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La Dematerializzazione in Regione LombardiaCase History: La Piattaforma Documentale – il percorso ed i nuovi traguardi

A cura di

Marco CeccoliniResponsabile Area Servizi Documentali – Lombardia Informatica S.p.A.

Milano, 24 Novembre 2011 Risorse Comuni 2011, Palazzo delle Stelline

Supporta Regione Lombardia nello svolgimento delle attività finalizzate ad indirizzare, controllare e garantire nel tempo l’efficacia e l’efficienza operativa del Sistema

Informativo Regionale, nel contesto più ampio della Governance Regionale

1. Garante dell’efficacia e dell’efficienza dell’intero Sistema Informativo Regionale2. Garante della qualità delle soluzioni tecnologiche adottate dal Sistema Regione

Lombardia Informatica S.p.A.

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Eventuale testo

Area Servizi Documentali• Supervisiona e indirizza lo sviluppo della Piattaforma Documentale e della

Piattaforma di Conservazione Sostitutiva , svolgendo attività di Governance a livello organizzativo, tecnologico e normativo;

• Definisce linee guida e indirizzi generali per le soluzioni progettuali basate sulla Piattaforma Documentale e sulla Piattaforma di Conservazione Sostitutiva;

• Supporta Regione Lombardia nell’individuazione di esigenze, requisiti e vincoli per la corretta definizione di soluzioni progettuali basate sulla Piattaforma Documentale e sulla Piattaforma di Conservazione Sostitutiva.

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3

Introduzione: dall’Analogico al Digitale

L’uomo mediante la scrittura, nel corso dei secoli, ha tramandato pensieri, informazioni, conoscenza

“non sempre si è scritto con gli stessi segni grafic i, non sempre si è scritto sulla carta, non sempre si è sc ritto

con l’inchiostro, con la penna e con la mano”

“il flusso degli elettroni nel computer è il nuovo inchiostro, i bit il nuovo alfabeto e la memo ria

della macchina la nuova carta”

Renato Borruso, La scrittura elettronica ovverosia: Nascita ed evoluzione del documento informatico, Ri vista di Diritto, Economia e Gestione delle Nuove Tecnologie nr. 2/2007, Nyberg Editore

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I Fattori Abilitanti la Dematerializzazione

ConservazioneConservazione

sostitutivasostitutiva

ConservazioneConservazione

sostitutivasostitutiva

ConservazioneConservazione

sostitutivasostitutiva

Documento informaticoDocumento informatico

Protocollo InformaticoProtocollo InformaticoFirma digitaleFirma digitaleFirma digitaleFirma digitaleFirma digitaleFirma digitale

PECPECPECPECPECPEC

3

Quadro di riferimento

5

Firma digitaleFirma digitaleFirma digitale

Conservazione

sostitutiva

Conservazione

sostitutiva

Conservazione

sostitutiva

PECPECPEC

Tali strumenti, anche dove obbligatori difficilmente entrano nella pratica quotidiana e aiutano davvero a semplificare la vita

Innovazione e digitalizzazione hanno come fine ultimo non solo il risparmio economico ma anche la semplificazione dei rapporti

La Piattaforma Documentale di Regione

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L'implementazione del Sistema Documentale Regionale non si è risolto nell'attuazione di un singolo progetto ma è rappresenta da un

"sistema" di interventi distribuiti in un arco di tempo pluriennale

Regione Lombardia dal 2006 ha avviato un percorso di sostituzione dei flussi documentali cartacei con il loro equivalente informatico, in armonia con la normativa vigente ed in una logica di ottimizzazione dei costi e di

incremento di efficienza, semplificazione e trasparenza

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EDMA mette a disposizione, in un ambiente integrato e nel rispetto della normativa vigente, i fattori abilitanti la quali

EDMA fornisce anche un sistema di disponibile e parametrizzabile secondo le specifiche esigenze procedimentali espresse da ogni settore dell’organizzazione

EDMA è inoltre integrata con :• Sistema Informativo a Supporto di Organizzazione e Personale• Fax Server• DWH per reportistica• Piattaforma di Knowledge Management• Anagrafiche:

o Assistiti Lombardio IPA (Indice Pubbliche Amministrazioni)o Parix – Anagrafe Camera di Commercio

