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Dott. Salvatore De Benedictis La Conservazione Sostitutiva dei Documenti, Libri e Registri Il ruolo del Dottore Commercialista nell’ambito dei processi di conservazione Adempimenti connessi all’avvio la Conservazione Sostitutiva

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Dott. Salvatore De Benedictis

La Conservazione Sostitutiva dei Documenti, Libri e Registri

Il ruolo del Dottore Commercialista nell’ambito dei processi di conservazione

Adempimenti connessi all’avvio la Conservazione Sostitutiva

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DUE DOMANDE 1) Dobbiamo aspettare che siano i nostri clienti a chiederci se e, eventualmente perché, non abbiamo adottato il sistema di conservazione sostitutiva ?

NO

Dottori Commercialisti -> Agenti del Cambiamento

Dalla CULTURA dell’Obbligo alla CULTURA della Opportunità Dovere «quasi deontologico»

Adempimenti connessi all’avvio la Conservazione Sostitutiva

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2) Possiamo avviare il processo di conservazione sostitutiva per un nostro cliente su nostra iniziativa o dobbiamo comunque avere il suo consenso scritto ?

SI, a condizione che ….

Mandato in forma scritta

Nomina del responsabile della conservazione

(Noi, nostri collaboratori o altro soggetto designato dal cliente)

Adempimenti connessi all’avvio la Conservazione Sostitutiva

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Articolo 2215 Codice Civile

I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta é obbligatoria per disposizione di legge o di

regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell'impresa

• possono essere formati e tenuti con strumenti informatici.

• hanno l'efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile.

Conservazione libri, registri e documenti

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FORMALITÀ ED LA EFFICACIA PROBATORIA DELLE SCRITTURE CONTABILI

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Conservazione libri, registri e documenti – Fattura elettronica B2B

Tutti i libri, registri e documenti possono essere tenuti e conservati in maniera digitale.

Decreto M.E.F. del 17 giugno 2014, intestato

Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su

diversi tipi di supporto

Le regole tecniche sono state stabilite con DPCM 3/12/2013, a cui l’art.2, c.2, del DM 17/6/2014 rinvia

La fattura può essere emessa elettronicamente a norma dell’articolo 21 DPR 633/1972 dall’anno 2004

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Al quadro normativo sopra delineato si aggiunge anche la produzione normativa in tema di fatturazione elettronica obbligatoria verso la P.A..

In materia, le regole di emissione e trasmissione sono dettate da norme speciali, mentre in tema di conservazione si applicano le norme generali cui si è fatto cenno prima.

Fattura elettronica PA

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Si ricorda che a decorrenza dell’obbligo è differenziata in funzione della P.A. destinataria delle FE. Dal 6 giugno 2014 l’obbligo è scattato per i fornitori di ministeri, agenzie fiscali e degli enti nazionali di previdenza e assistenza (inpdap, inail, inps, etc.) indicati nell’apposito elenco ISTAT ed inseriti nel conto economico consolidato dello Stato). Dal 31 marzo 2015 l’obbligo decorrerà per i fornitori di tutte le altre amministrazioni pubbliche (Comuni, Provincie, ASP, etc.).

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Gestione documentale

Sistema di conservazione

Documenti nativamente informatici

Libro giornale Libro inventari

Registri IVA Verbali (Ass., CDA, CS) Fatture elettroniche

L.U.L. Cedolini

Documenti nativmente analogici - digitalizzati

Fatture acquisto Fatture emesse

Contratti Documentazione Bancaria

Titoli di spesa ______________________

Non Unici Unici Pubblico Ufficiale

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Vita del documento informatico GENERAZIONE

Il sistema di produzione / conservazione

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a formazione progressiva

a formazione istantanea

CONSERVAZIONE

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Il sistema di produzione / conservazione

REQUISITI

Immodificabilità

Integrità

Autenticità

Leggibilità

REALIZZATI CON

Marca temporale Firma digitale

• Nell’immediato con utilizzo di formati standard

• Nel tempo deve essere assicurata dal R.C.

