Forum Nazionale sullaDematerializzazione dei Documenti

Lecce 18 Settembre 2008

Document Management System e Conservazione Sostitutiva

Opportunità per le Imprese

massimo.maronati@krill.eu

Menù del giorno…Menù del giorno…

DMS e Conservazione SostitutivaDMS e Conservazione Sostitutiva

Le aziende e:• la carta• le informazioni• gli obblighi e le regole • il business Come armonizzare tutto questo?

I Processi Documentali

La cartaLa carta

Obiettivo: Processi documentaliObiettivo: Processi documentali • Gli analisti: il 60% delle informazioni in un’azienda è racchiusa nei

documenti

• il documento “tradizionale” è un insieme di informazioni non

strutturate

• I sistemi informativi possono gestire solo “informazioni strutturate”

• E’ necessario trasformare il documento in una fonte di

informazione:

• ottimizzata: evitando inutili repliche

• accessibile: il documento disponibile ovunque

• Identificabile: ricerche per contenuto e tipologia

• integra: preservata nel tempo

La La cartacarta

Obiettivo: Processi documentaliObiettivo: Processi documentali l processi documentali oltre che intra-aziendali sono inter-aziendali

La “consuetudine” alla carta porta grosse dis-economie di scala e

di filiera

Le norme (civil Law) sono “rigide”, poco “adattabili” (controllo vs

supporto)

Processo tradizionale: produzione di dati su carta che verrà re-

digitalizzzata

Processo innovativo: evitare che venga prodotta la carta

All’interno dell’azienda

Tra le aziende

La La cartacarta

Obiettivo: Processi documentaliObiettivo: Processi documentali l’innovazione in azienda è relativamente semplice (volontà “privata”)

Sistemi di gestione documentale Integrazione tecnologica e operativa:

Internet, mail, ecc. Sistemi Gestionali, CRM, ecc. ecc.

L’innovazione tra le aziende è più complessa (volontà “sociale”) Norme Fiscalità “Sistema” tra comunità aziendali Stato: da controllo a supporto

La cartaLa carta

Tra ieri e domaniTra ieri e domani

Ieri

DomaniSupporto

Controllo

Tra Ieri e DomaniTra Ieri e Domani

Strumenti per la Gestione dei Strumenti per la Gestione dei

DocumentiDocumenti Document Management Systems (DMS)

• Razionalizzazione e strutturazione delle informazioni (index, foldering, storage, retrieval, …)

• Processi decisionali/autorizzativi (Work Flow)• Integrazione con “la rete” (connector)• Documenti “multimediali”

IBM Enterprise Content IBM Enterprise Content ManagementManagement

Information Integrator for Content

Unified Portal API Set

Computer Output,Spools

Multimedia objects

TSM

Information Sources & existing Repositories

Internally producedOffice documents

CM OnDemand

WWW Customer ServicesSolutions

Websphere Portal

MessagePlus Open

Incoming paper,documents,letters

SAP

Exchange

Lotus Domino

CommonStore

Business Letters,Outgoing Documents

Document Manager

e-Formse-Mails,

Records Manager

Siebel Integration for CM

Lotus Workplace Web Content Management

Adobe / IBM CM Forms

Integration

Ascent Capture CM

moduleScan

Central Repository:IBM

Content Manager

Information Integrator for Content

Unified Portal API Set

Computer Output,Spools

Multimedia objects

TSM

Information Sources & existing Repositories

Internally producedOffice documents

CM OnDemand

WWW Customer ServicesSolutions

Websphere Portal

MessagePlus Open

Incoming paper,documents,letters

SAP

Exchange

Lotus Domino

CommonStore

Business Letters,Outgoing Documents

Document Manager

e-Formse-Mails,

Records Manager

Siebel Integration for CM

Lotus Workplace Web Content Management

Adobe / IBM CM Forms

Integration

Ascent Capture CM

moduleScan

Central Repository:IBM

Content Manager

Tra Ieri e DomaniTra Ieri e Domani

Lo Lo Stato: cosa sta facendoStato: cosa sta facendo??

• Infrastrutture per la gestione dei documenti elettronici• Certification Authority (Firma Digitale)• Servizi di “Marcatura Temporale” (Time Stamping Authority)• Carta Identità Elettronica (CIE)• Carta Nazionale dei Servizi (CNS) e servizi sanitari regionali• Servizi di Posta Elettronica Certificata (PEC)

• Processi• Protocollo Informatico (per la PPAA)• Modulistica On-line (F24, Inail, ecc.): Portali per il cittadino e le

imprese• Conservazione Sostitutiva… ecc. ecc.

