Evento Afsmi 12 Giu 2008

PRODUTTIVITA’

In questi ultimi mesi si è sentito molto parlare di produttività.

“Italia: allarme produttività”

“Italia paese vecchio, stanco e poco produttivo”

Nella recente campagna elettorale si è parlato molto di detassare gli straordinari per agevolare la flessibilità E aumentare la produttività

Dove nasce tutta questa attenzione alla PRODUTTIVITA’?

PRODUTTIVITA’

Il concetto di produttività viene solitamente usato per indicare il rapporto esistente tra la quantità del prodotto ottenuto e il volume di uno o più input richiesti per la sua produzione; il risultato costituisce una misura della capacità dell’organizzazione economica studiata di trasformare risorse in prodotti.

Produttività = output / input

La produttività del personale si esprime in termini economici attraverso il calcolo del:

VALORE AGGIUNTO PRO CAPITE = VALORE AGGIUNTO / DIPENDENTI

Questo indice a sua volta si ripercuote sul concetto di VALORE AGGIUNTO.Recentemente (il principio è stato formulato nei primi anni ’90

dall’economista americano Bennet Stewart – Stern Stewart & Co.) è nata una consapevolezza nuova sul significato di valore aggiunto economico arrivando a definire l’indicatore denominato E.V.A. (Economic Value Added)

VALORE AGGIUNTO ECONOMICO (EVA)

Rispetto a quanto considerato in passato, per avere valore aggiunto non è sufficiente raggiungere un utile operativo dopo le tasse, è necessario che questo riesca a remunerare adeguatamente il capitale investito.

Negli ultimi anni le aziende italiane hanno perso valore!!

Da qui l’esigenza di ridurre le spese operative per aumentare la produttività

PRODUTTIVITA’

Uno studio fatto nel 2007 su 2500 aziende in diversi settori ha stimato per la Gran Bretagna un costo dello spreco di tempo nelle organizzazioni pari ad oltre

100 miliardi di euro ovvero il 7% del prodotto interno lordo

(fonte: the Guardian 22 ottobre 2007)

Le cause di questa improduttività sono:

• Inadeguata supervisione del lavoro delle persone (31%)• Scarsa pianificazione delle attività (30%)• Scarsa comunicazione (18%)• Problemi IT, scarsa motivazione, competenze inadeguate (21%)

Le organizzazioni stanno ampiamente sotto-utilizzando le proprie persone e molto può essere ancora

fatto per migliorare l’efficienza del lavoro

Nel settore dell’industria di produzioneNel settore dell’industria di produzione

La produttività degli impianti è calcolata utilizzando la seguente formula

Oee = Overall equipment effectivenessOee = Overall equipment effectiveness

E’ la relazione tra due tempi:

Tempo di carico lordo

Tempo operativo utile

Tempo durante il quale l’impianto è stato impegnato per produrre i volumi richiesti

Tempo durante il quale l’impianto ha prodotto i soli pezzi conformi(*)

(*)Calcolato considerando il tempo ciclo ottimale di puro valore aggiunto

X 100

Calcolo dell’efficienza totale degli impiantiCalcolo dell’efficienza totale degli impianti

Tempi di utilizzo dei Tempi di utilizzo dei macchinari/impiantimacchinari/impianti

ORE PROGRAMMATEORE PROGRAMMATEPrincipali cause di Principali cause di

perditaperdita

Tempo di lavoro

Tempo operativo Per

dite

pe

r fe

rmat

e

Tempo operativo netto Per

dite

pe

r ve

loci

tà

Tempo operativo utile P

erdi

te

per

dife

tti

Guasti e imprevisti

Set-up e regolazioni

Funzionamento a vuoto e brevi fermate

Riduzioni di velocità

Scarti

Scarti in avviamento

PROVIAMO AD APPLICARE GLI STESSI CONCETTI AL LAVORO NEL SETTORE

DEI SERVIZI…

PRODUTTIVITA’

- QUAL’E’ IL CONTENUTO A VALORE AGGIUNTO DEL MIO LAVORO?

- QUAL’E’ IL TEMPO REALMENTE DEDICATO A SVOLGERE LE SOLE ATTIVITA’ A VALORE AGGIUNTO?

