conservazione sostitutiva.

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SAVINO SOLUTION. CONSERVATORE ACCREDITATO AGID : LA CONSERVAZIONE

La conservazione dei documenti è una procedura legale/informatica, normata dalla legge italiana, che permette di dare validità legale nel tempo ai documenti informatici.

I documenti informatici sottoposti al processo di conservazione hanno la stessa efficacia probatoria dei documenti analogici o cartacei.

Attraverso la conservazione è possibile quindi eliminare l’archivio cartaceo a favore di una sua tenuta in modalità informatica.

La creazione di un archivio informatico può essere fatto, o creando i documenti direttamente in formato digitale (scelta da preferire), oppure dematerializzando la documentazione cartacea nel secondo caso si parla o di conservazione sostitutiva dei documenti o di conservazione digitale.

Secondo il principio della dematerializzazione, è evidentemente possibile poi intervenire anche sull’archivio cartaceo già esistente degli anni pregressi, sempre a favore di una sua tenuta in modalità informatica.

In ogni caso, quando si parla di dematerializzazione, l’eliminazione dell’archivio cartaceo potrà avvenire solo al termine del completamento del processo di conservazione.

La conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva dei documenti è una procedura legale/informatica che da validità legale ai documenti informatici, similmente ai documenti originali cartacei, rendendo un documento digitale a valore probatorio.

Il punto di partenza della conservazione sostitutiva è la trasformazione dell’originale cartaceo (analogico) in un documento informatico.

La trasformazione del documento analogico in un documento digitale, vale a dire la dematerializzazione, può avvenire attraverso dei sistemi di scansione o, come chiarisce una risoluzione dell’Agenzia delle Entrate, direttamente dallo spool di stampa dei sistemi gestionali.

Le immagini digitali dei documenti scansionati o generati per spool di stampa devono avere le caratteristiche di staticità e non modificabilità per poter essere sottoposti al processo di

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tempo. Questa è la vera digitalizzazione dei processi.

Devono quindi avere necessariamente formati che rispettano questi requisiti e che non contengono macroistruzioni all’interno (PDF/A, Jpeg, ecc).

Sull’immagine digitale così prodotta, andrà poi apposta firma digitale, per garantirne inoltre autenticità ed integrità, prima di sottoporre il documento al processo di conservazione sostitutiva.

Il processo di dematerializzazione può essere svolto su tutti i documenti analogici originali non unici.

Nel caso di originali unici, la normativa italiana definisce quali di questi documenti non può essere sottoposto a conservazione mentre per gli altri richiede la presenza di un pubblico ufficiale per garantire la rispondenza dell’immagine così prodotta con l’originale di partenza.

La conservazione digitale

La conservazione digitale è differente rispetto alla conservazione sostitutiva.

Si parla infatti di conservazione digitale, quando si conservano documenti, record ed informazioni che sono nativamente elettronici/digitali e che quindi nascono e vivono direttamente in formato elettronico. Il vantaggio, soprattutto rispetto al caso di documenti scansiti è evidente se si pensa alla maggiore versatilità e facilità di gestione di un documento nativo digitale.

Diversamente, come detto sopra, la conservazione sostitutiva si applica quando invece si devono dematerializzare documenti che nascono nativamente in formato analogico e che devono poi essere conservati su supporto digitale/elettronico.

Nella situazione di trattazione dei documenti nativamente in digitale, e cioè di conservazione digitale, i documenti che dovranno essere sottoposti al processo di conservazione dovranno necessariamente anche essi essere prodotti nel rispetto delle caratteristiche di staticità e non modificabilità e devono quindi avere formati che non contengono macroistruzioni all’interno.

Il documento informatico nativamente digitale deve anch’esso avere le caratteristiche di autenticità e integrità prima di essere sottoposto al processo di conservazione sostitutiva e questo si può realizzare a esempio firmando digitalmente il documento stesso. E' importante ricordare che il documento informatico non è un semplice PDF ma qualunque informazione, anche una riga di un database. Quindi devi essere in grado di conservare record ed informazioni, non documenti PDF. Ciò che è veramente fondamentale è che il documento informatico sia formato nel rispetto di regole standard onde garantirne la sua leggibilità nel

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IL PROCESSO DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI: VERSAMENTO, ARCHIVIAZIONE E DISTRIBUZIONE

Il processo di conservazione dei documenti vede più attori coinvolti nel processo e può essere suddiviso in tra fasi principali: versamento, archiviazione, distribuzione.

Il produttore della documentazione da conservare (frutto di dematerializzazione o di documenti nativamente digitali) consegna al responsabile della conservazione, che lo prende in carico, il pacchetto di versamento, che contiene tutti i documenti che devono essere “versati” al sistema di conservazione e che quindi devono essere conservati.

I documenti possono essere o il frutto di una dematerializzazione o essere nativamente digitali, secondo quanto espresso nel paragrafo precedente.

