Una nostra storia di successo

L’Azienda

Sperlari è una delle più importanti aziende dolciarie italiane.

Fondata nel 1836 a Cremona, è specializzata nella produzione

di caramelle, torrone, torroncini e mostarda.

Attualmente l'azienda fa parte del gruppo tedesco Katjes

International, specializzato nelle caramelle, già leader di

mercato in Belgio e numero due in Francia e in Italia.

L’Azienda

4 stabilimenti produttivi in Italia

500 dipendenti

6 milioni di caramelle prodotte al giorno (nel solo

stabilimento di Cremona)

1 miliardo di mandorle e nocciole all’anno per la

produzione di torrone

L’Esigenza

L’azienda era alla ricerca di una soluzione per

gestire e conservare la grande mole di documenti

amministrativi e commerciali, prodotti

quotidianamente.

L’Esigenza

VOLUMI DI DOCUMENTI PRODOTTI ANNUALMENTE

80.000 Fatture Clienti

60.000 DDT Clienti

17.000 Ordini Fornitori

500.000 documenti archiviati nell’arco di tre anni

(dal 2011, anno di avviamento del progetto)

La Soluzione

1. Archiviazione dei documenti (automatica e manuale)

2. Gestione automatica delle relazioni tra documenti

(fatture attive-bolle)

3. Gestione dei contratti ai clienti e variazione automatica delle security

sugli stessi per i cambi di area manager

4. Invio mail automatico degli ordini d’acquisto ai fornitori

5. Conservazione elettronica (in outsourcing)

Grazie all’introduzione di ARXivar in azienda è stato possibile gestire con

un’unica soluzione:

Gestione Ciclo Attivo | DDT e Fatture

MTX

Le DDT emesse dal ERP, in formato pdf, vengono archiviate automaticamente in

ARXivar tramite spool recognition.

Le Fatture Attive (pdf) vengono inviate ad ARXivar complete del loro profilo

documentale e si relazionano automaticamente con le DDT.

Archiviazione Manuale

L’area manager

prende contatto col

cliente

Scansione dei

contratti firmati

Il documento, associato

manualmente al suo profilo, è

memorizzato in Arxivar

Il Cliente firma il contratto

Gli sviluppi del progetto

In una seconda fase del progetto, si è deciso di implementare la gestione e

conservazione documentale con il modulo per la gestione dei processi di

ARXivar.

Il workflow designer di ARXivar ha permesso di riorganizzare e automatizzare

il processo di autorizzazione delle fatture promozionali.

Grazie al workflow ARXivar è stato possibile gestire in maniera informatizzata

eccezioni, difformità, ed esuberi delle fatture promozionali e coordinare

digitalmente il lavoro dei vari settori aziendali coinvolti, dall’amministrazione alle

vendite, al back office.

Processo gestito dal workflow

Workflow approvazione fatture promozionali

I Benefici

500.000 documenti archiviati in 3 anni

Recupero spazio destinato ad archivio cartaceo

Accessibilità dei documenti da qualsiasi device,

grazie ad ARXivar WEB Portal

Riorganizzazione e automazione dei processi

approvativi interni