La Conservazione Sostitutiva dei Documenti, Libri e Registri Il … · Fattura elettronica PA La...
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Dott. Salvatore De Benedictis
La Conservazione Sostitutiva dei Documenti, Libri e Registri
Il ruolo del Dottore Commercialista nell’ambito dei processi di conservazione
Adempimenti connessi all’avvio la Conservazione Sostitutiva
DUE DOMANDE 1) Dobbiamo aspettare che siano i nostri clienti a chiederci se e, eventualmente perché, non abbiamo adottato il sistema di conservazione sostitutiva ?
NO
Dottori Commercialisti -> Agenti del Cambiamento
Dalla CULTURA dell’Obbligo alla CULTURA della Opportunità Dovere «quasi deontologico»
Adempimenti connessi all’avvio la Conservazione Sostitutiva
La conservazione Digitale dei documenti e registri Dott. Salvatore DE BENEDICTIS
2) Possiamo avviare il processo di conservazione sostitutiva per un nostro cliente su nostra iniziativa o dobbiamo comunque avere il suo consenso scritto ?
SI, a condizione che ….
Mandato in forma scritta
Nomina del responsabile della conservazione
(Noi, nostri collaboratori o altro soggetto designato dal cliente)
Adempimenti connessi all’avvio la Conservazione Sostitutiva
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Articolo 2215 Codice Civile
I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta é obbligatoria per disposizione di legge o di
regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell'impresa
• possono essere formati e tenuti con strumenti informatici.
• hanno l'efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile.
Conservazione libri, registri e documenti
La conservazione Digitale dei documenti e registri Dott. Salvatore DE BENEDICTIS
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FORMALITÀ ED LA EFFICACIA PROBATORIA DELLE SCRITTURE CONTABILI
Conservazione libri, registri e documenti – Fattura elettronica B2B
Tutti i libri, registri e documenti possono essere tenuti e conservati in maniera digitale.
Decreto M.E.F. del 17 giugno 2014, intestato
Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su
diversi tipi di supporto
Le regole tecniche sono state stabilite con DPCM 3/12/2013, a cui l’art.2, c.2, del DM 17/6/2014 rinvia
La fattura può essere emessa elettronicamente a norma dell’articolo 21 DPR 633/1972 dall’anno 2004
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Al quadro normativo sopra delineato si aggiunge anche la produzione normativa in tema di fatturazione elettronica obbligatoria verso la P.A..
In materia, le regole di emissione e trasmissione sono dettate da norme speciali, mentre in tema di conservazione si applicano le norme generali cui si è fatto cenno prima.
Fattura elettronica PA
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Si ricorda che a decorrenza dell’obbligo è differenziata in funzione della P.A. destinataria delle FE. Dal 6 giugno 2014 l’obbligo è scattato per i fornitori di ministeri, agenzie fiscali e degli enti nazionali di previdenza e assistenza (inpdap, inail, inps, etc.) indicati nell’apposito elenco ISTAT ed inseriti nel conto economico consolidato dello Stato). Dal 31 marzo 2015 l’obbligo decorrerà per i fornitori di tutte le altre amministrazioni pubbliche (Comuni, Provincie, ASP, etc.).
Fattura elettronica PA
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Gestione documentale
Sistema di conservazione
Documenti nativamente informatici
Libro giornale Libro inventari
Registri IVA Verbali (Ass., CDA, CS) Fatture elettroniche
L.U.L. Cedolini
Documenti nativmente analogici - digitalizzati
Fatture acquisto Fatture emesse
Contratti Documentazione Bancaria
Titoli di spesa ______________________
Non Unici Unici Pubblico Ufficiale
Vita del documento informatico GENERAZIONE
Il sistema di produzione / conservazione
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a formazione progressiva
a formazione istantanea
CONSERVAZIONE
Il sistema di produzione / conservazione
REQUISITI
Immodificabilità
Integrità
Autenticità
Leggibilità
REALIZZATI CON
Marca temporale Firma digitale
• Nell’immediato con utilizzo di formati standard
• Nel tempo deve essere assicurata dal R.C.
