9 Gedoc Protocollo

Protocollo Informatico a norme CNIPAProtocollo Informatico a norme CNIPA

Archiviazione Ottica Sostitutiva a norme CNIPAArchiviazione Ottica Sostitutiva a norme CNIPA

Archiviazione automaticaArchiviazione automatica da Spool di stampada Spool di stampa

Archiviazione automatica ed integrazione a sistemi host, legacy ed ERPArchiviazione automatica ed integrazione a sistemi host, legacy ed ERP

Archiviazione automatica e-mailArchiviazione automatica e-mail

Gestione dei Flussi Documentali e dei Workflow Gestione dei Flussi Documentali e dei Workflow

La Soluzione Applicativa Italiana La Soluzione Applicativa Italiana di Gestione Documentale WEB per:di Gestione Documentale WEB per:

1

Gestione Documentale ed Archiviazione DigitaleGestione Documentale ed Archiviazione Digitale

OBIETTIVIOBIETTIVI

2


Gestire il Protocollo e la posta in modo semplice, efficace e flessibileRidurre i costi della gestione documentaleOttenere la sicurezza di accesso ai documenti Incrementare la produttività del personaleRendere più efficienti e monitorare i processi aziendali Migliorare il servizio ai clienti e l’immagineNon deteriorare, smarrire o duplicare i documentiEliminare l’ingombro degli archivi mediante l’archiviazione sostitutiva; Ritrovare i documenti velocemente e da WEB Eliminare i ritardi nell’accesso ai documentiNon disperdere le informazioni aziendali

3


PRINCIPALI FUNZIONALITÀ DI GE.DOCPRINCIPALI FUNZIONALITÀ DI GE.DOCAccesso Sicuro da WEB;

Gestione Protocollo e Posta;

Gestione Messaggistica e Flussi Documentali;

Archiviazione e-mail e fax;

Gestione dei processi aziendali (Workflow);

Archiviazione Ottica Sostitutiva a norme CNIPA;

Integrazione documenti Office a quelli digitalizzati con i dati del programma gestionale (es: cartella cliente-fornitore-dipendente);

Archiviazione Automatica ed Integrazione documenti digitalizzati ai dati del programma utilizzato (ciclo passivo);

Archiviazione automatica da Spool di stampa dei documenti emessi (ciclo attivo);

Archiviazione massiva automatica dei documenti con BarCode;

Intranet Aziendale

PROCESSI DELLA GESTIONE DOCUMENTALE AUTOMATIZZATAPROCESSI DELLA GESTIONE DOCUMENTALE AUTOMATIZZATA

Uffici Operativi

•Protocollazione•Distribuzione•Gestione Documentale• Procedimenti -Workflow•Archiviazione Sostitutiva•Statistiche

E-Mail

Scansione

Catalogazione manuale

e/o automatica

Spool e dati da host

4


WEB Server/ Data base server

(WEB application)

Files di Office

Posta - Documenti cartacei

FAX

GESTIONE DOCUMENTALE (IL CICLO DOCUMENTALE)GESTIONE DOCUMENTALE (IL CICLO DOCUMENTALE)

Ricerca e Gestione dei documenti da WEB

Archiviazione sostitutiva – a norme CNIPA e leggi precedenti

5


Catalogazione - nel database server dei documenti e dati

Distribuzione – dei documenti nell'organizzazione secondo criteri di responsabilità ed i procedimenti (workflow)

Acquisizione/Digitalizzazione – documenti da scanner e/o da file

Ge.DOCGe.DOC®® - LOGIN - LOGIN

L’accesso è sicuro ed è consentito solo agli utenti autorizzati.

Possono accedere da WEB (Internet / Intranet /Extranet / Portale Aziendale), inserendo User ID e Password

6


In questa pagina si inserisce il logo dell’azienda

L’accesso, può avvenire con un unico login, attraverso un link inserito nel Portale WEB (se in uso presso l'azienda)

ACCESSO AL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE ACCESSO AL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE

7


Questo facilita l’accesso e la manutenzione del sistema, in conformità con la Legge sulla Privacy (D. Lgs. 196/03).

La legge su citata prevede infatti che, aggiornando il profilo dell’utente su una applicazione, questo deve essere aggiornato anche su tutte le altre applicazioni in uso.

