Capitolato SSSpeciale diddiidi GGGGaraaarraaara CC - Ismea - Istituto di … · 2015-03-06 · La...

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“Procedura ristretta per l'affidamento del servizio di gestione informatica dei documenti, del protocollo

informatico della corrispondenza e di archiviazione fisica dei documenti dell'ente”

Cig. n. 0436505750

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1 PREMESSA L’Ismea, Ente economico con personalità giuridica di diritto pubblico, istituito con DPR n.200/2001, ha la necessità di affidare ad una società il servizio di gestione informatica dei documenti, del protocollo informatico della posta, sia in entrata che in uscita, e del servizio di archiviazione fisica dei documenti dell’Ente anche ai fini della sperimentazione della conservazione sostitutiva, della duplicazione, della riproduzione e della validazione in conformità alle regole stabilite dalle norme di legge in materia e, ove richiesto, con efficacia anche ai fini fiscali.

2 OGGETTO DEL SERVIZIO L’oggetto dell’appalto è costituito: • dal Servizio di gestione dei documenti cartacei, visionati e stimati in 3.453

metri lineari (in contenitori standard c.d. “single” 29X40,5X33 n.10.090+ contenitori c.d. “double” 58X40,5X33 n.251) comprensivo del servizio di: - presa in carico e custodia fisica presso propri locali archivio,

opportunamente attrezzati con gestione dinamica e con servizio di movimentazione e consegna su richiesta (attività prevalente)

- successiva archiviazione dell’originale cartaceo; • dal Servizio di gestione del protocollo informatico della posta in entrata e in

uscita dell’ISMEA che consiste nell’esternalizzazione del processo di dematerializzazione della posta in arrivo ed in uscita dalle due sedi in Roma con trattamento manuale e informatico dei documenti con supporti sostitutivi (acquisizione tramite scanner) che deve avvenire attraverso la gestione del sistema di protocollo informatico in via di definizione presso l’ISMEA;

• dal Servizio informatico in via sperimentale, in conformità alle regole stabilite dalle norme di legge in materia e, ove richiesto, con efficacia anche ai fini fiscali, di: - conservazione sostitutiva, - duplicazione - riproduzione - validazione.

La Società aggiudicataria si impegna altresì a applicare i medesimi patti, prezzi e condizioni offerte in sede di gara all’Ismea, alle Società interamente controllate dall’Istituto. Ismea si riserva la facoltà di richiedere l’attivazione, o meno, di tutti i servizi previsti nel presente capitolato

3 GLI OBIETTIVI DELL’INIZIATIVA La dematerializzazione dei documenti cartacei dell’ISMEA, la conservazione sostitutiva e la gestione fisica dei documenti, rivestono un ruolo di grande criticità per la realizzazione dei processi produttivi dell’Ente e rappresentano un elemento qualificante del servizio offerto all’utente, incidendo in modo diretto sull’efficienza e sull’efficacia dell’azione amministrativa. Negli scorsi anni l’ISMEA ha provveduto all’affidamento in outsourcing della conservazione e della gestione degli archivi cartacei a diversi fornitori. E’

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intenzione dell’ISMEA rivedere l’attuale gestione del servizio di outsourcing, con i seguenti intenti: - centralizzare le attività di conservazione e gestione dell’archivio cartaceo

presso un unico fornitore; - esternalizzare il processo di dematerializzazione dei documenti, compresi

quelli di posta in arrivo e in uscita, presso le proprie due sedi degli Uffici di Roma.

Il servizio sarà eseguito secondo le modalità previste dal “contratto aperto” e, quindi, il numero delle prestazioni nell’arco di tempo come sopra definito, potrà variare in base alle necessità dell’Amministrazione.

4 ARTICOLAZIONE DEL PROGETTO Il Progetto, relativo ai servizi sopra indicati, dovrà articolarsi nelle seguenti fasi: 1. Prelievo ed impianto dell’archivio cartaceo giacente presso la sede

dell’attuale fornitore esterno 2. Prelievo ed impianto dell’archivio cartaceo giacente presso le sedi

dell’ISMEA, ove necessario 3. Conservazione e gestione degli archivi, fisici ed informatici, presso le

strutture della Società aggiudicataria, compresa l’attività di conservazione sostitutiva, duplicazione, riproduzione e validazione in conformità alle regole stabilite dalle norme di legge in materia e, ove richiesto, con efficacia anche ai fini fiscali, della documentazione di volta in volta indicata da ismea

4. Processo di dematerializzazione della posta in arrivo e in uscita presso le sedi Ismea e gestione del protocollo informatico

5. Attività di supporto tecnico archivistico allo svolgimento del servizio

4.1 Prelievo dell’archivio cartaceo giacente presso la sede dell’attuale fornitore esterno ed impianto dell’archivio presso i locali della società aggiudicataria A titolo indicativo e con significato di attività minime necessarie, le attività richieste sono le seguenti: - ritiro a cura della società aggiudicataria della documentazione dalle sedi degli

attuali fornitori e trasferimento del materiale cartaceo prelevato presso i locali archivio della medesima;

- spunta e registrazione informatica, tramite utilizzo di adeguati strumenti hardware e software, messi a disposizione dalla società aggiudicataria, degli elementi utili all’identificazione delle singole unità documentali, nonché della loro ubicazione fisica nelle strutture di deposito, ai fini della produzione dell’inventario del patrimonio documentale su supporto informatico e della successiva gestione della documentazione;

- collocazione fisica della documentazione negli impianti della società aggiudicataria.

4.2 Prelievo dell’archivio cartaceo giacente presso le sedi dell’ISMEA, ove necessario, ed impianto dell’archivio presso i locali della società aggiudicataria Le attività richieste sono le seguenti: - prelievo del materiale cartaceo, ove richiesto, dalle attuali strutture d’archivio

presso le singole sedi territoriali dell’Ente - sanificazione del materiale cartaceo prelevato, finalizzata alla eventuale

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eliminazione di polvere, umidità ed altri agenti patogeni; - riordino della documentazione in base al Titolario di classificazione messo a

disposizione dall’Ente; - registrazione informatica, tramite utilizzo di adeguati strumenti hardware e

software messi a disposizione dalla Società aggiudicataria, degli elementi utili all’identificazione delle singole unità documentali, ai fini della produzione dell’inventario del patrimonio documentale su supporto informatico e della successiva gestione della documentazione;

- inserimento della documentazione in appositi contenitori forniti dalla Società aggiudicataria e stoccaggio presso i locali archivio della Società aggiudicataria;

- collocazione fisica della documentazione negli impianti della Società aggiudicataria.

4.3 Conservazione e gestione degli archivi presso le strutture della Società aggiudicataria attraverso l’impiego di personale, tecnologie e metodiche fornite dalla medesima. A titolo indicativo e con significato di attività minime, le attività richieste sono le seguenti:

4.3.A) Conservazione e gestione di tutta la documentazione nei locali archivio della società aggiudicataria;

4.3.B) Gestione informatica delle richieste di consultazione degli originali cartacei con consegna presso le sedi dell’Ente, tramite: - estrazione dalle strutture di contenimento della documentazione richiesta in

consultazione; - consegna ordinaria entro 24 ore della documentazione richiesta presso le

singole sedi dell’Ente; - ritiro della documentazione richiesta in consultazione, precedentemente

estratta e consegnata presso le sedi dell’Ente, a seguito dell’esaurimento della necessità di consultazione;

- tracciabilità della movimentazione fisica dei documenti richiesti in consultazione;

- riposizionamento in archivio della documentazione richiesta in consultazione, precedentemente ritirata a seguito dell’esaurimento della necessità di consultazione.

4.3.C) Gestione informatica delle richieste di consultazione degli originali cartacei con consegna via fax ( o e-mail), tramite: - estrazione dalle strutture di contenimento della documentazione richiesta in

consultazione;

- consegna ordinaria entro tre ore della documentazione richiesta tramite trasmissione via fax (o via e-mail);

- riposizionamento in archivio della documentazione richiesta in consultazione, precedentemente ritirata a seguito dell’esaurimento della necessità di consultazione.

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4.3.D) Gestione fisica ed informatica dei documenti che costituiscono un aggiornamento delle unità documentali già presenti in archivio.

4.3.E) Conservazione sostitutiva, duplicazione, riproduzione e validazione in conformità alle regole stabilite dalle norme di legge in materia e, ove richiesto, con efficacia anche ai fini fiscali, della documentazione di volta in volta indicata da ismea, tramite: - Conservazione in formato elettronico (nell’internet data center del fornitore,

su CD, DVD o altri supporti idonei) di documenti indicati da ismea quali, ad esempio, libri bollati, registri IVA, schede contabili, fatture attive e passive, senza l’obbligo della stampa cartacea;

- Individuazione di un “Responsabile della Conservazione”, che dovrà garantire gli standard di sicurezza, l’adeguamento delle risorse tecnologiche messe a disposizione del fornitore, nonché il costante allineamento del sistema alle evoluzioni della normativa;

- Apposizione della marcatura temporale e la firma digitale su singoli o su interi lotti inseriti in conservazione;

- Restituzione al cliente di un archivio contenente gli identificativi dei documenti;

- Possibilità, da parte di ismea, di effettuare ricerche dei documenti in tempo reale, anche a seguito di controlli da parte di terzi, come ad esempio della Guardia di Finanza, direttamente sull’internet data center del fornitore ovvero su eventuali supporti di consultazione prodotti periodicamente dal fornitore, o di ricevere i documenti via e-mail;

- Garanzia di leggibilità nel tempo dei documenti conservati; - Garanzia sia informatica sia fisica della sicurezza della base dati,

provvedendo ad adottare gli standard stabiliti dalla legge; - Garanzia, nel tempo, dell’integrità dei documenti contenuti nei supporti di

memorizzazione anche attraverso il loro riversamento su supporti di nuova generazione;

- Garanzia del rispetto dei termini previsti per la conservazione delle tipologie documentali, quando la normativa lo prevede.

4.4 Processo di dematerializzazione della posta in arrivo e in uscita presso le sedi Ismea e gestione del protocollo informatico A titolo indicativo e con significato di attività minime, le attività richieste sono le seguenti:

4.4.A) Posta in arrivo - raccolta della corrispondenza in entrata dall’Ufficio postale protocollazione e

scansione dei documenti - invio telematico agli Uffici ISMEA della documentazione scansionata; - archiviazione e conservazione dei documenti cartacei originali c/o gli archivi

della società aggiudicataria o c/o archivi Ismea eventualmente individuati

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4.4.B) Posta in uscita - raccolta della corrispondenza in uscita dalle segreterie delle diverse

Direzioni; - preparazione della busta e stampa degli indirizzi; - protocollazione della posta in uscita e scansione dei documenti; - trasporto della documentazione all’ufficio postale per la spedizione o

distribuzione ai destinatari interni; - archiviazione e conservazione dei documenti cartacei originali c/o gli archivi

della società aggiudicataria o c/o archivi Ismea eventualmente individuati;

4.4.C) Conservazione sostitutiva, su richiesta di ismea, di documenti presenti nel protocollo:

Vedi punto 4.3.E

4.5 Attività di supporto tecnico archivistico allo svolgimento del servizio Le norme e le condizioni tecniche ed organizzative che disciplinano l’effettuazione delle attività sopra descritte sono specificate negli articoli successivi.

