INSIDE REPORT

ChE COS’è la faTTuRazIONE ElETTRONICa STRuTTuRaTa E ChE vaNTaggI OffRE

aPRIlE2015

La fatturazione elettronica non è solo un processo di dematerializzazione dei documenti: se il documento digitale è integrato in un sistema strutturato è possibile gestire in maniera più veloce, sicura ed efficiente le informazioni a supporto delle relazioni e del business

in collaborazione con:

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La fattura è un documento fiscale che attesta che è avvenuta una cessione di beni o servizi

e dà diritto a riscuotere il compenso pattuito. Da un lato dunque c’è il fornitore del prodotto o del servizio e dall’altro, invece, c’è il cliente che acqui-sta il prodotto o fruisce del servizio. La fattura ha un iter burocratico preciso: deve essere emessa in duplice copia: l’originale va spedito al cliente, la copia va conservata almeno 10 anni.

Grazie all’evoluzione delle tecnologie informatiche e a una progressiva sensibilizzazione dei legislatori rispetto ai numerosi vantaggi associati alla demate-rializzazione e alla digitalizzazione dei documenti, anche la gestione della fattura elettronica (einvoice) si sta progressivamente affermando, in ogni settore

e ogni tipo di azienda. Versione digitale della fattura, l’einvoice ha lo stesso valore legale del docu-mento cartaceo, è caratterizzata dall’invio tramite mezzo elettro-nico, offre numerosi vantaggi (ad esempio l’archiviazione in cloud) e nuove caratteristi-che di sicurezza.

Il problema è che c’è ancora molta confusione sui metodi, le soluzioni e gli approcci. Consideare la fatturazione elettronica come la versione digitalizzata del do-cumento fiscale, associata a un processo di document manage-ment è riduttivo: un conto, infat-ti, è generare un PDF della fattura e gestire il documento come una sem-plice immagine. Un altro è un ap-proccio strategico e strutturato, in-tegrato al ciclo dell’ordine, più evoluto e funzionale, che presuppone la gestione di tutto il ciclo di vita della fattura: si parla allora di In-voice Lifecycle Management.

ChE COS’è la faTTuRazIONE ElETTRONICa

3

In data 1 gennaio 2013 è stata recepita la Direttiva IVA 2010/45/UE che introduce una nuova definizione di fattu-razione elettronica: secondo la quale “per fattura elettroni-ca si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico”, e sancisce la parità di trat-tamento per fatture elettroniche e cartacee anche per quan-to riguarda la garanzia di autenticità dell’origine, integrità del contenuto e leggibilità nel tempo (ottenibile ricorrendo alla firma digitale, a soluzioni di Electronic Data Interchan-ge oppure affidandosi ai controlli di gestione).

FATTURE

FATTURA

CONSERVAZION

E SOSTITUTIVA

CLOUD

SOFTWA

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I 3 STADI EVOLUTIVI DELLA fATTURAZIONEI 3 STADI EVOLUTIVI DELLA fATTURAZIONECi sono tre stadi diversi che caratterizzano l’approccio delle aziende rispetto alla gestione della fatturazione: analogico, digitale di 1° livello e digitale di 2° livello.

La dematerializzazione e la digitalizzazione della fattura consentono di risparmiare sui costi (materiali, risorse impegnate nelle attività manuali, necessità di spazio) e di ridurre margini di errore e impatto ambientale ma, soprattutto, di migliorare le procedure e il busi-ness. Attraverso l’uso di soluzioni software più o meno avanzate, infatti, è possibile semplificare e velocizzare la gestione, mettendo a sistema una serie di informazioni: in modo destrutturato (1.0) o in modo strutturato (2.0), ovvero integrato e altamente più funzionale.

La fattura elettronicadestrutturata

consentedi risparmiare

4-5 euroa fattura*

La fattura elettronica viene considerata come documento originale valido se il formato elettronico e la relativa tra-

smissione telematica mantengono il documento inalterabi-le, garantendo così la sua integrità e autenticità

FATTURA

0.0

cartacea elettronicadestrutturata

FATTURA

2.0

elettronicastrutturata

*Fonte: Osservatori Digital Innovation 2014

La fattura elettronicastrutturata

consentedi risparmiare

8-12 euroa fattura*

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FATTURE

CLOUD

FATTURA

SCANSIONE DELDOCUMENTO CARTACEO SW DI RICONOSCIMENTO

OTTICO DEI CARATTERI

SOFTWARE DIGESTIONE DOCUMENTALE

SW DI CONVERSIONE DEI FORMATIIN INGRESSO (EDI, WebEDI O XML)

SOFTWARE

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293031

FATTURA

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1.0

FATTURE

ARCHIVIAZIONECONSERVAZIONE

SOSTITUTIVA

ELETTRONICADESTRUTTURATA

2.0

ELETTRONICASTRUTTURATA

FATTURA

CARTACEA

ELETTRONICA

La fatturazione elettronica destrutturata è, a tutti gli ef-

fetti, un file immagine e, come tale, non può essere elaborato dai siste-mi informativi aziendali, ma può essere archiviato secondo i principi della conservazione sostitutiva.