Tra Ieri e DomaniTra Ieri e Domani

Lo Lo Stato: cosa c’è ancora da fareStato: cosa c’è ancora da fare??

• Innanzi tutto: Cultura• La carta (anche se sembra assurdo) è una forma di potere e

legittimazione• I processi “cartacei” sono quasi sempre non-razionali

•Frutto di “tradizione”, “consuetudine”, e orientata al controllo (Stato)

• I processi informatici• “disorientano”• sono “neutri”• misurano l’efficienza• misurano l’efficacia

Tra Ieri e DomaniTra Ieri e Domani

Lo Stato: cosa c’è ancora da fare?Lo Stato: cosa c’è ancora da fare?• Visione e strategia

• Obiettivi chiari: vogliamo effettivamente favorire la gestione elettronica dei documenti?

• Processi “critici”: quali sono i processi critici nelle aziende? Li conosciamo?

• Re-ingegnerizzazione dei processi: come ridurre al minimo l’impatto legislativo sull’organizzazione?

• Tattica• logica di servizio (stimolo) vs logica di controllo (freno all’innovazione)• quali tecnologie per quali obiettivi• diffondere motivazione al cambiamento• ….. Cos’altro?: Proposte

Tra Ieri e DomaniTra Ieri e Domani

Lo Stato: cosa c’è ancora da fare?Lo Stato: cosa c’è ancora da fare?

• Regole• Dovrebbero essere chiare (poche, precise e “ragionevoli”)• Dovrebbero tenere conto delle tecnologie disponibili (e non vice

versa)• Non dovrebbero stravolgere procedure consolidate (legate al

business)• La “prassi” non “supporta” le regole: le regole devono essere

cambiate!

• La cultura del legislatore:• Da controllo a supporto: quando?• Dalla definizione di Processi/Procedure alla definizione di Stati

dei Processi• Adozione di standard internazionali già diffusi nel mercato• Dalla norma specifica alla norma “generale”: semplificare!

Document Management System

• Cosa si può fare con un Document Management System:

• Catalogare i documenti (protocollo)

• Creare associazioni “logiche” tra i documenti (folder)

• Definire eventi temporali (trigger)

• Definire processi (work flow)

• Definire ruoli e responsabilità (profili utente)

• Integrarsi con il sistema informativo (Input/Output)

• Visualizzare documenti secondo le “Permission Policy”

Document Management SystemChe cos’è

• Catalogare i documenti:• Identificare univocamente ogni singolo documento• Facilitarne il reperimento e la consultazione

•Creare associazioni “logiche” tra i documenti (folder)• Costruire “pratiche” per aggregazione logica di

documenti• Associare un documento a più pratiche e vice versa

•Definire eventi temporali (trigger)• Sollecitare l’effettuazione di azioni associate ai

documenti• Registrare chi ha agito e quando

DMS

A cosa serve

• Definire processi (work flow)• Creare “percorsi di avanzamento” delle pratiche• Definire processi “approvativi” autorizzativi o informativi

•Definire ruoli e responsabilità (profili utente)• Chi decide, chi approva, chi autorizza, chi riceve, chi

invia,….• Chi può accedere a dati sensibili

•Integrarsi con il sistema informativo (input/Output)• Acquisire documenti • Fornire dati

DMS

A cosa serve

DMS

• Lo strumento anche se flessibile, potente, “miracoloso”

è sufficiente?

• Siamo pronti per gestire i “documenti senza carta”?

• Quali vantaggi potremo trarre da questo cambiamento?

• Come affrontare questo cambiamento?

• Possiamo misurare le opportunità e i vantaggi?

