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Fatturazione Ditte

WinParc

Gestione Fatture/Parcelle/Fatture Elettroniche verso la Pubblica Amministrazione

Proforma

Gestione Proforme

Ddt

Gestione Documenti di Trasporto

Incassi Elettronici

Gestione RI.BA. e S.D.D.

Nota Spese

Distinta Anticipi e Rimborsi Spese

Menù Fatturazione co

con l’elenco dei modelli che la

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la compongono

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WINPARC Videata Principale del programma WinParc

Configura Ditta/Dati della Ditta

Dati della Ditta: questa sezione permette di caricare i dati del soggetto che emette il documento e saranno riportati nell’intestazione del documento. I dati anagrafici vengono importati automaticamente dall’Archivio Ditte.

Numerazione: viene automaticamente generato dal programma per gestire la multinumerazione e indica il settore al quale si riferisce la numerazione. Al primo caricamento della ditta verrà caricato il valore BASE, per i caricamenti successivi verrà valorizzato con SETTORE A, SETTORE B ecc. In automatico verrà visualizzata la Banca Principale della Ditta inserita in Archivio Ditte nel quadro Dati Interni. E’ possibile scegliere un’altra banca inserita in Altre Banche di Anagrafica Ditte semplicemente selezionando il menù a tendina a fianco.

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Configura Ditta/Documento/Tipologia di Documento

Tipologia di Documento: questa sezione permette di scegliere quale tipo di Documento emettere: Fattura o Parcella Professionisti o Fattura per Provvigioni.Vengono indicati anche l’anno di riferimento, il numero e la data dell’ultimo documento emesso. Ad ogni emissione di un nuovo documento verrà automaticamente aggiornato il numero in modo progressivo e la data sarà uguale a quella dell’ultimo documento emesso. Valorizzando il campo Stampa Anno nella stampa del documento l’anno sarà affiancato al numero del documento. Il campo Suffisso associato al numero del documento è indispensabile nel caso di multinumerazione.

Configura Ditta/Documento/Impostazioni

Questa sezione permette di personalizzare varie impostazioni del documento.Alcuni esempi: L’opzione Iva a esigibilità differita (per cassa) consente di creare documenti con indicato “Operazione con imposta a esigibilità differita Art. 7 DL 29 Novembre 2008, Nr. 185, convertito dalla Legge 29 Gennaio 2009, Nr. 2.”. Aggiungere Addebiti da tabella precaricata consente di scegliere se, in fase di inserimento degli addebiti nel documento, utilizzare la tabella precaricata dal programma di default oppure utilizzare una propria tabella da popolare in base alle proprie necessità.

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Configura Ditta/Documento/Stampa Personalizzata Questa sezione permette di personalizzare la Stampa del documento in base alle varie opzioni proposte.

Configura Cliente Questa sezione permette di caricare i dati del Cliente. Questi dati devono essere obbligatoriamente caricati in Archivio Ditte. Addebiti Periodici: addebiti che periodicamente vengono fatturati al cliente, importabili all’interno del documento con il pulsante Addebiti Periodici. Esportatore Abituale: permette di valorizzare un intervallo di date. Il programma in automatico provvederà a generare per quell’intervallo dei documenti con l’indicazione della dichiarazione d’intento e l’aliquota corretta.

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Documento/Dati Fattura - Dati Parcella

Questa sezione varia in base alla tipologia di Documento selezionata in Configura Ditta.

Nr. Documento: viene automaticamente proposto il numero corretto in base al valore inserito in Configura Ditta (Nr. Ultimo Documento + 1), ad esso è eventualmente associato il campo Suffisso anche questo inserito in Configura Ditta per gestire la “multinumerazione”.

Data: in automatico viene riportata la Data Ultimo Documento inserita in Configura Ditta.

Pagamento: viene riportato in automatico il pagamento selezionato per il cliente in Configura Cliente. Si potrà comunque variare selezionando un altro dei valori precedentemente inseriti nell’apposita tabella o aggiornare la tabella direttamente da questo campo.

Banca d’Appoggio: in base al pagamento selezionato, viene proposta o la Banca del Cliente o la Banca della Ditta. Si potrà comunque variare selezionando l’apposito menù a tendina.

