1 Gedoc Present Gest Documentale

Archiviazione Ottica e Sostitutiva a norme CNIPAArchiviazione Ottica e Sostitutiva a norme CNIPA

Archiviazione automaticaArchiviazione automatica da Spool di stampada Spool di stampa

Archiviazione automatica ed integrazione a sistemi host, legacy ed ERPArchiviazione automatica ed integrazione a sistemi host, legacy ed ERP

Archiviazione automatica e-mailArchiviazione automatica e-mail

Archiviazione automatica documenti con BarCodeArchiviazione automatica documenti con BarCode

Gestione dei Flussi Documentali e dei Workflow Gestione dei Flussi Documentali e dei Workflow

Protocollo Informatico a norme CNIPAProtocollo Informatico a norme CNIPA

Introduzione a Ge.DocIntroduzione a Ge.Doc®® la Soluzione Applicativa Italiana di la Soluzione Applicativa Italiana di Gestione Documentale WEB per:Gestione Documentale WEB per:

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Gestione Documentale ed Archiviazione DigitaleGestione Documentale ed Archiviazione Digitale

PERCHÉ AVVIARE UN PROGETTO DI GESTIONE DOCUMENTALE, PERCHÉ AVVIARE UN PROGETTO DI GESTIONE DOCUMENTALE, ARCHIVIAZIONE DIGITALE E WORKFLOWARCHIVIAZIONE DIGITALE E WORKFLOW

Archivi eterogenei (documenti o dati non strutturati);

Archivi ubicati in diverse località;

Archivi eterogenei derivati dall’acquisizione di altre aziende;

Difficoltà di aggregare logicamente documenti per pratiche, cliente, etc;

Saturazione spazi destinati agli archivi;

Gestione dei documenti farraginosa e non efficiente;

Difficoltà di controllo dei processi aziendali in atto.

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OBIETTIVI OBIETTIVI

Ridurre i costi della gestione documentale

Incrementare la produttività del personale

Ottenere la sicurezza di accesso ai documenti

Rendere più efficienti e monitorare i processi aziendali

Migliorare il servizio ai clienti e l’immagine

Eliminare l’ingombro degli archivi mediante l’archiviazione sostitutiva

Non deteriorare, smarrire o duplicare i documenti

Ritrovare i documenti velocemente e da WEB

Eliminare i ritardi nella distribuzione dei documenti

Non disperdere le informazioni aziendali3


COSA SONO I DOCUMENTI O DATI NON STRUTTURATI:

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Gli analisti stimano che l’80% delle informazioni di una azienda sia costituito da “dati non strutturati”

Gartner Group stima che il tempo perso dalla media dei cosiddetti knowledge worker in operazioni senza valore aggiunto, collegate alla gestione documentale, è destinato ad aumentare dal 30% al 40% rispetto al tempo complessivo di lavoro

SI STIMA CHE ………SI STIMA CHE ………

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40%40% : documenti cartacei;

40%40% : documenti elettronici (realizzati con applicazioni Office, grafica, e-mail, etc);

20%20% : dati e spool di stampa, provenienti dai programmi gestionali su host.

40%

40%

20%

Cartacei

Elettronici

Dati e spool

I DOCUMENTI SONO COSÌ COMPOSTI:

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AUMENTO ESPONENZIALE DELLE INFORMAZIONI

Ogni anno produciamo nel mondo circa 1.5 Exabyte (miliardi di Gigabyte) di nuova informazione

Nel 1995 sono state spedite 101 miliardi di e-mail

Nel 2000 sono state spedite 2,6 trilioni di e-mail

Si stima che nel 2005 saranno spedite 9,2 trilioni di e-mail

Fonte Gartner Group7


COSTI OCCULTI

IlIl 5%5% di tutti i documenti viene perso di tutti i documenti viene perso, un ulteriore , un ulteriore 3%3% viene archiviato viene archiviato erroneamenteerroneamente