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Definizione caratteristiche del documento informatico (articolo 2 del D.M. 17 giugno 2014)

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OGGETTI della Conservazione

Pacchetti di versamento Pacchetti di archiviazione Pacchetti di distribuzione

Art.4 DPCM 3/12/2013

pacchetto informativo inviato dal produttore al

sistema di conservazione secondo un

formato predefinito e concordato,

descritto nel manuale di conservazione

pacchetto informativo ottenuto dalla

trasformazione dei pacchetti di

versamento in conformità alle

specifiche tecniche e al manuale di conservazione

pacchetto informativo inviato dal sistema di

conservazione all’utente in risposta ad una sua richiesta

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SOGGETTI

Ruoli e responsabilità

Produttore Responsabile della conservazione

Utente

Art.6 DPCM 3/12/2013

E’ la persona fisica o giuridica che produce

il pacchetto informativo, ossia i dati informatici da

sottoporre a conservazione

E’ chi riceve il pacchetto di

versamento ed effettua il

trasferimento del suo contenuto nel

sistema di conservazione

E’ chi interagisce con i servizi

di un sistema di gestione informatica documentale per la

loro conservazione, al fine di fruire delle

informazioni di interesse

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Adempimenti connessi all’avvio la Conservazione Sostitutiva

Derivanti dal CAD e dai relativi provvedimenti attuativi

Nomina del responsabile nella conservazione che

a) Individua i documenti che devono formare oggetto di conservazione b) Definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione c) Predispone il manuale di conservazione d) Gestisce il processo di conservazione, assicurando il rispetto delle norme di legge e) Adotta ogni misura necessaria ad assicura la funzionalità del sistema e la leggibilità dei documenti, e aggiorna il manuale di conservazione,

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Fiscali a) Assolvimento imposta di bollo, in maniera telematica, entro 120 giorni dalla data di chiusura dell’esercizio (libro giornale, inventari, sociali). L’imposta è dovuta ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse. Per registrazione deve intendersi ogni singolo accadimento contabile, a prescindere dalla righe di dettaglio b) comunica che effettua la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento

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Adempimenti connessi all’avvio la Conservazione Sostitutiva

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pagine bollato

N.ro

marche

da bollo Bollo n.ro registrazioni

N.ro

marche da

bollo Bollo Differenza

178 2 32,00 1.271 1 16,00 16,00

443 5 80,00 3.164 2 32,00 48,00

1.167 12 192,00 8.336 4 64,00 128,00

2.592 26 416,00 18.514 8 128,00 288,00

16.540 166 2656,00 118.143 48 768,00 1.888,00

33.080 331 5296,00 236.286 95 1520,00 3.776,00

Righe per pagina 25

Righe per registrazione 3,5

Registrazioni per pagina

Bollato contabilità su carta Conservazione sostitutiva

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IN DEFINITIVA

Gli adempimenti preliminari non presentano particolari criticità. A ciò si aggiunga che eventuali irregolarità / omissioni non incidono sulla correttezza del procedimento di conservazione.

La procedura per la conservazione è affidata al Software, che deve trasformare i Pacchetti di Versamento in Pacchetti di Archiviazione.

Il Responsabile della Conservazione garantisce la correttezza del procedimento e la sua stabilità fisica/giuridica temporale.

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Adempimenti connessi all’avvio la Conservazione Sostitutiva

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• Superamento della definizione di scritture contabili

• Ricorso generalizzato alla FE, con possibilità per i contribuenti «minimi» di compilazione on line e esonero dagli adempimenti formali

• Obbligo tracciabilità nelle transazioni finanziarie nell’ambito dei soggetti IVA

• Identificazione del soggetto e dell’oggetto di ciascun pagamento tracciato con indicazione della fattura o, per gli altri casi, del codice fiscale e della causale

• Conservazione sostitutiva

Innovazioni di cui dovremmo farci promotori

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Richieste-obiettivo:

• Eliminazione adempimenti (elenchi, intra, dichiarazioni di intento, black list, etc. etc.)

• Caduta delle presunzioni. Le scritture contabili tenute e conservate in maniera sostitutiva non possono essere considerate inattendibili se non in maniera documentale e non su base presuntiva (abolizione tra l’altro studi settore, parametri).

• Reverse charge generalizzato

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Innovazioni di cui dovremmo farci promotori

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La conservazione Digitale dei documenti e registri Dott. Salvatore DE BENEDICTIS

OPPURE

Conservazione sostitutiva, fatturazione elettronica IL DOTTORE COMMERCIALISTA VUOLE ESSERE

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