Documento Saldato: Viene selezionato in automatico dal Programma se il Documento ha il metodo di Pagamento RI.BA. o R.I.D. ed è stato importato in Incassi Elettronici. Gli altri campi se compilati vengono stampati nel Documento.

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Documento/Addebiti Questa sezione è dedicata al caricamento degli addebiti da fatturare. E’ possibile aggiungere manualmente riga per riga usando il pulsante “Tabella” . Se si desidera usare la propria Tabella Personalizzata si deve modificare l’opzione in Configura Ditta/Impostazioni. Posizionandosi sul campo Codice è possibile selezionare uno degli addebiti presenti nella tabella relativa o aggiornare la tabella stessa. Inserire quindi Quantità e Importo Unitario associando ad essi il Cod_Iva. E’ possibile personalizzare i valori nella tabella Cod_Iva secondo le proprie esigenze. Discorso a parte merita la modifica del Cod_Iva = 00 che per funzionare necessita che i primi due caratteri siano sempre “00” variando eventualmente solo il terzo carattere (es. 001, 002, ..., 00A, 00B, ...). Con il pulsante “Elimina” è invece possibile cancellare uno o più addebiti inseriti erroneamente.

Gli addebiti possono essere importati anche tramite i pulsanti Proforma, Ddt, Addebiti Correnti ed Addebiti Periodici.

Il pulsante “Proforma” è visibile se in Configura Ditta la Tipologia di Documento selezionata è Fattura o Parcella Professionisti.

Selezionando il pulsante “Proforma” verranno visualizzate, nella videata Elenco Proforme, le Proforme rese Definitive e non ancora importate della Ditta e del Cliente a cui si sta emettendo il Documento. E’ stata predisposta la funzione di importazione di un Acconto dell’importo della Proforma, indicandolo nella colonna “Importo da Fatturare”. Automaticamente verrà calcolato il residuo che sarà reso visibile nella successiva importazione. Valorizzando il campo

nella colonna FATTURATA si procederà con l’importazione.

Nelle Proforme che si è scelto di importare, verrà in automatico selezionato il campo “Fatturate”, se si vuole fatturare una seconda volta deselezionare il campo.

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Il pulsante “Ddt” è visibile se in Configura Ditta la Tipologia di Documento selezionata è Fattura.

Selezionando il pulsante “Ddt” verranno visualizzati, nella videata Elenco Documento di Trasporto, i Ddt resi Definitivi della Ditta e del Cliente a cui si sta emettendo il Documento. Per importare i Ddt premere il pulsante “Importa”.

Selezionando il pulsante Addebiti Correnti appare una nuova finestra contenente gli addebiti Correnti non ancora fatturati (inseriti precedentemente nella finestra Addebiti Correnti) e si ha la possibilità di scegliere quale addebiti importare grazie ai pulsanti di selezione oppure selezionando direttamente nella tabella il campo Fatturato dell’addebito interessato. Per importare gli addebiti premere il pulsante “Importa”. E’ importante notare che gli addebiti che si è scelto di fatturare appariranno successivamente nella finestra Addebiti Correnti come addebiti già fatturati, se si vuole fatturarli una seconda volta deselezionare il campo Fatturato rispettivo.

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Il pulsante Addebiti Periodici consente di importare direttamente gli addebiti periodici inseriti precedentemente nella finestra Configura Cliente. E’ possibile inoltre applicare facoltativamente al documento una percentuale di spese aggiuntive compilando gli appositi campi.

Barrando la casella Non applicare Rit. Acc. si ha la possibilità di fatturare senza applicare la ritenuta d’acconto.

Barrando la casella Non detrarre Rit. Acc. dal lordo si ha la possibilità di fatturare conteggiando la ritenuta di acconto ma senza detrarla dal lordo. La parte in basso a sinistra dello schermo riporta in automatico il riepilogo degli addebiti suddivisi per codice Iva con i calcoli relativi dell’Imponibile e all’ammontare dell’imposta.

Totali: Nella parte in basso a destra dello schermo vengono proposti i totali che il programma ha calcolato automaticamente. La visualizzazione varierà in base al tipo di Documento che si è scelto di compilare.

La sezione “Sconto condizionato” dà la possibilità a chi emette le Fatture / Parcelle di applicare uno eventuale sconto al Totale netto del Documento.

