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Archiviazione e Conservazione Sostitutiva

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Archiviazione e Conservazione Sostitutiva

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1. L’archiviazione elettronica semplice

2. La Conservazione Sostitutiva

3. La firma grafometrica

AGENDA

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Il documento scansito viene trasformato in file dalla macchina ed acquisito in una

delle seguenti modalità:

• Tramite software presente sul PC del destinatario, che dalla sua postazione,

acquisisce il file (Driver Twain)

• Tramite funzionalità “scan-to-folder” della periferica, in grado di scansire il

documento ed impostare la cartella Windows di destinazione direttamente dal

pannello dei comandi.

• Tramite una scansione personalizzata , tipo “scan-to-folder” , che permette di

aggiungere metadati direttamente sul pannello (touchscreen) della macchina.

Acquisizione: scansione

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FAX

La periferica multifunzionale riceve il fax e crea un file senza stampare il

documento. Il file viene salvato su una cartella di rete. Tramite l’interfaccia

software delle piattaforme di archiviazione elettronica è possibile trasferire

i file dalle cartelle di rete/PC ai folder di archiviazione.

Spool di Stampa

I documenti possono essere acquisiti tramite spool di stampa

direttamente dagli applicativi aziendali. Il software di archiviazione

elettronica “cattura” lo spool e crea un file che può essere

successivamente archiviato.

Lo spool di stampa è l’insieme dei dati che l’elaboratore invia alla

periferica per la stampa del documento. Questi dati sono separati da

simboli convenzionali e da comandi di stampa (a capo, riga, ecc.).

Acquisizione: fax e spool

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I documenti in formato applicativo Windows possono essere

archiviati automaticamente tramite Software di archiviazione

elettronica. E’ possibile “spostare” un file da cartella PC o di

rete verso uno specifico folder.

A seconda della piattaforma è possibile anche utilizzare una

stampante virtuale che invece di indirizzare un comando di

riproduzione cartacea, produce un file che viene inserito in

uno specifico folder. La stampante virtuale funziona in modo

analogo ad Acrobat Writer / Distiller.

Acquisizione: file

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Indicizzare un documento digitale significa attribuire parole /

frasi chiave per la successiva ricerca.

L’inserimento di parole chiave nei campi può essere

facoltativa o obbligatoria:

• Campi facoltativi: il documento può essere indicizzato

anche senza compilare questi campi, che possono

rimanere “vuoti”. Normalmente questa tipologia di campi

non può essere utilizzata per la ricerca incrociata.

• Campi obbligatori: devono essere valorizzati (non possono

essere “vuoti”) al fine di indicizzare il documento.

Indicizzazione

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• Indicizzazione manuale: inserimento manuale degli

indici di ricerca su client o interfacce web

• Indicizzazione semi-automatica: inserimento

manuale di uno o più indici di ricerca attraverso i

quali vengono interrogati DB esterni per il recupero

degli altri indici rilevanti

• INDICIZZAZIONE AUTOMATICA: attribuzione

automatica degli indici di ricerca attraverso diverse

tecnologie

Indicizzazione automatica

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SISTEMI DI

INDICIZZAZIONE

DESCRIZIONE

OMR Riconoscimento dei check-box

BCR Lettura dei codici a barre (semplici / bidimensionali)

OCR Lettura testo, con caratteri tipografici, in aree delimitate

FREE FORM E FORM

IDENTIFICATION

Identificazione dinamica dei campi e dei template

grafici

ICR Lettura testo manoscritto in stampatello (aree

delimitate)

CHR Lettura testo manoscritto in corsivo (aree delimitate)

IDE Ritaglio ed estrapolazione di intere pagine o parti di

esse in formato digitale

Indicizzazione: diverse tecnologie

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La ricerca del documento elettronico può essere effettuata in

full text o per indici chiave:

• Full text: ricerca libera su tutto il testo dei documenti

• Ricerca a indice singolo: si specifica il valore da ricercare

per un determinato campo senza particolari restrizioni. Il

risultato è rappresentato da un elenco di documenti che

rispondono ai criteri.

