La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto · Conservazione Sostitutiva previa scansione del...

La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto Un’opportunità da cogliere Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione

In collaborazione con

www.osservatori.net PAOLO A. CATTI | La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto 9 maggio 2013

Agenda

Introduce e Presiede Giorgio Casanova, METEL

L'ambito di riferimento: le attività di trasporto e consegna merci

Paolo Catti, Osservatori ICT&Management

Il contesto normativo: che cosa richiede e che cosa permette di fare

Umberto Zanini, Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione

Eliminare la carta: le opportunità offerte dalle ICT

Christian Mondini, Osservatorio Mobile Device & Business App

La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto: i principali approcci

Daniele Marazzi, Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione

Q&A


Agenda











Gli Osservatori ICT&Management del Politecnico di Milano – Alcuni numeri

Comunicazione

Formazione

Supporto professionale

Ricerca applicata

COMMUNITY

q  38 Osservatori q  80 ricercatori e staff q  140 Research Report

prodotti dal 2011 q  Oltre 3.000 aziende

analizzate

q  Oltre 100 eventi all’anno q  Oltre 13.000 partecipanti q  2.000 articoli sulle principali

testate nazionali q  Presenza continuativa su Radio e TV

q  19 corsi in Gestione Strategica dell’ICT

q  Master di 2° Livello q  Executive MBA q  Laurea specialistica

q  Decine di progetti significativi con grandi imprese, PMI e PA

q  Sviluppo di tavoli di lavoro e benchmarking

q  Assessment benefici e redditività dell’innovazione digitale

q  125.000 contatti unici Osservatori.net q  Newsletters Knowledge: ca. 130.000

iscritti

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Il legislatore ha affrontato (e sta affrontando) il tema della dematerializzazione, con particolare attenzione alla Fatturazione Elettronica (che riguarda la Fattura, un documento con importanti ricadute civili, fiscali, giuridiche e di accesso al credito) L’obiettivo è quello di portare efficienza nelle relazioni di business con strumenti digitali in grado: q  di semplificare le attività operative di imprese e PA

(invio, ricezione, riconciliazione informazioni, ecc.) q  di portare trasparenza, tracciabilità e

semplificazione verso gli organi di vigilanza Un processo che si ispira a tre principi fondamentali …

I progetti di dematerializzazione

Integrazione cliente-fornitore

Conservazione Sostitutiva

La Fatturazione Elettronica...

I «principi» della «Fatturazione Elettronica» possono essere estendibili a tutti i documenti del ciclo dell’ordine (e, potenzialmente, a qualsiasi documento)

Collaborazione tra partner di business

Integrazione «interna» ed «esterna»

Dematerializzazione nei processi di business


I possibili approcci alla Digitalizzazione fanno riferimento a 3 «ambiti di progettualità», ciascuna caratterizzata da impatti specifici

...e i possibili approcci alla Digitalizzazione

•  Focus: scambio di informazioni tra attori del processo •  Benefici principali: riduzione delle attività di processamento dei

documenti (data entry) e incremento di qualità del processo (riduzione degli errori)

•  In questo ambito rientra anche la Fatturazione Elettronica

•  Focus: formazione e gestione dei documenti, prevalentemente nelle attività di backoffice

•  Benefici principali: riduzione di tempi e “opacità” dei processi interni, riduzione dei consumi di materiali (consumabili) e dei costi di trasferimento interno, miglior accesso alle informazioni

•  Focus: archiviazione, nel tempo, di informazioni e documenti (in particolare con forti garanzie di sicurezza)

•  Benefici principali: riduzione dei costi di archiviazione (materiali, spazio ecc.), conformità alle normative, garanzia di accessibilità a documenti e informazioni nel tempo

Integrazione

Gestione Documentale



I possibili approcci alla Dematerializzazione Che cosa dice la normativa

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Il quadro normativo permette di dematerializzare moltissime tipologie di documenti, con poche eccezioni:

varia la complessità del processo che porta alla dematerializzazione

…la natura del documento

Occorre il pubblico ufficiale

Occorre prestare attenzione agli elementi “non riproducibili” nel documento elettronico

derivante dalla dematerializzazione

Occorre digitalizzare il documento

Occorre “cristallizzare” il documento mediante l’apposizione di una firma digitale

