EASY FATTURA

Una soluzione globale per le imprese

Soluzioni globali e servizi integrati per le imprese: operatività transazionale on line e fattura elettron ica.Soluzioni globali e servizi integrati per le imprese: operatività transazionale on line e fattura elettron ica.Soluzioni globali e servizi integrati per le imprese: operatività transazionale on line e fattura elettron ica.

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La risposta di Intesa Sanpaolo

La nuova offerta di fatturazione elettronica del Gruppo Intesa Sanpaolo

• In linea con altri Paesi Europei (Danimarca, Spagna, …), la Finanziaria 2008 ha introdotto in Italia l’obbligo della fatturazione elettronica nel rapporto tra Pubblica Amministrazione e loro fornitori:

Il nuovo scenario

normativo

Le nuove esigenze delle

aziende

• Partendo dall’automazione del processo di fatturazione , aziende ed enti possono raggiungere in breve tempo benefici notevoli, sia in termini di risparmio, organizzativi e di logistica, con ritorni sull’investimento mediamente entro un anno

• Il Gruppo Intesa Sanpaolo, da sempre a fianco del s istema imprenditoriale italiano e delle istituzioni, ha int egrato nella propria offerta il servizio di fatturazione elettroni ca, “Easy Fattura”

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Quadro normativo italiano – Settore Pubblica Amminis trazione

7 marzo 2008

Decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze: viene individuato

quale gestore del Sistema di interscambio l’Agenzia delle Entrate, la quale si avvarrà di SOGEI quale

struttura tecnica dedicata

Il decreto ministeriale n.55 ha definito le modalità di funzionamento

del Sistema di Interscambio

Le date di avvio degliobblighi per gli entilocali saranno oggetto diun decreto di prossimaemanazione

3 aprile 2013

CENNI NORMATIVI

Decorrenza degli obblighi – Settore Pubblica Amminist razione

Da definirsi6 dicembre 2013 6 giugno 2014 31 marzo 2015

21 dicembre 2007

La legge finanziaria 2008 ha introdotto l’obbligo di fatturazione in forma elettronica nei confronti delle

Amministrazioni dello Stato. La legge ha stabilito che la trasmissione delle

fatture elettroniche destinate alle Amministrazioni dello Stato deve

essere effettuata attraverso il Sistema di Interscambio

Le P.A. possono cominciare

volontariamente a ricevere le fatture

elettroniche

Obbligo per MinisteriAgenzie fiscali

ed enti nazionali di previdenza

Obbligo per gli altri Enti Nazionali

~9.300* P.A.C. ~1.500* P.A.C. ~10.400* P.A.L.

(*) Fonte osservatori.net, Osservatorio fatturazione elettronica e dematerializzazione – Politecnico di Milano

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Easy Fattura: la soluzione di Intesa Sanpaolo di Fattura Elettronica

Easy Fattura è un servizio innovativo di gestione elettronica delle fatture che permette alle aziende ed enti dal 2007 di esternalizzare presso la banca il processo di fattura zione e la conservazione sostitutiva , passando da una gestione cartacea ad una elettronica

Easy Fattura

• I servizi di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva sono accessibili, attraverso Inbiz , ed inbizenti i portali di corporate banking

• E’ un’offerta di servizi completa, adattabile alle esigenze dell’impresa in continua evoluzione perché, si fa carico di sempre più parti dei processi amministrativi, permettendo all’azienda di focalizzarsi su attività più strategiche

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Una soluzione a supporto delle esigenze di Aziende di diversa tipologia e dimensione

Corporate

Le grandi aziende possono trovare soluzione a specifiche esigenze

Le community possono accedere a soluzioni di integrazione personalizzateBusiness

Communities

PMI ENTI PA

Le PMI e ENTI possono accedere facilmente a soluzioni tecnologiche tipicamente indirizzate alle grandi aziende

Easy Fattura

In coerenza con la normativa vigente e dell’obbligo di utilizzo della

fatturazione elettronica nei rapporti tra Pubblica Amministrazione ed

aziende fornitrici , Intesa Sanpaolo ha sviluppato il servizio Easy fattura

capace di gestire diverse tipologie di formati e di rispondere a specifiche

esigenze espresse dai clienti trasformandoli in quelli richiesti

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DALLA GESTIONE CARTACEA ALLA GESTIONE EVOLUTA.