Riconosciuti dal sistema e filtrati dai permessi di accesso,

visualizziamo, il nostro “desktop documentale”…..

nel quale troveremo sempre disponibili:

ACCESSO AL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE ACCESSO AL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE

8


1. Le ricerche a cui siamo abilitati;

2. I tipi di documento che siamo abilitati ad archiviare;

3. Le attività che abbiamo da svolgere

4. I messaggi ricevuti;

La fase di protocollazione è semplice e guidata

PROTOCOLLAZIONE PER LE AZIENDEPROTOCOLLAZIONE PER LE AZIENDE

A fine operazione può essere prodotta una etichetta autoadesiva (opzionalmente) da incollare sul documento originale

9


Possono essere protocolollati i documenti:

• Ricevuti,• Spediti,• Interni, • Riservati

Quelli ricevuti occorre scannerizzarli se cartacei. La scansione può essere effettuata subito o in un momento successivo.

E’ possibile ricercare i documenti in modi diversi.

Ad es.: selezionando la “Ricerca Veloce”, delle “Protocollo in Entrata”, dalla lista (preconfigurata), ed inserendo le informazioni conosciute, nei “Criteri di Ricerca”

RICERCA VELOCE DOCUMENTIRICERCA VELOCE DOCUMENTI

10


Questa è la lista dei documenti trovati, che soddisfa i criteri di ricerca indicati

RICERCA DOCUMENTIRICERCA DOCUMENTI

L’anteprima del documento (il file viene trasformato in formato pdf, leggibile con Acrobat Reader)

In questa finestra i campi chiave utilizzati per la catalogazione 1

1


Se occorre, si apre il documento, e lo si visualizza nel formato nativo(PDF in questo caso)

RICERCA DOCUMENTIRICERCA DOCUMENTI

Si può ristampare il documento, oppure spedirlo per fax o con la posta Elettronica,mediante le funzioni standard di tutte le applicazioni Windows

12


E’ possibile ricercare i documenti in diversi modi.

Ad es.: scegliendo dalla lista predefinita, della “Ricerca Veloce”, quella delle “Fatture di Acquisto”, ed inserendo le informazioni conosciute, nei “Criteri di Ricerca”

RICERCA VELOCE DOCUMENTIRICERCA VELOCE DOCUMENTI

13


Questa è la lista dei documenti ritrovati, che soddisfa i criteri di ricerca indicati

RICERCA VELOCE ----> RISULTATO DELLA RICERCARICERCA VELOCE ----> RISULTATO DELLA RICERCA

L’anteprima del documento (il file viene trasformato in formato pdf, leggibile con Acrobat Reader)

In questa finestra i campi chiave utilizzati per la catalogazione 1

4


Se occorre, si apre il documento, e lo si visualizza nel formato nativo(TIFF in questo caso)

Si può ristampare il documento, oppure spedirlo per fax o con la posta Elettronica,mediante le funzioni standard di tutte le applicazioni Windows

15


RICERCA VELOCE ----> RISULTATO DELLA RICERCARICERCA VELOCE ----> RISULTATO DELLA RICERCA

RICERCA “CLASSICA” DEI DOCUMENTIRICERCA “CLASSICA” DEI DOCUMENTI

In questa finestra si visualizzano i documenti archiviati (da scanner, da file o da Spool di Stampa)

Nell’altra finestra si

visualizzano i “Campi Chiave” di catalogazione

16


I documenti possono essere anche ricercati dalla finestra contenente le “cartelle” o le “Tipologie Documenti” alle quale si è abilitati ad accedereI documenti sono organizzati secondo l’impostazione logica personalizzabile, creata per l’archivio.

17


RICERCA DOCUMENTI -RICERCA DOCUMENTI - INTEGRAZIONE AI DATI GESTIONALI INTEGRAZIONE AI DATI GESTIONALI E’ possibile ricercare i documenti archiviati, lanciando la ricerca dal proprio software gestionale.