Ose = Overall service effectivenessOse = Overall service effectiveness

Tempo di lavoro

Tempo operativo utile

Orario di lavoro (ordinario + straordinari)

Tempo durante il quale le persone hanno svolto lavoro a valore aggiunto(*)

(*)Calcolato considerando il tempo ottimale di puro valore aggiunto

X 100

PRODUTTIVITA’

ATTIVITA NON UTILI NEL LAVORO:

- MOVIMENTI- SPOSTAMENTI E LOGISTICA- PREPARAZIONE DEL LAVORO- ACCUMULO DI ATTIVITA’- TEMPO PER LE RIUNIONI- TEMPO PER LE ANALISI- TEMPO PER LE DECISIONI- TEMPO PER LE TELEFONATE- TEMPO PER LA POSTA ELETTRONICA- TEMPO PER ATTIVITA’ NON UTILI

Calcolo dell’efficienza totale degli impiantiCalcolo dell’efficienza totale degli impianti

Tempi delle personeTempi delle persone

ORE LAVORATEORE LAVORATE Principali cause di Principali cause di perditaperdita

Tempo di carico lordo

Tempo operativo Per

dite

pe

r in

terr

uz.

Tempo operativo netto Per

dite

pe

r ve

loci

tà

Tempo operativo utile P

erdi

te

per

erro

ri

Riunioni

Mail, telefonate

Decisioni, cambi di programma, burocrazia

Analisi, report, attività inutili

Lavori rifatti

Dati sbagliati

ALCUNI SIGNIFICATIVI ESEMPI

(TAYLOR FREE)

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STIMA DELLA DURATA DELLE ATTIVITÀ: MODELLO PROBABILISTICO

LA DURATA DI UNA ATTIVITÀ È UNA VARIABILE CASUALE

O = Durata ottimisticam = Durata più probabile (Moda)P = Durata pessimistica

E’ possibile stimare la durata di una attività basandosi sulla sua probabilità di distribuzione valutando se necessario utilizzare la MEDIA (X), la MEDIANA (Ma), la MODA (m) nella valutazione del tempo da inserire nel piano

0 PmO

A1

∞A2

P (t)

tXMa

14

STIMA DELLA DURATA DELLE ATTIVITA’

LA STIMA DEL LEAD TIME DI CIASCUNA ATTIVITA’ TENDE A INCLUDERE UNA PROTEZIONE ASSOCIATA ALL’INCERTEZZA E AGLI IMPREVISTI (Murphy), SPESSO BASATA SULLA PEGGIORE ESPERIENZA PASSATA

PR

OB

AB

ILIT

A’

TEMPO

MEDIANA

30%

PROTEZIONE (Safety Time)

STIMA “PROTETTA”DELLA DURATADI UNA ATTIVITA’(ES. 80%)

50%

15

STIMA DELLA DURATA DELLE ATTIVITA’

L’EFFETTO DELLA PROTEZIONE E’ QUELLO DI SOVRASTIMARE IL LEAD TIME DELL’ATTIVITA’ FINO A 2-3 VOLTE IL VALORE CORRISPONDENTE A UNA PROBABILITA’ DEL 50%

PR

OB

AB

ILIT

A’

MEDIANA

50% 30%

STIMA “PROTETTA”DELLA DURATADI UNA ATTIVITA’(ES. 80%)

DURATA AL 50%

DURATA ALL’80%

16

“SELF FULFILLMENT”

assumendo corrette le stime iniziali, il fenomeno al quale si assiste va sotto il nome di “self fulfillment”

il tempo effettivo impiegato per le attivita’ tende ad espandersi fino a riempire il budget di tempo messo a disposizione

17

CAUSE DEL “SELF FULFILMENT”

• perfezionismo• “sindrome dello studente”• assenza di stimoli a finire in anticipo (no premi)• defocalizzazione • non e’ previsto reporting per gli anticipi ma solo

per i ritardi• legge di parkinson

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REALE DISTRIBUZIONE DI PROBABILITA’

PROBABILITA’

TEMPO(durata dell’attività)

SECONDO LA LEGGE DI PARKINSON LA PROBABILITA’ DI FINIRE PRIMA DEL TEMPO PREVISTO E’ MOLTO BASSA

80%

19

Effetti del MULTITASKING

A B C

A B C A B C A B CA completato

B completato

C completato

20

Effetti del MUTITASKING

In pratica ciò che risulta da questo modo di gestire il proprio lavoro non è:

bensì

A B C

A

BC

21

EFFETTI DEL FULFILMENT

NON VENGONO SFRUTTATE LE POTENZIALITA’ DI FINIRE IN ANTICIPO

LE ATTIVITA’ CHE FINISCONO IN RITARDO PENALIZZANO NEGATIVAMENTE LA PRODUTTIVITA’ DEGLI ALTRI

GLI ANTICIPI SI PERDONO MENTRE I RITARDI SI ACCUMULANO

PRODUCE INEVITABILMENTE UNO SPRECO DI TEMPO

VERSO UN’ECOLOGIA DEL TEMPO

IL TEMPO

La percezione dello scorrere del tempo è una esperienza soggettiva dettata dalle circostanze.

In alcuni frangenti il tempo sembra scorrere velocemente

In altri sembra non scorrere mai

Il fenomeno è chiaramente una distorsione della nostra mente.

