OMAT 2011 – Milano 5-6 aprile

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La nostra storia

• Esperienza ventennale nell’Outsourcing

• Partner di aziende leader nei rispettivi settori (al di là delle dimensioni)

• B.P.O.

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Alcuni numeri

• Oltre 1.400.000 fatture fornitori all’anno

• 70.000 pagine al giorno

• 10.000.000 di pagine all’anno in Cons. Sostitutiva

• 150.000.000 pagine online

• oltre 50 risorse specializzate

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Flussi C.S.

Fatture Attive

Produzione PDF e indici

Abbinamento indici-immagini

Firma PDF

Fatture Passive

Scansione docum. cartacei

Indicizzazione

Firma PDF?

Controlli

Produzione XML, firma e marca temporale

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CS in outsourcing:VANTAGGI

• Delega della Responsabilità

• Delega dell’Operatività

• Costi HW E SW

• Sicurezza dei dati

• Possibilità di esibizione on-line

• Redazione del Manuale della Conservazione

• Conoscenza Normativa / Aggiornamento costante

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CS in outsourcing:PUNTI di ATTENZIONE

• Gestione documenti analogici ricevuti in formato elettronico

• Modalità di firma dei documenti• Gestione originali unici (da non macerare)• Gestione allegati alle fatture (esibizione, macero)• Modalita’ indicizzazione (possibili errori)• Controlli da estendere a tutti i dati• Firma documenti perchè siano opponibili a terzi

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C.S. Ciclo Passivo

Fatture cartacee

Presa in Carico Stampa mailFatture via mail

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1° punto di attenzione: Stampa Fatture mail

• Obbligo di stampa per le fatture arrivate via mail

• Apposizione del protocollo progressivo sulla fattura

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C.S. Ciclo Passivo

Fatture FornitoriPreparazionePresa in Carico Gestione

originali uniciStampa mail

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2° punto di attenzione: Originali unici

• ORIGINALI UNICI da non macerare (Bolle doganali, Schede carburante, Fatture RSM…)

• ALLEGATI da non macerare(D.D.T. originali, formulario di macero...)

• ALLEGATI da non esibire(mail, documenti interni…)

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C.S. Ciclo Passivo

Fatture FornitoriPreparazionePresa in Carico

ScansioneIndicizzazioneControlli

Stampa mailGestione allegati

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3° punto di attenzione: Controlli

• Sequenza fatture e completezza archivio

• Criteri per gli indici (es. P.IVA per fornitori esteri)

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C.S. Ciclo Passivo

Fatture FornitoriPreparazionePresa in Carico

ScansioneIndicizzazioneControlliOpponibiltà a terzi

Stampa mailGestione allegati

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4° punto di attenzione: Opposizione a terzi

• Firma digitale su ogni documento perchè sia opponibile a terzi

• Firma di chi?

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C.S. Ciclo Passivo

Fatture FornitoriPreparazionePresa in Carico

ScansioneIndicizzazioneControlliOpposizione a terziXML, firma e marca

Stampa mailGestione allegati

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5° punto di attenzione: Firma digitale

• Chi firma realmente?

• Quale modalità?

• Quali strumenti?

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Grazie per l’attenzione

e … buon lavoro!!

roberto.chieselli@indicom.biz