previa conversione della fattura in documento informatico e conservazione sostitutiva a norma)

La Fattura Elettronica: accordo tra le parti


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La maggior parte dei vantaggi economici non deriva solo dai risparmi nei costi di stampa e spedizione (seppur non trascurabili), ma dalla completa automazione ed integrazione dei processi tra le parti.Questi vantaggi sono sfruttati a pieno se il formato è

STRUTTURATO

Quindi :Riduzione ed ottimizzazione dei costi: no data entry manuale, no errori registrazioni, no smarrimenti etcRidotto rischio falsi e duplicazioni: x riconciliazione automatica dei dati e processi autorizzativi con controlli sui dati fattura più efficientiRiduzione errori pagamenti e calo del numero medio giorni necessario a ricevere pagamento

Impatto della FE


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Con il progressivo constante incremento nell’utilizzo di documenti strutturati (formati XML, XBRL, ecc.), la contabilità è destinata ad “automatizzarsi”

L’effetto sarà:• una notevole riduzione del tempo di inserimento dei dati

(almeno il 63%[*])• un parallelo incremento delle disponibilità di risorse da dedicare

ad attività di “core business”

[*] fonte: risultati ricerca Osservatorio ICT & Commercialisti della School of Management Politecnico di Milano

La Fattura Elettronica: benefici


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I benefici complessivi per il Sistema Paese dipendono, essenzialmente, dai modelli di fatturazione elettronica che saranno adottati dai diversi attori in gioco.

Secondo le stime dell’Istituto Politecnico di Milano, i benefici potenziali per ciascun ciclo commerciale (per ciascuna fattura) variano: - da 2-3 euro per modelli di sola conservazione sostitutiva o fatturazione elettronica non strutturata - a 80 euro per modelli di completa integrazione e dematerializzazione del ciclo ordine-pagamento

http://www.ict4executive.it/executive/approfondimenti/l-adozione-massiccia-della-fatturazione-elettronica-in-italia-farebbe-risparmiare-fino-a-60_436721531.htm

La Fattura Elettronica: benefici




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-Validazione e riconciliazione dati fattura con i doc collegati: ordini, prezzi pattuiti, DDT, termini pagamento, dati fiscali e bancari cliente/fornitore-Trasmissione dati in modalità sicure (https, FTP, PEC etc.)-Uso di dati strutturati e standard (XML)-Piani di recovery ( ripristino dati in caso di perdite/danni sistema etc)-Mantenere un “audit trial” tra il sistema di FE e l’applicativo interno x l’elaborazione dati fatturazione-Leggibilità dei dati conservati durante il periodo di archiviazione -Documentazione interna dettagliata dell’intero processo (Manuale del responsabile della conservazione)

Best practices generali per la FE


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Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione


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OBBLIGO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA NEI RAPPORTI CON LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI(articolo 1, commi 209-214, Legge 244/2007)

Al fine di semplificare il procedimento di fatturazione e registrazione delle operazioni imponibili, a decorrere dalla data di entrata in vigore del regolamento(**) di cui al comma 214, l'emissione, la trasmissione, la conservazione e l'archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni pubbliche (*), nonché con le amministrazioni autonome, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica, con l'osservanza del decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52, e del codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.

(*) di cui all’articolo 1, comma 2, della legge 31 dicembre 2009, n. 196(**) entrato in vigore il 06/06/2013


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OBBLIGO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA NEI RAPPORTI CON LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI

(articolo 1, comma 204, Legge 244/2007)

Il regolamento di cui al comma 214 è entrato in vigore il 06 giugno 2013 mediante publicazione in G.U n.118 il DMEF n.55 del 03/04/2013.

... dopo ben 5 anni di letargo....

Tra i 12* ed i 24 mesi dall’entrata in vigore del regolamento, le amministrazioni pubbliche non potranno accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea né procedere al pagamento, anche parziale, sino all’invio in forma elettronica.

(*) nei confronti dei Ministeri, delle Agenzie fiscali e degli enti nazionali di previdenza e assistenza sociale individuati come tali nell'elenco delle amministrazioni pubbliche inserite nel conto economico consolidato


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OBBLIGO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA NEI RAPPORTI CON LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI

(articolo 1, commi 209-214, Legge 244/2007)

cliente:

ho bisogno di inviare una fattura elettronica al Comune, altrimenti non mi pagano il lavoro che ho fatto!