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DIf

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? 1.0

La fatturazione elettronica strutturata integra il docu-

mento digitale nei processi infor-mativi aziendali a partire dal ciclo dell’ordine: i dati dei file sono leggi-bili ed elaborabili in automatico dai sistemi informativi, rendendo ancora più efficiente, economica e rapida la gestione delle informazioni.

2.0

FIRMADIGITALE

@

POSTAELETTRONICA

DIGI

TALIZ

ZAZIONE

SW DI INTEGRAZIONE CON ERP

€€

PAGAMENTIDIGITALI

GESTIONE ELETTRONICA PIÙ EVOLUTA

FATTURA

1.0

FATTURA

Il 6 giugno 2014 è scattato l’obbligo di emettere fatturazione elettronica per la

PA italiana: il decreto ha coinvolto i ministeri e loro articolazioni, mentre il 31

marzo 2015 è stato esteso all’intero organico delle PA e dei loro fornitori.

Per quanto riguarda le imprese, il decreto legislativo licenziato dal Cdm e

ora al vaglio delle commissioni parlamentari competenti, non obbliga a usare

il digitale ma ne stimola la diffusione tramite incentivi premiali: non solo ver-

ranno garantiti tempi rapidi sui rimborsi Iva, ma spariranno gli adempimenti

introdotti con il cosiddetto “spesometro”, l’obbligo di trasmissione telematica

dei corrispettivi e quello relativo alle operazioni con i paradisi fiscali. In sintesi:

chi sceglie la fattura elettronica avrà meno obblighi e controlli.

FATTURA

CICL

O A

TTIVO

FATTURA

CICLO PASSIVO

Di fatto, la digitalizzazione delle informazioni ha inaugurato nuove opportunità di sviluppo del busi-ness attraverso un’automazione a valore aggiunto che porta servizi di standardizzazione e di integrazione a supporto dell’attività aziendali.

L’utilizzo di strumenti informatici condivisi, infatti, costituisce un elemento di armonizzazione nelle re-lazioni e negli scambi tra aziende e clienti così come tra tutti gli operatori della filiera, favorendo una mi-gliore collaborazione, evitando ridondanze, rallenta-menti ed errori.

Al di là della maggiore ecosostenibilità associata ai processi di dematerializzazione dei documenti carta-cei, infatti, la standardizzazione delle procedure porta razionalizzazione e velocità nei processi, introducen-do una tracciabilità e una rintracciabilità documen-tale, che garantisce una trasparenza e una qualità nella gestione dell’informazione come nessuna atti-vità manuale potrebbe fare.

Lo sgravio economico di una gestione digitale, rispet-to a quella tradizionale cartacea, ha dato al nostro Paese un’occasione per reingegnerizzare la gestione documentale, approcciando strumenti e sistemi che hanno cambiato metodi e processi di lavoro, favoren-do una nuova cultura che oggi rientra nella categoria dello smart management e degli smart services.

Sono oltre10 miliardi

i documenti cartaceiche ancora regolano

i processi commercialiin Italia*

Il costo complessivo della gestione documentale cartacea

per le imprese è stimato in circa 70/80 miliardi

di euro, tra costo del personale,di spazio, materiali e servizi.

Circa 60 miliardisarebbero “risparmiabili” a fronte

di una seria digitalizzazionedei processi

€70

12.3.15

In dettaglio, il Ciclo dell’Ordine è un processo impegnativo per le azien-

de, che include la gestione di ordini, conferme d’ordine, documenti di

trasporto o stati avanzamento lavori, fatture, riconciliazioni e tutto ciò che

attiene ai pagamenti.

5

NuOvI lIvEllI DI INTEgRazIONEFATTURA ELETTRONICA

*Fonte: Osservatori Digital Innovation 2014

In una relazione di business la fattura è un documento che ha una molteplice valenza informativa, fiscale, contabile, logistica e operativa, per il fornitore (del bene e/o del servizio) e per il cliente. La dematerializzazione della fattura e l’informatizzazione del processo (gestione della firma digitale inclusa) inaugurano una gestione elettronica che impatta positivamente su tutta la filiera gestionale, a partire dall’integrazione del ciclo dell’ordine. Dall’applicazione dei principi della digitalizzazione adottati per la fattura a tutti gli altri documenti contabili e ammi-nistrativi, la gestione della relazione cliente-fornitore migra così in un flusso informatico più veloce ed efficiente.