Prima di effettuare il passaggio successivo, che è la fase di archiviazione, il responsabile della conservazione verifica i requisiti tecnici e normativi dei documenti contenuti nel pacchetto di versamento, genera poi il rapporto di versamento (documento informatico che attesta l'avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento inviati dal produttore) e archivia i documenti nel sistema di conservazione.

Fatto ciò il responsabile della conservazione avvia il processo di conservazione vero e proprio e genera il pacchetto di archiviazione (pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo le modalità descritte nel decreto sulle regole tecniche del sistema di conservazione) che deve essere firmato dal responsabile stesso e marcato temporalmente in gran parte dei contesti. L’ultima fase, la fase di distribuzione, consiste nel generare un pacchetto anche questo firmato dal responsabile della conservazione, in risposta ad una specifica richiesta degli utenti come può essere ad esempio l’esibizione dei documenti.

I pacchetti informativi sopra citati, rappresentano le tre fasi della conservazione e distinguono quindi i tre momenti logici principali della conservazione stessa, anche se fisicamente i pacchetti di cui sopra possono, in certe circostanze, fisicamente coincidere tra loro

Il sistema di conservazione, nelle sue distinte fasi logiche come sopra espresso, garantirà comunque sempre le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti conservati al suo interno insieme ai metadati associati necessari per la conservazione

La figura sotto, mostra sinteticamente, quanto espresso sopra.

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IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE

La figura centrale del processo di conservazione è il responsabile della Conservazione.

L’attuale normativa di rifermento, che più avanti analizzeremo, conferisce al responsabile della conservazione una serie di funzioni, doveri e responsabilità che sono interamente riportati nell’articolo 7 comma 1 del DPCM del 3 dicembre 2013 relativo alle “regole tecniche in materia di sistemi di conservazione” e che per comodità riportiamo qui di seguito:

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Art. 7 comma 1

Responsabile della conservazione

1. Il responsabile della conservazione opera d'intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi che, nel caso delle pubbliche amministrazioni centrali, coincide con il responsabile dell'ufficio di cui all'art. 17 del Codice, oltre che con il responsabile della gestione documentale ovvero con il coordinatore della gestione documentale ove nominato, per quanto attiene alle pubbliche amministrazioni. In particolare il responsabile della conservazione:

a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformita' alla normativa vigente;

b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformita' alla normativa vigente;

c) genera il rapporto di versamento, secondo le modalita' previste dal manuale di conservazione;

d) genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;

e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalita' del sistema di conservazione;

f) assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell'integrita' degli archivi e della leggibilita' degli stessi;

g) al fine di garantire la conservazione e l'accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l'eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalita'; adotta analoghe misure con riguardo all'obsolescenza dei formati;

h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all'evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;

i) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell'art. 12;

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determinate requisiti e per questo accreditati presso Agid (Agenzia per Italia Digitale).

j) assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attivita' al medesimo attribuite;

k) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attivita' di verifica e di vigilanza;

l) provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all'archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti;

m) predispone il manuale di conservazione di cui all'art. 8 e ne cura l'aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

Il punto m) del comma 1 dell’articolo 7 definisce, tra le funzioni che competono al responsabile della conservazione, la redazione del manuale della conservazione.

Riportiamo qui di seguito il comma 1 dell’articolo 8 per dare evidenza al contenuto e all’importanza del manuale della conservazione

Art. 8 comma 1

Manuale di conservazione

1. Il manuale di conservazione illustra dettagliatamente l'organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.

La normativa prevede, nel caso di pubbliche amministrazioni, che il responsabile della conservazione sia un dirigente o un funzionario formalmente designato (comma 3 articolo 7) che può però delegare in outsourcing il servizio di conservazione presso conservatori aventi

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Abbiamo anche detto che questo è vero, concreto e dimostrabile.

Nel caso invece di società private, il responsabile della conservazione può essere interno o nominato esternamente all’azienda che affida quindi in questa circostanza in outsourcing la responsabilità della conservazione e le relative attività di conservazione.

Come si evince dall’articolo 7 comma 1, la figura del responsabile della conservazione richiede elevate competenze tecniche, normative e di processo che si rendono assolutamente necessarie per l’espletamento di un ruolo che ha implicazioni organizzative, procedurali, tecniche, giuridiche e normative.

I VANTAGGI DELLA CONSERVAZIONE

Spesso, quando si parla dei vantaggi della conservazione, si fa riferimento ai risparmi economici della conservazione.

Ciò è assolutamente vero, dimostrabile e concreto.

Il risparmio economico, tuttavia, non è l’unico vantaggio della conservazione.

Ce ne sono altri, non meno importanti del fattore economico che comunque riveste una importanza non di poco conto.

Sono i vantaggi che derivano dalla disponibilità e dalla reperibilità immediata delle informazioni, dalla condivisione di queste informazioni, dalla definizione di un nuovo processo, molto più efficiente, che sta alla base della produzione e gestione della documentazione digitale.

Basti pensare, per fare un esempio, alla definizione di workflow automatizzati nei processi di fatturazione, di acquisto, decisionali, etc.