Da un punto di vista fisico 5 minuti sono sempre 5 minuuti, per tutti

IL TEMPO

La percezione dello scorrere del tempo si forma nel nostro cervello assieme a tutte le altre idee e pensieri che si generano.

Il nostro cervello è continuamente attraversato da scariche tra i neuroni che costruiscono i nostri pensieri perciò la precezione dello scorrere del tempo è messa continuamente in relazione con i pensieri che affollano la nostra mente

I pensieri connessi ad attività concrete generano una senzazione di “fabbisogno di tempo” (fame di tempo) questo fabbisogno si relaziona con la percezione del tempo che abbiamo a disposizione

IL TEMPO

Tanto più i pensieri che si scatenano generano la percezione di fabbisogno e tanto meno tempo a disposizione si percepisce di avere.

Più pensieri = maggiore sensazione di tempo insufficiente

Questo spiega perché quando si è concentrati su una sola attività (e non si divaga disperdendosi su altre cose) il rapporto tra noi e il tempo sembra essere più equilibrato

IL TEMPO

E’ altrettanto dimostrato che si lavora molto meglio quando si percepisce di avere il giusto tempo a disposizione.

Per gestire correttamente il tempo bisogna recuperare una corretta percezione del tempo a disposizione bisogna liberare il cervello dai troppi pensieri

PASSAGGI PER LA CORRETTA GESTIONE DEL TEMPO

• AUTOANALISI SU OBIETTIVI E PRIORITA’

• ESERCITAZIONE PER “SVUOTARE LA MENTE”

• RIORGANIZZARE I PENSIERI

• AFFRONTARE UN PENSIERO/IMPEGNO ALLA VOLTA

• ARCHIVIARE I PENSIERI CHE DISTURBANO SENZA PERDERLI DI VISTA

• FARE SPESSO ORDINE


AUTOANALISI

Se le attività che fate non sono in linea con i vostri desideri e le vostre priorità di lavoro non sono in linea con le vostre priorità di vita, sarete sempre assillati da pensieri che continuamente vengono a disturbare il vostro lavoro.

Questo dimostra perché le attività più fastidiose e meno coerenti con i vostri progetti di vita vi perseguitano continuamente

Dovete avere ben chiaro chi siete e dove volete arrivare. Conservate una parte importante del vostro tempo per attività che siano coerenti con le vostre aspirazioni.

Nella pianificazione del vostro tempo riservate spazio per i vostri affetti e i vostri sogni


1. ESERCITAZIONE PER “SVUOTARE LA MENTE”

Il pensiero si produce indipendentemente dalla nostra volontà (se non ci credete provate ad ordinare al vostro cervello di smettere di pensare!). Nei casi patologici si può arrivare anche alla nevrosi

Per svuotare la mente occorre rivolgere la propria attenzione al contesto reale che ci circonda opponendo al lavoro della mente la percezione della realtà

Per fare questo è necessario svolgere esercizi di contemplazione al fine di raggiungere il silenzio mentale

Quali esercizi? Respirazione, rilassamento, osservazione, ecc.


1. RIORGANIZZARE I PENSIERI

Una volta fermati i pensieri, vanno rimessi in moto ma in modo tale da non farci travolgere.

Come quando si mette in ordine una stanza il modo migliore per non farci travolgere è quello di non fare cataste di pensieri ma di mettere i pensieri in ordine.

Una tecnica è quella di fare mappe mentali

Le principali tecniche di gestione del tempo partono da qui; ed insegnano a costruire la propria mappa mentale suddividendo le attività in base a criteri ordinati: cose da fare, progetti, ecc.; in base a logiche di importanza ed urgenza, dovere e piacere


1. RIORGANIZZARE I PENSIERI

Ricordatevi di applicare quanto detto al punto 1: solo se l’elenco sarà centrato sulle vostre aspettative potrete veramente sentirvi soddisfatti del vostro rapporto con il tempo.

Datevi degli obiettivi su più orizzonti temporali: attività di oggi, obiettivi della settimana, del mese, dell’anno, tra 2/3/5 anni

Rileggete spesso questi obiettivi ed utilizzateli veramente per controllare le vostre attività quotidiane.

Quanto del vostro tempo lo dedicate a raggiungere questi obiettivi?


1. AFFRONTARE UN PENSIERO ALLA VOLTA

Una volta messo ordine nei propri pensieri è più facile sentirsi bene con il proprio tempo e avviare la propria giornata.

A questo punto è necessario che non si creino i presupposti per avere nuovamente un extra fabbisogno di tempo

Esercitatevi a fare una cosa alla volta

Scegliete cosa fare, datevi il giusto tempo e fate solo quello senza interruzioni

La tecnica migliore è scegliere dall’elenco la cosa che vi farà sentire meglio dopo averla fatta e cominciate da quella.