Ad es. dall’ Estratto Conto contabile, con un solo clic si effettua la ricerca automatica

di tutti i documenti collegati a quella operazione contabile (fax, e-mail, titoli di pagam. Corrispondenza, etc)

18


RICERCA DEI MESSAGGIRICERCA DEI MESSAGGI

E’ possibile ricercare

velocemente i propri messaggi archiviati:

• Ricevuti;• Inviati;• Eliminati; e le notifiche automatiche di workflow

Si possono “Inviare” i documenti e/o messaggi manualmente o automaticamente, agli utenti del sistema documentale interessati dall’iter (procedimento/ workflow),

DISTRIBUZIONE DOCUMENTI NELL’ORGANIZZAZIONEDISTRIBUZIONE DOCUMENTI NELL’ORGANIZZAZIONE

19


Questa funzionalità tutela la Sicurezza e Privacy degli utenti (D. Lgs. 196/03)

e notificare l’avvenuta spedizione (mediante Ge.Doc, con e-mail ed opzionalmente anche con SMS)

Si possono visualizzare i documenti,

i messaggi “Inviati”, “Ricevuti” ed “Eliminati” con le relative informazioni

DISTRIBUZIONE DOCUMENTI NELL’ORGANIZZAZIONE DISTRIBUZIONE DOCUMENTI NELL’ORGANIZZAZIONE

20


Si possono visualizzare i documenti,

i messaggi “Inviati”, “Ricevuti” ed “Eliminati” con le relative informazioni


21


Sono visualizzatianche i messaggi, derivati dai processi di workflow


22


La fase di archiviazione è semplice e guidata

ARCHIVIAZIONE UN DOCUMENTO ALLA VOLTA ARCHIVIAZIONE UN DOCUMENTO ALLA VOLTA

La scansione del documento (o l’acquisizione del file già digitalizzato) può essere effettuata subito dopo la catalogazione o in un momento successivo,

23


in modalità “singola” o “massiva”, “automatica” o “manuale”, acquisendo o meno i dati del programma gestionale o da altre fonti

ARCHIVIAZIONE AUTOMATICA DOCUMENTI EMESSI ARCHIVIAZIONE AUTOMATICA DOCUMENTI EMESSI MODULO GE.SPOOLMODULO GE.SPOOL

Il modulo consente di archiviare e catalogare automaticamente i Il modulo consente di archiviare e catalogare automaticamente i documenti emessi (provenienti dallo spool di stampa), generati dal documenti emessi (provenienti dallo spool di stampa), generati dal proprio sistema gestionale (Es.: Fatture clienti, Bolle DDT, Estratti proprio sistema gestionale (Es.: Fatture clienti, Bolle DDT, Estratti Conto, Cedolini Paga, Registri contabili, Ordini, etc );Conto, Cedolini Paga, Registri contabili, Ordini, etc );

24


Ai fini della validità legale dellAi fini della validità legale dell’”Archiviazione Sostitutiva”, ’”Archiviazione Sostitutiva”, le fatture le fatture accompagnatorie e le bolle/DDT, è necessario acquisirle anche da accompagnatorie e le bolle/DDT, è necessario acquisirle anche da scanner, complete di firme e annotazioni del cliente e/o vettore;scanner, complete di firme e annotazioni del cliente e/o vettore;

I documenti archiviati, quando visualizzati, I documenti archiviati, quando visualizzati, sono ricostruiti digitalmente nel prefincato sono ricostruiti digitalmente nel prefincato originale, per essere poi sostitutiti originale, per essere poi sostitutiti (eventualmente) dal documento scansionato (eventualmente) dal documento scansionato (in caso di fatture accompagnatorie e (in caso di fatture accompagnatorie e bolle/DDT);bolle/DDT);

Stampando anche un BarCode sul documento quando Stampando anche un BarCode sul documento quando viene generato, si potrà poi associare in modo viene generato, si potrà poi associare in modo automatico, il documento rientrato e scansionato, ai automatico, il documento rientrato e scansionato, ai dati acquisiti in automatico dallo spool;dati acquisiti in automatico dallo spool;

L’archiviazione viene effettuata secondo le attuali Leggi e Regole L’archiviazione viene effettuata secondo le attuali Leggi e Regole Tecniche dettate dal CNIPA;Tecniche dettate dal CNIPA;

25


É possibile archiviare in modo automatico i documenti ricevuti, come ad es. Le Fatture di Acquisto, catturando i dati inseriti nel proprio programma gestionaleCon un solo click, si può effettuare:1. La catalogazione automatica del documento, acquisendo i dati precisi al 100%;2. L’acquisizione dallo scanner;3. La stampa dell’etichetta con il bar code.