Quali vantaggi per le aziende

• Gestire i “documenti senza carta”:

• Pensare in modo sistemico (documenti=dati=documenti)

• Agire sugli “ortodossismi” consolidati

• Razionalizzare i processi e le procedure

• Coinvolgere il top management

In sintesi: agire sulla cultura aziendale

DMS

Quali vantaggi per le aziende

• Vantaggi del cambiamento:

• Ridurre i costi di gestione dei documenti

• Razionalizzare la gestione di documenti eterogenei

• Aumentare l’efficienza

• Evitare ritardi e “omissioni”

• Tracciare eventi e decisioni

• Aumentare la sicurezza “sulle informazioni”

DMS

Quali vantaggi per le aziende

• Come affrontare il cambiamento:

• Valutare il vantaggio economico

• Valutare l’impatto organizzativo

• Identificare e razionalizzare le motivazioni al cambiamento

• Quantificare lo sforzo formativo (anche culturale)

• Pianificare un cambiamento evolutivo o radicale

DMS

Quali vantaggi per le aziende

Quali vantaggi?

DMS

Quali vantaggi per le aziende

Scanner/Fax/Print

Email

DocumentiElettronici

Input: Acquisizione o Cattura

DBMSIntegrazioneAmbienti Legacy(Siebel, SAP,..)

Indicizzazione,Organizzazione, Archiviazione,

Ricercae

Consultazione

Conservazione Sostitutiva

Output:Invio e Stampa

DMS

Eliminazione della carta

Gestione elettronica

Archivio storico elettronico

DMS

Quanto costa gestire un documento

Il costo per il totale trattamento (dalla produzione alla distruzione) di una fattura

cartacea per le imprese europee è stimato traEuro 10,00 e 50,00*

• Costi fornitore:•redazione della fattura •invio della fattura •archivio •gestione degli incassi •copie “allegate”•dispute e controversie

• Costi cliente:•ricevimento della fattura •controllo e smistamento •archivio •gestione dei pagamenti •copie “allegate” •dispute e controversie

*fonte: “Fattura Elettronica: i vanataggi per imprese” di Umberto Zanin – 09/12/03 e Studio Arthur D. Little – 2001 e Studio BVA - 2002

DMS

Quanto “si risparmia” nella gestione elettronica dei documenti

(#) costo stimato per documento al netto degli investimenti(*) l’efficienza è “stimata” su organizzazioni di media complessità.

Tipo di Gestione Documentale

Costo Complessivo

(1° anno) (#)

Costo Complessivo(dal 2° anno)

(#)

Efficienza (*)

Tradizionale: completamente cartaceo 100 100 10

Misto: Invio cartaceo conservazione sostitutiva

(no DMS)circa 96 circa 94 circa 65

Smaterializzato: DMS, fattura elettronica e

conservazione sostitutiva circa 30 circa 25 intorno a 90

• Aumento dell’efficacia/efficienza

• Processi razionalizzati e orientati al business

• Economia nell’integrazione del business di scala e di filiera

• Migliore governance (misurabilità, tracciabilità, ecc.)

• Relazioni con con la PPAA

• Solo se non in contrasto con i procsessi di business

In sintesiPaperless company

Un caso concreto

Fast invoice tracking

Improve document sharing

Speed up invoice verification activities

Eliminate low-added value activities

Reduce paper storing to save space

Business needs

Where we started..

11Invoices

To bestored

12 Final archiving

IncomingMail

2Invoicedivision

3 Purchasingdepartment

4

Selection ofUrgent

Invoices

5

UrgentInvoices

registration

6InvoicesTo be

registered

7

To be paid

8

9

10

Invoices withDifferences(NP e AC)

Receipt missing

Invoice to be approved(NN)

Gerardina

AnnalisaFiorella

Simona

1

Where we arrived..

Gerardina

Annalisa

Simona

Fiorella 2

Invoices with issues are separated, regular invoices are registered.All remaining steps are performed in the system.

4Final

archiving

Invoice scanning and archivingInternal workflows to address issues

3

IncomingMail

1

Process simplification

On-line availability of invoices both from IBM content management and our ERP system

Complete traceability of invoices

Speed up invoice verification activities

Eliminate low-added value activities

Benefits achieved

Implementation of “substitution archiving” and elimination of paper

Extension of content management to customer invoices and other legal documents

Steps done for project completion

Companies involved:Ducati Motors

Ducati Corse

Invoices handled per annumDucati Motors: 85K (60% suppliers, 40% customers)

Ducati Corse: 20K (70% suppliers, 30% customers)

Break even: 9 months from “go live”

Global project investment: about 70K Euro

Project dimension and economic benefit

Document pass through:Before: 4 days

After: 4 hours

Efficiency index (estimated on reclaim document)Before: 4 hours

After: 30 seconds

Performance improvement (average)

Domande