Gestire e motivare il personale del call center
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GESTIRE e MOTIVARE il PERSONALE del
CALL CENTER
Sviluppare sistemi premianti per
motivare e incoraggiare il personale
esperto
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RISORSE “UMANE”
‘’ Così il moto delle macchine condizionava e insieme sospingeva il moto dei pensieri. E dentro a quest’armatura meccanica, il
pensiero a poco a poco s’adattava agile e soffice come il corpo snello e muscoloso di un giovane cavaliere rinascimentale s’adatta
nella sua armatura, e riesce a tendere e rilassare i bicipiti per sgranchire il braccio addormentato, a stirarsi a strofinare la
scapola che gli prude contro il ferreo schienale, a contrarre le natiche , a spostare i testicoli schiacciati contro la sella, a
divaricare l’alluce dal secondo dito: così si dispiegava e snodava il pensiero di Pietro in quella prigione di tensione nervosa,
d’automatismo e di stanchezza.
Perché non c’è carcere senza i suoi spiragli. E così anche nel sistema che pretende d’utilizzare fin le minime frazioni di tempo,
si giunge a scoprire che con una certa organizzazione di propri gesti c’è il momento in cui s’apre davanti una meravigliosa
vacanza di qualche secondo……..’’
Italo Calvino
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L’ OPERATORE TELEFONICO
E’ un centralinista?
Spesso manca….
…… il riconoscimento da parte del management…
……..il riconoscimento sociale.
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A PROPOSITO DI MOTIVAZIONE
BISOGNI PRIMARI:- fame, sete - ambiente sufficientemente riscaldato
BISOGNO DI SICUREZZA: - poter contare anche in futuro sul soddisfacimento dei primi - certezza dei ruoli ed equità in ufficio
BISOGNO DI SOCIALITA’: appartenere ad un gruppo, riconoscersi ed essere riconosciuto -
Partecipazione a lavori di gruppo
BISOGNO DI STIMA: aumentare la fiducia in se stessi - si nutre di
riconoscimenti, apprezzamenti, fiducia, ascolto
BISOGNO
DI
AUTOREALIZZAZIONE:
abitare in una certa casa, fare
un certo lavoro
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SENTIRSI REALIZZATI IN UN C.C.
Lavorare in un call center significa:
partecipare al ciclo produttivo
di una azienda,
facendo azioni ripetitive, ma
anche conducendo interazioni
umane uniche…
….con l’obiettivo di migliorarne i
processi e contribuire al
raggiungimento degli obiettivi
aziendali.
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FAVORIRE LA PARTECIPAZIONE
Per creare partecipazione
bisognerà partire da:
↸ un posto di lavoro confortevole
(comodità)
programmi friendly, facili da usare e ricchi
di help (funzione tranquillizzante)
rapporti gerarchici chiari
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FAVORIRE LA PARTECIPAZIONE
Passi successivi dovranno essere
quelli di:
definire obiettivi di ruolo e i
possibili sentieri di carriera (cammino personale)
Stabilire e comunicare chiari obiettivi aziendali
(cammino comune)
organizzare frequenti occasioni di incontro
(gruppi di lavoro, briefing bi-direzionali, ecc.)
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GLI OPERATORI ESPERTI
Chi sono i miei migliori Operatori ?
Quali elementi oggettivi ho per identificarli?
“ Sono quelli che mi fanno
vendere di più”
“Sono quelli che mi creano
meno problemi”
“ Gli Operatori migliori sono
quelli che raggiungono il
miglior mix di obiettivi
aziendali”
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GLI OPERATORI ESPERTI
Per evitare di affidarsi esclusivamente ad
elementi soggettivi (percezione) è necessario
creare un sistema di valutazione che parta dagli
obiettivi dell’azienda e verifichi quanto ha
contribuito ogni Operatore al raggiungimento
degli stessi
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IL SISTEMA DI VALUTAZIONE
Per creare il sistema di valutazione bisogna per prima
cosa definire cosa si vuole osservare e dove prendere i
dati necessari
ATTIVITA'
ELEMENTI
OSSERVATI
tel/ora
Durata media
tel/ora
Durata media
tel/ora
Durata media
tel/ora
Durata media
Registrazioni documenti in entrata num./ora
prev/ora
media garanzie
vendute
No tel.
Cap00
No Figli
No passap.
+/- KM
Conversione
premio medio
prov. person./mesi att.
Nuovi preventivi emessi
Qualità preventivi emessi
Prev. in scadenza
Telefonate inbound vendita
Telefonate outbound di vendita
Telefonate outbound gestione problemi
Telefonate inbound help desk
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IL SISTEMA DI VALUTAZIONE
Successivamente si deve dare un peso ad ognuna
delle attività prese in considerazione
ATTIVITA' VAL. %
ELEMENTI
OSSERVATI
VAL.