Documento/Ditta In questa sezione vengono importati i dati da Configura Ditta.

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Documento/Cliente

In questa sezione vengono importati i dati da Configura Cliente.

Documento Cointestato

Se si vuole cointestare il documento premere il pulsante “Doc. Cointestato” e inserire i nominativi desiderati.Questa sezione non è attivabile in caso di Fatture Elettroniche per la Pubblica Amministrazione.

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Funzioni Varie

Documenti - Stampa

In questa videata è possibile effettuare delle stampe selezionando i parametri desiderati.

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Addebiti Correnti

In questa videata è possibile inserire gli Addebiti Correnti per poi importarli nei Documenti.

E’ possibile aggiungere manualmente riga per riga usando il pulsante “Tabella” . Se si desidera usare la propria Tabella Personalizzata si deve modificare l’opzione in Configura Ditta/Impostazioni.

Fatt.: indica se un addebito è già stato fatturato o meno. Si può deselezionare manualmente cliccando sul campo stesso.

Imposta Password di Sicurezza

In questa videata è possibile impostare una password di sicurezza in maniera tale da consentire l’utilizzo di alcune funzioni (Nuovo Doc., Apri, Duplica, Stampa, Stampa Doc., Invia Email) limitato agli utenti in possesso delle credenziali.

Invia

Il pulsante “Invia” permette di generare e inviare uno o più documenti tramite posta elettronica.

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FEPA

FATTURAZIONE ELETTRONICA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Cos’è la Fattura Elettronica PA (FEPA) ? FEPA è il software per la gestione della Fattura Elettronica alla Pubblica Amministrazione, regolamentata dall’articolo 21, comma 1, del DPR 633/72. La Fattura Elettronica è l’unico documento accettato dalle Pubbliche Amministrazioni le quali devono avvalersi del Sistema di Interscambio, secondo le disposizioni di legge. Caratteristiche principali della Fattura Elettronica:

• Creazione del file xml (unico formato accettato dal Sistema di Interscambio) contenente i dati della fattura, generato secondo specifiche tecniche pubblicate dalla Pubblica Amministrazione. • Possibilità di apposizione della Firma Elettronica Certificata per consentire autenticità e integrità del contenuto del file. • Trasmissione tramite il Canale di Interscambio.

Il Sistema di Interscambio Il Sistema di Interscambio non ha nessun ruolo amministrativo e non assolve i compiti relativi all’archiviazione e alla conservazione delle Fatture. E’ un sistema informatico che riceve e controlla i files ricevuti in formato xml generato secondo specifiche tecniche con successivo inoltro delle Fatture alle Amministrazioni destinatarie.

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Flusso operativo per la Predisposizione della Fattura Elettronica PA

Il programma per la predisposizione delle Fattura Elettronica PA viene richiamato dalla sezione Fatturazione

A questo punto si dovrà procedere come segue:

1 - Configurare la Ditta 2 - Configurare il Cliente

3 - Configurare i Clienti già caricati 4 - Configurare i dispositivi di firma

5 - Creare il Documento e Firmarlo

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1 - Configurare la Ditta

Tale funzione è richiamabile dal relativo pulsante : Questa videata permette di caricare i dati evidenziati da cioè i campi obbligatori per la corretta compilazione della Fattura Elettronica PA. Evidenziamo alcuni dati per la gestione di una Fattura Elettronica PA:

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• L’eventuale Marca da Bollo

• sezione “Dati per la Presentazione Telematica”

Selezionare se la trasmissione del file viene effettuato dalla Ditta intestataria della fattura o da un soggetto delegato. Il

soggetto delegato, può essere selezionato dal menù a tendina che preleva i dati dell’elenco Intermediari. Caricare i

dati del Soggetto terzo che emette il Documento se questo è diverso dalla Ditta intestataria della fattura.

Questi ultimi dati sono importanti perché è il soggetto Emittente incaricato a firmare il file da spedire. Il soggetto che emette la fattura elettronica firma la stessa a prescindere dal fatto che sia o meno Soggetto anche alla trasmissione della fattura.

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2 - Configurare il Cliente

Tale funzione è richiamabile dal relativo pulsante :

Questa videata permette di caricare i dati evidenziati da cioè i campi obbligatori per la corretta compilazione della Fattura Elettronica PA.