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26

LE AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE COINVOLTE

L’elenco delle Amministrazioni Pubbliche coinvolte è predisposto dall’Istat, suddivise in

tre categorie, sono:

1. Amministrazioni centrali

Organi costituzionali e di rilievo costituzionale, Presidenza del Consiglio dei Ministri e Ministeri,

Agenzie fiscali (Agenzia del Demanio, Agenzia delle Dogane e dei Monopoli, Agenzia delle Entrate)

Enti di regolazione dell'attività economica (Agenzia italiana del farmaco – AIFA, Agenzia per l’Italia

digitale, Ente nazionale per il microcredito, etc.) Enti produttori di servizi economici (Agenzia

nazionale per il turismo – ENIT, Anas S.p.A., Ente nazionale per l’aviazione civile – ENAC, Ente

nazionale risi, Fondo innovazione tecnologica – FIT, Gruppo Equitalia, etc.) Autorità amministrative

indipendenti (Agenzia nazionale di valutazione del sistema universitario e della ricerca – ANVUR,

Autorità per le garanzie nelle comunicazioni – AGCOM, Autorità per l'energia elettrica e il gas –

AEEG, Garante per la protezione dei dati personali, etc.) Enti a struttura associativa (ANCI,

UNIONCAMERE, etc.) Enti produttori di servizi assistenziali, ricreativi e culturali (Accademia della

Crusca, Coni, CRI, etc.) Enti e Istituzioni di ricerca (Agenzia spaziale italiana – ENEA, Istituto

nazionale di statistica – ISTAT) Istituti zooprofilattici sperimentali;


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LE AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE

..segue

2. Amministrazioni locali

Regioni e province autonome, Province, Comuni, Comunità montane, Unioni di

comuni, Agenzie regionali sanitarie, Enti di regolazione dei servizi idrici e/o dei

rifiuti (ex AATO), Aziende ospedaliere, Aziende sanitarie locali, Camere di

commercio, industria, artigianato e agricoltura e unioni regionali, Università e

istituti di istruzione universitaria pubblici, etc.;

3. Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale

Cassa nazionale di previdenza e assistenza dei dottori commercialisti – CNPADC,

Cassa nazionale di previdenza e assistenza dei ragionieri e periti commerciali –

CNPR, Cassa nazionale di previdenza e assistenza forense, EPPI, ENASARCO,

INAIL, INPS, etc.


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LA TEMPISTICA DI ADOZIONE


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FatturaPA

La FatturaPA ha le seguenti caratteristiche:

• il contenuto è rappresentato, in un file XML (eXtensible Markup Language), secondo il formato della FatturaPA. Questo formato è l'unico accettato dal Sistema di Interscambio

• l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto sono garantite tramite l'apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura

• la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell'ufficio destinatario della fattura riportato nell'Indice delle Pubbliche Amministrazioni e dei codici CIG e/o CUP, se previsti (art. 7bis DL 35/2013)

http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/a-2.htm

http://www.indicepa.it/

http://www.indicepa.it/


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Predisporre la FatturaPA

Ogni fattura, o lotto di fatture, costituisce, per il Sistema di Interscambio, un file predisposto secondo il formato della FatturaPA. Il singolo file, oppure più file singoli, possono essere racchiusi in un file compresso, in formato zip, cioè in un file archivio.

Dopo aver preparato il file, esso deve essere “nominato” in maniera opportuna affinché possa essere accettato dal Sistema di Interscambio.

• Nel caso di file FatturaPA deve essere rispettata la seguente nomenclatura:

Codice Paese - Identificativo univoco del Trasmittente - Progressivo univoco del file

FatturaPA

http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/sdi.htm

http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/a-2.htm

http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/b-2.htm


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Esempi

Di seguito alcuni esempi di file FatturaPA (fattura singola e lotto di fatture).