1. ARCHIVIARE I PENSIERI CHE DISTURBANO SENZA PERDERLI DI VISTA

E’ molto difficile in contesti lavorativi normali poter lavorare indisturbati senza che altri pensieri vi vengano sottoposti.

Abituatevi ad annotare in un elenco separato questi pensieri/attività

Non mescolateli ai pensieri già messi in ordine ma annotateli in modo che possiate prenderli in considerazione in un secondo momento


1. FARE SPESSO ORDINE

Abituatevi spesso a rimettere in ordine i vostri pensieri integrando le cose nuove nella mappa.

Nel fare questo però non mancate di esaminare questi pensieri alla luce dei vostri obiettivi.

Valutate bene cosa farvi carico e cosa delegare, spostare, respingere

CANCELLATE DALLA LISTA LE COSE CHE AVETE FATTO

Se avete fatto cose diverse da quelle elencate nella lista, annotatele in altro colore e cancellatele; vi aiuterà a valutare a posteriori il lavoro che avete fatto e come lo avete impiegato


APPLICATE QUESTI PRINCIPI ANCHE A CIO’ CHE VI CIRCONDA

Cercate di applicare questi principi anche agli aspetti fisici della vostra attività.

La scrivania, la pianificazione degli appuntamenti con i colleghi, i vosti file, gli appunti di lavoro devono essere organizzati in modo da influenzare positivamente il vostro rapporto con il tempo

Consigli pratici

Non lasciare che il tempo si impossessi delle tue attività!1) Spegni il telefono, disattiva la visualizzazione istantanea di e-mail e

messaggi. O tu sei il/la centralinista oppure ne hai uno a cui far filtrare le telefonate, insegna bene come prendere appunti

2) se puoi, evita le riunioni mal gestite (se desideri che le vostre riunioni siano gestite meglio, chiamami!)

3) Dedica un preciso momento della giornata allo smistamento della posta ed a rispondere al telefono

4) fai una bella mappa mentale delle cose che vuoi fare nel corso della giornata (attenzione! stima bene i tempi!)

5) scegli bene la prima cosa da fare: quella che faresti se potessi fare una sola cosa

6) lavora come se fosse l'ultimo giorno prima delle vacanze (quando si chiudono tutte le cose in sospeso)

Consigli pratici

7) definisci bene gli orizzonti temporali per i tuoi obiettivi: oggi, questa settimana, questo mese

8) investi il tuo tempo, non spenderlo9) assegnati obiettivi professionali nel medio periodo e verificali

spesso (il tempo lo impieghi meglio se hai un obiettivo da raggiungere)

10) la lista delle cose da fare oggi devi averla fatta ieri!11) fai una sola cosa alla volta: evita il più possibile il multitasking12) abitua i tuoi collaboratori ed i tuoi capi a disturbarti in momenti

concordati13) prenditi almeno 20 minuti per socializzare con i tuoi colleghi

(rispettando i loro momenti di lavoro)14) prenditi almeno 10 minuti per fare... assolutamente nulla! Ferma il

Tuo Cervello! Non pensare assolutamente a nulla

Consigli pratici

15) sfrutta tutti i tempi morti: ritorno in auto, pausa pranzo, code, ecc. In questo caso avrai bisogno di più di 10 minuti per te stesso.

16) guarda bene attorno a te: quanta gente perde tempo perchè non ha un obiettivo da raggiungere? Vuoi essere come loro?

17) pianifica nelle tue attività quotidiane una parte di cose che riguardano la tua vita personale e affettiva: non lasciare che il lavoro soffochi il tempo che dedichi alle persone che ami

18) creati la tua fascia protetta! La sera? il sabato? la settimana di Pasqua? qui non si lavora!

DAL TEMPO INDIVIDUALE AL TEMPO COLLETTIVO


1. ANALISI INDIVIDUALE – colloquio individuale su aspirazioni, obiettivi, sogni individuali per ricostruire un progetto professionale di vita e di carriera

3. TIME COACHING – Analisi del tempo impiegato nella vita e nel lavoro e confronto con un TIME TRAINER (dove spreco?, dove non sono soddisfatto?)

5. VALUTAZIONE CON MANAGER FUNZIONALE – dal tempo individuale al tempo collettivo (creazione di regole condivise e di nuovi processi)

4. COSTRUZIONE DI UN SISTEMA DI PERFORMANCE MANAGEMENT

M&IT ConsultingVia Longhi 14/a 40139 Bologna

Tel 051 [email protected]

[email protected]

GRAZIE PER L’ATTENZIONE

http://www.mitconsulting.it/

Evento Afsmi 12 Giu 2008

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