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La dematerializzazione dei documenti amministrativi Prof. ing. Pierluigi Ridolfi Componente CNIPA Presidente del GdL interministeriale per la dematerializzazione Bologna 20 aprile 2006

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La dematerializzazione dei documenti amministrativi

Prof. ing. Pierluigi Ridolfi

Componente CNIPAPresidente del GdL interministeriale

per la dematerializzazione

Bologna – 20 aprile 2006

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Gruppo di lavoro per la dematerializzazione tramite supporto digitale

Amministrazioni coinvolte

Innovazione e Tecnologie

Presidenza del Consiglio dei Ministri

Beni e Attività Culturali

Funzione Pubblica

Interno

Giustizia

Economia e Finanze

Salute

Lavoro e Politiche Sociali

CNIPA

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Obiettivi

individuare criteri e modalità tecniche per la conservazione sostitutiva permanente delle diverse tipologie di documenti amministrativi

definire regole per la trasmissione e l’esibizione dei documenti che ne garantiscano l’integrità, la conformità e la provenienza

proporre iniziative per razionalizzare, modificare o integrare la normativa vigente

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Grandi temi

evitare la produzione di nuova carta

eliminare il cartaceo esistente non di interesse “storico o culturale”

ottenere risparmi diretti (carta, spazi, ...)

attivare risparmi indiretti (tempo, efficienza, ...)

ottenere benefici immediati e tangibili per il cittadino

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Modus operandi del GdL

esame della normativa e delle prassi vigenti

audizioni delle Associazioni e degli Organismi di settore

individuazione di obiettivi da porsi nel breve/medio periodo

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Prime considerazioni

complessità della problematica superiore al previsto

prevalenza delle questioni normative su quelle tecniche

vastità della casistica

“facilismo” nell’individuare soluzioni

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Punti di forza

il corpus normativo è pressoché completo

le soluzioni tecniche sono adeguate

firma digitale

e-mail e PEC

archiviazione elettronica

protocollo e standard di interoperabilità

fatturazione elettronica

ci sono già esperienze concrete

la macchina è partita ma ….

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Criticità

alcune difficoltà interpretative delle norme

carenza di prassi per la sottoscrizione dei documenti informatici

scarsa usabilità degli strumenti per la sottoscrizione dei documenti e per la gestione dei documenti firmati

scarsa fiducia nella e-mail per la trasmissione formale di documenti

difficoltà di “esibizione” e ritrosia all’accettazione del documento informatico

scarsa maturità delle soluzioni per la conservazione digitale di lungo periodo

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Opportunitàper eliminare il cartaceo esistente

processi qualificati per la trasposizione in formato digitale o per il riversamento

attuazione delle pratiche di scarto approntando strumenti di selezione (massimari) coerenti con i sistemi di classificazione (titolari)

approfondimento degli aspetti tecnologici connessi alla conservazione permanente

riduzione dei tempi di deposito obbligatorio

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Opportunitàper limitare la produzione cartacea

linee guida semplici e chiare per la gestione dei documenti digitali e dei messaggi di posta cartelle archiviazione personalizzata uniforme

attivazione dei procedimenti amministrativi utilizzando le nuove tecnologie promozione dei documenti informatici nativi gestione integrata del ciclo di vita del documento

comunicazione e trasmissione dei dati tra le amministrazioni

diffusione della firma digitale

convincere gli incerti

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Libro Bianco

prima pietra miliare della dematerializzazione

stato dell’arte nei diversi ambiti pubblici e privati

evidenza delle criticità che sussistono

disamina delle opportunità:

per eliminare la carta esistente

per limitare la produzione di documenti cartacei

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Azioni del Gruppo di Lavoro

Istituiti dieci tavoli tecnici – 100 soggetti coinvolti

per l’approfondimento di tematiche specifiche

per la partecipazione e la disseminazione di un atteggiamento propositivo

Tavoli trasversali

norme, tecnologie, azioni di promozione, ruolo del responsabile della conservazione

Tavoli verticali

documentazione bancaria, della salute, tributaria, del lavoro

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Tavoli tecnici

TAVOLO TECNICO COORDINATORE AMMINISTR.