Conservazione «sostitutiva» CAD

Le norme abilitanti…

Delibera CNIPA

11/2004

[ . . . ]

Documento informatico “nativo” (con firma digitale)

Documento digitale

Documento cartaceo “stampato”

Documento cartaceo con elementi olografi

Originale unico analogico

“Fac

ilità

” di

dem

ater

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Partire da documenti digitali o elettronici rende più facile la dematerializzazione

digitale

D.MEF 23-1-04 D.PCM 13-1-04 D.PCM 30-3-09

D.L. 7-3-05 Art. 2220

D.PR 633/72


Le opportunità della Digitalizzazione Una vista sinottica

Alta Bassa Diffusione del documento (su base annua)

Decine di Milioni Pochi Milioni Centinaia

di Milioni Miliardi

Bene

fici

o un

itar

io

Elevato

Limitato

Oltre 100 €

Pochi €

Decine di €

Cartelle cliniche

Atti Notarili

Fascicoli Assicurativi

Contratti (di compravendita)

Registri IVA, alcuni Libri e Scritture Contabili

Contratti Bancari

Distinte bancarie (di Versamento/Prelievo) F24

Bilanci

Fascicoli Doganali

Bollette

Fatture Bolle /DDT

Ordini

«Ciclo dell’Ordine» I benefici unitari crescono se alla Dematerializzazione del documento si accompagna la Digitalizzazione del processo in cui quel documento è utilizzato


Alta Bassa Diffusione del documento (su base annua)

Decine di Milioni Pochi Milioni Centinaia

di Milioni Miliardi

Bene

fici

o un

itar

io

Elevato

Limitato

Oltre 100 €

Pochi €

Decine di €

Cartelle cliniche

Atti Notarili

Fascicoli Assicurativi

Contratti (di compravendita)

Registri IVA, alcuni Libri e Scritture Contabili

Contratti Bancari

Distinte bancarie (di Versamento/Prelievo) F24

Bilanci

Fascicoli Doganali

Bollette

Fatture Bolle /DDT

Ordini

Le opportunità della Digitalizzazione Una vista sinottica

Bolle /DDT

La dematerializzazione dei Documenti di Trasporto (DDT) è affrontabile in modi diversi, ai quali corrispondono benefici differenti

«Ciclo dell’Ordine»


La Digitalizzazione dei processi Le attività di trasporto e consegna

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Fornitori di Servizi Logistici e Trasporto

Fornitore Cliente

Monitoraggio Attività di Consegna

Preallestimento Logistica in ingresso

Presa in Carico Prova di Consegna

È possibile digitalizzare completamente la documentazione fiscale a supporto delle attività di trasporto e consegna, compreso il Documento di Trasporto

e archivi fiscale/legali

Gestione documentazione






Le attività di trasporto e consegna Il processo tradizionale cartaceo

Che cosa viaggia con la merce

Che cosa fa l’emittente Che cosa fa il ricevente

Processo Tradizionale con impiego di documenti cartacei

q Stampa DDT (2/3 copie) q Archiviazione in cartaceo della

propria copia del DDT q Raccolta firma del

trasportatore per attestazione “presa in carico” della merce

q Firma sulla copia fornitore del DDT per “presa in carico”

q Documento di Trasporto (DDT) q Scheda di Trasporto

(tipicamente inclusa nel DDT) q Raccolta firma del cliente per

“prova di avvenuta consegna”

q Ricezione del DDT cartaceo q Archiviazione in cartaceo del

DDT ricevuto q Firma sulla copia del DDT

trattenuta dal trasportatore per attestare la ricezione della merce


Le principali domande da porsi per affrontare consapevolmente la Digitalizzazione

Dove oggi è presente una firma autografa, serve?

Se serve, a chi serve?

Se non serve la firma, quanto costa “mantenere cartaceo” quel processo?

Come si coinvolgono tutti gli attori su cui impatterà l’innovazione legata alla Digitalizzazione?

E per quale scopo?