Versione 1.0

• Fattura singola versione 1.0 con una sola linea di fattura: IT12345678910_11111.xml

• Fattura singola versione 1.0 con più linee di fattura: IT12345678910_22222.xml

• Lotto di fatture versione 1.0 IT12345678910_33333.xml

• Fattura singola versione 1.0 firmata con firma XAdES-BES IT12345678910_X1111.xml

• Fattura singola versione 1.0 firmata con firma CAdES-BES IT12345678910_11111.xml.p7m

FatturaPA

http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/b-2.htm

http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/sdi/fatturapa/v1.0/IT01234567890_11111.xml



http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/sdi/fatturapa/v1.0/IT01234567890_X1111.xml

http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/sdi/fatturapa/v1.0/IT01234567890_11111.xml.p7m


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SDI – sistema di interscambio

È lo snodo tra emittente e ricevente la fattura PA: Accredita le PA riceve le fatture Effettua i controlli sui files Inoltra le fatture alla PA Notifica l’esito della trasmissione


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MODALITA’ DI TRASMISSIONE:

il Sistema di Interscambio

Va rilevato che la trasmissione delle fatture elettroniche al SDI (così

come dal SDI alla P.A.), potrà essere svolta anche tramite l’ausilio di

“intermediari”, cioè operatori che, interfacciandosi con il SDI, ne

agevolino sia il processo di produzione e trasmissione della

fattura in formato XML, sia l’intera attività di conservazione

sostitutiva delle fatture elettroniche e dei messaggi

scambiati.

L’attività degli intermediari potrà essere svolta anche dai Dottori

Commercialisti.


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Modalità di trasmissione

PEC: come allegato al messaggio. Possono esserci più allegati. Non è necessario un particolare accreditamento (max 30MB) [email protected]

modello “web service” fruibile attraverso protocollo https (max 5MB)

sistema pubblico di cooperazione (SDI COOP): un solo file alla volta. Prevede la sottoscrizione di un accordo di servizio

protocollo FTP

portale www.fatturapa.gov.it

mailto:[email protected]


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Schema logico difunzionamento SDI

rif.

Doc.

24

IR

DC

EC

n

ov.

’13


36

CIRCOLARE MEF n.1/DF del 31/03/2014

La Circolare chiarisce i pochi dubbi operativi per l’avvio della fatturazione elettronica

1. tutte le PA sono tenute a inserire l'anagrafica dei propri uffici deputati alla ricezione delle fatture elettroniche nell’IPA entro 3 mesi dal 6 giugno 2014 - termine scaduto

2. I codici dell'IPA una volta ottenuti devono inoltre essere comunicati dalla PA ai fornitori - perché gli stessi possano inserirli nelle fatture da inviare al Sistema di interscambio (SDI)

3. le fatture cartacee emesse prima dell'entrata in vigore dell'obbligo, ovvero prima del 6 giugno 2014, saranno, anche dopo il 6 settembre 2014, accettate e pagate, mentre le fatture cartacee emesse dopo il 6 giugno 2014 non potranno essere in alcun modo accettate o pagate dalle PA

4. ricevuta con esito negativo = avvenuta consegna (NB) = fattura emessa ex art.215. altri chiarimenti tecnici


ma allora il 6 giugno 2014 si parte davvero con la fatturazione elettronica nei confronti della PA?

Nuove specifiche tecniche operative delle regole

tecniche (allegato B FE PA ver. 1.1) - operative dal 06/05/14

SI


38

Impatto della fattura PA Sui fornitori:

passaggio al ciclo attivo di fatturazione elettronico, internamente oppure avvalendosi di intermediari. Conseguente obbligo di conservazione elettronica delle fatture attive.

Sulla PA: divieto di accettare fatture cartacee e di procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all’invio del

doc elettronico. Adeguamento dei sistemi alla ricezione, gestione e conservazione di FE.


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LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA


