IL PROJECT MANAGEMENT

5/6 APRILE 2008Gian Piero Saladino

1° ASSIOMA

Tutti dovremmo preoccuparci del Futuro,

perché è là che dovremo passare

il resto della Vita

(Charles Franklin Kettering - Inventore)

Il passato è passato.

Il presente è incerto, liquido, flessibile, turbolento, complesso

Il futuro esige un programma, a breve, medio e lungo termine

Il programma fallisce senza progetto, controllo e valutazione

2° ASSIOMA

Chiunque può essere

un project manager

(Marion E. Haynes – Formatore Shell Oil)

5 parole chiave

Contesto (AVIS: associazione di a. e persone)

Sistema (interdipendenza e apertura all’esterno)

Rete (superamento logiche gerarchiche)

Comunità (cooperazione, non scambio)

Relazioni (stakeholders)

Futuro è …

Innovazione e miglioramento continuo

Passare da esecuzione di compiti a gestione per obiettivi, progetti e processi

Sostituire la Leadership Individuale con una responsabilità collettiva e fluida delle Leadership

Il Project Management è …

Combinazione di uomini, risorse e fattori organizzativi

Riuniti temporaneamente

Per raggiungere obiettivi unici e definiti

Con vincoli di tempo, costo, qualità e risorse

Limitando i rischi

A che serve

Organizzare un progetto dall’inizio alla fine

Strutturare un piano che resista alle pressioni

Far sì che gli altri accettino i miei piani e li sostengano

Stabilire obiettivi di progetti quantificabili

Motivare i membri dell’equipe

Aiutare i membri dell’equipe a risolvere i problemi

Utilizzare risorse disponibili

Eliminare lo spreco di tempo e di denaro

Misurare le performance del progetto

Usare sistemi di informazione rispondenti a bisogni del progetto

Richiede competenze

Tecniche Gestionali

Relazionali

Punti di forza

Costituisce patrimonio indispensabile per una leadership diffusa

Richiede uno sforzo collettivo per promuovere un modo nuovo di “fare associazione”

Richiede la condivisione fra tutti gli attori sociali coinvolti

Genera entusiasmo per le sfide emergenti

Punti di debolezza

Muta la ripartizione dei poteri

Pone in discussione la stabilità dei ruoli

Richiede concezione anche orizzontale dell’ONP

Ridistribuisce le responsabilità a più livelli

Il PM … “facile”

Fissare l’obiettivo Coinvolgere gli attori sociali influenti Definire ambito e contenuti del progetto Gestirne le variazioni Pianificare le attività Stimare i costi Controllare l’avanzamento dei lavori Comunicare

Il PM … “responsabile”

Valenza culturale e strategica (modo di pensare)

Valenza organizzativa (modo di organizzarsi)

Valenza tecnica e co-operativa (modo di lavorare)

Metodologie, Tecniche e Strumenti …

devono essere … coerenti con

e

di ogni specifica associazione

(Es: Piano di Comunicazione)

la mappa dei valori

il sistema organizzativo

Attori sociali coinvolti

Management

Committenza

Team di progetto

Utenza

Attori sociali coinvolti

Committenza (strategia e responsabilità)

Deve essere forte, consapevole e presente

Management (principi e metodiche)

Deve saper integrare, con autorevolezza,

risorse umane e tecniche

Il project “manager” …

Consente di superare la frammentazione di responsabilità dei “gruppi funzionali”

Favorisce decisioni più rapide

Ottimizza la realizzazione dei lavori

Attori sociali coinvolti

Team di progetto (specializzazioni tecniche)

I suoi membri devono contaminarsi, superando la sindrome della “testa nel sacco”

Utenza (cooperazione al progetto)

Deve sentirsi coinvolta sin dall’inizio

Scaletta

1. Definizione del progetto

2. Caratteristiche del progetto

4. Obiettivi3. Contesto 5. Variabili

6. Ciclo di vita del progetto

7. Flusso logico del progetto

1. Definizione del progetto

Iniziativa volta al raggiungimento di uno scopo predeterminato

- Processi a flusso (garantiscono continuità operativa) e processi a impulso (discontinuità e cambiamento)

- Processi a impulso derivano da bisogno o da opportunità

- Impulso interno o esterno all’organizzazione

2. Caratteristiche del progetto

Discontinuità (innovazione)

Temporaneità (di attività e relazioni)

Unicità (non ripetitività) Incertezza (diverso livello di rischio)

Multidisciplinarietà (comunicazione)

Elaborazione progressiva (flessibilità)

3. Contesto

Concomitanza delle iniziative Impiego delle stesse persone Contesa fra capi di linea e capi progetto

Coralità degli attori sociali Molteplicità degli interessi in gioco Contesa fra progetti (e scelta delle priorità)

Contesto.