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5 MODALITA’ DI ESECUZIONE DELLE ATTIVITA’ RICHIESTE Si descrivono qui di seguito le modalità, le tempistiche e gli strumenti che la società aggiudicataria dovrà adottare per lo svolgimento delle attività richieste.

5.1 Prelievo dell’archivio cartaceo giacente presso la sede dell’attuale fornitore esterno ed impianto presso i locali della società aggiudicataria

5.1.A) Definizione del contesto La documentazione è quella di pertinenza delle sedi dell’Ente, attualmente gestita in outsourcing presso fornitori esterni. La documentazione è inserita in scatole di varie dimensioni (cm.29x40,5x33 e cm.58x40,5x33, larghezza x profondità x altezza), fatta salva una porzione d’archivio di pertinenza della Direzione Generale, costituita da faldoni e fascicoli non inseriti in scatole. Il materiale verrà messo a disposizione dagli attuali fornitori, nell’attuale forma di archiviazione, su pedane, preventivamente fornite dalla Società aggiudicataria, predisposte al piano stradale. Si assicura l’accesso ad automezzi. L’unità documentale di riferimento è rappresentata dai singoli fascicoli, faldoni, volumi e scatole, appartenenti alle differenti tipologie documentali gestite ed archiviate, secondo quanto determinato dal Titolario di classificazione in uso presso l’Ente.

Ciascuna unità documentale è, comunque, identificata da specifiche chiavi di ricerca che ne qualificano il contenuto, per un media di circa 40 caratteri alfanumerici per ciascuna unità.

Viene garantita la disponibilità di una base dati contenente l’inventario della documentazione attualmente gestita, con indicazione delle chiavi di ricerca necessarie alla identificazione di ogni singola unità documentale. La chiave univoca di ogni record, corrispondente alla singola unità documentale, è costituita da circa 12 caratteri alfanumerici.

La chiave univoca di ricerca, riportata sui fogli di spunta, sarà presente sull’unità documentale in varie forme (es. dattiloscritta, manoscritta) e sarà reperibile in diverse posizioni (es. sulla copertina, all’interno dell’unità documentale ecc.).

Gli attuali fornitori consegneranno un data base che riporta l’indicazione delle serie documentali. Le chiavi di indicizzazione sono varie e differenti per ciascuna tipologia documentale gestita, e corrispondono, come indicato nel Capitolato, a circa 40 caratteri alfanumerici per ciascuna unità documentale. Il data base è distinto per tipologia documentale e verrà messo a disposizione in formato testo.

5.1.B) Definizione dei fabbisogni Le attività richieste dovranno essere effettuate secondo le modalità di seguito definite: - all’avvio delle operazioni di trasferimento dovrà essere predisposto un Verbale

di inizio lavori, siglato dal personale incaricato dalla Società aggiudicataria,

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dall’attuale fornitore e dal Referente dell’Ente; - dovranno essere assolti dalla Società aggiudicataria tutti gli obblighi derivanti

dalle disposizioni del D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 e comunque della normativa vigente in materia di trasferimento di documentazione appartenente ad Enti pubblici;

- all’atto della presa in carico, la società aggiudicataria dovrà effettuare, in contraddittorio con un referente degli attuali fornitori del servizio, un’attività di spunta, sulla base di liste cartacee contenenti l’elenco delle unità documentali allocate su ciascuna pedana; a tal fine, gli attuali fornitori del servizio metteranno a disposizione, in orario d’ufficio, un’apposita area. La società aggiudicataria dovrà, in corso d’opera, provvedere alla segnalazione delle eventuali anomalie risultanti dall’attività, che saranno risolte in contraddittorio con gli attuali fornitori. Il ritiro di ciascuna pedana è, pertanto, subordinato alla corretta esecuzione delle attività di spunta, validata dalla firma congiunta dei referenti della Società aggiudicataria e dell’attuale fornitore;

- dovrà essere assicurata all’Ente la consultazione della documentazione trasferita, durante tutta la fase di presa in carico;

- al termine delle operazioni di trasferimento dovrà essere predisposto un Verbale di chiusura lavori per attestare la corretta e completa esecuzione delle stesse. Il verbale sarà siglato dal personale incaricato dalla Società aggiudicataria, dall’attuale fornitore e dal Referente dell’Ente.

A titolo esemplificativo e non esaustivo, si precisa che si intendono comprese nelle attività di ritiro le operazioni di facchinaggio, carico e scarico del materiale e quant’altro necessario per l’esecuzione del trasferimento, compresi tutti i materiali di consumo (es. pedane) ed i mezzi di sollevamento utili per effettuare il carico e lo scarico del materiale sugli automezzi. Nella fase di impianto dell’archivio si prevede l’interferenza delle attività della società aggiudicataria con gli attuali fornitori del servizio, che dovranno continuare a custodire la documentazione residua fino all’ultimazione del trasferimento. Per tale attività la Società aggiudicataria dovrà corrispondere agli attuali fornitori, con cadenza mensile, un corrispettivo pari 0,50 euro/mese per singolo metro lineare di documentazione custodita presso i depositi di Roma. Nello stesso periodo, sarà, inoltre, cura della Società aggiudicataria assicurare la consultazione della documentazione oggetto del servizio. Per la porzione di documentazione ancora custodita nelle strutture degli attuali fornitori del servizio, in attesa di trasferimento, la Società aggiudicataria dovrà corrispondere a questi ultimi il corrispettivo previsto per la ricerca, l’estrazione e la consegna delle unità documentali richieste in consultazione dagli utenti dell’Ente, pari a 3,00 euro per singola unità consegnata di documentazione, e di 1,00 euro per singolo contenitore intero consegnato, custoditi presso i depositi di Roma.

5.1.C) Tempistica delle attività

Il tempo riservato per l’avvio delle attività, decorrente dal giorno successivo alla

data di firma del contratto d’appalto, sarà pari a giorni 15 solari e consecutivi.

Tempo massimo di conclusione delle attività, decorrente dalla data del Verbale di

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inizio lavori: giorni 180 solari e consecutivi.

Tempo massimo di sottoscrizione del Verbale di inizio lavori: entro 20 giorni

naturali e consecutivi dalla stipula del contratto.

5.2 Eventuale prelievo dell’archivio cartaceo giacente presso le sedi dell’Ismea ed impianto presso i locali della società aggiudicataria

5.2.A) Definizione del contesto La documentazione oggetto del servizio è quella individuata come “allontanabile” giacente presso le sedi ISMEA al momento della pubblicazione del Bando di gara, nonché quella che sarà eventualmente individuata nel corso dell’appalto. Tale documentazione viene archiviata presso le sedi dell’ISMEA con modalità diverse e presenta uno stato di conservazione non omogeneo. Si precisa, al riguardo, che la documentazione da ritirare presso le sedi dell’ISMEA va prelevata direttamente dalla scaffalatura presente nei locali all’interno dei quali si trova attualmente allocata, va inscatolata e trasportata al piano di carico per il successivo trasferimento. Gli attuali locali di deposito possono presentare diverse condizioni logistiche (es. possono trovarsi al piano seminterrato o ai piani, possono essere serviti da ascensore o essere raggiungibili unicamente tramite scale, ecc.). Per tale documentazione non è disponibile un “data base” negli archivi delle sedi dell’Ente che possa essere utilizzato ai fini della presa in carico della documentazione. L’unità documentale di riferimento è rappresentata dai singoli fascicoli, faldoni, volumi e scatole, appartenenti alle differenti tipologie documentali prodotte dall’ISMEA. Ciascuna unità documentale è identificata da specifiche chiavi di ricerca che ne qualificano il contenuto, per una media di circa 40 caratteri alfanumerici per ciascuna unità. I quantitativi di riferimento stimati e puramente indicativi sono i seguenti:

Quantità metri lineari previsti per tutta la durata dell’appalto

3200

Quantità unità documentali previste per tutta la

durata dell’appalto 10500

5.2.B) Definizione dei fabbisogni Nel corso della gestione del Servizio la società appaltatrice dovrà effettuare presso le sedi dell’Ismea ulteriori ritiri della documentazione di produzione corrente, con periodicità da concordare.

Le attività richieste dovranno essere effettuate secondo le modalità di seguito definite:

- all’avvio delle operazioni di trasferimento della documentazione

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eventualmente presente presso ciascuna sede dovrà essere predisposto un Verbale di inizio lavori, siglato dal personale incaricato dalla società aggiudicataria e dal Referente dell’Ente;

- dovranno essere assolti dalla società tutti gli obblighi derivanti dalle disposizioni del D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 e comunque dalla normativa vigente in materia di trasferimento di documentazione appartenente ad Enti pubblici;

- durante tutta la fase di presa in carico dovrà essere assicurata all’ISMEA la consultazione della documentazione trasferita;

- al termine delle operazioni di trasferimento presso ciascuna sede dovrà essere predisposto un Verbale di chiusura lavori per attestare la corretta e completa esecuzione delle stesse. Il verbale sarà siglato dal personale incaricato dalla Società aggiudicataria e dal Referente dell’Ente.

A titolo indicativo e con significato di attività minime richieste, si precisa che sono comprese nelle attività di ritiro le operazioni di facchinaggio, carico e scarico del materiale e quant’altro necessario per effettuare il trasferimento, compresi gli eventuali materiali di consumo (es. pedane) ed i mezzi di sollevamento utili per effettuare il carico e lo scarico del materiale sugli automezzi. Sarà, inoltre, a carico della Ditta appaltatrice l’ottenimento di eventuali autorizzazioni di accesso alle zone a traffico limitato.

5.2.C) Tempistica delle attività Il tempo massimo per l’avvio delle attività con riferimento all’eventuale prelievo della documentazione dalle sedi dell’ISMEA, decorrente dal giorno successivo dalla data di invio dell’ordine di prelievo, sarà pari a giorni 15 solari consecutivi. Il tempo massimo di avvio delle attività, con riferimento ai successivi prelievi da ogni singola sede, decorrente dal giorno successivo alla data di invio dell’ordine di prelievo sarà pari a 15 giorni solari consecutivi. Per quanto riguarda i tempi di conclusione delle attività, saranno concordati di volta in volta con la società aggiudicataria e saranno indicati nell’ordine di prelievo.

5.3 Conservazione e gestione degli archivi presso le strutture della societa’ aggiudicataria, attraverso l’impiego di personale, tecnologie e metodiche fornite dalla medesima

5.3.A) Definizione del contesto I quantitativi di riferimento sottoindicati sono stimati e da intendersi puramente indicativi, nonché con riferimento all’archivio cartaceo attualmente conferito in outsourcing, sono riferiti al contratto in essere e sono da intendersi come valori medi per il primo anno di contratto derivante dalla presente procedura. In caso di rinnovo per i successivi due anni, tali valori potranno subire un decremento a seguito della attività di “macero”.