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Definizione caratteristiche del documento informatico (articolo 2 del D.M. 17 giugno 2014)
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OGGETTI della Conservazione
Pacchetti di versamento Pacchetti di archiviazione Pacchetti di distribuzione
Art.4 DPCM 3/12/2013
pacchetto informativo inviato dal produttore al
sistema di conservazione secondo un
formato predefinito e concordato,
descritto nel manuale di conservazione
pacchetto informativo ottenuto dalla
trasformazione dei pacchetti di
versamento in conformità alle
specifiche tecniche e al manuale di conservazione
pacchetto informativo inviato dal sistema di
conservazione all’utente in risposta ad una sua richiesta
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SOGGETTI
Ruoli e responsabilità
Produttore Responsabile della conservazione
Utente
Art.6 DPCM 3/12/2013
E’ la persona fisica o giuridica che produce
il pacchetto informativo, ossia i dati informatici da
sottoporre a conservazione
E’ chi riceve il pacchetto di
versamento ed effettua il
trasferimento del suo contenuto nel
sistema di conservazione
E’ chi interagisce con i servizi
di un sistema di gestione informatica documentale per la
loro conservazione, al fine di fruire delle
informazioni di interesse
Adempimenti connessi all’avvio la Conservazione Sostitutiva
Derivanti dal CAD e dai relativi provvedimenti attuativi
Nomina del responsabile nella conservazione che
a) Individua i documenti che devono formare oggetto di conservazione b) Definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione c) Predispone il manuale di conservazione d) Gestisce il processo di conservazione, assicurando il rispetto delle norme di legge e) Adotta ogni misura necessaria ad assicura la funzionalità del sistema e la leggibilità dei documenti, e aggiorna il manuale di conservazione,
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Fiscali a) Assolvimento imposta di bollo, in maniera telematica, entro 120 giorni dalla data di chiusura dell’esercizio (libro giornale, inventari, sociali). L’imposta è dovuta ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse. Per registrazione deve intendersi ogni singolo accadimento contabile, a prescindere dalla righe di dettaglio b) comunica che effettua la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento
Adempimenti connessi all’avvio la Conservazione Sostitutiva
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pagine bollato
N.ro
marche
da bollo Bollo n.ro registrazioni
N.ro
marche da
bollo Bollo Differenza
178 2 32,00 1.271 1 16,00 16,00
443 5 80,00 3.164 2 32,00 48,00
1.167 12 192,00 8.336 4 64,00 128,00
2.592 26 416,00 18.514 8 128,00 288,00
16.540 166 2656,00 118.143 48 768,00 1.888,00
33.080 331 5296,00 236.286 95 1520,00 3.776,00
Righe per pagina 25
Righe per registrazione 3,5
Registrazioni per pagina
Bollato contabilità su carta Conservazione sostitutiva
IN DEFINITIVA
Gli adempimenti preliminari non presentano particolari criticità. A ciò si aggiunga che eventuali irregolarità / omissioni non incidono sulla correttezza del procedimento di conservazione.
La procedura per la conservazione è affidata al Software, che deve trasformare i Pacchetti di Versamento in Pacchetti di Archiviazione.
Il Responsabile della Conservazione garantisce la correttezza del procedimento e la sua stabilità fisica/giuridica temporale.
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Adempimenti connessi all’avvio la Conservazione Sostitutiva
• Superamento della definizione di scritture contabili
• Ricorso generalizzato alla FE, con possibilità per i contribuenti «minimi» di compilazione on line e esonero dagli adempimenti formali
• Obbligo tracciabilità nelle transazioni finanziarie nell’ambito dei soggetti IVA
• Identificazione del soggetto e dell’oggetto di ciascun pagamento tracciato con indicazione della fattura o, per gli altri casi, del codice fiscale e della causale
• Conservazione sostitutiva
Innovazioni di cui dovremmo farci promotori
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Richieste-obiettivo:
• Eliminazione adempimenti (elenchi, intra, dichiarazioni di intento, black list, etc. etc.)
• Caduta delle presunzioni. Le scritture contabili tenute e conservate in maniera sostitutiva non possono essere considerate inattendibili se non in maniera documentale e non su base presuntiva (abolizione tra l’altro studi settore, parametri).
• Reverse charge generalizzato
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Innovazioni di cui dovremmo farci promotori
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OPPURE
Conservazione sostitutiva, fatturazione elettronica IL DOTTORE COMMERCIALISTA VUOLE ESSERE
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