I documenti digitali, per loro natura, si prestano all’automatizzazione dei processi con l’ausilio delle strumentazioni elettroniche la qual cosa ci permette, in ogni istante, di avere il controllo sul processo stesso e di aumentare quindi la competitività e l’efficienza aziendale

La conservazione è l’ultima parte di questo processo, ma molto spesso è l’impulso attraverso il quale rivedere il processo stesso per la sua digitalizzazione.

Abbiamo detto che quando si parla dei vantaggi della conservazione si parla dei risparmi che derivano dalla conservazione sostituiva.

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Una ricerca di pochi anni fa dell’osservatorio del politecnico di Milano, ha stimato infatti in circa 45 miliardi i documenti di business dematerializzabili in Italia.

Se tutta questa carta venisse ammucchiata sarebbe qualche migliaio di volte più alta del monte Everest!

Dematerializzando questa carta si eviterebbe di abbattere 24 milioni di alberi e si ridurrebbero le emissioni di oltre 4 milioni di tonnellate di CO2

Ma soprattutto il risparmio di carta e materiali sarebbe di oltre 12 miliardi l’anno.

E se invece di dematerializzare la carta, si digitalizzassero i processi, e quindi si trattassero documenti nativamente digitali, i benefici sarebbero ancora più evidenti grazie alla riduzione di tutti i costi di manodopera, archiviazione e ricerca, per arrivare a risparmi di circa 200 miliardi di euro l’anno, oltre ad un miglior controllo del processo, una più alta efficienza e competitività come detto più sopra. In sostanza, un buon processo di conservazione è tale e garantisce la massima efficienza ed economicità se è preceduto da un processo produttivo della documentazione gestito in digitale in modo tale da trarre tutti i vantaggi che sono insiti nella gestione di un processo full digital. E' chiaro, quindi, che ciò su cui ci si deve soffermare non è tanto il formato digitale o cartaceo del documento, ma il processo, in quanto solo ripensando i processi ed i workflow documentali che li accompagnano si ottiene quel cambio di passo che da il vero valore aggiunto. PRINCIPALI RIFERIMENTI NORMATIVI La normativa italiana sulla conservazione, è una normativa matura che ha visto la rivisitazione e l’aggiornamento delle norme con l’andare degli anni per renderle in linea con gli strumenti tecnologici disponibili.

Riportiamo qui di seguito, sinteticamente, i principali riferimenti normativi sulla conservazione dei documenti.

DECRETO LEGISLATIVO 30 dicembre 2010, n. 235

Modifiche ed integrazioni al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante Codice dell'amministrazione digitale

DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 3 dicembre 2013

Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 e successive modificazioni

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DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 22 febbraio 2013

Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali, ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma 3, lettera b) , 35, comma 2, 36, comma 2, e 71 del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 e successive modificazioni

DECRETO 17 giugno 2014

Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto - articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005

DECRETO 13 novembre 2014

Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonche' di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.

Se credi anche tu nella dematerializzazione e nella digitalizzazione dei processi e soprattutto pensi che la digitalizzazione non debba essere un miraggio ma un traguardo, se vuoi approfondire il discorso e avere UN’ORA DI COACHING GRATUITA e SENZA IMPEGNO sull’argomento con l’ing. Savino, scrivi ORA a claudio.crociati@savinosolution.com o chiama il numero 392 932 5998. Ti verranno proposte delle date in cui ti potrai confrontare direttamente con l’ing. Savino e capire così come dematerializzare I tuoi processi aziendali. Fallo anche se hai una semplice domanda o una semplice curiosità. La curiosità è sempre il primo passo verso nuove scoperte. Scrivi quindi a claudio.crociati@savinosolution.com o chiama il numero 392 932 5998.

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Conserva.Cloud WHITE PAPER

versione documento 1.1

data ultimo aggiornamento: 6 novembre 2017

Savino Solution srl

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Indice dei contenuti

Indice dei contenuti 2

Introduzione 3

Savino Solution 10

1. Conserva.cloud 10 1.1 Requisiti di installazione 4 1.2 Gestione produttori e responsabili 12 1.3 Creazione dei pacchetti di conservazione 13 1.4 Esportazione e conservazione dei Logs 13 1.5 Invio di notifiche ai responsabili e produttori 14 1.6 Verifiche di integrità 14 1.7 Schedulazione della creazione pacchetti di conservazione 14 1.8 Schedulazione dei controlli di integrità 15 1.9 Consultazione dei pacchetti conservati e creazione dei pacchetti distribuzione 15 1.10 Interfaccia Responsive 15

2. Riepilogo Principali vantaggi soluzione 15

Sei curioso o interessato ? Contattaci per una demo gratuita Errore. Il segnalibro non è definito.

3

Introduzione Il presente documento ha lo scopo di illustrare in modo tecnico-descrittivo la soluzione di Conservazione sostitutiva digitale realizzata da Savino Solution srl per la conservazione dei documenti in formato elettronico secondo le norme stabilite da Agid e il DPCM del 3 Dicembre 2016.

Di seguito una sintetica presentazione dell’azienda e delle funzionalità della soluzione e dei relativi vantaggi.