Easy Fattura per gestire il cambiamento.

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Area Ciclo Attivo

Area Ciclo Passivo

Veicolazione

Incassi e riconciliazione

Portale Guest

Anticipo fatture

Conservazione a norma

Pagamenti e riconciliazione

Conservazione a norma

Predisposizione e gestione fatture

Ricezione e caricamento

fatture

Gestione fascicolo e allegati

� un servizio che consente la gestione di tutte le fasi di vita delle fatture …

� …garantendo il rispetto della normativa vigente per la Pubblica Amministrazione…

� …e l’ottenimento di significativi risparmi , in termini di costi e tempidedicati al processo di fatturazione

Easy fattura é:

� Easy fattura è una soluzione proprietaria aperta, sviluppata a partire da piattaforma e componenti software leader nel mercato globale

� Easy fattura copre l’intero ciclo di fatturazione e di pagamento con soluzioni scalabili e modulari per adattarsi alle molteplici esigenze del cliente

Una piattaforma unica per una funzionalità integrata

Gestione fascicolo e allegati

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Modulo Funzionalità Dettaglio funzionalità

CICLO ATTIVO Ciclo di gestione delle fatture attive dell’impresa cliente (acquisizione, veicolazione, riconciliazione)

Base • Predisposizione e caricamento fatture• Gestione disputa –

Guest • Generazione utenti guest

VeicolazioneDocumenti

• Firma DIGITALE documenti• Predisposizione fatture per invio• Veicolazione tramite CBI, CBI/P.A. guest, e-mail, PEC, fax, carta, Inbiz

Incassi • Generazione incassi

CICLO PASSIVOCiclo di gestione delle fatture passive dell’impresa cliente (acquisizione, richiesta di pagamento, riconciliazione)

Base • Predisposizione e caricamento fatture • Ricezione fatture dai canali CBI P.A. e-mail, PEC, Inbiz• Gestione disputa – Ciclo Passivo

Pagamenti e Riconciliazione

• Generazione pagamenti bonifici ed effetti • Riconciliazione

CONSERVAZIONE A NORMACiclo attivo

Conservazione a norma • Conservazione a norma – Ciclo Attivo

CONSERVAZIONE A NORMACiclo passivo

Conservazione a norma • Conservazione a norma – Ciclo Passivo

CONSERVAZIONE A NORMAlibri e registri contabili

Conservazione a norma • Conservazione a norma libri e registri contabili:− Disciplina civilistica: Libro giornale, Giornale Riepilogativo, Libro

inventari, scritture ausiliare (libro mastro), Scritture ausiliare di magazzino, Registro dei beni ammortizzabili

− Leggi in materia di lavoro :Libro Unico del lavoro (comprende ex Libro matricola ed ex Libro paga)

− Normativa fiscale : Registri Iva Acquisti, Registri Iva Vendite, Registri Iva Acquisti UE, Registri Iva Vendite UE, Registro Riepilogo Iva, Registro delle fatture emesse, Registro dei corrispettivi, Registri degli acquisti

Ser

vizi

di G

estio

neS

ervi

zi d

i Con

serv

azio

neDettaglio delle funzionalità

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Data-entry / upload

ERP aziendale

Spool di stampa fatture

Data entry

Reposi-tory

Amministrazione fiscale

Invio

Conservazione sostitutiva

Ricezione

Destinatario fattura

Piattaforma guest

Front-end

Mail/PEC

PosteIT

Per il creditore della P.A.

