La dematerializzazione documentale nel Comune di Roma

Il termine “dematerializzazione” identifica la tendenza alla sostituzione della documentazione amministrativa solitamente cartacea in favore del documento informatico.

Il costo stimato di gestione annuale, comprendente la trasmissione, la protocollazione, le copie e lo stoccaggio per conservazione dei documenti nelle PAC è superiore a 3 miliardi di euro. Stime relative alle Pubbliche Amministrazioni locali, anch’esse limitate ai soli documenti protocollati, sono non inferiori a 1,5 miliardi di euro.

(cfr. Libro Bianco del Cnipa sulla dematerializzazione).

Dematerializzazione

La dematerializzazione si può realizzare operando in 3 distinti ambiti nei quali il Comune ha in corso specifici progetti:

� nei processi interni alle amministrazioni, sostituendo i flussi interni di documentazione cartacee che rivestono rilevanza formale con documenti digitali attraverso il protocollo informatico, la gestione documentale e ilworkflow documentale.

� negli scambi tra amministrazioni impiegando servizi di interoperabilità e cooperazione applicativa.

� nelle comunicazioni con cittadini ed imprese garantendo l’interattività dei servizi on-line.

Dematerializzazione

Il Comune annuncia l’avvio operativo di un piano di dematerializzazione interna che rappresenta il caso nazionale più complesso, viste le dimensioni della municipalità, la vastità dell’area interessata e la numerosità dei soggetti coinvolti :

1.500 sedi di cui 200 uffici e 1.300 scuole (di cui circa 450 comunali)

5.500.000 documenti cartacei formali trattati annualmente (2008)

77 aree organizzative per la protocollazione della corrispondenza in ingresso e in uscita

6.500 operatori abilitati

Dematerializzazione

2.500.000 doc. in entrata 2.000.000 doc. per comunicazioni interne 200.000 doc. di tipo misto (interno ed

esterno) 800.000 documenti in uscita

5.500.000 documenti cartacei distribuiti in:

Volumi cartacei

Il costo della documentazione cartacea

trasmissione

copiatura

conservazioneprotocollazione

Per il Comune di Roma il costo dell’intero ciclo di gestione documentale (trasmissione, protocollazione, copiatura, stoccaggio, conservazione) è stato stimato in circa 85 milioni di euro .

stoccaggio

(cfr. Libro Bianco del Cnipa sulla dematerializzazione).

Il costo del ciclo di trattamento del documento dalla trasmissione alla ricezione, dall’archiviazione alla conservazione si stima in circa 15 euro/documento

Ad oggi l’attività del Comune per il piano di dematerializzazione interna ha consentito:

Le fasi del piano di attuazione

• la disponibilità di 15.000 postazioni di lavoro connesse a 270 LANcollegate ad una rete a banda ultra larga.

• l’utilizzo di una piattaforma applicativa di protocollo informatico e gestione documentale unica per tutti gli uffici, sita presso il Centro di Elaborazione Dati del Comune.

Grazie all’attività di protocollazione informatizzata si dispone di un quadro aggiornato dei volumi dei documenti trattati e della loro ripartizione sulle 77 Aree organizzative.

La dematerializzazione nel Comune di Roma

La piattaforma applicativa

Ripartizione del volume dei documenti per Municipio

Dati 2008

La ripartizione del volume dei documenti per Dipartimento

La dematerializzazione nel Comune di Roma

Dati 2008

La successiva fase di attuazione del piano di dematerializzazione interna

è stata individuata dopo il positivo esito della sperimentazione condotta

presso il Dipartimento XIII-Unità ICT che ha impiegato integralmente la

piattaforma applicativa di protocollo informatico e gestione documentale

Dalla sperimentazione all’attuazione

Dalla sperimentazione all’attuazione

Riproduzioni cartacee

Archivio digitale unico per singola area omogenea

archivi cartacei distribuitiArchivi cartacei distribuiti

Scansione dei documenti cartacei e smistamento

Archiviati 9.000 documenti che hanno occupato su disco 2,5 Giga byte di memoria

alert sulla casella di posta normalmente utilizzata

archiviazione digitale accessibile al personale con motori di ricerca

attraverso chiavi intuitive

trasmissione digitale della corrispondenza in uscita

Risultati della sperimentazione

Archivi cartacei personaliTrasporto con corrieri

I vantaggi che ne derivano possono essere così riassunti:

� reperimento immediato dei documenti dalla propria postazione di lavoro� eliminazione degli archivi cartacei dislocati in ogni unità organizzativa e

gestiti in modo difforme, con conseguenti grandi difficoltà di reperimento dei documenti

� recupero degli spazi occupati dagli archivi cartacei all’interno delle sedi comunali, spesso in zone ad alto valore catastale, e loro messa a disposizione del personale (possibilità di utilizzo delle sedi liberate come spazi di lavoro)

� superamento della spedizione giornaliera dei documenti cartacei a mezzo di corrieri.

Vantaggi della dematerializzazione

L’estensione dell’utilizzo integrale dell’applicazione sarà graduale e

coinvolgerà nel primo trimestre del 2010 due Dipartimenti (Dipartimento del

patrimonio e della casa e Dipartimento delle risorse economiche) e due

Municipi (XII e XVIII) per un volume complessivo di circa 675.000

documenti (dati 2008).

Nei successivi 18 mesi il processo interesserà l’intero Comune.

La dematerializzazione nel Comune di Roma

Piano di attuazione

0.08 gr.

In media 3,5 fogli per documento

19.250.000 milioni di documenti

22.000 alberi

1.540.000 kg di carta/anno

1,2 km 2 di superficie

Benefici ambientali