01 FattureEmesse

02 FattureRicevute

03 NotaVariazioneAumento

04 NotaVariazioneDiminuzione

05 DocumTrasporto

06 Scontrino

07 Ricevuta

08 Bolla

09 LibroGiornale

10 LibroInventari

11 LibroMastro

12 RegistroCronologico

13 LibroCespiti

14 RegistroIrpef

15 RegistroFattureAcquisto

16 RegistroAcquistiAgenzieViaggio

DOCUMENTI E SCRITTURE CHE SI POSSONO CONSERVARE IN FORMATO DIGITALE

17 RegistroFattureEmesse

18 RegistroFattureInSospeso

19 RegistroCorrispettivi

20 GiornaleFondo

21 RegistroCorrispettiviAgenzieViaggio

22 Registro Emergenza Iva

23 Bollettario

24 RegistroPrimaNota

25 RegistroUnico Iva

26 RegistroRiepilogativo Iva

27 RegistroSezionaleIvaAcquisitiIntraUe

28 RegistroAcquistiIntraUeNonComm

29 RegistroTrasferimentiIntraUe

30 RegistroDichIntentiEmesse

31 RegistroDichIntentiRicevute

32 RegistroOmaggi

40


33 RegistroMemoriaProdContrassegno

34 RegistroLavorazioneProdContrassegno

35 RegistroCaricoProdContrassegno

36 RegistroScaricoProdContrassegno

37 RegistroBeniInDeposito

38 RegistroBeniInContoLavorazione

39 RegistroBeniComodato

40 RegistroBeniProva

41 RegistroSezionaleIvaInterno

42 RegistroCaricoStampatiFiscali

43 RegistroSocControllantiControllate

44 RegistroCaricoScaricoRegime

MargineMetodoAnalitico

45 RegistroAcquistiRegimeMargineMetodoGlobale

46 RegistroVenditeRegimeMargineMetodoGlobale

47 RegistroCaricoCentriElabDati


48 RegistroScaricoCentriElabDati

49 RegistroSommeRicevuteDeposito

50 RegistroEditori

51 LibroSoci

52 LibroObbligazioni

53 LibroAdunanzeDelibAssemblee

54 LibroAdunanzeDelibConsiglioAmministrazione

55 LibroAdunanzeDelibCollegioSindacale

56 LibroAdunanzeDelibComitatoEsecutivo

57 LibroAdunanzeDelibAssembleeAzionisti

58 AltriRegistri

59 UnicoPersoneFisiche

60 UnicoSocietaPersone

61 UnicoSocietaCapitale

62 UnicoEntiNonCommerciali

63 IrapPersoneFisiche41



64 Irap Societa Persone

65 Irap Societa Capitale

66 UnicoEntiNonCommercialiEdEquiparati

67 Irap Amministrazioni Ed Enti Pubblici

68 Modello730

69 ModelloConsolidatoNazionaleEMondiale

70 Modello Iva

71 Modello Iva Vr Richiesta Rimborso Credito Iva

72 Modello Iva 26Lp2006 Prospetto

LiquidazioniPeriodiche

73 Modello Iva 74Bis

74 Comunicazione Annuale Dati Iva

75 ModelloRichiestaRimborso

Credito Iva Trimestrale

76 ModelloDatiContenutiDichiarazioneIntentoRicevute

77 Modello770Semplificato

78 Modello770Ordinario

79 ModelloCertificazioneCud

80 ModelloF23

81 ModelloF24

82 ModelliAllegatiDichiarazioneRedditiModelloUnico

83 ModelliAnnotazioneSeparata

84 RicevutaPresentazioneModelliDichiarazione

85 AltriDocumenti

ELENCO DEI TIPI DI DOCUMENTO DI CUI ALL’ALLEGATO 1 DEL “PROVVEDIMENTO ATTUATIVO DELLA COMUNICAZIONE DELL’IMPRONTA

RELATIVA AI DOCUMENTI INFORMATICI RILEVANTI AI FINI TRIBUTARI, AI SENSI DELL’ARTICOLO 5 DEL DECRETO 23 GENNAIO2004” DEL

DIRETTORE DELL’AGENZIA DELLE ENTRATE DEL 25 OTTOBRE 2010 (PROT. 2010/143663)

42


DEFINIZIONI

FIRMA DIGITALECERTEZZA della

staticitàimmodificabilitàidentità del firmatario

43

RIFERIMENTO TEMPORALE Data e ora devono essere apposte in maniera precisa e corretta

Con la firma viene apposta la data e l’ora in cui si effettua la marcatura, opponibili ai terzi in quanto effettuate da un Ente a ciò abilitato.

MARCA TEMPORALE

IMPRONTAL’impronta, è una sequenza di byte ottenuta sottoponendo uno specifico file a una particolare elaborazione normativamente regolata secondo standard internazionali (cosiddetta funzione di hash). L’impronta serve a realizzare un file di piccole dimensioni (qualche decina di caratteri) che:•ha corrispondenza biunivoca col file dal quale è stato generato •rende impossibile ricavare dall’impronta il contenuto del file principale


in pratica

44


Caratteristiche della CSnormativa fiscale

Il processo di conservazione di un documento analogico richiede la sua preventiva trasformazione in documento informatico, ed è regolato dall’articolo 4 del DMEF 23/01/2004.