Quantità media metri lineari per un anno 3200

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Quantità richieste di consultazione tramite consegna dell’originale cartaceo per un anno

3926

Quantità pagine relative alle richieste di consultazione tramite trasmissione via fax o e-mail per un anno

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Quantità aggiornamenti media per anno 1000

Quantità metri lineari soggetti a selezione e smaltimento

per un anno 50

5.3.B) Definizione dei fabbisogni

A titolo indicativo, fermo restando la totale ed esclusiva responsabilità della società appaltatrice, e con significato di attività minime richieste, le attività dovranno essere effettuate secondo le modalità di seguito definite.

a) Conservazione dell’archivio cartaceo

Oltre ai requisiti indicati nel Disciplinare di gara, i locali destinati alla conservazione della documentazione prodotta dall’Ente dovranno possedere almeno i seguenti requisiti:

- presenza di idoneo impianto antintrusione e di vigilanza 24 ore su 24, tramite custode residente nel sito o servizio di vigilanza privata;

- regolare effettuazione di periodiche attività di pulizia, di derattizzazione e di disinfestazione, ai fini dell’eliminazione di eventuali agenti patogeni che possano danneggiare l’integrità del materiale in custodia;

- apposita “procedura di sicurezza” nel rispetto della normativa vigente in materia di trattamento dei dati personali (Decreto Legislativo n. 196/2003), al fine di garantire l’integrità e la riservatezza dei dati contenuti nei documenti in custodia;

- conformità degli impianti elettrici alle disposizioni di cui alla legge n. 46/90 e s.m.i.;

- piano di valutazione dei rischi di cui al D.lgs. 81/2008 - Certificato Prevenzione Incendi per la categoria 43, con evidenza del

carico di incendio; - presenza di apposita area riservata per l’accesso alla consultazione della

documentazione da parte del personale autorizzato dell’ISMEA.

b) Gestione informatica dell’archivio cartaceo


- dovrà essere costituito un internet data center idoneo ad effettuare l’attività di archiviazione informatica dei documenti nonché l’eventuale

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conservazione sostitutiva, duplicazione, riproduzione e validazione in conformità alle regole stabilite dalle norme di legge in materia e, ove richiesto, con efficacia anche ai fini fiscali, della documentazione di volta in volta indicata da ismea.

- All’interno dell’Internet Data Center dovrà essere costituito un data base formato dalle chiavi di ricerca relative a ciascuna unità documentale gestita anche a livello cartaceo, al fine di garantire il reperimento delle informazioni relative all’ubicazione fisica dei documenti ed al loro stato di consultabilità;

- il data base utilizzato dovrà garantire l’esportabilità, in formato Access o Excel, in qualunque momento dello svolgimento del servizio, su richiesta dell’Ente. Copia dello stesso, con indicazione dell’esatta ubicazione in archivio di ciascuna unità documentale, dovrà essere comunque fornita all’Ente al termine delle attività di impianto dell’archivio giacente presso le sedi dei fornitori esterni e di quello ritirato presso le sedi dell’Ente, entro i primi 6 mesi di vigenza del contratto d’appalto;

- il sistema informatico utilizzato dovrà garantire, oltre alle ordinarie funzionalità di inserimento di nuovi record, di aggiornamento informatico delle unità documentali giacenti in archivio, di visualizzazione dei record gestiti e di registrazione delle movimentazione delle unità documentali, ulteriori operazioni di reportistica;

- all’interno del gruppo di lavoro dovrà essere individuato il “Responsabile della Conservazione”, che dovrà garantire gli standard di sicurezza, l’adeguamento delle risorse tecnologiche messe a disposizione del fornitore, nonché il costante allineamento del sistema alle evoluzioni della normativa

c) Gestione degli aggiornamenti delle unità documentali

La Ditta dovrà prevedere apposite procedure per l’inserimento in archivio dei documenti che costituiscono aggiornamento delle unità documentali già presenti in archivio.

d) Gestione delle movimentazioni per evasione delle richieste di

consultazione


- tutte le movimentazioni dovranno essere certificate da idonea documentazione che attesti la specifica consistenza qualitativa e quantitativa del materiale in consegna e descriva, con esattezza, lo stato di evadibilità delle singole unità documentali richieste in consultazione;

- l’unità documentale consegnata dovrà essere comprensiva di tutti gli aggiornamenti eventualmente pervenuti in archivio.

e) Selezione annuale ai fini dello smaltimento della documentazione

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- le procedure di selezione della documentazione da smaltire dovranno essere effettuate secondo i termini indicati dal Massimario di conservazione e scarto, tramite apposite proposte di macero da sottoporre all’approvazione dell’ISMEA;

- le procedure finalizzate al macero dovranno essere effettuate secondo quanto prescritto dal Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 e dal D. Lgs. 3 aprile 2006 n.152 e s.m.i., e comunque ai sensi della normativa vigente in materia.

5.3.C) Livello minimo di servizio Orario di disponibilità del servizio: dal lunedì al venerdì dalle ore 8.00 alle ore 17.00. Tempo massimo per la consegna ordinaria dell’unità documentale in originale: entro 24 ore dalla ricezione della richiesta. Tempo massimo per l’invio dell’unità documentale a mezzo fax (o e-mail): entro 3 ore dalla ricezione della richiesta.

5.4 Processo di dematerializzazione della posta in entrata e in uscita presso le sedi degli uffici di Roma e gestione del protocollo informatico

5.4.A) Definizione del contesto L’ISMEA intende esternalizzare il processo di dematerializzazione della posta in arrivo e in uscita presso gli uffici di Roma e la gestione del protocollo informatico. Al fine di ottimizzare il lavoro in termini di efficacia ed efficienza, ISMEA sta realizzando un sistema informatico per la gestione del protocollo che prevede, fondamentalmente, due grosse novità rispetto all’attuale gestione. Nello specifico, si tratta di: - Unificare il protocollo rispetto all’attuale situazione che vede impegnate in tale

attività più aree differenti dell’Istituto. - Affidare ad un outsourcer le fasi di protocollazione e scansione da svolgere

presso i locali Ismea che verranno adibiti ad ufficio di protocollo

5.4.B) Oggetto dell’affidamento L’oggetto dell’affidamento riguarda i servizi di: - RACCOLTA E INVIO della posta Ismea presso l’ufficio postale e gli uffici

interni; - GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO della posta in entrata e in

uscita attraverso l’esecuzione delle seguenti fasi: � PROTOCOLLO: protocollare il documento, marcare il documento,

notificare il documento a scansione

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� SCANSIONE: accettare/rifiutare la notifica, scannerizzare il documento, notificare il documento a smistamento (la documentazione scannerizzata dovrà essere gestita secondo quanto specificato al punto 5.3)

� FASCICOLAZIONE INFORMATICA della posta in entrata e in uscita � SMISTAMENTO agli uffici � CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA di documentazione individuata da

ismea - MESSA A DISPOSIZIONE DELLA STRUMENTAZIONE HW (scanner –

stampanti)

5.4.C) Descrizione del servizio (a carico dell’outsourcer) Per quanto riguarda le attività a carico dell’outsourcer, che si avvarrà delle funzionalità rese disponibili dal prodotto informatico di protocollazione Ismea e che garantirà l’archiviazione fisica dei documenti, queste sono indicate nella tabella che segue.

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Protocollazione dei documenti

Posta in entrata

1 Raccolta della corrispondenza dall’ufficio postale (mattino)

2 Consegna della corrispondenza raccolta c/o l’ufficio postale alla Segreteria della Direzione Generale

3 Ritiro della corrispondenza da protocollare (ordinaria, raccomandate, ecc) c/o la Segreteria della Direzione Generale1

4 Caricamento dati minimi di protocollo: mittente, oggetto, data, prot. Mittente, descrizione, tipo spedizione, ecc.

5 Attribuzione del protocollo al documento e scansione (attività simultanea attraverso scanner protocollatori o da effettuare in due fasi successive, previa stampa dell’etichetta, se si utilizzano scanner tradizionali)

6 Classificazione del documento ed eventuale inserimento in fascicoli

7 Smistamento del documento

8 Archiviazione fisica del documento

Posta in uscita

1 Raccolta della corrispondenza (ordinaria, raccomandate, posta interna, ecc) dalla Segreteria di Direzione Generale e dalle Segreterie delle diverse Direzioni tecniche2

2 Caricamento dati minimi di protocollo: destinatario/i, oggetto, data, descrizione, tipo spedizione, ecc.

3 Attribuzione del protocollo al documento e scansione (attività simultanea attraverso scanner protocollatori o da effettuare in due fasi successive, previa stampa dell’etichetta, se si utilizzano scanner tradizionali)

4 Classificazione del documento ed eventuale inserimento in fascicoli

1 Al momento del ritiro della corrispondenza c/o la Direzione Generale, dovrà essere sottoscritto da ISMEA il verbale di

ritiro a corredo della propria documentazione da inviare al trattamento della società appaltatrice. Nel verbale di ritiro dovrà essere indicato il numero di “pezzi” contenuti in ciascun contenitore consegnato giorno ed ora di presa in carico I verbali di ritiro firmati saranno protocollati e costituiranno la base di controllo del servizio ricevuto dalla società aggiudicataria riguardo al numero di pezzi giornalmente ritirati, scannerizzati e resi disponibili secondo le modalità specificate.

2 Al momento del ritiro della corrispondenza c/o le Segreterie delle Diverse Direzioni, dovrà essere sottoscritto da ISMEA

il verbale di ritiro a corredo della propria documentazione da inviare al trattamento della società appaltatrice. Nel verbale di ritiro dovrà essere indicato il numero di “pezzi” contenuti in ciascun contenitore consegnato giorno ed ora di presa in carico. I verbali di ritiro firmati saranno protocollati e costituiranno la base di controllo del servizio ricevuto dalla società aggiudicataria riguardo al numero di pezzi giornalmente ritirati, scannerizzati e resi disponibili secondo le modalità specificate.

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5 Stampa dell’indirizzo dei destinatari per le buste (con etichette o direttamente sulla busta)

6 Fotocopia del documento per la successiva fase archiviazione

7 Imbustamento della corrispondenza

8 Affrancatura della corrispondenza che deve essere inviata

9 Consegna della corrispondenza all’ufficio postale (mattino)

10 Consegna della corrispondenza a mano ai destinatari interni Ismea

11 Archiviazione fisica del documento

5.4.D) Tempistica delle attività

A seguito della richiesta formale di attivazione del servizio sopra descritto, lo stesso dovrà essere attivato entro novanta giorni solari dall’emissione dell’ordine di inizio attività. Di seguito, vengono specificate, a titolo esemplificativo, le tempistiche per le attività di dematerializzazione e gestione informatica della posta in entrata e in uscita.