T1 Conservazione sostitutiva dei documenti

Maria Grazia Pastura

Beni Culturali

T2 Aspetti tecnologici della conservazione permanente

Silvio Salza Università Roma 1

T3 Limitazione della produzione cartacea di pubblicazioni

Anna Petrucci Innovazione

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Tavoli tecnici

TAVOLO TECNICO COORDINATORE AMMINISTR.

T4 Riduzione dei tempi di conservazione dei documenti amministrativi

Luciano Cannerozzi de

Grazia

Funzione Pubblica

T5 Figura del Responsabile della conservazione

Mirella Casini Schaerf

CNIPA

T6 Iniziative di incentivazione

Elio Gullo Funzione Pubblica

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Tavoli tecnici

TAVOLO TECNICO COORDINATORE AMMINISTR.

V1 Documentazione bancaria

Enrico De Giovanni

Innovazione

V2 Documentazione sanitaria

Walter Bergamaschi

Sanità

V3 Documentazione a fini tributari

Paolo Puglisi Economia e Finanze

V4 Documentazione del lavoro

Gaetano Arella

Lavoro

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Grandi progetti - 1

Progetto “lotta agli sprechi”

cedolino elettronico dei dipendenti pubblici

Progetto “@P@”

30 progetti finanziati per la diffusione della Posta Elettronica

Progetto “protocollo in ASP”

Progetti di razionalizzazione delle applicazioni informatiche e dei servizi

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Grandi progetti - 2

Dematerializzazione alla fonte (Poste)

studi di fattibilità completati

sperimentazioni pianificate

convenzioni (comma 51 Fin. 2005)

Dematerializzazione bollettini postali (Poste)

600 milioni di pezzi/anno

sistema pronto a partire

legittimazione normativa (comma 51 Fin. 2005)

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Comma 51 finanziaria

Al fine di semplificare le procedure amministrative delle pubbliche amministrazioni, le stesse possono, nell’ambito delle risorse disponibili e senza nuovi o maggiori oneri a carico del bilancio dello Stato, stipulare convenzioni con soggetti pubblici e privati per il trasferimento su supporto informatico degli invii di corrispondenza da e per le pubbliche amministrazioni. A tale fine le pubbliche amministrazioni si avvalgono di beni e servizi informatici e telematici che assicurino l’integrità del messaggio nella fase di trasmissione informatica attraverso la certificazione tramite firma digitale o altri strumenti tecnologici che garantiscano l’integrità legale del contenuto, la marca temporale e l’identità dell’ente certificatore che presidia il processo.

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Comma 51 finanziaria modificato

Il concessionario del servizio postale universale ha facoltà di dematerializzare, nel rispetto delle vigenti regole tecniche, anche i documenti cartacei attestanti i pagamenti in conto corrente; a tale fine individua i dirigenti preposti alla certificazione di conformità del documento informatico riproduttivo del documento originale cartaceo. Le copie su supporto cartaceo dei documenti di cui al presente comma, generate mediante l’impiego di mezzi informatici, sostituiscono ad ogni effetto di legge l’originale da cui sono tratte se la conformità all’originale è assicurata da pubblico ufficiale o incaricato di pubblico servizio.

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Prossime azioni

Attività di stimolo e informazione

Libro Bianco 2

risultati dei Tavoli Tecnici

indicazioni, suggerimenti e prospettive

pubblicazione a luglio

Proposte al nuovo governo

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Alcuni numeri

Documenti protocollati nelle PAC (anno 2004 - dati su 61 amministrazioni – 700.000 dipendenti)

110 mil. di documenti

160 mil. di protocolli, 147 mil. di archiviazioni

50.000 addetti alla gestione in 19.000 uffici

costo stimato: 3 mld. (27 euro/doc)

Gestione del documento “fattura”

2,8 mld. di fatture/anno

di cui 1,4 mld. B2B

costo di gestione documentale 7 euro/fattura

costo stimato: 10 mld. /anno

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Costi del documento cartaceo

costi per il sistema Italia: > 30 mld euro > 2% PIL

costi diretti e indiretti

preparazione, trasmissione, classificazione, conservazione

80% costi di personale

archivisti e protocollisti, camminatori e autisti, personale di segreteria, operatori di sportello

20% costi diretti

gestione dei locali, costi di spedizione, materiali