..che avviene mediante la memorizzazione su qualsiasi supporto di cui (*):•sia garantita la leggibilità nel tempo•sia assicurato l'ordine cronologico •non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta; •devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi.

La trasformazione di un documento analogico in documento informatico richiede la firma digitale di un pubblico ufficiale quando ci troviamo in presenza di un documento “ORIGINALE UNICO”(*) art. 3 c.2 del DMEF

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46

Il processo di conservazione di un documento informatico (art. 3, co. 2, del Decreto):“….. e termina con la sottoscrizione elettronica e l'apposizione della marca temporale, ……………. sull'insieme dei predetti documenti ovvero su un'evidenza informatica contenente l'impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi da parte del responsabile della conservazione di cui all'art. 5 della deliberazione dell'AIPA n. 42 del 2001”. (ex CNIPA n.11/2004 ora art.7 DPCM 3/12/2013).

Il compito del responsabile della conservazione, secondo la predetta deliberazione, è quello di attestare il corretto svolgimento del processo di conservazione.



47

(*) termine in fase di modifica

Il processo di conservazione è effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture(*) e almeno annuale per i restanti documenti. La riproduzione dei documenti informatici, su supporto idoneo, avviene secondo le modalità di cui all'art. 1, lettere o) e p) della deliberazione dell'AIPA n. 42 del 2001. (ora

lett. n) e o) CNIPA 11/2004)•riversamento diretto: trasferimento senza alterazione della rappresentazione informatica. Per tale processo non sono previste particolari modalità; •riversamento sostitutivo: trasferimento con modifica della rappresentazione informatica:Per i documenti informatici: art. 3, comma 2 Se provvisti di firma: con l’intervento di un pubblico UfficialePer i documenti analogici art. 4, comma 4Se originali unici: con l’intervento di un pubblico Ufficiale



in sintesi ....... schematicamente

1° Documento iniziale

2° creazione documento

informatico

3° attività di

indicizzazione

4°conclusione del

processo di conservazione

Documento Analogico Scansione(o attività equivalente) predisposizione del

database per le funzioni di ricerca

conservazione sostitutiva

Documento informatico(art. 3, comma 1 del DMEF)

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caratteristiche della conservazione sostitutiva previste dalla normativa fiscale

Esempio timing adempimenti anno di imposta 2013

49

entro la data del cosa fare

un giorno prima dell’avvio della conservazione (*)

pagamento F23 in acconto per l’anno 2013(**)

31/01/2014 pagamento F23 a saldo 2013 acconto 2014(**)

30/12/2014 conclusione procedimento di conservazione

31/01/2015 trasmissione telematica impronta

(*) nell’esempio 31/12/2012(**) in caso di CS per Libro giornale e Libro Inventari o fatture soggette a bollo da euro 2,00

Bollo da euro 16,00 ogni 2.500 registrazioni


QUADRO NORMATIVOsintesi

Amministrativo•DPR n.445/2000 - Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa•Delib. CNIPA n.11 del 19/02/2004•D.Lgs. n.82/2005 - Codice dell’Amministrazione Digitale - CAD•DPCM 30 marzo 2009 (Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti informatici)•DPCM 5 febbraio 2013 (elenco dei documenti analogici originali che le amministrazioni possono conservare in digitale e quelli per i quali vige l'obbligo della conservazione in formato cartaceo)•DPCM 22 febbraio 2013 - G.U. n.117 del 21/05/2013 (regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali)•Giugno 2013 - Linee guida per la stesura di convenzioni per la fruibilità di dati delle PA - art.58 c.2 CAD• 26 giugno 2013 - Specifiche operative per la fatturazione elettronica verso la PA

DOCUMENTI approvati il 3 dicembre 2013, pubblicati in G.U. n.59 del 12/03/2014- regole tecniche per il protocollo informatico;- regole tecniche in materia di sistema di conservazione dei documenti digitali;in attesa di approvazione:- regole tecniche del documento informatico e gestione documentale

CIRCOLARE AGID n.65 del 10/04/2014 - Modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui soggetti ….conservazione….art.44-bis del CAD

50

http://www.digitpa.gov.it/sites/default/files/allegati_tec/Linee%20guida%20convenzioni%20fruibilit%C3%A0%20dati%20delle%20PA_art%2058%20CAD_0.pdf

http://www.digitpa.gov.it/sites/default/files/notizie/Fatturazione_Specifiche_operative_0.pdf