Il reale flusso temporale delle attività verrà concordato con il Committente nella fase di avvio del servizio.

Posta in entrata

L’outsourcer ritira la posta in entrata direttamente presso l’ufficio postale e la consegna alla segreteria della Direzione Generale entro le ore 11.00 di ogni giorno lavorativo, sabato escluso. L’outsourcer dovrà poi provvedere al ritiro, c/o la Direzione Generale, della corrispondenza da trattare alle ore 13.00 a.m. di ogni giorno lavorativo, ovvero in altro orario su comunicazione della Direzione Generale e rendere disponibile in formato elettronico la corrispondenza trattata entro le ore 08.00 a.m. del giorno lavorativo successivo. La Segreteria di Direzione Generale può richiedere il ritiro di corrispondenza aggiuntiva pervenuta direttamente durante l’arco della giornata da rendere disponibile in formato elettronico sempre entro le ore 08.00 a.m. del giorno lavorativo successivo. Il flusso elettronico lavorato deve essere reso disponibile ogni 15 minuti (devono essere scaricati solo i documenti lavorati dopo lo scarico precedente).

Posta in uscita

L’outsourcer ritira la posta in uscita presso la Segreteria di Direzione generale e delle Direzioni tecniche alle ore 12.00 e alle ore 16.00 di ogni giorno lavorativo, sabato escluso. La lavorazione della corrispondenza da inviare per posta deve essere completata in tempo per la consegna all’ufficio postale la mattina seguente entro le ore 10.30. La lavorazione della corrispondenza per i destinatari interni deve essere completata e consegnata a mano entro la mattina successiva. Su richiesta e relativamente ad un numero limitato, la corrispondenza potrà essere ritirata, lavorata e inviata anticipatamente o

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posticipatamente rispetto alle tempistiche stabilite. Il flusso elettronico creato deve essere reso disponibile entro le ore 12.00 del giorno successivo.

Gli aspetti tecnologici e organizzativi della soluzione sopra indicata saranno concordati con la Società aggiudicataria in fase di avvio del servizio.

Si riportano di seguito i quantitativi di riferimento stimati per il servizio:

Quantità documenti da trattare (composti da uno o

più fogli) 200

Quantità di immagini N.D. (non

determinata)

5.4.E) Livello minimo di servizio richiesto

Il ritiro della documentazione dalle Strutture dell’Istituto dovrà avvenire entro i tempi specificati;

Il 100% dei documenti consegnati e risultante dai verbali di ritiro, dovrà essere presente e disponibile nell’archivio elettronico della ditta appaltatrice per l’accesso dall’ISMEA entro i tempi specificati;

I tempi di ripristino dell’archivio elettronico della ditta appaltante in caso di avaria non dovranno essere superiori alle 4 ore.

Il personale impegnato nel processo di dematerializzazione e gestione del protocollo dovrà essere presente c/o i locali Ismea destinati al protocollo tutti i giorni lavorativi dalle ore 8.30 a.m. alle ore 17.30 p.m.;

Per quanto riguarda la non leggibilità dei documenti scannerizati e l’impossibilità (per cause attribuibili alla ditta appaltatrice) di scarico dei documenti dichiarati disponibili, i livelli di servizio, calcolati su base trimestrale, sono i seguenti:

� per il 95% dei casi monitorati su base trimestrale occorre evadere la richiesta di intervento entro 2 ore dalla presa in carico del problema

� per il restante 5% dei casi monitorati su base trimestrale occorre evadere la richiesta di intervento entro 4 ore dalla presa in carico del problema.

Di seguito si riporta una sintesi dei fabbisogni Ismea per la realizzazione dei servizi sopra indicati

Titolo Fabbisogni

Prelievo ed impianto dell’archivio cartaceo giacente presso la sede dell’attuale fornitore esterno.

Verbale di inizio lavori D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 attività di spunta sulla base di liste cartacee contenenti l’elenco delle unità documentali allocate su ciascuna pedana Assicurare la consultazione della documentazione trasferita, durante tutta la fase di presa in carico

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Titolo Fabbisogni Verbale chiusura lavori Tutti i lavori e materiali a carico della società appaltatrice Avvio dell’attività entro 15 gg solari e consecutivi dal giorno successivo alla firma del contratto Termine attività entro 180 gg solari e consecutivi da inizio lavori

Eventuale prelievo ed impianto dell’archivio cartaceo giacente presso le sedi dell’ismea.

Verbale di inizio lavori D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 Assicurare la consultazione della documentazione trasferita, durante tutta la fase di presa in carico Verbale chiusura lavori Tutti i lavori e materiali a carico della società appaltatrice Avvio dell’attività entro 15 gg solari e consecutivi dal giorno successivo alla firma del contratto Termine attività entro 180 gg solari e consecutivi da inizio lavori

Conservazione e gestione degli archivi presso le strutture della societa’ aggiudicataria, attraverso l’impiego di personale, tecnologie e metodiche fornite dalla medesima.

Conservazione e

gestione della

documentazione nei

locali archivio della

società

aggiudicataria.

impianto antintrusione e di vigilanza 24 ore su 24, tramite custode residente nel sito o servizio di vigilanza privata regolare effettuazione di periodiche attività di pulizia, di derattizzazione e di disinfestazione, ai fini dell’eliminazione di eventuali agenti patogeni che possano danneggiare l’integrità del materiale in custodia apposita “procedura di sicurezza” nel rispetto della normativa vigente in materia di trattamento dei dati personali (Decreto Legislativo n. 196/2003), al fine di garantire l’integrità e la riservatezza dei dati contenuti nei documenti in custodia conformità degli impianti elettrici alle disposizioni di cui alla legge n. 46/90 e s.m.i. piano di valutazione dei rischi di cui al D.lgs. 81/2008 certificato Prevenzione Incendi per la categoria 43, con evidenza del carico di incendio presenza di apposita area riservata per l’accesso alla consultazione della documentazione da parte del personale autorizzato dell’ISMEA

Gestione

informatica delle

richieste di

consultazione degli

originali cartacei

con consegna

reperimento delle informazioni relative all’ubicazione fisica dei documenti ed al loro stato di consultabilità l’esportabilità, in formato Access o Excel dell’archivio con indicazione dell’esatta ubicazione in archivio di ciascuna unità

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Titolo Fabbisogni presso le sedi

dell’Ente. documentale inserimento di nuovi record, aggiornamento informatico delle unità documentali giacenti in archivio, visualizzazione dei record gestiti, registrazione delle movimentazione delle unità documentali e ulteriori operazioni di reportistica

Gestione degli

aggiornamenti delle

unità documentali

inserimento in archivio dei documenti che costituiscono aggiornamento delle unità documentali già presenti in archivio

Gestione delle

movimentazioni per

evasione delle

richieste di

consultazione

documentazione che attesti la consistenza qualitativa e quantitativa del materiale in consegna nonchè lo stato di evadibilità delle singole unità documentali richieste in consultazione l’unità documentale consegnata dovrà essere comprensiva di tutti gli aggiornamenti eventualmente pervenuti in archivio

Selezione annuale

ai fini dello

smaltimento della

documentazione

Report con proposte di smaltimento secondo i termini indicati dal Massimario di conservazione e scarto, preventivamente approvato da ISMEA le procedure dovranno essere effettuate ai sensi della normativa vigente in materia

Conservazione

sostitutiva,

duplicazione,

riproduzione con

efficacia anche ai

fini fiscali, della

documentazione

Conservazione in formato elettronico (nell’internet data center del fornitore) di documenti senza l’obbligo della stampa cartacea Individuazione di un “Responsabile della Conservazione” Apposizione della marcatura temporale e la firma digitale su singoli o su interi lotti inseriti in conservazione Consegna al cliente di un archivio con gli identificativi dei documenti ricerca documenti in tempo reale, direttamente sull’internet data center del fornitore o su supporti di consultazione prodotti periodicamente, o di ricevere i documenti via e-mail Garanzia di leggibilità nel tempo dei documenti Garanzia sia informatica sia fisica della sicurezza della base dati Garanzia, nel tempo, dell’integrità dei documenti contenuti nei supporti di

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Titolo Fabbisogni memorizzazione Garanzia del rispetto dei termini previsti per la conservazione delle tipologie documentali

Livello minimo di

servizio

dal lunedì al venerdì dalle ore 8.00 alle ore 17.00 Tempo massimo per la consegna ordinaria dell’unità documentale in originale: entro 24 ore dalla ricezione della richiesta Tempo massimo per l’invio dell’unità documentale a mezzo fax (o e-mail): entro 3 ore dalla ricezione della richiesta

Processo di

dematerializzazione

della posta in entrata e

in uscita presso le sedi

degli uffici di Roma e

gestione del protocollo

informatico

Posta in arrivo.

Raccolta corrispondenza dall’Ufficio postale

Consegna della corrispondenza c/o l’ufficio

postale alla Segreteria della Direzione

Generale Ritiro corrispondenza da protocollare (ordinaria, raccomandate, ecc) c/o la Segreteria della Direzione Generale Caricamento dati minimi di protocollo: mittente, oggetto, data, prot. Mittente, descrizione, tipo spedizione, ecc. Attribuzione protocollo al documento e scansione Classificazione documento ed eventuale inserimento in fascicoli Smistamento del documento Archiviazione fisica del documento Ritiro posta direttamente presso l’ufficio postale e consegna alla segreteria della Direzione Generale entro le ore 11.00 di ogni giorno lavorativo, sabato escluso Ritiro, c/o Direzione Generale, corrispondenza da trattare alle ore 13.00 a.m. di ogni giorno lavorativo Rendere disponibile in formato elettronico la corrispondenza trattata entro le ore 08.00 a.m. del giorno lavorativo successivo Richieste extra di ritiro corrispondenza aggiuntiva da parte della Direzione Generale da rendere disponibile in formato elettronico entro le ore 08.00 a.m. del giorno lavorativo successivo

Posta in uscita

Raccolta corrispondenza (ordinaria, raccomandate, posta interna, ecc) dalla Segreteria di Direzione Generale e dalle Segreterie delle diverse Direzioni tecniche Caricamento dati minimi di protocollo:

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Titolo Fabbisogni destinatario/i, oggetto, data, descrizione, tipo spedizione, ecc. Attribuzione protocollo al documento e scansione Classificazione documento ed eventuale inserimento in fascicoli Stampa dell’indirizzo dei destinatari per le buste Fotocopia documento per successiva archiviazione Imbustamento della corrispondenza Affrancatura della corrispondenza che deve essere inviata Consegna corrispondenza all’ufficio postale (mattino) Consegna corrispondenza a mano ai destinatari interni Ismea Archiviazione fisica del documento L’outsourcer ritira la posta in uscita presso la Segreteria di Direzione generale e delle Direzioni tecniche alle ore 12.00 e alle ore 16.00 di ogni giorno lavorativo, sabato escluso La lavorazione deve essere completata per la consegna all’ufficio postale la mattina seguente entro le ore 10.30 La lavorazione della corrispondenza per i destinatari interni deve essere completata e consegnata a mano entro la mattina successiva Il flusso elettronico creato deve essere reso disponibile entro le ore 12.00 del giorno successivo Su richiesta e relativamente ad un numero limitato, la corrispondenza potrà essere ritirata, lavorata e inviata anticipatamente o posticipatamente rispetto alle tempistiche stabilite

Livello minimo di

servizio

dal lunedì al venerdì dalle ore 8.00 alle ore 17.00 Il personale impegnato nel processo di dematerializzazione e gestione del protocollo dovrà essere presente c/o i locali Ismea destinati al protocollo tutti i giorni lavorativi dalle ore 8.30 a.m. alle ore 17.30 p.m. Il 100% dei documenti consegnati e risultante dai verbali di ritiro, dovrà essere presente e disponibile nell’archivio elettronico della ditta appaltatrice per l’accesso dall’ISMEA entro i tempi specificati

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Titolo Fabbisogni I tempi di ripristino dell’archivio elettronico della ditta appaltante in caso di avaria non dovranno essere superiori alle 4 ore I documenti non leggibili devono essere ripristinati entro 4 ore e comunque non dovranno superare il 5% del totale dei documenti protocollati in entrata ed in uscita.