Agenda










www.osservatori.net UMBERTO ZANINI | La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto 9 maggio 2013

Il DDT deve obbligatoriamente essere sul mezzo del trasportatore in formato cartaceo durante la consegna della merce al cliente

Il DDT non può essere sostituito dall’avviso di spedizione merci

Il DDT non è un documento rilevante ai fini fiscali

La firma del cliente apposta sul DDT è un obbligo

FALSO

FALSO

FALSO

FALSO

Le attività di trasporto e consegna Alcune «false convinzioni»


Va emessa entro le ore 24:00 del giorno stesso in cui viene effettuata l’operazione

È possibile una Trasmissione Telematica

Alcuni esempi di «altro documento» sono: •  l'avviso di spedizione merce •  l'avviso di consegna • ecc.

È possibile una Trasmissione Telematica, purché entro il giorno in cui è iniziato il trasporto

dei beni

«in forma libera, (senza, cioè, vincoli di forma, di dimensioni o di tracciato)» (DPR 14/8/1996 n. 472)

«(…) idoneo a identificare i soggetti tra i quali

è effettuata l’operazione avente le caratteristiche determinate con

DPR 14/8/1996 n. 472(…)» (Art.21 quarto comma DPR 633/72)

Prenumerate da tipografie autorizzate dal Ministero delle Finanze, per la consegna di tabacchi, fiammiferi, prodotti soggetti alle accise, alle imposte di consumo ecc.

Non è possibile una Trasmissione Telematica,

mentre è possibile una loro Conservazione Sostitutiva

previa scansione del documento cartaceo

(DPR 6/10/1978 n. 627)

Le attività di trasporto e consegna I principali documenti fiscali a supporto


I Documenti di Trasporto cartacei che accompagnano la consegna della merce possono essere considerati

“documenti equipollenti” alle Schede di Trasporto se contengono tutti i dati e le informazioni richiesti

per le Schede di Trasporto

«Al fine di conseguire maggiori livelli di sicurezza stradale e favorire le verifiche sul corretto esercizio dell’attività di autotrasporto di merci per conto di terzi in ambito nazionale, è istituito un documento, denominato:

“Scheda di Trasporto”, da compilare a cura del committente e conservare a bordo del veicolo adibito a tale attività, a cura del vettore.»

(Art.7 bis primo comma, Decreto Legislativo n. 286 del 21 novembre 2005)

Le attività di trasporto e consegna La Scheda di Trasporto


Agenda










www.osservatori.net CHRISTIAN MONDINI | La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto 9 maggio 2013

L’ICT e le attività “sul campo” Te

rmin

ali

Port

atili

Fi

ssi

Infrastruttura di Telecomunicazione Fissa Mobile & Wireless

Applicazioni che offrono all’utente la possibilità di trasferire

informazioni in tempo reale tramite una infrastruttura di comunicazione

Mobilità Operativa

Applicazioni “classiche” su terminali e linee di comunicazioni fisse, fruite dagli utenti in modo “tradizionale” dal proprio ufficio

Applicazioni su terminali fissi collegati tramite tecnologie Mobile

& Wireless al sistema centrale

Applicazioni che girano off line su un dispositivo portatile e permettono all’utente di effettuare operazioni dovunque si trovi

Mobilità Trasmissiva

Trasmissione Wireless da Postazione Fissa

Applicazioni “tradizionali”


L’ICT e le attività “sul campo” Te

rmin

ali

Port

atili

Fi

ssi

Infrastruttura di Telecomunicazione Fissa Mobile & Wireless

Tentata vedita nel Largo Consumo

tramite dispositivi portatili e

connessione batch

Attività di magazzino con termnali

industriali che scaricano i dati a missione conclusa

Raccolta dei dati da

contatori del Gas o Elettrici con terminali

industriali sincronizzati

in batch

Raccolta e trasmissione dei dati clinici del paziente via

WiFi in ospedale Localizzazione dei mezzi per la

raccolta dei rifiuti via Gprs/Gps Raccolta ordini con

PdA o Terminali Industriali connessi alla Rete Cellulare

Telegestione dei contatori

elettrici via Rete Cellulare

Telemedicina per il monitoraggio dei

pazienti domiciliati

Accesso alla Intranet aziendale via WiFi in

corrispondenza di Access Point Hot Spot

Raccolta e trasmissione dei dati clinici del paziente via

WiFi in ospedale Localizzazione dei mezzi per la

raccolta dei rifiuti via Gprs/Gps Raccolta ordini con

PdA o Terminali Industriali connessi alla Rete Cellulare

Mobile Business

Wir

eles

s Bu

sine

ss


Il Mobile Business

Manufacturing Largo Consumo

Mac

ro-S

etto

ri

Retail

Manufacturing (Automotive, Eldom,

Farma, ecc.)