51

TributarioDMEF 23/1/2004 (Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto)*D.Lgs.vo 52/2004 (fattura elettronica)Circ. 46/E del 6 dic 2006 - (definizioni)Risoluzione n.161/E del 9 luglio 2007 (imposta di bollo)RISOLUZIONE Ag. Entrate n. 158 del 15 giugno 2009 (memorizzazione)Provv. D.Ag.E. 25/10/2010 - prot. 2010/143663 (documenti)Provv. 25/10/2010 n.143663 (estensione validità temporale impronte)Legge 244/2007, articolo 1, comma 204 (obbligo fatt. elettronica v/so la P.A.)Circolare AE 5/E del 29 febbraio 2012 (imposta di bollo)Circolare Ag.Dogane 16D del 12 novembre 2012 (telematizzazione delle operazioni doganali)Recepimento Direttiva Europea 45/2010/UE - in vigore dal 01/01/2013 i nuovi artt 21 e 39 del DPR 633/72 (fattura elettronica: articolo 1, comma 325, legge n. 228/12)Risoluzione n.19/E del 25/03/2013 (CMR elettronico per op. intracomunitarie)DMEF 3 aprile 2013 n.55 (G.U. 22/05/13 n.118) (regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche)CIRCOLARE n.1/DF del MEF del 31/03/2014 - interpretativa in tema di fatturazione elettronicaDL. n.66 del 24/04/2014 - (G.U. n.95) - Capo VI - “digitalizzazione” - artt.25-28* di imminente modifica



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Altre modifiche normativeD.L. 18/10/2012 n.179 (modifiche alla legge fallimentare e al decreto legislativo 08/07/1999 n.270 - Amministraz.straordinaria grandi imprese in crisi)

CivilisticoArt. 2215 bis del Codice Civile

NOVITA’ Modifiche previste al DMEF 23/01/2004

1.Conservazione elettronica dei documenti fiscali con cadenza almeno annuale (comprese le fatture elettroniche)

2.Conservazione elettronica dei registri contabili entro 3 mesi dal termine ultimo di presentazione delle dichiarazioni annuali

3.In caso di conservazione di documenti analogici, la cadenza annuale di conservazione sostitutiva decorre dalla marca temporale apposta alle immagini digitali

4.Eliminazione comunicazione impronta, sostituita da una comunicazione da indicare in dich.dei redditi

5.Assolvimento imposta di bollo più semplice: un unico pagamento a consuntivo e comunicazione unica telematica entro febbraio anno successivo



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quali opportunità professionali

Documento n. 24

L’obbligo di fatturazione elettronica alla P.A. e nuove opportunità professionali

per i CommercialistiNovembre 2013

http://www.irdcec.it/node/622

http://www.irdcec.it/node/622


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opportunità professionali

Da un’analisi del nuovo contesto normativo di Fatturazione Elettronica e conservazione sostitutiva, è possibile raccogliere nuove opportunità di lavoro e di fidelizzazione della clientela che qui vengono elencate a puro titolo esemplificativo e non esaustivo:

• intermediari abilitati: tranne che per i casi di società di grandi dimensioni, i restanti fornitori della P.A. sono rappresentati da aziende di piccole e piccolissime dimensioni che avranno bisogno di qualcuno che effettui il servizio di spedizione telematica della fattura elettronica per loro conto;

• consulenza organizzativa: i dottori commercialisti ed esperti contabili conoscono le realtà organizzative di ogni singolo cliente e sono in grado di rispondere con immediatezza ed efficacemente alle esigenze di rimodellamento dell’organizzazione interna di questi;


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Opportunità professionali

• formazione: gli studi professionali possono organizzare corsi formativi al personale interno della propria clientela al fine di spiegare le novità normative in atto …….. ed i benefici della fatturazione elettronica e della conseguente conservazione sostitutiva a norma;

• consulenza contrattuale: consulenza alla clientela per la redazione dei contratti con i fornitori dei servizi di fatturazione elettronica/conservazione sostitutiva;

• responsabili della conservazione sostitutiva: i dottori commercialisti ed esperti contabili, già tenutari delle scritture contabili (c.d. conservatori analogici), sono in grado di rivestire i compiti previsti per questa nuova figura professionale


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LA FIGURA DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE

SOSTITUTIVA


Responsabile della conservazione sostituiva

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COSA FA ? art. 7 DPCM 3 dicembre 2013*

a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente;

b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo l a conformità alla normativa vigente;

c) genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;

d) genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;

e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;

f) assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;

* sostituisce l’art. 5 Delibera CNIPA del 19/02/2004

Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 58

g) al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;

h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;

i) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell’articolo 12;

j) assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;



k) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;

l) provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti;

m) predispone il manuale di conservazione di cui all’articolo 8 e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.