Per informazioni tecniche più dettagliate fare riferimento alla manualistica specializzata fornita su richiesta da Savino Solution.

Benvenuto nel primo bunker digitale italiano per la conservazione digitale a norma, l'unico sistema di archiviazione compatibile con il Metodo Savino

Che cos'hanno in comune: la tua azienda, un ente pubblico, una chiesa, una banca, un ente di beneficienza, un negozio e una multinazionale?

Prova a pensarci.

Vuoi un indizio? Guarda la foto :)

Entro pochi mesi, sarai obbligato - per legge - a mandare in pensione i faldoni nella tua azienda.

Leggendo questa pagina, stai per scoprire come farlo (e cosa può accaderti se non lo fai)

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Il faldone è in assoluto uno degli articoli più venduti in Italia dal dopoguerra ad oggi, ed è onnipresente in qualsiasi organizzazione.

Perchè questa è la patria delle carte bollate, degli atti, delle raccomandate con ricevuta di ritorno....in una parola della BUROCRAZIA sfrenata.

Quella in cui viviamo rimane - per me - la nazione più bella del mondo, ma è sempre stato - di gran lunga - il paese più "burocratico" della cosiddetta "sfera Occidentale".

Per questo motivo, praticamente dal primo giorno di vita della tua azienda, hai dovuto cedere pezzi del tuo ufficio ai faldoni.

Ricordi? All'inizio erano pochi e stavano comodamente su uno scaffale. Ci tenevi le prime bollette del telefono e della luce, le primissime fatture ai fornitori, poi i contratti di assunzione dei tuoi primi dipendenti storici.

Fino a produrre le prime dichiarazioni dei redditi.

Poi - di pari passo con la strada che hai tu e la tua azienda avete percorso - lo scaffale è diventato prima un armadietto, poi un armadio a tre ante.

Trascorsi i primi quattro - cinque anni, hai iniziato ad archiviare i documenti più vecchi in magazzino o in cantina, senza buttare via nemmeno un foglio, perchè "non si può mai sapere".

Quando arrivi in azienda alla mattina, infatti, non puoi mai sapere se nella buca delle lettere troverai una cartella esattoriale, la lettera di un legale, la contestazione di una bolletta non pagata o direttamente i funzionari di Agenzia delle Entrate che vogliono ispezionare le tue carte "a sorpresa".

Quindi l'archivio - per quanto fastidioso, ingombrante, antieconomico possa essere - deve contenere ogni pezzo di carta prodotto dalla tua azienda, anche oltre i limiti di legge.

Questo è l'unico modo per dormire sonni tranquilli e non trovarti, un giorno o l'altro, a sbattere la testa sul muro perchè quel singolo foglio - quel documento archiviato anni prima, che può farti uscire da qualche guaio - non vuole proprio saltare fuori.

Ci sono bellissimi studi e teorie che provano a spiegare perchè l' Italia abbia generato - e soprattutto mantenuto - nell'ultimo secolo, un legame così stretto con la burocrazia.

Fino a sfiorare, se non eguagliare, i livelli propri dei paesi dell'est in epoca comunista.

Perchè, già dalla prima metà del '900, questo strano fenomeno entra in modo dirompente nella storia d'Italia per non andarsene praticamente mai più.

Adesso, però, qualcosa sta cambiando. Ti trovi ad assistere all'alba di una nuova era, anche se forse non riesci a vederla e non sai di averla lì, davanti al naso

Ci sono voluti qualcosa come un centinaio di anni per tirarci fuori dall'era dei faldoni.

Nel frattempo abbiamo inventato i droni, i telefonini con le stesse capacità di veri e propri computer, le macchine che guidano da sole.

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Mentre, i metodi di gestione documentale di oggi, sono gli stessi che si usavano quando c'erano gli aeroplanini di carta, i telefoni con "la rotella" e in giro c'erano ancora più calessi che Isotta.

Non siamo mai stati velocissimi nei cambiamenti, ma meglio tardi che mai!

L' alba di cui ti parlo è infatti quella del digitale, della trasformazione dei fogli in dati informatici, che come tali non possono più trovare dimora in un faldone fatto per la carta.

Ogni grande cambiamento epocale, come sai, si porta dietro note positive e note negative.

L'aspetto positivo è il più facile da cogliere. Niente più montagne di carta da incasellare con il massimo ordine dentro il giusto faldone, a sua volta collocato nel giusto ordine in archivio.

Finalmente i faldoni vanno in pensione; ora potrai avere tutta la storia documentale della tua azienda dentro uno SmartPhone.

Potrai cercare qualsiasi atto, qualunque fattura e ogni singolo contratto stando anche comodamente sul divano di casa, volendo.

Con la stessa identica facilità con cui cerchi un ristorante su Google. E non è un modo di dire, è proprio così!

L' aspetto negativo è che, mentre spariscono gli archivi cartacei dalla tua azienda, la complessità della controversa burocrazia italiana rimane la stessa.

Vedo che non ne sei affatto sorpreso

Infatti sai benissimo che la burocrazia, ormai, fa parte del nostro DNA; impossibile liberarsene.