LA FATTURAHA VALORE

Riporta le informazioni della relazione di business che si è sviluppata a monte e attiva le procedure di pagamento a valle

È un documento su cui è opportunoprocedere alle verifiche di incasso e con cui è possibile richiedereanticipi finanziari

Chiude il ciclo logistico/commerciale e apre quello amministrativo/contabile

ORDINECOMPOSIZIONE DELL’ORDINE

COMPOSIZIONEAVVISO DI SPEDIZIONE

ARCHIVIAZIONEFATTURA

RICONCILIAZIONEORDINE E CONFERMAORDINE

CONSEGNACOMPOSIZIONE FATTURA

FATTURACOMPOSIZIONEORDINE DI PAGAMENTO

INCASSO

FORNITORE

RICONCILIAZIONEDTT E NOTIFICARICEZIONE MERCI

ARCHIVIAZIONEESTRATTI CONTO

CLIENTE

AMMINISTRATIVO-CONTABILE

LOGISTICO-GESTIONALE

FISCALE-NORMATIVO

La parte descrittiva della fattura contiene:

l i dati del venditore (indirizzo, partita IVA, nome, cognome, ditta) l i dati del compratore (nominativo in caso di libero professionista, o ragione sociale in caso di società o studio professionale)l la data di emissione l il numero di fattural le condizioni generali di vendita (tipo consegna, imballaggio e modalità di pagamento)

La parte tabellare della fattura contiene:l la quantità e le descrizione dei prodottil il prezzo unitario e l’importo complessivo della mercel gli sconti concessi al compratorel le spese accessoriel la base imponibile su cui calcolare l’IVAl l’aliquota IVAl il totale della fattura

FATTURA

la faTTuRa è Il CaRDINE INfORMaTIvO DEl BuSINESSla faTTuRa è Il CaRDINE INfORMaTIvO DEl BuSINESS

FATTURA

Il documento include un insieme di dati,inseriti in una parte descrittiva e in una parte

tabellare, ognuno dei quali appartiene a uno o più processi informativi a supporto del business

AUTO

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AUTOM

AZIO

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ORDINE

CICL

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SISTEMA BANCARIO

@€€

Passare dalla fatturazione elettronica alla digitalizzazione dell’intero ciclo dell’ordine consente di ottenere risparmi di efficienza fino a 6 volte superiori, raggiungendo benefici compresi tra i 25 e i 65 euro per ogni ciclo.6

FATTURE

INFORMATIZZAZIONE

L’Electronic Data Interchange rappresenta una solu-zione per lo scambio di dati in formato elettronico strutturato, attraverso un canale informatico finalizzato ad automatizzare la gestione diretta (tra i rispettivi sistemi informativi) dei documenti commerciali e ammi-nistrativi tra aziende. Gli scambi via EDI possono ba-sarsi su formati standard e/o standard tra cui Edifact o Euritmo.

L’XML (Extensible Markup Language) è un linguaggio di programmazione che fornisce una rappresentazione strutturale delle informazioni attraverso un formato che garantisce con maggiore precisione il contenuto dei dati. L’XML abilita lo scambio ottimizzato per l’invio nel Web dei documenti, consentendo modalità di visualiz-zazione e di manipolazione dei dati, in modo uniforme e indipendente dalle applicazioni o dai produttori, il che assicura la massima interoperabilità tra i sistemi.

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a ChE PuNTO SIaMO IN ITalIa

?

La trasmissione telematica dei dati di fatturazione in formato XML è un metodo che, in vario modo e in varia misura, sta interessando tutte le organizzazioni. Le modalità sono differenti, a seconda della cultura aziendale. C’è chi sceglie un approccio nativo alla gestione documentale elettronica e chi adotta un approccio ibrido, gestendo una parte in modalità analogica e una parte in modalità digitale.