Per i debitori con canale Inbiz

Schema generale di riferimento per l’invio delle fa tture elettroniche Novità

� Integrazione in Easy Fattura del tracciato previsto dal Cfr. Decreto Interministeriale del Ministero dell'Economia e delle Finanze n. 55 del 3 aprile 2013 obbligatorio per l’invio/ricezione delle fatture della Pubblica Amministrazione

� Integrazione del Canale Inbizdella nuova funzionalità Fattura Light che permette la raggiungibilità (ciclo attivo o passivo) dei clienti del canale Inbiz che non hanno l’esigenza di attivare il servizio di Easy Fattura

A

B

Fax

ENTI PA

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Le novità previste per l’invio delle fatture elettroniche alle P.A.

“FatturaPA” è il formato obbligatorio per l’invio delle fatture alla P.A., si caratterizza per:� formato XML� obbligo della firma digitale di chi

emette la fattura� obbligo della presenza del codice

identificativo univoco dell'ufficio destinatario della fattura riportato nell‘indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA)

FatturaPASistema di

Inter-scambio

La fattura viene veicolata alla P.A. tramite il nodo CBI attraverso il Sistema di Interscambio, che è in grado di:� ricevere le fatture sotto forma di file

con le caratteristiche della Fattura PA� effettuare controlli sui file ricevuti� inoltrare le fatture alle

Amministrazioni destinatarie� gestione notifiche di ricezione

(ricezione esiti ed invio al cliente)

Processo di trasmissione con e per la P.A.

Elementi caratterizzanti

È obbligatoria la conservazione a norma per le fatture elettroniche inviate e ricevute tramite il nodo della P.A.

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Il rapporto Banca – Impresa – Pubblica Amministrazione.

Pia

ttaf

orm

a IN

BIZ

Communities/PP.AA

Imprese Clienti Gruppo

Imprese Clienti altre

Banche

Modello di riferimento

• Accettazione/rifiuto della Fattura elettronica.

• Gestione del protocollo• Gestione degli allegati • Conservazione

sostituiva a norma.• Gestione documentale

(note di credito, note di debito, gestione delle dispute, ecc..).

• Servizi di incasso/pagamento allineati con standard, SEPA, internazionali.

Servizi offerti

Processi di fatturazione

Incassi e PagamentiBanca

Aziende Ospedaliere

Università

Enti

Cicli contabili

• Riconciliazione automatica incassi/pagamenti con documenti commerciali.

Easy Fattura: pronti nei confronti della P.A.

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Canali importazione

Canali veicolazione o ricezione

Formati di esportazione

Formati di importazione

InBiz eMail Posta

Filegate

Upload

Canali esportazione

Filegate

Download

XML CBI2 Tipo 2 / Tipo 4

PDF

PFEFlussoExp (1..1) > Identificativo Sessione (numero+timestamp+tipo)

PFEMsgExp (1..1)

PFEHdr (1..1)> Chiave (progressivi assegnati)> Stato

PFEBdy (1..1)

Invoice CBI (1..1)

Testata (1..1)

Corpo tipo 2 (0..1)

Corpo tipo 4 (0..1)

PDF (0..1)

Testata (1..1)

Corpo tipo 2 (0..1)

Corpo tipo 4 (0..1)

PDF (0..1)

InvoiceOriginalSigned (0..1)

InBiz (Indice TXT

+ PDF)

PDF

XML-CBI2 (tipo 2, tipo 4)

PFEFlussoExp (1..1) > Identificativo Sessione (numero+timestamp+tipo)

PFEMsgExp (1..1)

PFEHdr (1..1)> Chiave (progressivi assegnati)> Stato

PFEBdy (1..1)

Invoice CBI (1..1)

Testata (1..1)

Corpo tipo 2 (0..1)

Corpo tipo 4 (0..1)

PDF (0..1)

Testata (1..1)

Corpo tipo 2 (0..1)

Corpo tipo 4 (0..1)

PDF (0..1)

InvoiceOriginalSigned (0..1)

SDI 1.0 (formato per

la P.A.)