Esiste un impianto di leggi e normative estremamente corposo per la conservazione digitale in Italia, che ogni imprenditore deve conoscere per non compiere errori che potrebbero farti commettere reati, anche gravi!

Il problema è che questo cambiamento non è un optional, non stiamo parlando di fare qualche abbellimento in azienda, ma un obbligo di legge.

Passare alla gestione documentale elettronica non è una scelta che puoi fare o meno, a seconda che ti stia a cuore introdurre un pò di innovazione nel tuo ambiente di lavoro.

Non si parla, "semplicemente", di apportare qualche vaga miglioria alla quotidianità del tuo ufficio e dei tuoi collaboratori.

Ogni imprenditore, come me e te, è obbligato ad affrontare il tema della conservazione sostitutiva/digitale perchè da quest'anno sai che le fatture - ad esempio - devono essere in formato elettronico e quindi archiviate digitalmente.

E non sarà l'unico provvedimento di legge che, di qui a pochissimo, ti obbligherà ad affrontare questo cambiamento.

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Per questo ho creato Conserva.Cloud, il primo strumento di conservazione digitale/sostitutiva in Italia ingegnerizzato direttamente da me e certificato AGID in quanto siamo

conservatori accreditati.

Che cos' è AGID?

Se hai già letto un pò dei miei materiali, sai che AGID è l'Agenzia per l'Italia Digitale.

In pratica, è il dipartimento ministeriale che si occupa di rendere Digitale il Nostro Paese, le norme e le leggi che devi conoscere e rispettare per i tuoi adempimenti digitali; sia quelli attuali che quelli che diventeranno obbligatori entro pochi mesi.

Essendo io stesso un imprenditore, esattamente come te, so benissimo come non sia materialmente possibile sapere tutto ciò che bisogna per forza sapere, se vuoi gestire la tua azienda nel pieno rispetto di ogni singola legge.

E' già difficilissimo gestire tutte le scadenze e gli oneri fiscali, senza cadere in errore, senza contare il fatto che - in realtà - la tua azienda deve produrre ricchezza per continuare ad esistere; quindi, tutte queste attività collaterali di pura gestione, sono tempo sottratto al benessere della tua impresa.

In questi anni, moltissimi imprenditori come te - che hanno iniziato a formarsi con i miei materiali, i miei webinar e i miei tour in giro per l'Italia - mi hanno detto:

"Nicola, anche se diventassi un vero esperto della materia grazie a ciò che ci spieghi, non potrei mai gestire questa materia in autonomia. Per favore, oltre alla consulenza, dammi anche degli strumenti chiavi in mano per mettermi in regola, senza che debba informarmi, studiare, ed essere poi io a prendere i rischi delle scelte da fare."

Quindi ho prima creato un sistema documentale, che probabilmente conosci già, chiamato "DM7" per mettere a disposizione delle aziende uno strumento in grado di digitalizzare i documenti e i relativi processi di elaborazione.

Poi ho creato Conserva.Cloud, per archiviare tutti i dati generati a norma con DM7.

Infine, ho completato il mio percorso di certificazione in AGID.

Quindi puoi fare affidamento, da un lato, sulle mie competenze informatiche che ho usato per creare - insieme al mio team - il pacchetto di soluzioni in grado di digitalizzare la tua azienda.

Dall'altro, sulle mie conoscenze in materia di normative, per essere sicuro di metterti "in casa" soluzioni veramente rispettose dell'intero quadro normativo.

Sono il primo ingegnere gestionale, in Italia, ad aver fatto un percorso di questo tipo per aiutare le aziende italiane a uscire indenni dal cambiamento della digitalizzazione.

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Ho creato un'azienda apposta per questo, ho divulgato una moltitudine di contenuti per sensibilizzare i miei colleghi imprenditori (come te), ho sviluppato delle soluzioni "chiavi in mano" e mi sono certificato in prima persona presso l'agenzia ministeriale di riferimento.

Ci sono tante aziende e consulenti in Italia che parlano di questi temi, ma nessun altro ha fatto un percorso uguale al mio, investendo tempo e denaro in un intero percorso professionale, prima che di impresa.

Conserva.Cloud è il tuo archivio digitale; resistente alle bombe

atomiche, più inviolabile di fort Knox, sempre allineato all'ultima normativa, perchè tu possa superare questa era di

cambiamento - anche domani mattina - senza nessuna preoccupazione

La missione che io stesso ho scelto - quella di aiutare migliaia di aziende italiane ad affrontare positivamente l'era della digitalizzazione - mi ha portato ad assumere un ruolo di enorme responsabilità.

Quando un'azienda si rivolge a Savino Solution, infatti, non solo acquisisce consulenze e soluzioni informatiche.

Acquisisce un responsabile della conservazione.

Divento, in sostanza, responsabile della conservazione di quell'azienda, nei confronti degli enti di controllo, come fossi un pubblico ufficiale.

Un notaio, piuttosto che un "commercialista della conservazione", ecco.