ARCHIVIAZIONE AUTOMATICA DOCUMENTI RICEVUTI ARCHIVIAZIONE AUTOMATICA DOCUMENTI RICEVUTI INTEGRAZIONE AI DATI GESTIONALI INTEGRAZIONE AI DATI GESTIONALI

La funzione di archiviazione massiva di documenti, consente una più veloce acquisizione dei documenti…

““ARCHIVIAZIONE MASSIVA” DEI DOCUMENTIARCHIVIAZIONE MASSIVA” DEI DOCUMENTI

26


Utilizzando scanner industriali, o di rete, copiatrici digitali, sistemi multifunzioni

e da files.., per una ottimizzata e controllata distribuzione delle attività di archiviazione agli utenti abilitati

ESISTONO DIVERSE MODALITÀ OPERATIVE:

1) AUTOMATICA:

Le immagini dotate di BarCode e scansionate in modo massivo, vengono associate automaticamente ai dati già presenti in archivio (acquisiti in precedenza automaticamente da sistemi host o mediante software di OCR);

““ARCHIVIAZIONE MASSIVA AUTOMATICA” CON BARCODEARCHIVIAZIONE MASSIVA AUTOMATICA” CON BARCODE

27


2) SEMI-AUTOMATICA:

Associando le immagini scansionate in modo massivo (mediante

dispositivi idonei), e residenti in una cartella predefinita, ai dati già presenti in archivio acquisiti in precedenza automaticamente;

3)SEMI- MANUALE:

Inserendo manualmentei dati di catalogazione per le immagini scansionate in precedenza in modo massivo;

ARCHIVIAZIONE MASSIVAARCHIVIAZIONE MASSIVA

28


Si possono creare e gestire le “Pratiche” catalogando direttamente solo queste e non necessariamente anche i documenti

GESTIONE DELLA PRATICAGESTIONE DELLA PRATICA E FASCICOLAZIONE E FASCICOLAZIONE

29


E’ possibile anche “Fascicolare” automaticamente i documenti raggruppandoli in “Pratiche”, mediante speciali campi di catalogazione di tipo “aggregazione”.

La “fascicolazione” può avviarsi da processo di workflow prestabilito per quel tipo di documento

Se abilitati, possiamo eseguire statistiche sulle operazioni effettuate dagli utenti, per ogni tipo di azione effettuata sulla gestione documentale

STATISTICHE STATISTICHE

30


Visualizzando i dettaglio di ogni azione effettuata

Il responsabile del servizio personalizza l’impostazione della sicurezza, mediante le restrizioni previste dalla“Gestione della Sicurezza”Ge.DOC ed una chiave USB istallata sul server, controllano l’accesso le funzioni abilitate ai GRUPPI ed agli UTENTI, secondo l’ORGANIGRAMMA.

SICUREZZA SICUREZZA

Gli “Utenti” sono registrati tramite un “Profilo Utente” che definisce le “Funzioni”, le “Tipologie di documento” e le “Ricerche” ad essi consentite.

31


I responsabili del servizio (Dirigenti) possono organizzare la classificazione dei documenti mediante un “Titolario”.

Il “Titolario” o “Piano di Classificazione”, è il raggruppamento logico, in base al quale ciascun documento, che riguarda una singola e specifica questione concreta, viene ricondotto, in base alla materia che tratta

IMPOSTAZIONE ARCHIVIO – GESTIONE DEL TITOLARIOIMPOSTAZIONE ARCHIVIO – GESTIONE DEL TITOLARIO

32


Ge.NOTIFY: Consente la distribuzione e la notifica della posta archiviata agli Ge.NOTIFY: Consente la distribuzione e la notifica della posta archiviata agli utenti interessati, (flussi documentali), l’inoltro da questi ad altri utenti, la utenti interessati, (flussi documentali), l’inoltro da questi ad altri utenti, la gestione della ricerca, della verifica, della presa visione, dell’urgenza, delle note, gestione della ricerca, della verifica, della presa visione, dell’urgenza, delle note, dell’ordine di servizio, etc.;dell’ordine di servizio, etc.;

Ge.FOLDER:Ge.FOLDER: Consente l’aggregazione di documenti, aventi relazione tra loro, in Consente l’aggregazione di documenti, aventi relazione tra loro, in “Pratiche”, mediante l’utilizzo di specifici campi di aggregazione.“Pratiche”, mediante l’utilizzo di specifici campi di aggregazione.