Troppi progetti?

Pressione sui risultati

Situazioni di ambiguità

Incertezza del risultato

Molteplicità di interessi

Contesa di risorse

Obiettivi instabili

Scelta delle priorità

Urgenza

DELEGA TILT

ARCHIVIO PROGRAMMAZIONE

Importanza

4. Obiettivi

Semplici (e chiari)

Misurabili

Attrattivi

Realistici

Temporizzabili

N.B. Tutti gli attori sociali devono essere consapevoli, il che non significa essere necessariamente tutti d’accordo

5. Variabili (tempi, costi e requisiti)

Bilanciamento dei 3 fattori

Elaborazione progressiva

Concetto di “fattore driver”

Fattori complementari: Rischi e Risorse

Concetto di “Variante”

N.B. Bisogna passare dall’idea del “triangolo di ferro” a quello di “robusto materiale elastico”

Problemi comuni ai portafogli clienti

Troppi progetti attivi (l’eccesso penalizza la qualità e schiaccia sul “fare”)

Progetti sbagliati (danno poco valore e sono poco legati agli obiettivi strategici)

Portafoglio sbilanciato (breve-lungo termine, tattici-strategici, efficienza dei costi-efficacia sul mercato)

6. Ciclo di vita del progetto4 fasi si prefiggono 3 tipi di risultati

Definizione

Programmazione

Attuazione pratica

Completamento

Risultati Tecnici

Risultati Gestionali

Risultati Utente

3 tipi di risultati

RT: sono tappe necessarie per la progressione del progetto ma che da sole non lo rendono fruibile

- il progetto cartaceo

RG: derivano dai processi necessari per l’impostazione, il coordinamento e il controllo

- il piano delle attività da seguire

RU: che consentono fruibilità parziale o totale- disponibilità di una sacca/di una

cura

Ciclo di vita e 7. Flusso logico

Legato al contenuto del prodotto-servizio

Ne segue il suo sviluppo tecnico

Descrive i processi di project management

Per iniziare, sviluppare e concludere con successo il progetto

Plausibilità

Definire gli obiettivi

Definire il contesto

Identificare gli attori sociali rilevanti

Analizzare costi/benefici e rischi/opportunità (SWOP)

Formulare e valutare possibili alternative

Fattibilità

Definire requisiti di qualità e formulare l’ipotesi tecnica

Scegliere la strategia di gestione

Gestire le aspettative

Pianificare le attività

Stimare i costi e analizzare i rischi

Redigere il Project Plan

Realizzazione

Motivare il Team di lavoro

Curare la Comunicazione

Gestire le specifiche

Gestire l’avanzamento dei lavori

Coinvolgere i futuri utenti, interni o esterni (*)

Gestire le varianti e i risultati prodotti

Fruizione

Completare il progetto

Raggiungere l’autonomia degli utenti

Definire e applicare le regole di gestione del servizio

Misurare i benefici ottenuti

Flusso logico e attori sociali

Interazione fracommittente – capo progetto – utente

Committente e Capo Progetto non dialogano

Committente “diffidente o invadente” fa il capo progetto

Capo Progetto “solo” supplisce Committente “latente”

Capo Progetto “ingenuo” non coinvolge Utente

Utente che non assume responsabilità

Altre figure del “sistema” di attori del progetto

Team di lavoro (cooperazione - briefing periodici)

Utenti finali (analisi

bisogni/informazione/assistenza)

Utenti campione (interviste - focus tematici)

Sponsor (rapporto con committenza/found raicing)

Influenzatori (PR e lobbying)

Utenti campioneSe gli utenti sono troppi per essere tutti coinvolti

Quale rapporto hanno con il committente?

Quali funzioni associative sanno ricoprire?

Quale autorità hanno ricevuto sul progetto ?

Quali sono le loro aspettative sul progetto?

Sono disponibili a collaborare al progetto?

Le 4 fasi (del ciclo di vita del progetto)

1. Definizione: - determinare gli obiettivi

- scegliere la strategia

2. Programmazione:

- scrivere le “specifiche di qualità”

- determinare le scadenze

- quantificare il budget

.

3. Attuazione pratica

- controllare le performance

- avviare azioni correttive

4. Completamento

- consegnare il risultato

- perfezionare i dettagli

- valutare l’esperienza