Arrivato a questo punto, il protocollo vorrebbe che io ti dessi una valanga di garanzie e di prove per dimostrare che Conserva.Cloud sia realmente ciò che dico.

Il tuo nuovo archivio digitale, dove archiviare - a norma - tutti i documenti di valore legale elaborati dalla tua azienda.

Il punto è che, se così non fosse, io per primo rischierei tonnellate di sanzioni, cause civili e penali.

Quindi questo è uno di quei casi in cui non è possibile millantare e raccontare

Se vuoi essere certo di acquisire un servizio di conservazione a norma, compatibile con il Metodo Savino e con il DM7, allora Conserva.Cloud è ciò che ti serve.

Inoltre il DM7 per te è gratuito se compri il nostro servizio di conservazione:)

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Come parte del Metodo Savino, Conserva.Cloud non si limita , come ti dicevo, a gestire la conservazione dei documenti prodotti della tua azienda.

Il Metodo Savino, come saprai se mi segui da un pò - e come mi sentirai dire migliaia di volte, se mi seguirai d'ora in poi - digitalizza processi prima che documenti.

Significa che, oltre ai documenti, il mio Metodo - unico in Italia - permette di conservare digitalmente tutta la sua storia, la sua evoluzione all'interno della tua azienda.

E di dare valore legale anche a queste informazioni, oltre che al documento in sé.

Chi l'ha generato, chi l'ha compilato, chi l'ha modificato, se sono state inserite foto o allegati all'interno del processo di elaborazione.

Tutte informazioni che DM7 traccia - anche qui secondo normative, senza creare inutili duplicati di files ma separando il documento dai dati di compilazione - e che Conserva.Cloud archivia.

"OK, tutto chiaro. Ma perchè mettere un servizio così delicato in Cloud? Nella mia azienda il cloud non esiste, voglio tutti i dati all'interno dei miei server aziendali".

E' una preoccupazione condivisibile, credimi.

Io stesso - se fossi un imprenditore ignaro di cosa ci sia dietro a questo mondo della conservazione - ragionerei così, pensando alla delicatezza delle informazioni contenute all'interno di questi dati.

Ma devi sapere che anche ogni aspetto legato alla sicurezza dei dati e alla loro collocazione fisica, deve rispecchiare requisiti di legge.

Requisiti che sono talmente stringenti, talmente esigenti, che è praticamente impossibile per soddisfarli tutti, per un'azienda che non fa questo di mestiere ma ha bisogno di farlo, perchè la legge lo chiede.

Tieni presente che, a differenza dei classici servizi Cloud di cui sentiamo parlare - come, ad esempio, film e musica on demand (come Spotify, per citarne uno), oppure piattaforme di cloud storage (come Dropbox, per citarne un altro) - l'archiviazione dei documenti quali fatture, contratti e atti in generale deve seguire regole infinitamente più precise.

Quindi, il grado di sicurezza che viene richiesto al mio Cloud per essere a norma con i requisiti Agid, è molto ma molto più elevato di quelli che devono garantire quelli di Dropbox, o gli altri servizi dove puoi conservare files che non contengono atti legali.

E, per me, sarebbe impossibile garantire la conservazione a norma dei tuoi documenti, al cospetto degli enti preposti, senza il rispetto rigoroso di tutti questi parametri di sicurezza e ridondanza dei dati.

Per creare un ambiente simile, ho investito oltre 300.000 euro negli ultimi due anni.

E' la cifra che dovrei chiederti per ricreare un ambiente di conservazione a norma all'interno della tua sala server.

Non sarebbe proprio un inizio in discesa, non credi?

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Scopri quali sono gli elementi che caratterizzano Conserva.Cloud

Conserva.Cloud è caratterizzato da 9 elementi chiave, che un sistema di conservazione a norma ben fatto, affidabile e performante, DEVE rigorosamente poterti garantire

• Possibilità di gestire le utenze in maniera semplice garantendone la separazione degli ambienti; così sarà facile adattare Conserva.Cloud al tuo organigramma aziendale e alle gerarchie dei tuoi processi. In pratica, hai la garanzia che Conserva.Cloud riesca - in pochi minuti - ad adattarsi perfettamente al tuo organico e ai ruoli attribuiti al suo interno.

• Creazione automatica dei pacchetti di conservazione tramite selezione dettagliata dei documenti con filtri avanzati sui metadati; una volta terminato il documento, Conserva.Cloud si occupa automaticamente di tutta la procedura di conservazione a norma, dividendo i documenti dai dati di elaborazione degli stessi

• Monitoraggio dei processi di conservazione tramite sistema di notifiche web e mail; non solo Conserva.Cloud pensa a tutto ciò che occorre per conservare automaticamente i documenti, ma ti invia notifiche per avvisarti se è andato tutto bene o se c'è qualcosa che occorre rivedere. Saprai se devi fare qualcosa solo se Conserva.Cloud ti manderà un messaggio, altrimenti potrai tranquillamente pensare ad altre attività utili per la tua azienda.