• Ricerca a indici multipli: le modalità sono identiche alla

ricerca a campo singolo, ma è necessario utilizzare gli

operatori logici.

Ricerca

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L'analisi semantica è l'attività di assegnazione

di un significato, un senso all'espressione

linguistica. Il processo computazionale

automatico che effettua tale assegnazione di

significato alle parole di un testo è detto

disambiguazione.

Ricerca semantica

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• Sistema di analisi dei testi per una migliore

estrazione delle informazioni rilevanti

• Superamento della sola funzionalità di ricerca di

cose o persone, ma sviluppo di strategie per

metterle in relazione fra loro

• Sistema di classificazione di tutte le informazioni

linguisticamente e semanticamente rilevanti per

costruire una rete di entità e concetti utilizzabile per

tutte le fasi di analisi e di navigazione nei testi

Ricerca semantica

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Quanto più un testo viene “arricchito” con annotazioni

lessicali, linguistiche e semantiche, esplicitando le

informazioni più rilevanti contenute, tanto più il testo

sarà in grado di rispondere a funzioni di analisi,

categorizzazione, navigazione e ricerca.

Ricerca semantica

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Esempi di ricerca con tecnologia semantica:

• Trova la fattura di Toshiba del 15 maggio 2013

• Trova la pratica di Toshiba dell’ultima fornitura

Ambiti di applicazione:

• Ricerca su web

• Ricerca su archivi documentali non strutturati

• Ricerca su basi di conoscenza (Knowledge Base)

Ricerca semantica

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La Conservazione Sostitutiva è un processo che consente la

dematerializzazione degli archivi cartacei e la gestione dei

documenti digitali, assicurando agli stessi pieno valore

probatorio sia ai fini fiscali che ai fini civilistici.

Conservazione sostitutiva

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• Decreto Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004

• Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004

• Decreto Legislativo 7 marzo 2005 n.82

• Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 36/E del 6 dicembre 2006

• Agenzia delle Entrate - Provvedimento attuativo per invio Impronta del 25

ottobre 2010

• Decreto Legge 11 dicembre 2012 n. 216

• DPCM 22 febbraio 2013

• Decreto 3 dicembre 2013

• Decreto 17 giugno 2014

• Decreto 13 novembre 2014

Conservazione sostitutiva: normativa

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• Firma Digitale: firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi

asimmetriche prodotta tramite un dispositivo sicuro

• Firma elettronica: l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi

tramite associazione logica ad altri dati elettronici

• Riferimento Temporale: data e ora di firma

• Marca Temporale: il riferimento temporale che consente la validazione temporale

opponibile a terzi

• Hash del documento: impronta del documento

• Evidenza informatica: indice del lotto di conservazione, contenente i dati e

l’impronta dei documenti conservati

• Impronta dell’archivio: hash dell’archivio dei documenti fiscalmente rilevanti da

inviare all’Agenzia delle Entrate

Conservazione sostitutiva: terminologia

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Che differenza c'è tra firma elettronica e firma digitale?

• La firma digitale e la firma elettronica sono degli strumenti simili, ma hanno

valenza legale differente

• Si distingue dalle altre perché la legge italiana riserva la denominazione

firma digitale ed il conseguente valore legale generalizzato solo alle firme

elettroniche che sono gestite, secondo particolari procedure e garanzie,

tramite l'intervento di un certificatore autorizzato

• La firma digitale vale per legge a prescindere da particolari accordi

contrattuali tra mittente, destinatario ed un particolare certificatore

• Con la firma digitale non è neanche necessario che mittente e destinatario

si avvalgano del medesimo certificatore

Conservazione sostitutiva: firme

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Che cos'è la marca temporale?

