28 Maggio 2010 - Trieste Archiviazione sostitutiva e gestione documentale: il caso Gruppo Pacorini...

28 Maggio 2010 - Trieste

Archiviazione sostitutiva e gestione

documentale: il caso Gruppo Pacorini

Alessandro VerzierDottore commercialista

Country C.F.O. - Gruppo Pacorini

[email protected]

Copyright 2010Gruppo Pacorini

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Agenda

• L’azienda

• Ambito e Obiettivo del Progetto

• Master Plan

• Conservazione Sostitutiva

• Conclusioni

Gruppo Pacorini in pillole


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La Storia

Il Gruppo Pacorini è una realtà internazionale specializzata nella movimentazione, nello stoccaggio e nel trasporto delle principali commodity.

19332006


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I nostri business

1° Operatore mondiale nella logistica del caffè verde

1° Operatore nel Mediterraneo (2° - 3° nel mondo) nella logistica dei metalli non ferrosi


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Location

Ambito e Obiettivo del Progetto


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Lo scenario di riferimento

• Il Gruppo Pacorini ha deciso di innovare la propria offerta dei servizi logistici avvalendosi anche di una visione innovativa dei Sistemi Informativi;

• La visione dei Sistemi Informativi Pacorini è quella di un grande network integrato

• Interno: Società del Gruppo Pacorini;

• Esterno: Clienti, Fornitori, Partner;

che tende a valorizzare l’approccio globale e la partnership “commerciale”.


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La componente EDM

• L’Enterprise Document Management (EDM) è una filosofia che nasce dalla necessità di gestire efficacemente e efficientemente l’informazione (che per il 60-80% è contenuta in documenti e form);

• L’Enterprise Document Management si pone come backbone per qualsiasi attività/processo che interessi le informazioni in qualsiasi formato;

EDM

Utenti

Partner

Applicazioni

Infrastruttura

Legal Issues


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La componente EDM – Alcuni elementi Macro

• Il volume di carta utilizzata negli uffici (carta da stampa, corrispondenza, manuali, ecc.) rappresenta il 30-40 percento dei consumi di carta totali;

• Le 3 tipologie di carta utilizzate negli uffici:

• Uncoated free-sheet (general printing, personal printing);

• Coated free-sheet (advertising);

• Uncoated groundwood (manuals, books, ..);

hanno tutte un trend di crescita positivo e la cosa poco rassicurante è che non si vede all’orizzonte una inversione di tendenza;


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La componente EDM – Alcuni elementi Macro (Cont)

• Nonostante da molti anni si stia spingendo su tecnologie IT per ridurre il consumo di carta, questo trend è in continua crescita. Le cause principali che “contrastano” i benefici apportati dalle nuove tecnologie sono:

• Possiamo accedere sempre a più informazioni sia dal lavoro sia da casa (internet, …);

• Invece di inviare copie stampate, il trend attuale prevede invio elettronico e stampa “locale”. Inoltre le stampe sono sempre più di miglior qualità;

• Crescita dei prodotti Knowledge-based (Knowledge worker);

• Paper Affordance. Ci sono alcune proprietà della carta che la rendono insostituibile per alcune tipologie di “utilizzo”.


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Alcuni dati Economici

• Abbiamo raccolto alcuni elementi “economici” che aiutano nella riflessione:

• Fatture Attive. Vantaggio Elettronico 40% ca:

• Cartaceo 12 €;

• Elettronico 7 €;

• Fatture Passive. Vantaggio 53% ca:

• Cartaceo 17 €;

• Elettronico 8 €;

(Fonte Ifin News – N.1 2006)

• Ripartizione “Costi” documento:

• 2 % Designing & Printing;

• 27% Filing/Storing/Retrieving;

• 65% Maintaining/Updating/Distributing;

(Paperless Company – 2002)


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Alcune scelte progettuali DMS

• Nell’analisi di un progetto DMS è molto importante analizzare il processo e come i file/documenti vengono utilizzati. Noi abbiamo utilizzato la seguente ripartizione:

• Hot File. Sono documenti in progress, tipicamente sono giacenti sulla scrivania. Sono file utilizzati nelle discussioni e spesso riservati;

• Warm File. Sono documenti che vengono acceduti spesso o pratiche recentemente evase. Spesso sono riposti in posizioni limitrofe alla scrivania;

• Cold File. Rappresentano la maggior parte dei documenti, sono i così detti “just-in-case”;

• Il DMS è molto appropriato nella gestione dei Cold File mentre è meno indicato, o meglio, più difficilmente adattabile nelle altre due categorie.