Servizi (Bancario, Assicurati-vo, Utility,

TPL, ecc.)

Wireless Operations CRM

Mobile Wireless Office

Fleet Management

Sales Force

Automation

Field Force

Automation

Asset Management

Warehouse Stock

Management

Ambiti Applicativi

Novartis Farma

Frescura

Barilla

Bennet (1) Bennet (2)

Kone

KI Group

Cisco

Tempini

Fassa

Icim International

Bosch

Italtriest

Agenzia di Vigilanza

Comune di Torino

Dimaf

Carrefour

Magneti Marelli

TNT Liquigas

Corofar

Danieli

Barilla

Trentino trasporti es.


Trenitalia Div. Cargo

SEAT Pagine Gialle


Il Mobile Business

Manufacturing Largo Consumo

Mac

ro-S

etto

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Retail

Manufacturing (Automotive, Eldom,

Farma, ecc.)

Servizi (Bancario, Assicurati-vo, Utility,

TPL, ecc.)

Wireless Operations CRM

Mobile Wireless Office

Fleet Management

Sales Force

Automation

Field Force

Automation

Asset Management

Warehouse Stock

Management

Ambiti Applicativi

Novartis Farma

Frescura

Barilla

Bennet (1) Bennet (2)

Kone

KI Group

Cisco

Tempini

Fassa

Icim International

Bosch

Italtriest

Agenzia di Vigilanza

Comune di Torino

Dimaf

Carrefour

Magneti Marelli

TNT Liquigas

Corofar

Danieli

Barilla



Trenitalia Div. Cargo

SEAT Pagine Gialle

Molti i benefici di efficienza raggiungibili tramite l’adozione di soluzioni Mobile Business (principalmente basate su PDA e

Smartphone) a supporto del processo di consegna

… ma il DDT resta sempre cartaceo

come cambia la situazione con l’introduzione dei nuovi dispositivi mobili (principalmente New Tablet)?


I New Tablet e le attività “sul campo”

I dispositivi New Tablet rappresentano

il giusto equilibrio tra:

q  Portabilità q  Potenza di calcolo q  Visualizzazione

q  Interfaccia intuitiva q  Facilità di condivisione q  «Appeal» q  Immediatezza di utilizzo

... e, insieme alle Business App, sono

molto User Friendly:

q  Utilizzo completo e “reale” in mobilità


Le diverse tipologie di Firma Firma “debole” vs Firma “forte”

Firma elettronica ottenuta attraverso procedura informatica che garantisce identificazione univoca del firmatario e connessione univoca allo stesso, creata con mezzi soggetti a controllo esclusivo del firmatario e in grado di garantire la rilevazione di ogni eventuale modifica apportata a dati/informazioni su cui è stata apposta!

Firma Elettronica Avanzata basata su certificato qualificato e creata mediante dispositivo sicuro di firma!

Firma Elettronica Qualificata basata su chiavi asimmetriche!

Metodo di identificazione informatica realizzata mediante associazione logica di un insieme di dati elettronici (la Firma Elettronica) ad altri dati e/o informazioni in formato elettronico!


La nuove modalità di raccolta della firma autografa


I diversi ambiti di utilizzo Es

igen

ze d

i Mob

ilità

Grado di Digitalizzazione

In questi casi la firma è ontologicamente elettronica à c’è la necessità di analizzare,

caso per caso, il valore legale attribuibile alla firma elettronica sulla base della sua “periziabilità”

In questo caso la firma è “tradizionale”, anche se digitalizzata all’origine à  Mantiene il valore legale della firma

autografa con “carta e penna”, dal momento che permane l’esistenza fisica di un originale

…tuttavia è possibile digitalizzare “l’acquisizione dell’informazione che un documento è stato firmato”


Agenda










www.osservatori.net DANIELE MARAZZI | La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto 9 maggio 2013