%
% rispetto
alla media
15 tel/ora 5 -10%
Durata media 10 24%
8 tel/ora 2,5 10%
Durata media 5 5%
7 tel/ora 2 6%
Durata media 5 -15%
15 tel/ora 5 -45%
Durata media 10 1%
Registrazioni documenti in entrata 3 num./ora 3 6%
12 prev/ora 8 31%
media garanzie
vendute 4 -30%
20 No tel. 4 -52%
Cap00 4 -20%
No Figli 4 -41%
No passap. 4 -30%
+/- KM 4 3%
20 Conversione 10 8%
premio medio 5 -7%
prov. person./mesi att. 5 57%
100 100
Telefonate inbound vendita
Telefonate inbound help desk
Telefonate outbound di vendita
Telefonate outbound gestione problemi
Nuovi preventivi emessi
Qualità preventivi emessi
Prev. in scadenza
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IL SISTEMA DI VALUTAZIONE
Infine si osserveranno i dati per ciascun Operatore
tel/o
ra
Dur
ata
med
ia
regis
traz
ioni/o
ra
prev/
ora
No
tel.
Cap
00
No
Fig
li
No
pas
sap.
Con
vers
ione
prem
io m
edio
prov.
per
son.
/mesi
att.
Operatore 1 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 73%
Operatore 2 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 71%
Operatore 3 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 71%
Operatore 4 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 70%
Operatore 5 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 67%
Operatore 6 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 66%
Operatore 7 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 66%
Operatore 8 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 61%
Operatore 9 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 60%
Operatore 10 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 60%
OP
ER
AT
OR
E
% differenza rispetto agli elementi presi in considerazione
% r
agg
iun
gim
ento
risu
ltato
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LA COMUNICAZIONE DEI RISULTATI
Se è possibile rendere
noti i risultati bisogna
studiare uno strumento
adeguato per una
comunicazione semplice
ed efficace
Se non è possibile
(Es.: vincoli sindacali)
bisogna inventarsi un
utilizzo che non
infranga la pax
aziendale
In ogni caso e fondamentale dare a questo strumento una valenza positiva,
deve cioè essere uno strumento di miglioramento e non punitivo
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SISTEMI INCENTIVANTI
La retribuzione dell’Operatore:
• fissa (se alta è un incentivo a rimanere, ma alla lunga i
migliori si adeguano ai peggiori)
• variabile (estremamente incentivante, ma anche
particolarmente “ansiogena”)
• mista (parte fissa e parte variabile)
Le gare a premi
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LA RETRIBUZIONE
Linear Assicurazioni
Un esperienza di retribuzione mista
La retribuzione degli Operatori di Linear è fatta di un
fisso + provvigioni sulle polizze emesse.
Le provvigioni sono così calcolate:
• 0,9% sui nuovi premi prodotti individualmente
• 0,3 % sui nuovi premi prodotti da tutto il gruppo di Op.ri
• 0,4% sui premi derivanti dai rinnovi dei contratti
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Linear Assicurazioni - Un esperienza di retribuzione mista - ASPETTI POSITIVI
E’ un sistema incentivante estremamente flessibile perché strettamente legata alla quantità e alla qualità del lavoro svolto.
La flessibilità del sistema incentivante deve essere legata a parametri certi e controllabili che impegnano il management in costanti verifiche per apportare miglioramenti
La consegna periodica della documentazione attestante le performance personali, è anche occasione per stimolare gli Operatori al miglioramento
LA RETRIBUZIONE
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Linear Assicurazioni - Un esperienza di retribuzione mista - I RISCHI
I possibili scarsi risultati iniziali, legati all’inesperienza,
potrebbero demotivare l’Operatore e fargli abbandonare l’attività
Una retribuzione mista che facesse guadagnare quanto o meno
di chi lavora con un fisso, sarebbe fortemente demotivante e
causa di abbandono
Una retribuzione mista che non prevedesse sistemi di
protezione del reddito da eventi quali infortuni, malattie, gravidanze, causerebbe gravi insicurezze nell’Operatore
Bisogna prevedere un sistema incentivante che coinvolga
anche i team leader
LA RETRIBUZIONE
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I PREMI
Anche il premio in aggiunta alla retribuzione può
essere uno strumento per limitare
il turn - over nei call center
Il premio deve essere:
• legato a sistemi certi di valutazione e
possibilmente condivisi con gli Operatori (es:
precedenti lucidi)
• composto da vari premi intermedi e da un super-
premio finale
• con una classifica che viene aggiornata
periodicamente e costantemente visualizzata nel
call center
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SVILUPPARE SISTEMI PREMIANTI PER MOTIVARE E INCORAGGIARE IL PERSONALE ESPERTO
Ricordiamo che gli Operatori sono innanzitutto
essere umani e non è sufficiente puntare tutto
sulla loro avidità.
Sarà quindi fondamentale:
• creare un clima positivo
• dare riconoscimenti
• favorire il lavoro di gruppo