Una nostra storia di successo

L’ Azienda

Parmareggio è l’azienda leader mondiale nella

produzione e commercializzazione del Parmigiano

Reggiano.

Nasce nel 1983 a Montecavolo di Quattro Castella, tra le colline

reggiane.

Nel 2004 il Consorzio Granterre di Modena, acquisisce il

pacchetto azionario di maggioranza. Questa acquisizione segna un

cambio nelle strategie commerciali e nell’immagine del brand, a cui

si aggiunge il lancio della nuova gamma di prodotti.

Nel 2006 infatti, è partito il Progetto Parmareggio, attraverso al

creazione del marchio omonimo, con il preciso intento di creare

una marca nel mondo indifferenziato del Parmigiano Reggiano.

L’ Azienda

Fatturato annuo: 282 milioni di euro

Export in 50 Paesi

MISSION: Soddisfare il consumatore con prodotti di alta qualità ed innovativi

300 dipendenti

L’ Esigenza

A fine 2011 la Direzione di Parmareggio si è posta alcune domande inerenti gli aspetti

organizzativi dell’azienda:

• Come snellire e semplificare i processi?

• Come mantenere tutti gli uffici aggiornati alle procedure approvate?

• Come eliminare le dispersioni?

• Come ridurre le attività a basso valore aggiunto?

Interrogativi che nascevano da criticità banali come ad esempio aprire un’anagrafica

cliente o la raccolta delle informazioni che tuttora coinvolge numerosi uffici, da quello

dei clienti a quello logistico, che avveniva in modo pressoché manuale.

L’azienda era perciò in cerca di un nuovo sistema di gestione documentale che

fosse dotato di un potente motore di gestione Workflow.

Caratteristica essenziale della soluzione doveva essere la facilità d’uso e flessibilità di

configurazione

La soluzione

Integrazione ERP-ARXivar

Creazione e gestione degli output dall’ERP Diapason.

Tutti i documenti sono consultabili non solo dall’applicativo documentale, ma

anche dagli altri strumenti utilizzati in azienda.

DIAPASONconnettore

Archiviazione e gestione fatture

Se precedentemente le fatture di Parmareggio erano spedite via posta,

ora vengono inviate tramite PEC e automaticamente archiviate in

ARXivar, in una scheda documentale che le rende sicure, fruibili a tutti gli

uffici autorizzati, e che nello stesso tempo può essere arricchita da

annotazioni ed allegati.

Stesso discorso per le fatture dei fornitori la cui catalogazione, integrata con

il sistema ERP, ha portato ad un aggiornamento tempestivo della

contabilità.

Ha consentito inoltre ai responsabili dei visti di tenere monitorate le

contestazioni e di bloccare direttamente i pagamenti quando

necessario.

Gestione apertura anagrafica cliente

L’implementazione del Workflow di ARXivar ha permesso l’ottimizzazione e la

standardizzazione del processo collaborativo tra i vari uffici e la possibilità di

verificare lo stato di avanzamento delle richieste dei clienti, fornitori ed enti interni,

in ottica Lean. Processi come censimento ed apertura di nuove anagrafiche

clienti/fornitori, controllo solvibilità dei clienti, completamento informativo

delle registrazioni di contabilità analitica, accorpamento di documenti diversi in

fascicoli virtuali, hanno semplificato e valorizzato notevolmente il lavoro delle

persone ed ha consentito all'azienda di continuare a crescere senza

incrementare le risorse umane.

Lo strumento di definizione del Workflow si è rilevato sufficientemente semplice

da permettere a Parmareggio di disegnare e modificare in autonomia alcuni

processi per adattarli alle evoluzioni dell’organizzazione aziendale.

Il Workflow è stato implementato anche per la gestione dei reclami al fine di

controllare le problematiche e intervenire tempestivamente in un’ottica di

customer service.

I Benefici

Eliminazione dei tempi di ricerca dei documenti

cartacei

Miglioramento della centralizzazione/condivisione

delle informazioni aziendali

Riduzione dei costi di fatturazione

Governo dei processi e dei controlli

Miglioramento sicurezza: i documenti

dematerializzati e archiviati non si possono smarrire

Integrazione con le altre soluzioni gestionali

utilizzate dall’azienda

La parola al cliente

«ARXivar si è rivelato lo strumento idoneo per

guidare i processi con metodo ed efficienza.

ARXivar ci ha permesso di riorganizzarci in

un’ottica di semplificazione e allineamento delle

procedure, di collaborazione e risparmio dei

costi»

Chiara Marsilio

Project Manager e Organizzazione

Parmareggio Spa