• Vi sono casi in cui occorre poter stabilire, in modo che abbia valore legale, il preciso momento in cui il documento viene generato: per soddisfare tale esigenza esiste la marca temporale

• Una marca temporale è un'evidenza informatica che consente la validazione temporale

• Nella pratica fornisce la prova con validità erga omnes della formazione di un documento in un certo arco temporale o, comunque, della sua esistenza al momento della generazione della marca temporale

• La marca temporale è un documento informatico rilasciato da un servizio di marcatura temporale generalmente gestito da un Ente Certificatore

Conservazione sostitutiva: marca

temporale

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Compiti del responsabile della conservazione?

• Definisce caratteristiche e requisiti del sistema di conservazione

• Gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa

• Genera il rapporto di versamento, come stabilito dal manuale di conservazione

• Genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o elettronica qualificata

• Effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione

• Assicura la verifica periodica (almeno ogni 5 anni) dell’integrità e leggibilità degli archivi

• Adotta misure per l’individuazione dell’eventuale stato di degrado dell’archivio e il ripristino

• Provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici

• Adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema

• Assicura la presenza di un pubblico ufficiale, ove previsto

• Assicura, agli organi competenti, l’assistenza e le risorse per le verifiche

• Predispone e aggiorna il manuale della conservazione

Conservazione sostitutiva:

Responsabile conservazione

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Cosa include?

• Dati dei Responsabili della conservazione nel tempo

• La struttura organizzativa delle funzioni e dei soggetti coinvolti nel processo

• Descrizione degli oggetti conservati (formati, metadati, eccezioni)

• Descrizione delle modalità di presa in carico dei pacchetti rapporti di versamento

• Descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione

• Modalità di esibizione ed esportazione dei pacchetti di distribuzione

• Descrizione del sistema di conservazione (componenti tecnologiche, fisiche e logiche)

• Descrizione delle procedure di monitoraggio e verifica dell’integrità e soluzioni correttive

• Descrizione delle procedure per la produzione di duplicati e copie

• Tempi di scarto o trasferimento dei documenti

• Modalità e casistiche di intervento dei pubblici ufficiali

• Normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti

Conservazione sostitutiva: Manuale

della conservazione

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Cosa prevede?

• Acquisizione del pacchetto di versamento

• Verifica della conformità del pacchetto di versamento con il manuale di conservazione

• Generazione e eventuale sottoscrizione del rapporto di versamento con riferimento

temporale

• Preparazione e sottoscrizione del pacchetto di archiviazione

• Preparazione e sottoscrizione del pacchetto di distribuzione

• Produzione e duplicazione/copia dei documenti informatici

• Scarto dei pacchetti di archiviazione scaduti (fatto salvo quelli di interesse storico)

Conservazione sostitutiva: processo di

conservazione

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Cosa prevede?

» Viene superato il vincolo temporale per la conservazione delle fatture elettroniche. Il

procedimento diventa più semplice anche per le fatture: il procedimento di archiviazione

dovrà essere eseguito annualmente e non più ogni 15 giorni.

» E’ stato soppresso l'obbligo di comunicazione alle agenzie fiscali dell'impronta dell'archivio

informatico, con relativa sottoscrizione elettronica e marca temporale. Resta, invece,

l’obbligo per il contribuente, che si avvale della conservazione elettronica, di darne

comunicazione nella dichiarazione dei redditi.

» L’imposta di bollo sui documenti informatici fiscalmente rilevanti dovrà essere corrisposta

con il modello F24 e non più con il modello F23, utilizzando esclusivamente il canale

telematico. Per tutti i titoli (fatture, atti, documenti, registri) che sono emessi e utilizzati

durante l’anno, l’imposta dovrà essere corrisposta in un’unica soluzione entro il termine di

120 giorni dalla chiusura dell’esercizio, senza necessità di effettuare comunicazioni

preventive e consuntive.

Fonte: www.edotto.com

Conservazione sostitutiva: Decreto 17

giugno 2014

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Cosa prevede?