Gli Gli operatori professionali spendono tra iloperatori professionali spendono tra il 5 e il 15%5 e il 15% deldel proprio tempo proprio tempo per leggere l’informazioneper leggere l’informazione, ma impiegano , ma impiegano addirittura il addirittura il 30%30% nella sua nella sua ricercaricerca

Ogni organizzazione: Ogni organizzazione:

produce ancheproduce anche 1919 copie copie di ogni documento di ogni documento

può spenderepuò spendere fino afino a 20 €20 € per archiviare ciascun documentoper archiviare ciascun documento

può spendere fino apuò spendere fino a 120 €120 € per ricercare ogni documento archiviato per ricercare ogni documento archiviato in modo non correttoin modo non corretto

Fonte Gartner Group8


Qualche azienda ha perso una causa legale per un Qualche azienda ha perso una causa legale per un documento smarrito e le è costato veramente documento smarrito e le è costato veramente molto .molto .

QUANTO COSTA ARCHIVIARE FISICAMENTE UN DOCUMENTO?

Affitto di 1 mq d’ufficio per 10 anni € 1.200,00

Allestimento di 1 mq dell’ufficio € 800,00

N. 1 armadio in metallo € 450,00

N. 250 cartelline sospese € 100,00

N. 10.000 fogli A4 € 100,00

N. 10 minuti del tempo di un impiegato (per cartella) € 744,00

Totale Costi archiviazione fisica per 10.000 fogli € 3.394,00

Costo medio interno per l’Archiviazione fisica di un foglio:

€ 0,34

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Quanto tempo si può risparmiare nella ricerca dei Quanto tempo si può risparmiare nella ricerca dei documentidocumenti?? T1 = 20% T1 = 20% Tempo medio giornaliero per gestire i Tempo medio giornaliero per gestire i

documenti in modo tradizionale;documenti in modo tradizionale;

T2 = 4%T2 = 4% Tempo medio giornaliero occorrente Tempo medio giornaliero occorrente

all’utente della Gestione Elettronica Documentiall’utente della Gestione Elettronica Documenti

TR = 16% TR = 16% Tempo medio giornaliero Tempo medio giornaliero RisparmiatoRisparmiato

V.T.R.A.V.T.R.A. = (Costo Annuo Dip.) * (n. utenti) * Tempo Risparmiato (16%16% )

TR

T2

T1

TR T2 T1

Costo Lordo Annuo Dipend.

N. Utenti

Tempo Risparmiato

Risparmio Annuo

€ € 25.000,0025.000,00 2020 16%16% € € 80.000,0080.000,00

Formula del VValore del alore del TTempo empo RRisparmiato isparmiato AAnnuonnuo

BENEFICIBENEFICI QUANTITATIVIQUANTITATIVI OTTENUTIOTTENUTI

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L’utilizzo di un sistema di Document e Workflow Management consente immediati risparmi.L’utilizzo di un sistema di Document e Workflow Management consente immediati risparmi.

I benefici che ne derivano sono direttamente misurabili. I benefici che ne derivano sono direttamente misurabili.

Si traducono in:Si traducono in:

Taglio dei costi di processo del 10-30%, Taglio dei costi di processo del 10-30%,

Incremento della produttività delle persone del 20-30%, Incremento della produttività delle persone del 20-30%, Riduzione delle fasi dei processi aziendali del 10-40%.Riduzione delle fasi dei processi aziendali del 10-40%.

In sintesi:In sintesi:

Contenimento dei costi di archiviazione Contenimento dei costi di archiviazione

Riduzione dei tempi decisionali Riduzione dei tempi decisionali

Disponibilità di informazioni complete e accurate Disponibilità di informazioni complete e accurate

Fidelizzazione dei clienti Fidelizzazione dei clienti

Gestione ottimizzata dei siti Web, oggi centrali nelle strategie di comunicazione interna ed esterna.Gestione ottimizzata dei siti Web, oggi centrali nelle strategie di comunicazione interna ed esterna.