FATTURA ELETTRONICAg

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In Italia sono tra le 50mila e le 60mila le impre-se che interscambiano informazioni di business all’interno di ecosistemi Web-based, come le Ex-tranet o i Portali B2b per connettersi e scambiare i documenti del ciclo dell’ordine. Circa 5mila im-prese, in crescita del +32%, portano le fatture in Conservazione Elettronica/Sostitutiva che sosti-tuisce, a tutti gli effetti, l’archiviazione cartacea ai fini fiscali. Questa modalità è già adottata da circa 150 mila imprese per conservare i documenti in

elettronico (soprattutto libri, registri e scrit-ture contabili). Se fosse integrata ai pagamen-ti elettronici, i risparmi raggiungerebbero i 6,5 miliardi. Allo stato attuale sono oltre 9mila le aziende che utilizzano tecnologie come EDI, WebE-DI e XML, per scambiare in formato elettro-nico strutturato i principali documenti del ciclo ordine-pagamento con i propri clien-ti e/o fornitori. Attualmente, la ripartizione vede l’utilizzo dell’EDI dal 38% delle grandi Imprese mentre le Pmi si attestano al 3%. L’interscambio di un insieme ampio di do-cumenti lungo il ciclo dell’ordine conferma che chi usa l’Edi, una volta provati e compre-si gli impatti sui processi e i benefici, tende a estenderne l’adozione il più possibile. Se-condo gli esperti, l’introduzione della fattu-ra elettronica porterà a regime risparmi per 1,6 miliardi di euro l’anno.

*Fonte: Osservatori Digital Innovation 2014

8

L’Invoice Lifecycle Management garantisce un’approccio strutturato alla fattura elettronica, integrandola non soltanto al ciclo dell’ordine ma a tutto il sistema informativo aziendale. Capitalizzando i dati inseriti a sistema, l’ILM supporta di nuovi livelli di gestione, archiviazione, ricerca, verifica e controllo automatici, più veloci, efficienti e sicuri, garantendo la condivisione e la collaborazione tra tutti gli attori della filiera. Inaugurando nuove economie di scala e nuove opportunità di servizio più intelligenti, economiche ed ecosostenibili, l’ILM oggi può essere fruito anche in cloud, secondo le migliori logiche dell’As a Service: pay per use e on demand.

RICONCILIAZIONI

@

€€

FATTURE

FIRMA DIGITALE

POSTAELETTRONICA

PAGAMENTI

GESTIONEFORNITORI

GESTIONECLIENTI

RESI/SOSTITUZIONI

SCORTE EMAGAZZINO

ARCHIVIAZIONECONSERVAZIONE

SOSTITUTIVA

PRIVACY

DDT

ORDINI/CONFERMED’ORDINE

AVVISI DICONSEGNA

EFFICIENZA1Diminuzione dei tempi amministrativi, riducendo il tempo del data entry, aumentando quantità e qualità dei controlli. Il dato digitalizzato, infatti, entra già strutturato da e verso i fornitori semplificando i processi

COMPLIANCE E PRIVACY4Standardizzazione delle procedure e allineamento alle normative e alle policy aziendali

3

CONSEGNE9Verificare i disallineamenti tra fatturato dal fornitore e consegnato in automatico e in real time

CONTROLLO6Misurare tempi, scarti, erroria ogni livello di processo

RISORSE7Possibilità di abilitare il lavoro per eccezione, ingegnerizzando i processi a basso valore e liberando risorse che possono dedicarsi ad attività di più alto valore a supporto del business.

PAGAMENTI8Gestione automatizzata delle riconciliazioni e dei pagamenti, contabilizzazione delle aliquote, degli sconti e delle promozioni associate a determinati periodi temporali

VELOCITÀ2

Dematerializzazione dei documenti e digitalizzazione delle procedure, con una velocizzazione delle tempistiche di elaborazione e una riduzione degli errori grazie a un’intelligenza e un’automazione di sistema ad alto valore aggiunto

5

SUPPLY CHAINIntegrare la fattura all’ERP consente di mettere in comunicazione Logistica e Amministrazione. Questo permette di verificare i disallineamenti tra fatturato dal fornitore e consegnato in automatico e in real time, ma anche di aggiornare l’inventario e di procedere al riassortimento delle scorte a magazzino

10 USER EXPERIENCEDistribuzione del carico di lavoro tra gli utenti, ingaggiandoli in modo automatico

INVOICELIFECYCLE

MANAGEMENT OTTIMIZZAZIONEStrutturare i flussi organizzativi interni, coinvolgendo i key-user corretti

BUSINESSINTELLIGENCE

COME fuNzIONa la faTTuRazIONE ElETTRONICa STRuTTuRaTa

AMMINISTRATIVO-CONTABILE

LOGISTICO-GESTIONALE

FISCALE-NORMATIVOGESTIO

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gestione dei rischi aziendali e dei processi HR ai servizi di Application Management;

fino alla piattaforma cloud “molti a molti”, per la condivisione in tempo reale di in-

formazioni e documenti all’offerta verticale dedicata al mondo della distribuzione

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