6 TEMPISTICA CONTRATTUALE L'appalto avrà la durata di 12 mesi dalla sottoscrizione del contratto. È prevista sin da ora la possibilità per la stazione appaltante di affidare l'appalto oggetto del presente bando all’aggiudicatario anche, di anno in anno, per ulteriori due anni, per un periodo complessivo di tre anni, alle medesime condizioni e prezzi e/o ampliare l’incarico in conformità a quanto previsto all’art. 57, comma 5 del DLgs 163/2006 e s.m.i. Ismea si riserva la facoltà di perfezionare con l’aggiudicatario intese necessarie ad una più completa e dettagliata articolazione delle modalità di esecuzione delle prestazioni.

7 BUDGET AMMINISTRATO Il budget disponibile per tutte le attività previste del presente capitolato è indicativamente pari a € 101.100,00 (Euro centounomilacento/00), oltre IVA, di cui Euro 1.100,00 (Euro Millecento/00) per il costo della sicurezza, non soggetto a ribasso d’asta. L’offerta economica proposta dovrà prevedere tutte le attività precedentemente elencate al punto 5.

8 MODALITÀ DI PRESENTAZIONE DELLE OFFERTE Ai fini della partecipazione alla gara, a pena d'esclusione, i partecipanti dovranno far pervenire tutti i giorni lavorativi (Orario uffici: lun. - ven. dalle 9:00 alle 17.00), alla Direzione Amministrazione e Affari Legali dell'lSMEA - Via Nomentana n.183 – 00161 ROMA, entro e non oltre le ore 12.00 del giorno 4 ottobre 2010, la propria offerta in apposito plico sigillato e controfirmato sui lembi di chiusura, riportante all’esterno oltre all’indicazione della denominazione, indirizzo, numero di fax, posta elettronica del mittente (nel caso di RTI sul plico deve essere indicato il nominativo di tutti i soggetti facenti capo al Raggruppamento), anche la seguente dicitura: “NON APRIRE – CONTIENE DOCUMENTAZIONE DI GARA” - Procedura ristretta per l’affidamento del servizio di gestione informatica dei documenti, del protocollo informatico della corrispondenza e del servizio di archiviazione fisica dei documenti dell’Ente. CIG. n. 0436505750”. Il plico potrà essere recapitato con una delle seguenti modalità:

- mediante raccomandata con avviso di ricevimento;

- mediante corrieri privati o agenzie di recapito;

- consegnato a mano presso l’Ufficio sopra indicato il quale rilascerà apposita

ricevuta con indicazione dell’ora e del giorno della consegna.

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La consegna del plico rimane a totale rischio del mittente, restando esclusa ogni responsabilità della stazione appaltante per mancato o tardivo recapito del plico stesso o per eventuali disguidi postali comunque imputabili a fatto di terzi, caso fortuito o forza maggiore. Non saranno in alcun caso prese in considerazione le domande pervenute oltre tale termine, anche se spedite entro il termine di scadenza sopra indicato. All’interno del plico, dovranno essere racchiuse tre distinte buste sigillate e controfirmate sui lembi di chiusura dal legale rappresentante della Società partecipante. Sulla prima busta dovrà risultare la seguente dicitura “Busta n.1- Documentazione amministrativa e Garanzia” e dovrà contenere i documenti e le certificazioni richieste nel presente capitolato e la cauzione richiesta, secondo le modalità meglio rappresentate all’art. 9 del presente capitolato. Sulla seconda busta dovrà risultare la seguente dicitura “Busta n. 2 – Proposta tecnica” e contenere la proposta tecnica inerente e i servizi oggetto della gara. Sulla terza busta dovrà risultare la seguente dicitura “Busta n. 3 - Offerta Economica” e dovrà contenere l’offerta economica.

La Busta n. 1 - “DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA E GARANZIA” – deve contenere: - a pena di esclusione, autocertificazione resa ai sensi del DPR 445/2000 dal

legale rappresentante della offerente e in caso di RTI dai legali rappresentanti delle imprese partecipanti al medesimo attestante la permanenza dei requisiti e delle condizioni soggettive di partecipazione alla presente gara e l’insussistenza dei motivi di esclusione richiesti ai sensi dell’art. 38 del D.Lgs 163/2006 e s.m.i. con la specifica dichiarazione che quanto dichiarato in sede di domanda di partecipazione alla presente gara non è mutato alla data di invio della presente documentazione;

- a pena di esclusione, idonea garanzia provvisoria predisposta secondo le modalità indicate all’art. 9 del presente Capitolato;

- a pena di esclusione copia della lettera di invito e del capitolato di gara siglati in ogni pagina e sottoscritti per accettazione all’ultima pagina - con firma per esteso e leggibile dal legale rappresentante dell’offerente e in caso di RTI da tutti i legali rappresentanti delle imprese partecipanti al medesimo; - a pena di esclusione - Ai sensi dell’art. 1 lettera b) della deliberazione del 10 gennaio 2007 e s.m.i. dell’Autorità di vigilanza sui contratti pubblici di lavori, servizi e forniture la società partecipante dovrà allegare alla presente documentazione anche la fotocopia della ricevuta attestante l’avvenuto pagamento del contributo di gara.

Si precisa che l’importo su cui è stato calcolato il contributo di gara è relativo al valore dell’appalto, riferito anche agli eventuali ulteriori due anni di rinnovo successivi al primo. - Autorizzazione ai sensi del D.Lgs 196/2003 rilasciata dal legale

rappresentante dell’offerente e in caso di RTI dai legali rappresentanti delle imprese partecipanti al medesimo al trattamento dei dati personali con separata autorizzazione per quelli sensibili e/o giudiziari da parte del titolare

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del trattamento; - a pena di esclusione, in caso di RTI dichiarazione di impegno sottoscritta

da tutte le imprese raggruppate in cui venga specificato le parti del servizio (divisione dei compiti) che saranno eseguite dalle singole imprese e contenente l’impegno che in caso di aggiudicazione della gara si uniformeranno e conformeranno alla disciplina di cui all’art. 37 del D.Lgs 163/2006 e s.m.i.;

Se la legislazione dello Stato in cui il concorrente è stabilito non contempla il rilascio di dichiarazioni sostitutive di certificazioni o sostitutive dell'atto di notorietà, possono essere allegati i relativi certificati ovvero, qualora tali documenti non contengano tutti i dati richiesti, possono essere sostituiti da una dichiarazione giurata; se neanche questa è ivi prevista, è sufficiente una dichiarazione solenne che, al pari di quella giurata, deve essere resa innanzi ad un'autorità giudiziaria o amministrativa, a un notaio o ad un organismo professionale qualificato, autorizzati a riceverla in base alla legislazione dello Stato stesso, che ne attesti l'autenticità. La mancata produzione dei documenti eventualmente presentati in sede di gara sotto forma di dichiarazioni sostitutive o la non corrispondenza di esse a quanto dichiarato, determinerà l'esclusione dalla gara del concorrente.

La busta n. 2 con l'intestazione "PROPOSTA TECNICA" dovrà contenere a pena d'esclusione: A) Elaborato tecnico con illustrazione dettagliata e indicazione delle

metodologie e procedure di espletamento del servizio con particolare riferimento alle soluzioni logistiche ed operative, nonché modalità operative e organizzative, comprese quelle relative alla adozione delle misura a garanzia della qualità delle prestazioni, redatto sulla base di tutte le prescrizioni del presente capitolato;

B) Descrizione dei locali dove saranno svolti i servizi oggetto di gara, con indicazione della distanza (in KM) dalle sedi dell’ISMEA;

C) Descrizione quantitativa e qualitativa delle attrezzature (in possesso della società) che verranno impiegate per l’espletamento dei servizi oggetto del presente capitolato e delle caratteristiche dei sistemi informatici utilizzati per lo svolgimento dei medesimi.

D) Gruppo di lavoro previsto per la gestione dell’iniziativa con indicazione del numero e delle qualifiche del personale dipendente messo a disposizione per la gestione del servizio valutato anche in relazione alla proposta organizzativa formulata, compreso eventuale personale sostitutivo.

E) Descrizione degli eventuali servizi aggiuntivi e migliorativi rispetto a quelli previsti dal capitolato.

L'offerta dovrà essere siglata in ogni pagina dal legale rappresentante della ditta concorrente e in caso di RTI dai legali rappresentanti delle imprese partecipanti e sottoscritta all'ultima pagina con firma per esteso ed in modo leggibile dal legale rappresentante della concorrente e in caso di RTI dai legali rappresentanti delle imprese partecipanti.

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La busta n. 3 con l'intestazione "OFFERTA ECONOMICA” dovrà contenere un’offerta economica a corpo riguardante tutte le attività e i servizi oggetto della gara, previsti nei tempi, termini e modalità descritti nel capitolato. La partecipante alla gara dovrà indicare altresì i seguenti prezzi a misura.

A) Prelievo, trasporto e facchinaggio, sanificazione e disinfestazione, ove

occorre, eventuale sostituzione di faldoni danneggiati, riordino catalogazione ed informatizzazione dei faldoni, comprensivo di fornitura di contenitori per la conservazione illimitata dei documenti d'archivio (misura 29,5x40,5x33 oppure 58x40,5x33).