EDMA allo Stato dell’Arte

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Il percorso affrontato

1Protocollo Informatico

Dematerializzazionedocumenti prodotti )

2

Dematerializzazionedocumenti ricevuti

4

83

DematerializzazioneProcedimenti

Dematerializzazionedegli archivi

5

Content Life CycleAdattato da AIIM

5

Numeri Documenti e Allegati

9

0,00

5,00

10,00

15,00

20,00

20072008

20092010

2011

Mil

ion

i

2007 2008 2009 2010 2011Allegati 0,13 1,61 4,28 6,83 8,76

Documenti 1,72 4,76 9,50 14,53 18,29

Numeri Le Comunicazioni Istituzionali

10

2.0072.008

2.0092.010

2.011

81111.128

35.648

55.49754.384

6

Numeri Le PEC

11

0

20.000

40.000

60.000

80.000

20072008

20092010

2011

2.888 3.918 8.732

48.171

75.649

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La Conservazione Sostitutiva

Documenti Conservati a Novembre 2011BURL Mandati Informatici Ordinativi Informatici

271 83.790 1.671.120

PIATTAFORMA DI GESTIONE DOCUMENTALE

Sistema di gestione documentale

correnteConservazione

Sistema di conservazione

7

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Il livello di dematerializzazione in Regione Lombardia

Digitalizzazione e ottimizzazione

processi e procedimenti

amministrativi

Conservazione documenti

Dematerializzazione e

Archiviazione

Protocollazione

I livelli sono caratterizzati da:

• Ruoli e competenze

necessarie

• Software(Servizi) necessari

• Parte del ciclo di vita dei

documenti gestita

(creazione – gestione –

conservazione)

+

-

Liv

ell

o d

i

de

ma

teria

lizza

zio

ne

Nota: Rielaborazione dei livelli di dematerializzazione definiti da DigitPA

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Un nuovo contesto normativo: Dlgs 235/2010 (1)

Le nuove regole per il documento digitale Rivisitazione delle norme relative al valore giuridico e probatorio del documento informatico e

delle sue copie.

Per le copie analogiche di documenti informatici, si introduce il contrassegno generato

elettronicamente e apposto in fase di stampa che consente la verifica automatica della

conformità del documento analogico a quello informatico.

La Firma Elettronica Avanzata Conferisce valore giuridico a strumenti di firma che non prevedono l'uso di certificati qualificati ma

che, comunque, garantendo l'univoca interconnessione con il firmatario, ne permettano la

corretta identificazione e consentano l'individuazione di eventuali modifiche ai dati firmati. Utili

nei casi in cui, più che di vera e propria firma/sottoscrizione, sia necessario ricorrere ad una

firma/visto che assolva esigenze di sicurezza e integrità del documento piuttosto che di

paternità e/o appropriazione del contenuto.

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Un nuovo contesto normativo: Dlgs 235/2010 (2)

PEC e invio di istanze e dichiarazioni alla PAEquiparazione dell'invio tramite PEC alla Notificazione per mezzo della posta “salvo che la

legge disponga diversamente” e non più nei soli casi previsti dalla legge.

Inoltre, con la modifica dell'art. 65 del CAD si riconosce la Posta Elettronica Certificata come valido sistema di presentazione telematica di istanze e dichiarazioni alla PA: le istanze saranno valide, però, solo ove le credenziali di accesso alle PEC siano state rilasciate previa identificazione del titolare e ciò sia attestato dal Gestore di PEC nel corpo del messaggio o in un apposito allegato

La conservazione dei documenti digitali Rivisitazione principalmente di natura organizzativa. Si definisce che il sistema di

conservazione deve essere gestito da un responsabile [della conservazione] che lavori

d'intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali di cui all'art. 29 del D.Lgs.

196/2003 e, ove presente, con il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo

informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.

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Il percorso continua…

1. Costante allineamento

Organizzazione

TecnologiaNormativa

2. Coinvolgimento territoriale

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Grazie per l’attenzione

Lombardia Informatica S.p.a .

Marco CeccoliniArea Servizi DocumentaliMarco.Ceccolini@lispa.it