• Possibilità di ricerca dei documenti conservati e navigazione dei pacchetti; Conserva.Cloud è il "Google" del tuo archivio digitale. Pensa a come sarà comodo, per te, trovare i documenti utilizzando un motore di ricerca - da telefonino, PC, tablet, ecc - senza perdere un solo minuto per andare a cercarli in magazzino, estraendo contemporaneamente tutti i dati di elaborazione.

• Controlli di integrità dei documenti conservati; Conserva.Cloud ti avvisa se, all'interno dell'archivio, sono presenti files e documenti corrotti che devono essere revisionati, senza che tu lo venga a sapere sul più bello, quando - anni dopo - scopri che ti servono assolutamente proprio quei documenti.

• Possibilità di schedulare operazioni automatiche secondo frequenze prestabilite; grazie a questa funzione, Conserva.Cloud permette di pianificare minuziosamente i processi di conservazione dei documenti che hai appena chiuso.

• Esportazione dei log delle operazioni effettuate sul sistema Crittografia password e controllo accessi; oltre ai documenti, all'occorrenza, potrai trovare - ed estrarre dall'archivio - tutti i log di sistema per ricostruire ogni operazione effettuata e il relativo esecutore.

• Interfaccia nativa HTML5 responsive; questo è l'elemento che ti permetterà, finalmente, di non avere più faldoni in giro per l'azienda e di poter usare il tuo telefonino, il tuo tablet, o quello che vuoi tu per cercare ed estrarre documenti con gli stessi strumenti che usi per lavoro e nel tempo libero, in piena sicurezza grazie alla protezione dei dati tramite password.

• Portabilità su vari ambienti Windows/Linux/OSX. Non importa quali sistemi utilizzi in azienda, Conserva.Cloud può tranquillamente adattarsi a qualsiasi sistema operativo.

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Savino Solution Savino Solution Srl è un’azienda IT di consulenza e servizi tecnologici in outsourcing specializzata nella digitalizzazione a norma che si propone di accompagnare i propri clienti in un percorso di reingegnerizzazione e digitalizzazione dei processi e digitalizzazione dei flussi documentali e informativi nel quale le tecnologie ICT sono una componente importante, ma non l’unica e soprattutto ben inquadrata all’interno di un processo produttivo.

Per un’azienda la digitalizzazione di processi non dovrebbe essere incentrato sul semplice e immediato risparmio di costi, in primis di carta ed inchiostro per la stampa di documenti. Ma è importante comprendere che si tratta di una revisione dell'intero processo produttivo in termini strategici, con vantaggi competitivi anche nel medio-lungo periodo e non solo in quello immediato. In questo caso si può parlare davvero di approccio evolutivo, che mira cioè a far fare un salto qualitativo all'azienda. Perchè è più importante dematerializzare un processo che un documento.

In tale senso Savino Solution offre, anzitutto, i seguenti servizi consulenziali accompagnati sempre da soluzioni WEB tecnologiche avanzate e altamente personalizzabili indicate di seguito :

● Analisi dei processi al fine ottenere un quadro chiaro ed organico della situazione ● Pianificazione e realizzazione delle azioni da intraprendere per realizzare il cambiamento attraverso

anche la fornitura di soluzioni ad hoc e attraverso il Metodo Savino® ● Follow up delle azioni intraprese ● Formazione/consulenza ● Servizi (Dematerializzazione, Digitalizzazione a Norma, Conservazione Digitale e Sostitutiva,

Fatturazione Elettronica)

1. Conserva.cloud

A cosa ti serve Conserva.Cloud e quali esigenze ti risolve ? Quando nei tuoi processi aziendali hai diversi documenti informatici o cartacei che devi conservare e vorresti da un lato liberarti dalla carta e dall’altro avere certezza ed apponibilità a terzi conservando a norma i tuoi documenti informatici, allora hai bisogno di Conserva.Cloud

Conserva.Cloud in pratica permette la totale dematerializzazione e conservazione sostitutiva e digitale di qualunque documento aziendale che viene prodotto nei tuoi processi aziendali.

Inoltre grazie a Conserva.Cloud puoi addirittura conservare i record, cioè rendere opponibili a terzi e conservare a Norma semplicemente le informazioni dei tuoi processi aziendali e dei tuoi sistemi

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informativi , evitando così di produrre documenti e files che sono soltanto dei duplicati e semplici contenitori di contenuti che in realtà già possiedi nei tuoi sistemi informativi.

Risultato dell’esperienza e dei contributi nel settore della digitalizzazione dei processi in Italia dell’Ing.Nicola Savino, esperto nazionale per la conservazione e digitalizzazione a norma, il sistema di conservazione Conserva.cloud di Savino Solution permette di effettuare la conservazione sostitutiva digitale secondo le norme stabilite da Agid e il DPCM del 3 Dicembre 2016, fornisce inoltre una serie di caratteristiche e funzionalità aggiuntive rispetto ai competitor e descritte di seguito, che lo rendono una soluzione completa ed unica sul mercato ma allo stesso tempo di facile utilizzo, in quanto permette addirittura la conservazione di record, informazioni e dati. E quindi di contenuti e non di semplici contenitori come ad esempio PDF, JPG, TIFF, etc...

diagramma logico

Il sistema utilizza, per la parte relativa alla memorizzazione dei documenti non conservati e dei relativi metadati, il repository documentale DM7, un potente e innovativo DMS sviluppato da Savino Solution.