» Formazione del documento informatico:

a. redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software;

b. acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico,

acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento

analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico;

c. registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi

informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi

disponibili all’utente;

d. generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o

registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti

interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma

statica.

Conservazione sostitutiva: Decreto 13

novembre 2014

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Cosa prevede?

» Caratteristiche di immodificabilità e integrità dei documenti di tipo «a» (redazione tramite

l’utilizzo di appositi strumenti software)

la sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma elettronica qualificata;

l’apposizione di una validazione temporale;

il trasferimento a soggetti terzi con posta elettronica certificata con ricevuta completa;

la memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee politiche di

sicurezza;

il versamento ad un sistema di conservazione.

Conservazione sostitutiva: Decreto 13

novembre 2014

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Cosa prevede?

» Caratteristiche di immodificabilità e integrità dei documenti di tipo «b» (acquisizione

telematica e analogica): memorizzazione in un sistema di gestione informatica dei

documenti che garantisca l’inalterabilità del documento o in un sistema di conservazione.

» Caratteristiche di immodificabilità e integrità dei documenti di tipo «c» e «d» (registrazione

informatica e raggruppamento dati): registrazione e applicazione di misure per la

protezione dell’integrità delle basi di dati e per la produzione e conservazione dei log di

sistema, ovvero con la produzione di una estrazione statica dei dati e il trasferimento della

stessa nel sistema di conservazione.

Conservazione sostitutiva: Decreto 13

novembre 2014

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Cosa prevede?

» Al documento informatico immodificabile vengono associati i metadati che sono stati

generati durante la sua formazione. L’insieme minimo dei metadati è costituito da:

l’identificativo univoco e persistente;

il riferimento temporale;

l’oggetto;

il soggetto che ha formato il documento;

l’eventuale destinatario;

l’impronta del documento informatico.

Eventuali ulteriori metadati sono definiti in funzione del contesto e delle necessità

gestionali e conservative.

Conservazione sostitutiva: Decreto 13

novembre 2014

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Firma elettronica avanzata: insieme di dati in forma

elettronica allegati oppure connessi a un documento

informatico che consentono l’identificazione del

firmatario del documento e garantiscono la

connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui

quali il firmatario può conservare un controllo

esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si

riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati

stessi siano stati successivamente modificati.

La firma Grafometrica è una tipologia di firma

elettronica avanzata.

Firma grafometrica

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Il documento informatico sottoscritto con firma

elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato

nel rispetto delle regole tecniche di cui all’articolo 20,

comm 3, che garantiscano l’identificabilità

dell’autore, l’integrità e l’immodificabilità del

documento, ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702

del codice civile. L’utilizzo del dispositivo di firma si

presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia

prova contraria.

Firma grafometrica

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Processo operativo:

1. L’utente appone la firma autografa su tablet.

2. L’applicativo, oltre a rilevare la firma, registra alcuni

parametri biometrici, tra cui: velocità, inclinazione, pressione,

ecc.

3. I parametri biometrici vengono criptati e conservati

4. In caso di contenzioso il perito confronterà i parametri

biometrici rilevati dal SW con una firma di controllo

5. L’equivalenza (per range) autentica la firma grafometrica

Firma grafometrica

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Vantaggi per l’utente finale:

1. Apposizione della firma senza smart card o altri supporti

IT

2. Inscindibilità della firma dal soggetto: la firma non può

essere riprodotta se non con il consenso del soggetto

3. Totale similitudine rispetto alla firma autografa su carta

4. Semplicità e intuitività dell’applicazione

Firma grafometrica

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Vantaggi per l’azienda:

1. Utilizzo da parte del privato: la firma grafometrica

introduce la firma avanzata al grande pubblico, non

dotato di smart card

2. Applicabilità nell’ambito del B2C: agenzie di

assicurazione, sportelli bancari, front end ospedalieri,

desk alberghieri, ecc.

3. Stesso valore legale, tra le parti, della firma avanzata

Firma grafometrica

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