Prezzo per metro lineare €

B) Custodia e gestione del materiale documentale con servizio di consegna e ritiro per la consultazione dei documenti richiesti e successiva riarchiviazione. Prezzo per metro lineare/anno €

C) Processo di dematerializzazione della posta in arrivo ed in uscita dagli Uffici di Roma con trattamento manuale e informatico dei documenti con supporti sostitutivi (acquisizione tramite scanner) che deve avvenire attraverso la gestione del sistema di protocollo informatico in essere presso l’ISMEA Prezzo per singolo foglio/immagine formato A4 € D) Processo di conservazione sostitutiva dei documenti indicati da Ismea. Prezzo per singolo documento o interi lotti €

ll prezzo annuo dovrà essere espresso in cifre ed in lettere, per metro lineare di documentazione ritirata, così come risulterà dai verbali di consegna e presa in carico all'uopo redatti, a quantità in eccedenza o in diminuzione rispetto a quelle indicate saranno applicati i prezzi a misura riportati nell'offerta economica. Le scatole per la conservazione illimitata potranno essere oggetto di misurazione.

Il prezzo offerto dovrà essere comprensivo di ogni spesa possibile e prevedibile, nessuna esclusa, che sarà sostenuta sia nelle fasi di consegna ed installazione che in regime dell'attività di service (preparazione, trasferimento, riordinamento, attrezzature e sistemi, materiale di consumo, retribuzione del personale, canoni di manutenzione hardware e software, contratti di assicurazione, ecc.) specificati nel presente capitolato.

In nessun caso l'offerta potrà superare lo stanziamento prefissato di €

101.100,00 (€ Centounomilacento/00), di cui Euro 1.100,00 per gli oneri della

sicurezza, non soggetti a ribasso d’asta.

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NON SONO AMMESSE, A PENA DI ESCLUSIONE, OFFERTE ECONOMICHE SUPERIORI ALL’IMPORTO POSTO A BASE DI GARA, NÉ OFFERTE PARZIALI, CONDIZIONATE O COMUNQUE CONTENENTI LIMITAZIONI DI VALIDITÀ O ALTRI ELEMENTI IN CONTRASTO CON LE PRESCRIZIONI DEL PRESENTE CAPITOLATO.

L'offerta deve essere sottoscritta esclusivamente dalla persona che riveste la legale rappresentanza dell'impresa e che possa validamente impegnare il concorrente; il nominativo e la qualifica del firmatario dovranno risultare da apposita documentazione probatoria da allegare all'offerta stessa. Nel caso di RTI, l'offerta congiunta deve essere sottoscritta da tutti i legali rappresentanti delle stesse. L'offerta dovrà avere una validità di 180 (centottanta) giorni solari dalla data di scadenza del termine fissato per la relativa presentazione.

9 GARANZIA A CORREDO DELL’OFFERTA Ai sensi dell’art. 75 del D.lgs. n. 163/2006 e s.m.i., ai fini della partecipazione alla gara in oggetto, l’offerta delle società dovrà essere corredata da una garanzia pari al 2% dell'importo complessivo posto a base di gara, al netto dell’IVA, sotto forma di cauzione o fideiussione bancaria o polizza assicurativa o rilasciata dagli intermediari finanziari iscritti nell’elenco di cui all’art. 107 del D.Lgs. n. 385/93. La garanzia dovrà essere incondizionata e prevedere espressamente la rinuncia al beneficio della preventiva escussione del debitore principale, la rinuncia all’eccezione di cui all’art. 1957 comma 2 del codice civile, e la sua operatività su semplice richiesta scritta dell’ISMEA entro 15 giorni dalla richiesta stessa. In caso di RTI deve essere costituita un’unica garanzia intestata a ciascun partecipante al costituendo raggruppamento. A pena di esclusione, la garanzia provvisoria deve essere corredata dall’impegno del fideiussore a rilasciare la garanzia fideiussoria per l’esecuzione del contratto di cui all’art. 113 del D.Lgs. 12.04.2006 n. 163 e s.m.i., qualora l’offerente risultasse aggiudicatario. La garanzia provvisoria sarà restituita ai concorrenti non aggiudicatari dopo l’approvazione degli atti di gara, mentre quella del soggetto risultato aggiudicatario resterà vincolata e dovrà essere valida fino alla sottoscrizione del contratto. La garanzia deve avere validità per almeno 180 giorni decorrenti dalla data fissata per la ricezione delle offerte.

10 PROCEDURA DI GARA. Il Presidente della Commissione Giudicatrice, costituita ai sensi dell’art. 84 del D.Lgs 163/06 e s.m.i. disporrà l’apertura delle sole offerte pervenute in tempo utile, secondo l’ordine di protocollo dell’ISMEA e procederà alla constatazione della presenza nei plichi delle Buste “1 – Documentazione Amministrativa e Garanzia”, “2 – Proposta tecnica”, “3 – Offerta Economica”. L’apertura della Busta “1- Documentazione Amministrativa e Garanzia” avverrà in sessione

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pubblica, alla quale potrà presenziare un solo rappresentante, munito di specifica delega, per ogni soggetto partecipante. Si procederà, quindi all'esame della documentazione contenuta nella Busta "1 – Documentazione Amministrativa e Garanzia"; saranno ammessi, quindi, alla fase successiva, ovvero all’esame della proposta tecnica e dell’offerta economica, solamente i concorrenti che dall’esame dei documenti risulteranno in regola con tutte le prescrizioni del bando di gara e del presente capitolato, verbalizzandone il conseguente risultato. Ai sensi dell’art. 46 del D.Lgs. 163/2006 e s.m.i. l’Ismea potrà, nei limiti previsti dagli articoli da 38 a 45, invitare i concorrenti a fornire chiarimenti in ordine al contenuto dei certificati, documenti e dichiarazioni presentati. Il mancato possesso delle condizioni minime richieste comporterà l’esclusione del concorrente. Prima di procedere all’apertura della busta n. 2 la Commissione giudicatrice effettuerà i controlli sul possesso dei requisiti dichiarati ai sensi dell’art. 48 del D.Lgs 163/2006 e s.m.i., alla/e società sorteggiata/e sarà richiesta la seguente documentazione: - dichiarazione Iva o analogo documento in ambito UE contenente il fatturato

globale di impresa realizzato negli ultimi tre esercizi finanziari approvati; - Documento Unico di Regolarità Contributiva (DURC) alla data della richiesta

di partecipazione alla procedura di gara in argomento; - certificazione attestante il buon esito del rapporto per i servizi resi rilasciata

dai destinatari pubblici o privati. La su indicata documentazione dovrà pervenire con le modalità indicate dalla stazione appaltante entro il termine perentorio di 10 giorni dalla richiesta da parte della stazione appaltante; in difetto si applicheranno le sanzioni di cui all’art. 48 comma 1 del D.Lgs. 163/2006 e s.m.i.. La Commissione Giudicatrice, se non risulti necessario e/o utile la convocazione per la prosecuzione dei lavori ad una successiva seduta, procederà, in seduta a porte chiuse, all'apertura delle buste "2 – Proposta tecnica", laddove verranno valutate, con attribuzione dei punteggi secondo lo schema di cui al successivo punto 11 le proposte tecniche. Successivamente, i lavori della Commissione procederanno con l’apertura delle buste n.3 “Offerta Economica”, con la valutazione delle offerte economiche, e con l’attribuzione del punteggio secondo i criteri specificati nel seguente punto 11 si procederà alla verifica dell’eventuale esistenza di offerte anormalmente basse ai sensi dell’art. 86 e segg. del D.Lgs. 163/2006 e s.m.i.. La Commissione procederà alla somma dei punteggi attribuiti a ciascun offerente ed alla compilazione della graduatoria. Risulterà “aggiudicatario provvisorio” la ditta offerente che avrà presentato l’offerta economicamente più vantaggiosa. Nel caso di offerte riportanti lo stesso punteggio complessivo nella graduatoria finale, l’ISMEA procederà direttamente in seduta pubblica, mediante sorteggio (ex art. 77 R.D. 827/1924). Al termine della seduta verrà quindi redatta la graduatoria definitiva con la proposta dell’aggiudicazione provvisoria; i verbali della Commissione Giudicatrice verranno trasmessi al Direttore Generale dell’ISMEA per i successivi adempimenti di competenza.

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Sulla base delle previsioni dello Statuto e del regolamento di contabilità ed amministrazione dell’Istituto, l’organo competente alla formale e definitiva aggiudicazione della presente gara è il Direttore Generale. Il concorrente risultato aggiudicatario e il concorrente che segue in graduatoria, saranno sottoposti ai controlli sul possesso dei requisiti ai sensi dell’art. 48 comma 2 del D. Lgs. 163/2006 e s.m.i., con le modalità indicate al medesimo articolo nonché, ove necessario, all’art. 87 del D.lgs.163/2006 e s.m.i.. L'ISMEA inviterà, anche a mezzo comunicazione via fax, la ditta aggiudicataria a produrre la documentazione: 1) comprovante il possesso dei requisiti dichiarati in sede di presentazione dell’offerta; 2) necessaria ai fini della stipula del contratto. Qualora la ditta aggiudicataria, nel termine che sarà indicato dalla stazione appaltante, non ottemperi a quanto sopra richiesto, o non si presenti alla stipulazione del contratto nel giorno all’uopo stabilito, l'ISMEA revocherà l’aggiudicazione per inadempimento e procederà all’aggiudicazione del servizio al secondo concorrente in graduatoria. La stipulazione del contratto è, comunque, subordinata al positivo esito delle procedure previste dalla normativa vigente in materia di lotta alla delinquenza mafiosa ed all’assenza di condanne per delitti che, a norma dell’art.32 quater del codice penale, comportino l’incapacità di contrattare con l’Amministrazione appaltante. Dell'aggiudicazione della gara sarà data comunicazione ai sensi del D.Lgs. 163/06 e s.m.i.. Nessun compenso o rimborso spetta ai partecipanti per la compilazione delle offerte presentate o in caso di revoca / annullamento della gara.

11 CRITERI DI AGGIUDICAZIONE Ai sensi dell’articolo 83 del D.Lgs.163/2006 e s.m.i., l’appalto sarà aggiudicato a favore della società che avrà presentato l’offerta economicamente più vantaggiosa e dunque dalla ditta che avrà ottenuto il punteggio più alto. Stabilito pari a 100 il punteggio massimo attribuibile, l’aggiudicazione avverrà secondo i seguenti parametri: A) Offerta tecnica MAX 60 PUNTI A1) Qualità complessiva del progetto e della metodologia adottata max 25

Ogni progetto verrà valutato sulla base della rispondenza ai fabbisogni Ismea elencati al punto 5

A2) Luogo di lavoro dove verrà svolto il servizio max 10

A3) Qualità delle attrezzature e dei sistemi informatici adottati per lo svolgimento del servizio max 10

A4) Gruppo di lavoro impiegato nella realizzazione del servizio max 10

A5) Eventuali servizi aggiuntivi migliorativi max 5

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B) Prezzo offerto MAX 40 PUNTI

Il punteggio massimo relativamente all’elemento prezzo sarà attribuito all’offerta economica che presenterà il prezzo più basso, mentre alle altre offerte il relativo punteggio sarà assegnato applicando la seguente formula: Pp = (prezzo minimo / prezzo offerto)x (punti del punteggio massimo dati al prezzo offerto) dove: - “Pp” è il punteggio assegnato al prezzo offerto da ciascun concorrente; - “Prezzo minimo” è il prezzo minimo offerto, risultante da tutte le offerte economiche presentate; - “Prezzo offerto” è il prezzo offerto dal concorrente.