• Per queste due categorie a nostro avviso è importante ripensare al ruolo della “carta” piuttosto che andare ad eliminarla. La nostra visione è quella di utilizzare la carta nel transitorio, spostando il focus da use less paper a keep less paper;


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Soluzioni EDM

Gestore Documentale

Gestore Documentale

ConservazioneSostitutiva

ConservazioneSostitutiva

Sistema Informativo Pacorini (FW/SAP)

Sistema Informativo Pacorini (FW/SAP)

UTENTI Utenti “Speciali”

Tutti i docs Rilevanti

Solo d

ocs u

ffici

almente

da dig

italiz

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Con

su

ltazi

on

e

Salt

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rch

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e

Documenti Attivi/Passivi

ContabiliRegistriDocumenti Pratica/Disposizione

• Abbiamo deciso di suddividere il progetto EDM in due componenti: Gestione Documentale e Archiviazione Sostitutiva. Infatti questa scelta ci permetteva di poter procedere velocemente con la scelta del pacchetto “sostitutivo” (meno invasivo) per poi avere più tempo nella scelta della soluzione DMS. Tale semplificazione non è critica in quanto il pacchetto “sostitutivo” segue un proprio sviluppo ed è il terminale del processo documentale.

Master Plan EDM

1. Analisi Quantitativa e Qualitativa documenti

2. Definizione strategia EDM

4. Sostitutiva3. Project Plan EDM

5. Documentale


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31%

11%

58%

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Documenti Gruppo Pacorini Italia

Analisi Quantitativa e Qualitativa

• Di seguito abbiamo riportato i volumi 2005 di parte delle società Italiane del Gruppo Pacorini. Dall’analisi fatta abbiamo desunto tre fasi implementative:

• Fase 1. Implementazione archiviazione sostitutiva del flusso amministrativo “attivo”;

• Fase 2: Implementazione pacchetto documentale per gli elementi Fase 1 ed estensione processo documentale/sostitutiva al flusso amministrativo “passivo”;

• Fase 3: Estensione EDM a tutti i flussi documentali aziendali;

Fase Descrizione Note Num. DocumentiFase 1 Documenti "Amministrativi" Attivi Sostitutiva 79.188

Documenti "Amministrativi" Passivi Documentale & SostitutivaDocumenti "Amministrativi" Attivi Documentale

Fase 3 Documenti "Core" Attivi e Passivi Documentale & Sostitutiva 150.424Totale 258.214

Fase 228.602


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Strategia

2 ALTERNATIVE:

ACQUISTO LICENZA Abbiamo capacità di storage sufficiente?

Misure di protezione e sicurezza sufficienti?

Esiste un Responsible della Conservazione?

Siamo in grado si seguire l’evoluzione futura?

La soluzione si presterà alle future nuove esigenze?

SOLUZIONE OUTSOURCED Dilazioniamo l’investimento iniziale (canoni)

Fornitore = responsabile conservazione

Delega aggiornamento normativo e tecnologico

Conservazione Sostitutiva


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• Decreto Ministero del Lavoro del 30.10.2002• Circolare Ministero del Lavoro n. 33/2003• Decreto del Ministero dell’Innovazione e Tecnologia del 14.10.2003

• Linee guida per l'adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi

• CNIPA (ora “DigitPA”)• Circolare 24 del 19.06.2000, Deliberazione n. 42/2001,

Deliberazione n. 4 del 17.02.2005• Deliberazione CNIPA 11 del 19 febbraio 2004. Regole

tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali;

• Codice dell’Amministrazione digitale (d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82)

Riferimenti Normativi (1/3)


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• Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004

Sono definite le modalità di emissione, conservazione, esibizione dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari, nonché quelle di conservazione digitale delle scritture e dei documenti analogici con rilevanza tributaria. Il decreto definisce inoltre le modalità di assolvimento dell’imposta di bollo sui documenti informatici.



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Buon impulso deriva da:

Art. 16 del DL 185/2008 (“Anti crisi”) “Riduzione dei costi amministrativi a carico delle imprese”

….fra le altre misure (PEC,abolizione libro soci srl…)• C12BIS >> ART 2215bis Codice Civile >>

“Documentazione informatica”• C12TER >> bollatura virtuale

Dubbi espressi da Assonime (Circolare 19/09):• marcatura ogni 3mesi o scritture entro 60gg?• anche “conservazione” (art 2220) o solo “tenuta”?



