Una nostra storia di successo

L’Azienda

Dentsu Aegis Network è una delle più grandi agenzie di

comunicazione integrata al mondo.

La sua vision è Innovating the Way Brands Are Built per i

clienti alla ricerca delle migliori expertise e abilità per quanto

riguarda il media, il digital e i servizi di creative communications.

Dentsu Aegis Network è formato da 10 network brand globali ed

è supportato dalle sue specialist e multi-market brand.

L’Azienda

Presenti in 145 paesi in tutto il mondo

38.000 specialisti dedicati

Oltre 550 professionisti, nelle sedi di Milano e Roma

10 network brand globali e 11 brand di Dentsu Aegis

Network Italia

L’Esigenza

Gestire l’archiviazione dei documenti amministrativi principali e la loro

completa dematerializzazione attraverso la conservazione elettronica a

norma.

Registrare le fatture passive con protocollo iva digitale attraverso

l’acquisizione automatica dei dati riconosciuti dall’OCR, con metodologia

Paperless, per agevolare l’utente nella funzionalità operativa. Il tutto a seguito

di specifiche richieste del network sia Locale che Internazionale.

Governare gli aspetti di comunicazione tra le varie Agenzie del Gruppo e la

società fornitrice dei servizi amministrativi, con sede in Romania.

Rendere performante e veloce l’aspetto legato alle autorizzazioni di flussi

sottoposti al controllo di Audit Locali ed Internazionali

L’Esigenza

VOLUMI DI DOCUMENTI IN CONSERVAZIONE

ELETTRONICA DAL 2013

211.000 Fatture Passive

111.000 Fatture attive

Nella conservazione del mondo attivo è inclusa anche la conservazione

elettronica dei documenti della Pubblica Amministrazione (P.A.)

La Soluzione

1. Archiviazione centralizzata dei documenti amministrativi

2. Gestione automatica delle relazioni tra documenti

3. Gestione ciclo attivo

4. Gestione ciclo passivo in modalità paperless con protocollo IVA

digitale

5. Fatturazione elettronica PA

6. Conservazione elettronica (in outsourcing)

Grazie all’introduzione di ARXivar in azienda è stato possibile gestire

con un’unica soluzione:

Organizzazione dei sistemi aziendaliGESTIONE

DOCUMENTALE

FATTURE PUBBLICA

AMMINISTRAZIONE

CONSERVAZIONE

ELETTRONICA

WORFLOW APPROVATIVO

VARIAZIONI

ANAGRAFICHE

Ciclo attivo

La Fattura Attiva è emessa nel sistema contabile

(MTX o ABC)

La Fattura (pdf o xml) è salvata in una cartella

monitorata e corredata del proprio file

accompagnatorio (txt), contenente il dettaglio dei dati

di profilo

La Fattura è archiviata in ARXivar, completa del suo profilo documentale, e

canalizzata nella specifica classe documentale

Fatturazione PAIl servizio IX-FE di Arxivar si

pone come intermediario per la

gestione dei flussi da e

verso il SdI.

Caratteristiche FatturaPA• Il contenuto è rappresentato in un file XML,

secondo un formato predefinito.• L'autenticità dell'origine e l'integrità del

contenuto sono garantite tramite apposizionedella firma elettronica qualificata di chiemette la fattura

• La trasmissione è vincolata alla presenza delcodice identificativo univoco (codice IPA)dell'ufficio destinatario della fattura.

Ciclo passivo con OCR e Timbro digitale

Acquisizione automatica in Arxivar

dei documenti provenienti da Recall

Costruzione del profilo documentale con i

dati riconosciuti dall’OCR

Caricamento fattura nel sistema contabile

(MTX o ABC)

Applicazione a video del protocollo iva

digitale

Aggiornamento automatico

dell’immagine e del profilo documentale in

ARXivar

in concomitanza

Conservazione elettronica in Outsourcing

Firma digitale automatica dei

documenti per conto dell’Azienda produttrice

Generazione pacchetto

di versamento (PdV) costituito dai documenti completi di firma digitale

e metadati

Trasformazione del pacchetto di versamento

in pacchetto di archiviazione (PdA) e

firma digitale del Responsabile della

Conservazione

Inoltro dell’hash all’ente preposto per l’apposizione

della marcatura temporale

Generazione del file di chiusura UNI SInCRO

IXCE in outsourcing è il servizio cloud di conservazione elettronica. AbleTech

assume il ruolo di Responsabile della Conservazione

Invio ad IXCE dei documenti da

conservare in formato pdf

(o xml per le fatture PA), completi

del proprio profilo documentale

Aggiornamento

dello stato sul

profilo documento

Fatture passive

Libro Inventario

Libro Cespiti

Giornale BollatoBollato Iva

Fatture attive

Firma variazioni anagrafiche

Applicazione firma per approvazione sul report mensile di riepilogo delle

variazioni anagrafiche

Il sistema gestionale MTX archivia automaticamente in ARXivar il report, in formato pdf, in una specifica

classe documentale con stato da firmare.

L’evento associato allo stato del documento attiva il processo inviando la richiesta di approvazione al

CFO

La conferma da parte dell’approvatore genera l’applicazione della firma sul pdf archiviato e la modifica

dello stato in firmato.

I Benefici

Centralizzazione gestione informazioni in un

unico sistema

Utente facilitato nella sua operatività

Riduzione costi destinati ad archivio cartaceo

Autorizzazioni dei flussi sottoposti al controllo

di Audit Locali ed Internazionali performanti e

veloci

Riorganizzazione e automazione dei processi

approvativi interni