Il punteggio finale valevole ai fini dell’aggiudicazione sarà uguale alla sommatoria dei punteggi rispettivamente ottenuti dall’offerta tecnica e dall’offerta economica.

12 GARANZIA DI ESECUZIONE A garanzia del rispetto delle condizioni contrattuali e della buona esecuzione

delle attività oggetto del presente capitolato, la ditta aggiudicataria dovrà

prestare, all'atto della stipula del contratto, una garanzia fidejussoria ai sensi

dell’art. 113 del D.lgs. n. 163/2006 e s.m.i.

13 OBBLIGHI E RESPONSABILITÀ A CARICO DELLA DITTA AGGIUDICATARIA.

La Ditta aggiudicataria dovrà: - assumere l'obbligo di approntare la fornitura con l'organizzazione dei mezzi

necessari e con gestione a proprio rischio. Essa si assumerà, quindi, quale datrice di lavoro, gli obblighi imposti dalla legge in materia di sicurezza, manlevando l'ISMEA da ogni responsabilità da danni a terzi derivanti dal servizio reso. L’aggiudicatario è responsabile di qualsiasi danno arrecato dai suoi operatori/agenti, o dai sui mezzi, a persone, ai fabbricati, ai manufatti di proprietà di privati, in dipendenza dell’esecuzione del servizio, e si obbliga di rilevare la Stazione Appaltante da qualunque protesta, azione o molestia in proposito, che possa derivare da terzi, con esclusione della stessa dal giudizio e con rivalsa di tutte le spese conseguenti nell’instaurazione della lite. Più particolarmente, l’aggiudicatario avrà l’obbligo di rispondere direttamente verso i terzi, di tutti i danni che a costoro dovessero derivare, nonché di assumere direttamente, a proprio totale ed esclusivo carico, le liti che dovessero essere formulate contro l’ISMEA.

- impiegare idoneo personale conformemente alle norme di legge relative a età, professionalità e mansioni. La Società si impegna ad applicare, in favore del personale impiegato nell'esecuzione del servizio appaltato, le norme di cui al

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Contratto Collettivo Nazionale e/o Provinciale di Lavoro di Categoria e ad eseguire in favore del personale medesimo i versamenti di contributi di legge nelle forme di assicurazione previste. La società aggiudicataria si impegna, al momento della formalizzazione dell’incarico a fornire ad Ismea ogni documentazione utile per accertare la regolarità delle contribuzioni in applicazione delle disposizioni in materia di cui all’art.35, commi 28/34 del D.L.223/2006. La società incaricata solleva l’ISMEA da ogni eventuale responsabilità civile e penale, diretta o indiretta, verso terzi comunque connessa alla esecuzione delle attività di servizio affidate, all’impiego del personale, ad eventuali violazioni di norme in materia fiscale e/o assicurativa. L'esecuzione delle attività oggetto del presente capitolato e il regolare adempimento di tutte le prescrizioni contrattuali saranno periodicamente controllati e verificati dall'lsmea. Nessun ulteriore onere potrà dunque derivare a carico dell’Istituto, oltre al pagamento del corrispettivo contrattuale.

- La Società aggiudicataria dovrà altresì provvedere all’assicurazione globale, per tutta la durata del contratto, contro i danni dell’incendio, bagnamento, furto, responsabilità civile verso terzi (R.C.T.) e responsabilità civile verso prestatori di lavoro (R.C.O.) con capitali assicurati e massimali non inferiori ai seguenti:

- incendio, bagnamento ed eventi speciali: - € 2 milioni sul contenuto degli archivi e relative attrezzature; - € 150 mila per ricostruzione del materiale archiviato;

- furto: - € 10 mila su documenti in genere contenuti in faldoni o scatole; - € 10 mila per ricostruzione documenti archiviati;

- R.C.T.: - € 500 mila per ogni sinistro;

- - R.C.O.: - € 150 mila per ogni sinistro;

In caso di sinistro, la Società assicuratrice dovrà risarcire i danni direttamente causati dalla mancanza temporanea o definitiva dei registri e documenti sottratti, comprese le spese necessarie per la ricostruzione di essi e gli indennizzi eventualmente dovuti per legge a terzi. L’ISMEA dovrà prendere preventiva conoscenza delle condizioni di polizza di assicurazione globale stipulata contro i danni da incendio, nonché del valore assicurato dei documenti.

14 MODALITÀ DI PAGAMENTO

I pagamenti saranno effettuati dall'lsmea entro 60 gg dal ricevimento della fattura, previo accertamento dell'effettiva esecuzione del servizio reso. Le fatture dovranno essere emesse - con le modalità che saranno precisate al momento

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della stipula del contratto con la seguente intestazione: Istituto di servizi per il mercato agricolo alimentare - ISMEA, Roma, via Cornelio Celso n. 6, P.I. 01942351006, C.F.08037790584. Sulle fatture dovranno essere indicati i riferimenti del contratto e l'ammontare dell'imposta di valore aggiunto. Il pagamento del saldo avverrà a conclusione di tutte le attività, previa verifica della qualità del servizio reso. Il soggetto aggiudicatario si impegna a notificare tempestivamente eventuali variazioni che si verificassero nelle modalità di pagamento e dichiara che, in difetto di tale notificazione, esonera l’ISMEA da ogni responsabilità per i pagamenti eseguiti. Per la cessione dei crediti derivanti dal contratto, si applicano le disposizioni previste dall’art. 117 del D.Lgs. n. 163/2006 e s.m.i..

15 REVOCA L’aggiudicazione può essere oggetto di revoca, qualora vengano meno, per fatti sopravvenuti, l’interesse o la possibilità da parte dell’Istituto di portare a termine gli obblighi contrattuali, fermo restando il diritto dell’aggiudicataria ad ottenere il giusto corrispettivo per l’attività eventualmente già svolta, qualora l’interruzione non dipenda da fatto ad essa imputabile.

16 AGGIUDICAZIONE L’aggiudicazione diviene definitiva ed efficace solo dopo la verifica del possesso dei requisiti richiesti da ISMEA.

17 RINUNCIA ALL’AGGIUDICAZIONE. Qualora la ditta aggiudicataria non intenda addivenire alla stipula del contratto l’Ismea tratterrà la cauzione del 2% all’uopo versata, o attiverà la garanzia fideiussoria prestata, salvo il risarcimento dei maggiori danni subiti da ISMEA.

18 RISOLUZIONE DEL CONTRATTO E RECESSO UNILATERALE.

Fatte salve le norme del codice civile in materia di risoluzione per inadempimento, sono specifiche cause di risoluzione del contratto: 1) per giusta causa; 2) per motivi di pubblico interesse, debitamente motivati; 3) interruzione del servizio senza giusta causa; 4) inosservanza delle disposizioni di legge, di regolamenti e degli obblighi

previsti dal presente capitolato; 5) concessione in subappalto, totale o parziale, del servizio; 6) grave inadempimento o frode dell’impresa atto a compromettere il risultato del

servizio; 7) per la perdita, in capo al soggetto affidatario, dei requisiti soggettivi ed

oggettivi, che, a parere dell’Ismea, e per disposizioni legislative, non consentano il regolare svolgimento dell’appalto;

L’Ismea potrà altresì procedere alla risoluzione del contratto in tutti i casi previsti dal codice civile. La risoluzione di diritto del contratto potrà avvenire anche in

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conseguenza del persistere delle motivazioni che determinano l’applicazione delle penali di cui al punto 20. La risoluzione di diritto del contratto attiverà la garanzia fideiussoria, salvo il risarcimento del maggior danno. Conformemente alle disposizioni dell’articolo 1671 del codice civile, l’Amministrazione ha la facoltà di recedere dal contratto anche in corso d’opera, salvo indennizzo nei confronti dell’aggiudicataria per l’eventuale lavoro già svolto. È fatto salvo il diritto dell’Istituto di richiedere il risarcimento dei danni nei casi indicati nel presente articolo, qualora la completa e regolare esecuzione del contratto venga impedita da fatti o comportamenti imputabili alla parte aggiudicataria.

19 VICENDE SOGGETTIVE DEL PARTECIPANTE Qualora i partecipanti, singoli, associati o consorziati, cedano, affittino l’azienda, ovvero procedano alla trasformazione, fusione o scissione della società, il cessionario, l’affittuario, ovvero il soggetto risultante dall’avvenuta trasformazione o fusione o scissione sono ammessi alla gara, all’aggiudicazione, alla stipulazione, previo accertamento dei requisiti di ordine generale, sia di ordine speciale (giuridici, tecnici ed economici) (Art.51 del D.Lgs.163/2006 e s.m.i.). Resta inteso che, ai sensi dell’art. 116 del D. Lgs.163/2006 s.m.i., tali trasformazioni nella sfera giuridica del candidato non hanno singolarmente effetto nei confronti di ISMEA fino a che il cessionario, ovvero il soggetto risultante dall’avvenuta trasformazione o cessione non abbia provveduto nei confronti di ISMEA alle comunicazioni di cui all’art.1 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 11 maggio 1991 n.187 e non abbia documentato il possesso dei requisiti di qualificazione previsti dal presente capitolato.

20 PENALI In ogni caso di mancato o inesatto adempimento, o di risoluzione del contratto per fatto imputabile all’aggiudicataria, ISMEA avrà il diritto di attivare la garanzia prestata ai sensi dell’art. 113 del D.Lgs. 163/06 e s.m.i..