QUANTIFICAZIONE VANTAGGIQUANTIFICAZIONE VANTAGGI

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Esempio di Risparmio per il solo Document Management , in azienda con:Esempio di Risparmio per il solo Document Management , in azienda con:

N. 20 impiegati N. 20 impiegati

N. 100.000 fogli da gestire/annoN. 100.000 fogli da gestire/anno

Risparmio sulRisparmio sul ““Costo di Archiviazione Fisica” dei Costo di Archiviazione Fisica” dei documentidocumenti:: € 0,34 ( a foglio) x n. 100.000 (fogli) € 0,34 ( a foglio) x n. 100.000 (fogli) = = € 34.000,00€ 34.000,00;;

++

Risparmio sul “CostoRisparmio sul “Costo deldel Tempo Risparmiato” per la Tempo Risparmiato” per la gestione documentalegestione documentale (calcolato per n. 20 (calcolato per n. 20 impiegati) = impiegati) = € 80.000,00€ 80.000,00 (annui); (annui);

== Risparmio Annuo Totale Risparmio Annuo Totale € € 114.000,00114.000,00

BENEFICI QUANTITATIVI OTTENUTI BENEFICI QUANTITATIVI OTTENUTI

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Sicurezza nell’accesso ai documenti archiviati;

Velocità nelle ricerche di documenti e pratiche;

Condivisione documento (consultabile da più utenti autorizzati);

Disponibilità documenti da ovunque e 24 ore su 24;

Velocità, monitoraggio ed economia nell’invio messaggi e documenti agli uffici;

Inalterabilità (il documento non si può manomettere, rovinare o macchiare)

Portabilità (un archivio è trasportabile e visibile su un DVD o su PC portatile)

Recupero spaziRecupero spazi occupati dagli archivi (200.000 documenti archiviati su un DVD);

BENEFICI QUALITATIVI OTTENUTIBENEFICI QUALITATIVI OTTENUTI

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Integrazione documentiIntegrazione documenti digitalizzati, con quelli office ed i dati gestionali;

Collegamento documentiCollegamento documenti ai “processi aziendali”ai “processi aziendali” con il workflow;

Miglioramento dell'immagine aziendale.Miglioramento dell'immagine aziendale.

SINTESI BENEFICI QUALITATIVI OTTENUTISINTESI BENEFICI QUALITATIVI OTTENUTI

Riduzione dei costi di gestioneRiduzione dei costi di gestione (tempo degli utenti, (tempo degli utenti,

spazi e riuso ottimizzato delle risorse umane);spazi e riuso ottimizzato delle risorse umane);

Incremento della Incremento della produttivitàproduttività del personale;del personale;

Riduzione Riduzione tempi di attesa;tempi di attesa;

Maggior Maggior controllo dei processicontrollo dei processi aziendali in atto; aziendali in atto;

Migliore servizio ai ClientiMigliore servizio ai Clienti (processi veloci e precisi); (processi veloci e precisi);

Risparmio dello spazioRisparmio dello spazio occupato dagli archivi; occupato dagli archivi;

Riduzione spese Riduzione spese postali, carta e cartucce delle postali, carta e cartucce delle

stampanti.stampanti.