Per i clienti della tipologia “Società” sarà visualizzata la sezione apposita:

Il valore SI sull’opzione “Ente Pubblico” permette il caricamento di documenti Fattura Elettronica PA. Se l’utente carica erroneamente un documento (fattura o parcella …) senza impostare questa opzione sul SI si creerà un normale documento cartaceo. L’utente dovrà quindi eliminare il documento sistemare la numerazione in Configura Ditta, correggere l’opzione “Ente Pubblico” e solo dopo si potrà procedere alla creazione di un documento Fattura Elettronica PA.

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3 - Configurare i Clienti già caricati

Tale funzione è richiamabile dal relativo pulsante :Per i clienti della tipologia “Società” già caricati è stata predisposta una videata dove poter valorizzare per ciascun cliente il valore all’opzione “Ente Pubblico”.

4 - Configurare i dispositivi di firma e Proxy FTP Tale funzione è richiamabile

dal relativo pulsante:

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5 - Creare il Documento e Firmarlo

Caricare quindi il documento Fattura Elettronica PA con la Ditta e il Cliente Ente Pubblico selezionato cliccando il

pulsante . Nelle videate che seguono verrà evidenziato nella barra blu che si tratta di una Fattura Elettronica PA.

Compilare il Documento in tutte le sue parti. I dati obbligatori sono evidenziati dallo sfondo o dal bordo giallo.

Il programma avverte l’utente, in uscita dal documento, se ci sono dei dati obbligatori mancanti con dei messaggi specifici campo per campo.

Flusso operativo Creazione, Firma, Invio, Validazione e Archiviazione della Fattura PA Conclusa la compilazione del documento e dopo averlo reso definitivo, dalla videata sotto riportata si potrà:

1 - Generare il file

2 - Firmare il file

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1-Per effettuare la generazione del file xml relativo della Fattura Elettronica PA è sufficiente cliccare sul pulsante

, verrà proposto di salvare il file nella cartella “Fatturazione Elettronica” ma sarà possibile modificare la destinazione a piacimento.

2-Prima di poter trasmettere la Fattura Elettronica PA, il file XML deve essere firmato digitalmente. Per firmare il file

è sufficiente cliccare sul pulsante . La Firma deve essere apposta dal soggetto emittente cioè la Ditta stessa o dal Soggetto terzo indicato in Configura Ditta.

PROFORMA Maschera principale del programma Proforma

La schermata principale dei modelli Proforma differisce da quella di WinParc per l’aggiunta dei pulsanti:

• questo avvia la stessa videata che viene visualizzata da WinParc quando si clicca sul pulsante

che permette di effettuare delle stampe selezionando i parametri desiderati.

• questo permette di modificare l’aliquota delle proforme già create.

• I pulsanti e , non sono presenti in quanto sono sezioni utili solo in fase di fatturazione elettronica.

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Configura Ditta / Dati Proforma di Proforma

DDT Videata Principale del programma DDT (Gestione Documenti di Trasporto)

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Documento/Dati Ddt Nr. Ddt: viene automaticamente proposto il numero corretto in base al valore rispettivamente inserito in Configura Ditta (Nr. Ultimo Documento + 1), ad esso è eventualmente associato il campo Suffisso anche questo inserito in

Configura Ditta per gestire la “multinumerazione”.

Data: in automatico viene riportata la Data Ultimo Documento inserita in Configura Ditta.

Pagamento: viene riportato in automatico il pagamento selezionato per il cliente in Configura Cliente. Si potrà comunque variare selezionando un altro dei valori precedentemente inseriti nell’apposita tabella o aggiornare la tabella direttamente da questo campo.

Banca d’Appoggio: in base al pagamento selezionato, viene proposta o la Banca del Cliente o la Banca della Ditta. Si potrà comunque variare selezionando l’apposito menù a tendina. Gli altri campi se compilati vengono stampati nel Documento. Nella parte in basso della videata compilare i dati specifici relativi al documento di trasporto.

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Documento/Dettaglio Articoli

Questa sezione è dedicata al caricamento del Dettaglio Articoli. E’ possibile aggiungere manualmente riga per riga usando il pulsante “Tabella”.

Documento/Ditta

In questa sezione vengono importati i dati da Configura Ditta.