Cos’è il Manuale della conservazione sostitutiva

Il manuale della conservazione sostitutiva è un documento operativo con il quale si descrivono - in modo dettagliato - i processi che vengono attuati per procedere all'archiviazione e alla conservazione sostitutiva dei documenti in formato digitale, fornendo la descrizione delle architetture e delle infrastrutture informatiche utilizzate nel processo.

Il contenuto di tale manuale - il cui compito spetta al responsabile della conservazione sostitutiva - è dettagliato all’articolo 8 il quale, nel dichiarare che è un documento INFORMATICO, dispone che lo stesso deve almeno indicare:

art. 8 DPCM 3 dicembre 2013


Cos’è il Manuale della conservazione sostitutiva (...art.8...)

“Il manuale di conservazione è un documento informatico che riporta, almeno:a. i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione, descrivendo in modo puntuale, in caso di delega, i soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa;b. la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione;c. la descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione, comprensiva dell’indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di documenti e delle eventuali eccezioni;d. la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento, comprensiva della predisposizione del rapporto di versamento;e. la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione;


f. la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione;g. la descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate e delle procedure di gestione e di evoluzione delle medesime;h. la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione e delle verifiche sull’integrità degli archivi con l’evidenza delle soluzioni adottate in caso di anomalie;i. la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie;l. i tempi entro i quali le diverse tipologie di documenti devono essere scartate ovvero trasferite in conservazione, ove, nel caso delle pubbliche amministrazioni, non già presenti nel manuale di gestione;m. le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale, indicando anche quali sono i casi per i quali è previsto il suo intervento;n. le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti.

Cos’è il Manuale della conservazione sostitutiva (...art.8...)


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LA DEMATERIALIZZAZIONE EL’ORGANIZZAZIONE DI STUDIO


PERCHE’ DEMATERIALIZZARE

Archiviazione tradizionale

•dimensione fisica•difficoltà e tempo di ricerca•costo archiviazione

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VANTAGGIfacilità di:•reperimento: riduzione dei tempi - NO STRESS;•consultazione dal proprio computer;•gestione immediata ed autonoma;•trasportabilità•invio immediato dei documenti•minori consumi•restituzione documenti

•migliore struttura organizzativa;•minori costi;•efficienza dei processi: molti documenti gestiti nascono già digitali

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PERCHE’ DEMATERIALIZZARE


DEFINIZIONE DELLE PROCEDURE (scritte)Solo una corretta architettura/organizzazione di salvataggio permette poi un’agevole ricerca e un immediato reperimento dell'informazione elettronica

CONTINUITA’ nella logica di archiviazione da “cartacea” a “digitale”

e quindi: comportamento UNIFORME: è un requisito fondamentale (istruzioni scritte sulla denominazione dei files);

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Formazione del Personale di Studio(titolari compresi)


Formazione del Personale di Studio(titolari compresi)

nessuna stampa: tutto a video

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ORDINE PER GRADO ipotetico DI DIFFICOLTÀ

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•Conservazione libri, registri e scritture contabili•Dichiarazioni e comunicazioni fiscali (fascicolo intermediario)•Fatture attive e passive analogiche (per quelle digitali la conservazione è obbligatoria)•Conservazione altri libri codice civile (Verbali assemblee, cda, etc.)•Tutta la documentazione amministrativa (corrispondenza, contratti, etc.)

= ipotesi di grado di difficoltà


grazie per l’attenzione

Non lasciamoci sfuggire questa opportunità

Dott. Marco GianniniCommercialista in [email protected] tel. 335318118

Workspace PadovaStrada Battaglia n.71/cAlbignasego (PD)tel +39 [email protected]

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Smau Firenze 2014 - Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale...

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