Spool di stampa

EasyDafne

UBL 2.0

Guest FaxPECSdI-PA GXS

Schema generale di interscambio dei dati

SDI 1.0 (formato P.A.)

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La proposta di outsourcing di Intesa Sanpaolo

� avere a disposizione, rapidamente, un insieme di conoscenze e competenze non presenti in azienda o poco fruibili nella loro configurazione attuale;

� accedere a dotazioni informatiche complesse e costose, per le quali bisognerebbe mettere in campo risorse umane ed economiche in tempi brevi;

� utilizzare la flessibilità del fornitore/ outsourcer spesso maggiore di quella delle funzioni interne;

� scegliere un ottimale rapporto costi/beneficiattraverso la calibrazione dei livelli di servizio sulle necessità effettive degli utenti.

Esternalizzare il processo di fatturazione permette all’azienda di:

ad un costo inferiore;

a condizioni finanziarie più vantaggiose;

con una qualità superiore a quella potenzialmente fornita dagli enti interni;

con possibilità di adeguamento alle proprie esigenze.

Ottenere un servizio:

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La scelta dell’outsourcer: affidabilità e reputazione del partner

L’outsourcer deve offrire una serie digaranzie affinché l’azienda si possa“dimenticare” delle problematichetipiche della fatturazione elettronicae della conservazione sostitutiva.

� Aggiornamento costante della soluzione in coerenza con le evoluzioni normative.

� Strumenti di monitoraggio e controllo per la segnalazione di eventuali anomalie nel processo di conservazione.

� Supporto all’autorità di controlloin caso di ispezioni sugli archivi di fatture conservate.

� Personale qualificato per supportare l’azienda in ogni problematica relativa alla fatturazione elettronica e alla conservazione.

L’outsourcer deve garantire anche una serie di controlli affinché il cliente non incorra in sanzioni.

�Processo che garantisca l’ordine cronologico dei documentioggetto della conservazione.

� Verifica periodica della leggibilità e integrità degli archivi.

� Predisposizione delle impronte dell’archivio per le comunicazioni alle Agenzie Fiscali competenti.

� Controllo del rispetto degli SLA di conservazione coerenti con le tempistiche definite dalle norme.

� Mantenimento della validità della firma digitale e della marca temporale utilizzata per la conservazione a norma.

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Principali vantaggi per il cliente

� Riduzione dei costi e dei tempi di processo: minore quantitativo di carta, minore tempo destinato all’attività di fatturazione

� Eliminazione dell’archivio cartaceo, adottando la conservazione sostitutiva a norma

� Impiego del personale in attività a maggior valore

� Maggiore efficienza dei processi interni � Gestione e Monitoraggio on line di tutti gli stati della fattura � Nessuna necessità di adeguamento dei processi in funzione

delle evoluzioni normative� Nessun adeguamento organizzativo e investimenti per

personale qualificato per la gestione della conservazione sost.

� Integrazione dei servizi bancari con i software contabile/gestionali aziendali

� Accesso a tecnologia avanzata e nessuna necessità di manutenzione ed upgrade

� Disponibilità di strumenti di sicurezza basati su elevati standard

Vantaggi Economici

Vantaggi Organizzativi

Vantaggi Tecnologici

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In conclusione Easy Fattura è un servizio …

SEMPLICE

EVOLUTO

AFFIDABILE

SICURO

FLESSIBILE

Un solo click per trasmettere un flusso, firmare, veicolare e conservareRicevere flussi di fatture dal nodo di interscambio gestirle e disputarle su una sola piattaforma

Accesso ad una struttura tecnologica evoluta web based

Elevato livello di affidabilità dell’infrastruttura e garanzia nell’esecuzione del servizio

Massima riservatezza nel trattamento dei dati e sicurezza nell’esecuzione del servizio

Elevata modularità e flessibilità che consente di rispondere alle esigenze delle aziende ed enti di diverse dimensioni