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SEGRETERIA: Corrispondenza, Protocollo, Fax, Relazioni, Deliberazioni, AMMINISTRAZIONE: Fatture di acquisto, Pagamenti, Estratti Conto Bancari; Ordini di Pagamento, Solleciti, Estratti Conto CLI/FOR; Partitari, Cespiti, Registri contabili e IVA MAGAZZINO: Bolle-DDT, Fatture Immediate o Differite, Ordini da clienti, Conferme d’ordine, Inventari di magazzino; PRODUZIONE / TECNICO: Distinte base, Disegni CAD, Relazioni Tecniche, Fogli Conteggi, Schede prodotti/lavorazione, Disegni Tecnici in formato raster o vettoriali,. ACQUISTI: Preventivi, Ordini di acquisto, Contratti, VENDITE: Offerte, Ordini, Contratti, Cataloghi, Listini. QUALITÀ: Modulistica e Revisioni, Norme, Manuale, Segnalazioni Reclamo, Verbali, Rapporti di Intervento; PERSONALE: Creazione Fascicolo Unico Dipendente, Buste e Cedolini Paga, Straordinari, DM 10 etc, Malattie, Curriculum, Permessi, Certificati, Attestati, Titoli, Lettere di Merito, ecc;. PRESIDENZA E DIREZIONE: Contratti, Accordi, Bilanci, Deliberazioni MARCHETING: Promozioni, Analisi di Mercato, Schede visitatori, Contatti, LEGALE: Pratiche, Corrispondenza FIDI: Proposte, Contratti, Allegati, Relazioni, Bilanci, 730 e 740; ASSICURAZIONI: Polizze, Foto, Denunce di sinistro; GARE: Capitolati, Progetti, Attestati. 1

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CAMPI DI IMPIEGO NEGLI UFFICI DELLE AZIENZECAMPI DI IMPIEGO NEGLI UFFICI DELLE AZIENZEE’ possibile archiviare e controllare il corretto iter di:E’ possibile archiviare e controllare il corretto iter di:

Protocollo e Flussi Documentali: Tutte le pubbliche amministrazioni devono provvedere, entro il 1° gennaio 2004, a realizzare o revisionare i propri sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi (art. 50, comma 3 del Testo Unico n. 445/2000 sulla documentazione amministrativa).

Delibere e Determine

Cartelle Cliniche: sono i documenti che le strutture sanitarie devono mantenere inalterato nel corso del tempo, anche successivamente al decesso del paziente e, soprattutto, sono documenti strettamente riservati, la cui consultazione deve essere limitata al medico e al diretto interessato, così come viene stabilito dalla legge sulla privacy; si tratta di documenti i referti diversi tipi e formati, con testi, immagini e tracciati;

Ufficio Anagrafe: I cartellini individuali AP5 ; Le schede famiglia AP6 ; I cartellini delle carte d’identità

Ufficio Tecnico pratiche edilizie e documenti che provengono sia dall’esterno che da diversi settori all’interno dell’Ente.

Personale: Cedolini, Straordinari, DM 10 etc, Malattie, Curriculum, Permessi, Certificati, Attestati,ecc; creazione Fascicolo Unico del Dipendente.

Archivio Generale

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CAMPI DI IMPIEGO NEGLI UFFICI DEGLI ENTICAMPI DI IMPIEGO NEGLI UFFICI DEGLI ENTIE’ possibile archiviare e controllare il corretto iter di:E’ possibile archiviare e controllare il corretto iter di:

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INTERVENTI PROPOSTIINTERVENTI PROPOSTI

• Fornitura licenze software applicativoFornitura licenze software applicativo

• Servizi di analisi ed organizzazione logica archivi e processiServizi di analisi ed organizzazione logica archivi e processi

• Servizi di installazione software applicativo e di baseServizi di installazione software applicativo e di base

• Servizi diServizi di personalizzazione software applicativopersonalizzazione software applicativo

• Servizi di formazione ed assistenza all’avviamentoServizi di formazione ed assistenza all’avviamento

• Servizi post-vendita di help deskServizi post-vendita di help desk

• Servizi di manutenzione ed assistenza tecnica telefonica ed Servizi di manutenzione ed assistenza tecnica telefonica ed elettronicaelettronica

• Fornitura hardware specializzatoFornitura hardware specializzato

• Hosting del sistema di gestione documentaleHosting del sistema di gestione documentale

• Service di scannerizzazione e catalogazione documentiService di scannerizzazione e catalogazione documenti

• Gestione in outsourcing del sistema di gestione documentaleGestione in outsourcing del sistema di gestione documentale

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LA NOSTRA RISPOSTALA NOSTRA RISPOSTA

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1 Gedoc Present Gest Documentale

Business

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