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Documento/Cliente

In questa sezione vengono importati i dati da Configura Cliente.

INCASSI ELETTRONICI Programma per la compilazione della Distinta delle Disposizioni (RI.BA. e S.D.D.) da presentare in banca in forma cartacea o telematica.

Maschera Principale del programma Incassi Elettronici

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Configura Ditta

Configura Ditta / Dati della Ditta

1-Dati della Ditta:

questa sezione permette di caricare i dati del soggetto che emette le distinte e saranno riportati nell’intestazione della distinta. I dati anagrafici vengono importati automaticamente dall’Archivio Ditte. In automatico verrà visualizzata la Banca Principale della Ditta inserita in Archivio Ditte nel quadro Dati Interni. E’ possibile scegliere un’altra banca inserita in Altre Banche di Anagrafica Ditte semplicemente selezionando il menù a tendina a fianco.

2-Configura Ditta / RI.BA.

Questa sezione permette di gestire la numerazione delle RI.BA..

3-Configura Ditta / S.D.D.

Questa sezione permette di gestire la numerazione dei S.D.D. ed altre opzioni.

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Mandato

Il Mandato permanente per l'addebito SEPA è indispensabile per la compilazione delle distinte composte da S.D.D. Ogni ditta caricata in "Configura Ditte" possiede un proprio archivio di Mandati. E' possibile creare/eliminare/stampare i mandati. I dati dei Soggetti possono essere importati dall'Archivio Ditte, dall'Elenco Clienti e dall'Elenco Conduttori (nel caso il software Locazioni sia presente).

Distinta

Questa sezione varia in base alla tipologia di Distinta che si intende compilare. In fase di creazione della distinta viene proposto di scegliere se effettuare una RI.BA. (Distinta con Ricevute Bancarie) o un S.D.D. (SEPA Direct Debit).

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Sono presenti i pulsanti:

Nuovo: consente di inserire una RI.BA. / S.D.D. nella distinta.

Salva: consente la memorizzazione delle modifiche effettuate.

Modifica: consente di modificare i dati.

Elimina: elimina la RI.BA. / S.D.D. selezionata in tabella.

Importa (dove previsto): permette l'importazione di Ricevute Bancarie/SEPA Direct Debit dai moduli della fatturazione. Stampa: consente la stampa della Distinta delle disposizioni presentate, in formato Normale o Ridotto.

Accompagnatoria: permette di compilare e stampare la Distinta Accompagnatoria (richiesta da alcune banche) nella quale vengono riepilogati i dati principali della distinta.

Distinta - Dati RI.BA. / Dati S.D.D.

Sezione dedicata ai dati generali della singola RI.BA. / S.D.D.

Numero RI.BA. / S.D.D.: campo numerico aggiornato automaticamente e successivo a quello inserito in "Configura Ditta" nel campo N° Ultima RI.BA. / S.D.D..

Data Scadenza: viene riportata automaticamente dal campo "Scadenza ultima RI.BA. / Scadenza ultima S.D.D." in "Configura Ditta".

Rif.al Doc. N°: campo numerico utile per indicare un eventuale riferimento ad un documento (es. fattura o altro) cui si riferisce la RI.BA. / S.D.D..

Causale: campo che contiene la descrizione del debito a cui si riferisce la RI.BA. / S.D.D..

Distinta / Dati del Debitore

Nel caso S.D.D. il pulsante permette di importare le Ditte per le quali è presente il Mandato. Nel caso RI.BA. è possibile selezionare il Debitore dai relativi pulsanti di ricerca applicando eventualmente i filtri in

base al tipo ditta (individuale, società o privato) .

Il pulsante (dove previsto) permette di selezionare i Conduttori inseriti per un determinato Locatore all'interno del Modulo 'Contratti d'Affitto'.

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Castelletto

In questa finestra è possibile avere un riepilogo cartaceo dei movimenti del castelletto per un determinato conto corrente bancario con aggiornamento reale ed automatico delle scadenze.

NOTA SPESE Il programma permette di caricare le operazioni di addebito o di accredito al cliente specifico.Ogni nuova distinta effettuata riporta come primo campo il saldo della scheda precedente. Se non vi sono schede antecedenti, il programma riporterà il saldo zero.

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MODULISTICA fatturazione PDF

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