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I documenti informatici rilevanti ai fini tributari:• hanno la forma di documenti statici non modificabili; a tal fine non

devono contenere macroistruzioni e/o codice eseguibile• sono emessi con l’apposizione del riferimento temporale e della

sottoscrizione elettronica• sono memorizzati su qualunque supporto purchè sia assicurato

l’ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo di imposta

• devono essere consentite funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni in relazione a: cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data o associazioni logiche.

• Il processo di conservazione avviene con le modalità previste per la creazione dei documenti stessi e termina con la sottoscrizione elettronica e l’apposizione della marca temporale.

La procedura di Conservazione


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• E’ bene tenere distinto il processo di conservazione sostitutiva da quello dell’archiviazione elettronica.

• Quest’ultimo può essere propedeutico al primo, ma non obbligatorio.• Per l’archiviazione elettronica non sono previste particolari modalità

operative. L’adempimento viene lasciato alla libera iniziativa del soggetto interessato il quale potrà utilizzare un qualsiasi tipo di supporto di memorizzazione per l’acquisizione del documento e la sua classificazione.

• Il processo di conservazione sostitutiva è finalizzato a rendere un documento non deteriorabile e quindi disponibile nel tempo in tutta la sua Integrità e Autenticità.

Archiviazione e Conservazione


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• Il procedimento di conservazione dei documenti amministrativi e fiscali si differenzia a seconda della loro tipologia:

Documenti analogici originali Documento analogico Unico

Assegno giratoSchede carburanteLibro delle delibere assembleari( Pubblico Ufficiale)

LA FATTURA E’ UN DOCUMENTO NON UNICO

Documenti cartacei, microfilm,Cassette e nastri magnetici. Sidistinguono in documento originale ecopia. Il documento originale si distingue in documento “unico” e “non unico”

• La conservazione dei documenti informatici deve essere effettuata con cadenza

quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti documenti.

Il procedimento di conservazione


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Conservazione Sostitutiva

Memorizzazione ImmagineMemorizzazione Immagine

Apposizione Firma Elettronica qualificata e marcatura temporale dal parte del responsabile

del processo di conservazione

Apposizione Firma Elettronica qualificata e marcatura temporale dal parte del responsabile

del processo di conservazione

Il processo di conservazione può essere limitato ad una o più tipologie di documenti e scritture. Senza soluzione di continuità (tutto l’esercizio)

Il processo di conservazione può essere limitato ad una o più tipologie di documenti e scritture. Senza soluzione di continuità (tutto l’esercizio)

• Il DM 23/01/2004 stabilisce le modalità di produzione e conservazione informatica dei documenti fiscali.


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Registri IVA acquisti

Registri IVA vendite

Libro giornale

Libro inventari

Contabilità magazzino

Libri sociali

Fatture emesse

Fatture ricevute

Estratti conto

Documenti di trasporto

Ordini/conferme d’ordine

Corrispondenza

Tipologie di documento da Conservare

• I libri, le scritture, le fatture e tutti i documenti di cui è obbligatoria la tenuta possono essere conservati su supporti ottici ( Cd, Dvd). Questa forma di conservazione ha validità ai fini fiscali e tributari se è svolta secondo le procedure previste dalla normativa;

• Completata la procedura di conservazione il documento analogico può essere distrutto.


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• Archivia e rende disponibili, con l’impiego di procedure elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato:

a) descrizione del contenuto dell’insieme di documenti;

b) estremi identificativi del responsabile della conservazione;

c) estremi identificativi delle persone eventualmente delegate;

d) indicazione delle copie di sicurezza.• Verifica la funzionalità del sistema e dei programmi via via utilizzati, dei

quali mantiene e rende accessibile un archivio. • Adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema e

delle copie di sicurezza • Richiede la presenza di un pubblico ufficiale quando necessario• Definisce e documenta le procedure di sicurezza per l’apposizione del

riferimento temporale • Verifica periodicamente l’effettiva leggibilità dei documenti conservati e

provvede, se necessario, al loro riversamento.