Per le attività di conservazione e gestione dell’archivio cartaceo, la protratta indisponibilità, da parte della Ditta appaltatrice, dei locali di deposito che vada oltre i tre giorni continuativi, nonché il ritardo nei termini indicati per la consegna e il ritiro della documentazione richiesta, comporteranno l’applicazione di penali giornaliere di seguito indicate:

� per ogni giorno di ritardo rispetto ai livelli di servizio e alla tempistica previsti nel capitolato, che la Società si è impegnata a rispettare, per la fase di “Prelievo ed impianto dell’archivio cartaceo giacente presso le sedi degli attuali fornitori esterni”, l’impresa dovrà corrispondere, per ogni giorno di ritardo naturale e consecutivo, una penale pari ad euro 1.000 per singolo giorno;

� per ogni giorno di ritardo rispetto ai livelli di servizio e alla tempistica previsti nel capitolato, che la Società aggiudicataria si è impegnata a rispettare, per la

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fase di “Prelievo ed impianto dell’archivio cartaceo giacente presso le Sedi ISMEA l’impresa dovrà corrispondere, per ogni giorno di ritardo naturale e consecutivo, una penale pari ad euro 500 per singolo giorno;

� protratta indisponibilità, da parte della Ditta appaltatrice, dei locali di deposito che vada oltre i tre giorni continuativi pari a € 500,00/giorno;

� fino a 5 volte nel mese di ritardo nei termini indicati per la consegna dei documenti richiesti in consultazione : € 200,00;

� da 6 a 10 volte nel mese di ritardo nei termini indicati per la consegna dei documenti richiesti in consultazione: € 400,00;

� oltre le dieci volte nel mese di ritardo nei termini indicati per la consegna di cui sopra,sarà applicata la penale di cui al punto precedente con aggiunta di € 200,00 per ogni ritardo oltre la decima volta, In questo caso, l’Istituto si riserva anche la facoltà di procedere alla risoluzione del contratto;

� in caso di danneggiamento, distruzione, irrintracciabilità, perdita anche accidentale di unità documentale, accesso non autorizzato alle informazioni sarà applicata una penale pari ad € 500,00 per ciascuna unità documentale danneggiata, distrutta, irrintracciabile, persa anche accidentalmente, o oggetto di accesso non autorizzato oltre all’eventuale richiesta di risarcimento dei danni.;

� in caso danneggiamento, distruzione, irrintracciabilità, perdita anche accidentale di unità documentale, accesso non autorizzato alle informazioni, che si verifichi per oltre tre volte nell’arco di un anno l’Istituto si riserva la facoltà di procedere alla risoluzione del contratto.

Per il processo di dematerializzazione della posta in arrivo e in uscita presso le sedi di Roma attraverso l’attivazione di un Centro Servizi, saranno applicate le seguenti penali:

- In ogni periodo di osservazione pari a tre mesi se il ritiro della documentazione cartacea presso l’Istituto avviene oltre le ore 13.00 per più di 6 volte nello stesso periodo, la ditta appaltatrice dovrà pagare una penale pari ad € l00,00 per ogni ritardo oltre il 6°;

- In ogni periodo di osservazione pari a tre mesi se la disponibilità della documentazione scansionata è fornita oltre le ore 8.00 a.m. del giorno lavorativo successivo a quello del ritiro per più di 6 volte nello stesso periodo, la ditta appaltatrice dovrà pagare una penale pari ad € l00,00 per ogni ritardo oltre il 6°;

- Per ogni documento consegnato (risultante a verbale di ritiro), in caso di danneggiamento, distruzione, irrintracciabilità, perdita anche accidentale, accesso non autorizzato alle informazioni, sarà applicata una penale pari ad € 500,00 per ciascuna unità documentale danneggiata, distrutta, irrintracciabile, persa anche accidentalmente, o oggetto di accesso non autorizzato oltre

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all’eventuale richiesta di risarcimento dei danni.;

- Per ogni superamento nel trimestre dei livello di servizio relativi al ripristino dell’archivio elettronico della ditta appaltatrice in caso di avaria rispetto ai livelli di servizio richiesti la ditta appaltante dovrà corrispondere una penale pari ad € 100,00;

- Per ogni superamento, nel tempo di presa in carico della chiamata all’help desk, rispetto ai livelli di servizio richiesti su base trimestrale la ditta appaltatrice dovrà corrispondere una penale pari ad € 50,00.

L’ISMEA avrà la facoltà di verificare, nel normale orario di lavoro, le modalità di custodia e gestione dei documenti e la loro collocazione.

L’applicazione delle penali non preclude il diritto dell’Istituto di richiedere il risarcimento di eventuali maggiori danni e la richiesta e/o il pagamento delle penali non esonera in nessun caso l’impresa dall’adempimento delle obbligazioni per le quali si è resa inadempiente e che ha fatto sorgere l’obbligo di pagamento della penale. L’ISMEA si riserva il diritto, previa comunicazione all’impresa, a ricorrere a terzi per ottenere servizi alternativi, addebitando all’impresa i relativi costi sostenuti.

Nel caso di reiterati inadempimenti, ISMEA diffiderà a rispettare gli impegni contrattuali ai sensi dell'art.1454 c.c.. Qualora la società aggiudicataria nel tempo massimo di 15 giorni non provvederà ad adempiere ai propri obblighi contrattuali, ISMEA avrà il diritto di attivare la garanzia prestata per coprire gli oneri derivanti dal mancato o inesatto adempimento e avrà la facoltà di risolvere di diritto il contratto, oltre al diritto di richiedere il risarcimento degli ulteriori danni.

21 DIVIETO DI SUBAPPALTO. E' fatto divieto all'aggiudicatario di subappaltare l'esecuzione di tutta o di parte del servizio del contratto sotto pena di immediata risoluzione del contratto stesso e del risarcimento degli eventuali danni, fatte salve le autorizzazioni degli Enti secondo le disposizioni vigenti. È fatto divieto per l’aggiudicatario la cessione anche parziale del contratto pena la risoluzione immediata del contratto stesso e il risarcimento danni.

22 INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI DEL DECRETO LEGISLATIVO 30 GIUGNO 2003, N. 196 (CODICE IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI).

Si informa che i dati dalle società partecipanti o altrimenti acquisiti da ISMEA, sono raccolti e trattati a norma del D.Lgs 196/2003 “Codice in materia di protezione dei dati personali” e nel rispetto degli obblighi di sicurezza e di riservatezza previsti nello stesso. I dati saranno trattati al solo fine di qualificare i concorrenti per la gara in oggetto e per le eventuali successive attività contrattuali. La società partecipante può esercitare in qualunque momento i diritti di cui all’articolo 7 del D.Lgs 196/2003, rivolgendosi al seguente indirizzo: ISMEA –Ufficio Relazioni con il Pubblico – via

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Nomentana 183 - 00161 Roma. Il responsabile del trattamento è il Direttore Generale Vicario, il Dr. Egidio Sardo.

23 RESPONSABILE DELLA PROCEDURA. Il responsabile della procedura, ai sensi dell’articolo 7 della legge 241/1990, è il dottor Egidio Sardo. I chiarimenti sul presente capitolato potranno essere richiesti esclusivamente per iscritto ai punti di contatto indicati in calce al presente punto entro e non oltre il 22 settembre 2010 e le relative risposte saranno pubblicate esclusivamente da ISMEA sul sito istituzionale www.ismea.it, nella sezione dedicata ai bandi di gara. I chiarimenti potranno essere richiesti ai seguenti punti di contatto: [email protected] - fax 06.85568219

24 GARANZIE E PROPRIETÀ’ La Stazione Appaltante è estranea ai rapporti dell’aggiudicatario con i terzi e non risponde per i danni contrattuali ed extra-contrattuali causalmente riconducibili all’attività del medesimo. L’aggiudicatario, perciò terrà indenne la stazione appaltante – nel modo più ampio e senza eccezioni o riserve – da ogni diritto, pretesa, molestia che terzi dovessero avanzare per obbligazioni causalmente riconducibili all’attività dell’aggiudicatario medesimo. I prodotti del servizio, diventeranno di proprietà della stazione appaltante. L’utilizzo dei prodotti da parte dell’aggiudicatario deve avvenire solo durante il corso dell’espletamento e deve essere collegato esclusivamente alla realizzazione del progetto. Al termine del progetto è vietata la possibilità di disporne da parte dell’aggiudicatario.

25 RISPETTO DELLA TRASPARENZA La Stazione Appaltante, nel rispetto della trasparenza, prima dell’aggiudicazione o in corso di gara, si riserva la facoltà di richiedere eventuali chiarimenti o integrazioni e di verificare la veridicità di quanto dichiarato dalla partecipante alla gara.

26 RISERVATEZZA DEI DATI I dati e le notizie di cui l’impresa aggiudicataria verrà a conoscenza nell’espletamento del servizio sono segreti e riservati. In particolare, il soggetto aggiudicatario è tenuto all’osservanza del segreto d’ufficio sul contenuto degli atti e dei documenti nonché sui fatti e sulle notizie di qualunque tipo di cui sia venuto a conoscenza in occasione dello svolgimento del contratto. Il soggetto è tenuto a dare istruzioni al proprio personale affinché tutte le informazioni acquisite in occasione dello svolgimento del servizio vengano considerate riservate e come tali vengano trattate.

27 VARIAZIONI ISMEA si riserva la facoltà di perfezionare nel corso d’opera intese necessarie ad una più completa e dettagliata articolazione delle modalità di esecuzione delle prestazioni.

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Qualora, in corso d’opera, venissero esplicitamente richieste da parte di ISMEA modifiche sulle caratteristiche tecniche del progetto, le stesse saranno oggetto di trattativa tenendo ferma l’offerta economica e gli eventuali prezzi unitari offerti dalla società aggiudicataria. A fronte di eventuali richieste dell'ISMEA di lavorazioni non previste nelle specifiche del capitolato, la società aggiudicataria sarà tenuta a presentare tempestivamente a ISMEA un'offerta che dovrà contenere in modo analitico i prezzi che tali servizi comportano. I prezzi offerti dovranno essere allineati con quelli praticati in sede di gara. L'esecuzione di tali servizi potrà avvenire solo dopo il benestare da parte di ISMEA, che, al fine di valutare la congruità dei prezzi proposti, si riserva il diritto insindacabile di ricognizione sul mercato.

28 STIPULA DEL CONTRATTO E INIZIO ATTIVITÀ Con l’aggiudicatario si procederà alla stipula del contratto. Tutte le spese contrattuali (quali spese di bollo e di eventuale registro, diritti di segreteria e di copia) sono a carico della ditta aggiudicataria. L’aggiudicatario sarà tenuto alla presentazione di tutta la documentazione occorrente per la stipulazione del contratto d'appalto entro il termine indicato nella lettera di comunicazione dell’aggiudicazione. L’aggiudicatario dell’appalto dovrà presentarsi alla data che sarà fissata dalla stazione appaltante per la stipulazione del contratto. In caso di mancata presentazione nei termini stabiliti, fatto salvo il diritto della stazione appaltante di richiedere il risarcimento per qualsiasi maggiore spesa o per danni subiti, è facoltà della stazione appaltante di aggiudicare l’appalto alla ditta che risulti seconda classificata nella graduatoria delle offerte. L’Amministrazione, dopo l’aggiudicazione definitiva, ha facoltà di consegnare il servizio nelle more della stipulazione contrattuale. In caso di successiva mancata stipulazione si farà riferimento alle obbligazioni contenute nel presente capitolato, nei documenti di gara nonché alle condizioni tutte dell’offerta dell’impresa risultata aggiudicataria.

29 RINVIO Per quanto non previsto nel presente capitolato, si fa rinvio alla legge ed ai regolamenti che disciplinano la materia.

30 FORO COMPETENTE Per ogni controversia, diretta od indiretta, che sia relativa all'oggetto del presente ordine di fornitura nonché alla sua applicazione ed esecuzione, è competente in via esclusiva il Foro di Roma. Non viene ammesso il ricorso all’arbitrato.

Capitolato SSSpeciale diddiidi GGGGaraaarraaara CC - Ismea - Istituto di … · 2015-03-06 · La...

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