Le attività di trasporto e consegna Le opportunità della Digitalizzazione

Conservazione Carta

Gestione Elettronica

Documentale &

Conservazione Carta

Gestione Elettronica

Documentale &


Trasmissione delle informazioni

Sola Trasmissione Cartacea

Trasmissione Cartacea e Flusso Dati in parallelo

Solo Flusso Dati

Ges

tion

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tern

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lle in

form

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Completa Dematerializzazione

e Digitalizzazione del processo

Digitalizzazione dei flussi informativi

Dematerializzazione unilaterale degli

archivi

Abbiamo identificato tre macro-famiglie di modelli: (i) Dematerializzazione unilaterale degli archivi, (ii) Digitalizzazione dei flussi informativi

e (iii) Completa Dematerializzazione e Digitalizzazione del processo

Processo Cartaceo Tradizionale





Dematerializzazione unilaterale degli archivi

q Invio in Conservazione Sostitutiva della propria copia del DDT

q Stampa DDT (1/2 copie)


(tipicamente inclusa nel DDT)

q Ricezione del DDT cartaceo q Scansione del DDT q Invio in Conservazione

Sostitutiva del DDT ricevuto

0,7-4 €/consegna (lato ricevente)

1-2 €/consegna (lato emittente)

Benefici





q Invio flusso dati strutturato con informazioni sulla consegna (DDT, DesAdv, …)

q Stampa e archiviazione DDT



q Ricezione flusso dati strutturato con informazioni sulla consegna

q Ricezione del DDT cartaceo q Archiviazione DDT cartaceo


compresi tra 10 €/consegna e 15-18 €/consegna

Benefici





q Invio flusso dati strutturato con informazioni sulla consegna (DDT, DesAdv, …)

q Invio in Conservazione Sostitutiva

q Stampa Scheda di Trasporto

q Scheda di Trasporto


q Invio in Conservazione Sostitutiva

Completa Dematerializzazione e Digitalizzazione del processo

compresi tra 15 €/consegna e 20-25 €/consegna

Benefici


Le opportunità della Digitalizzazione: diversi modelli a confronto

Diffusione Prevista nel Breve-Medio

Semplificazione a Bordo Mezzo

Feedback sull’Esito della Consegna

Grado di «Tutela» Giuridico-Fiscale

Ottimizzazione Archivi e Accesso alle Informazioni

Anticipo Informazioni sulla Consegna

Grado di «tutela» giuridico-fiscale

•  INFORMAZIONI |

•  TRANSITO |

•  CONFERME |

•  ARCHIVIO |

Rintracciabilità del documento valido ai fini civilistico-fiscali

Approvazione contenuto documento dalla controparte

Garanzia sull’Approvazione

Questi 4 driver permettono di caratterizzare e descrivere i diversi modelli di gestione della documentazione a supporto dei processi di trasporto e consegna merci, dal tradizionale approccio esclusivamente basato sulla carta alla massima Dematerializzazione e Digitalizzazione


Le attività di trasporto e consegna I diversi modelli a confronto

q  Invio flusso dati strutturato con informazioni sulla consegna (DDT, DesAdv, …)

q  Invio in Conservazione Sostitutiva q Stampa Scheda di Trasporto

q Scheda di Trasporto q Ricezione flusso dati strutturato con informazioni sulla consegna

q  Invio in Conservazione Sostitutiva

compresi tra 15 €/consegna e 20-25 €/consegna Benefici:

Completa Dematerializzazione e Digitalizzazione del processo

q  Invio flusso dati strutturato con informazioni sulla consegna (DDT, DesAdv, …)

q Stampa e archiviazione DDT




q Ricezione del DDT cartaceo q Archiviazione DDT cartaceo

compresi tra 10 €/consegna e 15-18 €/consegna Benefici:


q  Invio in Conservazione Sostitutiva della propria copia del DDT

q Stampa DDT (1/2 copia)



q Ricezione del DDT cartaceo q Scansione del DDT q  Invio in Conservazione Sostitutiva

del DDT ricevuto

1-2 €/consegna (lato emittente) | 0,7-4 €/consegna (lato ricevente) Benefici:

Dematerializzazione unilaterale degli archivi Che cosa viaggia con la merce Che cosa fa l’emittente Che cosa fa il ricevente

9 maggio 2013 La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto

Contatti

Paolo A. Catti [email protected]

Christian Mondini [email protected]

Daniele Marazzi [email protected]

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