Il responsabile della conservazione


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Progetto Gruppo Pacorini:Documenti in Ambito

• Per tutte le società del Gruppo Pacorini Italia (tranne una società) abbiamo definito il seguente ambito di conservazione sostitutiva:

• Ciclo Amministrativo Attivo:

• Fatture di Vendita;

• Note di Addebito Finanziarie;

• Registri IVA;

• Libro Giornale;

• Registro Cespiti Amm.bili;

• Ciclo Amministrativo Passivo:

• Fatture ricevute;

• Note Spese;

• Altri documenti comprovanti costo (note debito, ecc.);

• Documentazione Bancaria (Estratti conto, lettere contabili,…);

• Corrispondenze ricevute ed emesse (Estratti conto clienti e fornitori, ecc.);


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Razionali - MacroProcesso Ciclo Passivo

• Di seguito abbiamo esemplificato il ciclo documentale passivo. Sarà specificato meglio nei dettagli di processo.

1. Ricezione Fattura

2. Draft Model (BP or Proposal) and Draft Budget

2. Scansione Massiva e Smistamento

•Ricezione

• Protocollazione (Barcode)•Scansione Massiva

• Riconoscimento Barcode

• Classificazione File temporanei

(Documentale)

•Smistamento Reparto Operativo (Documentale)

3. Workflow approvativo

• Smistamento Reparto (Documentale)

• 1° Approvazione (Documentale)

• 2° Approvazione (Documentale)

4. Registrazione SAP R/3

• Registrazione prima nota

• Link Documentale/SAP R/3

5. Sostitutiva

•Passaggio file indice + pdf/tiff ogni 15 gg (DocPA)


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La soluzione scelta: IFIN DocPA

• Dopo una fase di valutazione di pacchetti “sostitutivi” abbiamo deciso di adottare il pacchetto di IFIN Sistemi, DocPA Enterprise. Abbiamo scelto principalmente questa soluzione valutando molto positivamente i seguenti aspetti:

• Completezza tecnologica della soluzione (Web Based, Masterizzazione, …);

• Competenza IFIN Sistemi in materia documentale/sostitutiva e presidio dei canali “istituzionali” per un continuo aggiornamento della soluzione;

• Semplicità di realizzazione e costo della soluzione;


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Architettura DocPA per il Gruppo Pacorini


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• Differenzia la conservazione dei documenti fiscali (DM 23/01/04) da quelli legali (CNIPA 19/02/04);

• Consente di conservare i documenti fiscali senza soluzione di continuità (art. 3 comma 1 lettera d del DM 23/01/04);

• Si integra con i sistemi gestionali e di Document Management in uso presso il Cliente e non altera i processi aziendali;

• Supporta dispositivi di firma massiva sicura dei documenti, propedeutici anche alla Fattura Elettronica;

• Consente di conservare i documenti su NAS/SAN/HDD e/o supporti CD/DVD a basso costo;

• Consente di produrre copie multiple di CD/DVD e di suddividere in automatico i dati su cartelle differenti su NAS/SAN/HDD e/o su CD/DVD multivolume.

IFIN DocPA


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IFIN DocPA

• Consente di esportare i dati dei dispositivi di conservazione creati verso un Document Management System o ERP;

• Consente di generare automaticamente le etichette che vengono stampate sui supporti ottici per una facile e univoca reperibilità (nel caso di utilizzo di un sistema automatico di masterizzazione e stampa Rimage);

• Non necessità del presidio costante del personale ed è configurabile per un utilizzo batch;

• Permette al Responsabile della Conservazione di ottemperare in modo semplice ed automatico agli obblighi di legge;

• Produce in automatico i file di impronta (hash) da inviare alla Agenzia delle Entrate;

• Garantisce facilità di esibizione dei documenti conservati nel caso di verifiche, controlli o ispezioni;

• Non richiede l’utilizzo di un sistema di Document Management;

• E’ scalabile e permette postazioni multiple di Conservazione;

• Permette la Conservazione separata di documenti di più aziende.


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Conclusioni Progetto “Sostitutiva”

• Vogliamo sottolineare che in un periodo temporale molto esiguo (Fine Dicembre 2005, Febbraio 2006) abbiamo portato a compimento la smaterializzazione dei documenti definiti Fase 1. Alcuni dei vantaggi derivanti da questo progetto “very fast” sono stati riportati di seguito:

• Riduzione archivi cartacei;

• Controllo flusso documentale;

• Eliminazione ridondanze fisiche;

• Fruibilità dei documenti;

• Integrazione ERP ( SAP/FW/..) con documenti;

• Centralità archivio;

• Abilitatore adeguamento processo/organizzazione.

Conclusioni


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Conclusioni

• Alcune osservazioni nate dal progetto sono:

• Importanza dei processi

• Importanza change

• Trade-off carta/digitale

• Quick-wins (Partenza con progetti semplici e visibili)

• …….DOMANDE?

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