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console dashboard e monitoraggio

1.1 Requisiti di installazione Sistema operativo Linux, Windows

Web Server Apache 2 con i seguenti moduli necessari installati: headers_module, php(x)_module, rewrite_module oppure Nginx installazione standard

Linguaggio dinamico PHP versione >=7 con le seguenti estensioni installati/:curl ,fileinfo, mongodb, openssl, soapclient

Database MySQL

Specifiche hardware Dipendenti dal tipo di utilizzo e dal volume di documenti gestito con i seguenti requisiti consigliati

RAM 2GB STORAGE 100GB consigliati, dipende dalla mole di documenti da conservare (ogni documento occupa mediamente 200KB)

Inoltre il sistema richiede che sia installato il sistema documentale DM7 per la sorgente documentale e gestione utenze.

1.2 Gestione produttori e responsabili Gestione nativa integrata dell’anagrafica e dei parametri di firma dei produttori di documenti e dei relativi responsabili.

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1.3 Creazione dei pacchetti di conservazione Gli utilizzatori del prodotto, possono predisporre la creazione di pacchetti di conservazione impostando la selezione dei documenti dal dms (DM7) con opportuni filtri sui tipi e/o anche direttamente sui metadati dei documenti e dei record.

1.4 Esportazione e conservazione dei Logs Su richiesta è possibile rilevare e conservare i log relativi al sistema di conservazione, alle azioni sul DMS e di sistema.

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1.5. Invio di notifiche ai responsabili e produttori Durante la creazione dei pacchetti di conservazione il sistema invia delle notifiche via e-mail sia ai produttori che ai responsabili della conservazione interessati, in caso di errori di convalida dei documenti o del pacchetto stesso ed alla fine del processo una notifica con l’esito della creazione o della non avvenuta creazione del pacchetto con eventuali errori riscontrati.

1.6 Verifiche di integrità Il sistema può eseguire a comando verifiche di integrità dei pacchetti conservati e del loro contenuto presentando un report completo sullo stato di integrità del pacchetto.

1.7 Schedulazione della creazione pacchetti di conservazione Oltre alla creazione manuale dei pacchetti è possibile schedulare a vari livelli, giornaliera, mensile o annuale le operazione di conservazione per specifici tipi di documenti/record e/o produttori etc.

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Da notare che questa funzionalità permette ai responsabili di non doversi più preoccupare di avviare le conservazioni per i propri produttori, ma di intervenire solo in caso di errori di conservazione e di conoscere sempre e comunque l’esito della creazione di un pacchetto di conservazione tramite notifiche via e-mail.

1.8 Schedulazione dei controlli di integrità Come per la conservazione è possibile schedulare a vari livelli, giornaliera, mensile o annuale le operazione verifica di integrità dei pacchetti e dei documenti contenuti in essi, inviando ai produttori ed eventuali responsabili notifiche alla fine dei processi ed in caso di errori

1.9 Consultazione dei pacchetti conservati e creazione dei pacchetti distribuzione Conserva.cloud permette di consultare i pacchetti conservati e di creare dei pacchetti di distribuzione indipendenti per eventuali consultazioni da parte di terzi. Un pacchetto di distribuzione contiene tutti i documenti inclusi nella conservazione con una semplice console di ricerca è possibile ricercare il documento desiderato e scaricarlo. E’ inoltre possibile creare dei pacchetti di distribuzione in modo dinamico partendo da una ricerca nei pacchetti o nel DMS.

1.10 Interfaccia Responsive In sistema presenta all’utente un’interfaccia web responsive che si adatta a tutti tipi di schermi

2. Riepilogo Principali vantaggi soluzione

● Conservazione sostitutiva digitale secondo le norme stabilite da Agid e il DPCM del 3 Dicembre 2016

● Schedulazioni delle conservazioni e dei controlli di integrità ● Ricezione delle notifiche via email delle operazioni concluse e degli eventuali errori

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● Creazione dei pacchetti di distribuzione ● Ricerca e Consultazione dei pacchetti di conservazione creati e da creare ● Interfaccia responsive per utilizzo anche da dispositivi mobili ● Conservazione non solo di documenti, ma anche di record, dati ed informazioni

Clicca subito qui e ti spiegherò nel dettaglio come Conserva.Cloud riesce a garantirti tutte queste comodità e come puoi avere Conserva.Cloud nella tua azienda.

Savino Solution Srl, Conservatore Accreditato Agid

Azienda Certificata ISO9001:2008 e ISO27001:2014 per Progettazione, Sviluppo e Consulenza ICT per la conservazione digitale di documenti e record e reingegnerizzazione dei processi aziendali.

Sede Centro Nord: Via Torino 2, Milano - Telefono 02 72546462

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