Ge.FLOW: E’ il modulo di Workflow, per automatizzare in modo semplice il flusso E’ il modulo di Workflow, per automatizzare in modo semplice il flusso di lavoro che seguono i documenti o le pratiche, in modo personalizzato;di lavoro che seguono i documenti o le pratiche, in modo personalizzato;

GE.SPOOL: Archivia e cataloga automaticamente i documenti provenienti dallo Archivia e cataloga automaticamente i documenti provenienti dallo spool di stampa. Non necessita che il sistema sia presidiato. I documenti spool di stampa. Non necessita che il sistema sia presidiato. I documenti archiviati e catalogati, quando sono ricercati, sono visualizzati o stampati nel archiviati e catalogati, quando sono ricercati, sono visualizzati o stampati nel prefincato originale (che è memorizzato una sola volta). Saranno poi archiviati su prefincato originale (che è memorizzato una sola volta). Saranno poi archiviati su CD ROM o magneto ottici;CD ROM o magneto ottici;

Ge.HOST: Integrazione al Gestionale Legacy via video. Si integra, in modo Integrazione al Gestionale Legacy via video. Si integra, in modo trasparente a qualsiasi programma gestionale utilizzato dall’utente. Rende trasparente a qualsiasi programma gestionale utilizzato dall’utente. Rende automatica la catalogazione dei documenti scanditi, i cui dati sono nella automatica la catalogazione dei documenti scanditi, i cui dati sono nella schermata dell’host. Così i dati sono acquisiti in automatico dall’host con una schermata dell’host. Così i dati sono acquisiti in automatico dall’host con una precisione del 100%;precisione del 100%;

Ge.ASCENT: Collegamento automatico dei dati catturati da Kofax Ascent Capture : Collegamento automatico dei dati catturati da Kofax Ascent Capture al db di Ge.Doc (N.B.: l'utilizzo di Kofax Ascent Capture evita l'acquisto dei al db di Ge.Doc (N.B.: l'utilizzo di Kofax Ascent Capture evita l'acquisto dei moduli Ge.Bar.Code, Ge.OCR.Catalog e Ge. Capure)moduli Ge.Bar.Code, Ge.OCR.Catalog e Ge. Capure)

MODULI OPZIONALI AGGIUNTIVI - (1)MODULI OPZIONALI AGGIUNTIVI - (1)

33


Ge.CNIPA: consente di effettuare l’archiviazione sostitutiva a norma di Legge;consente di effettuare l’archiviazione sostitutiva a norma di Legge;

Ge.EXPORT: Estrattore dati e immagini per Ge. Doc® : estrae la parte interessata Estrattore dati e immagini per Ge. Doc® : estrae la parte interessata dei dati dal database (es. Oracle, o Sybase, Sql Server, Informix) e li esporta dei dati dal database (es. Oracle, o Sybase, Sql Server, Informix) e li esporta automaticamente in formato XML; estrae la parte interessata delle immagini; automaticamente in formato XML; estrae la parte interessata delle immagini; prepara un file per la masterizzazione; produce il file txt da stampare e far prepara un file per la masterizzazione; produce il file txt da stampare e far firmare al responsabile dell'archiviazione, contenente l'elenco dei files presenti firmare al responsabile dell'archiviazione, contenente l'elenco dei files presenti sul CD;sul CD;

SIGILLO: Gestione del Protocollo Informatico, per gli Enti Pubblici. Consente Gestione del Protocollo Informatico, per gli Enti Pubblici. Consente l’immissione in modo guidato e semplice i dati relativi alla protocollazione dei l’immissione in modo guidato e semplice i dati relativi alla protocollazione dei documenti in arrivo, in partenza e interni e quant’altro previsto dalle funzioni documenti in arrivo, in partenza e interni e quant’altro previsto dalle funzioni del livello minimo previsto dalla chek list del CNIPA, in conformità alle leggi in del livello minimo previsto dalla chek list del CNIPA, in conformità alle leggi in vigore. SIGILLO si integra con le altre funzioni Ge.DOC (archiviazione ottica, vigore. SIGILLO si integra con le altre funzioni Ge.DOC (archiviazione ottica, flussi documentali e workflow);flussi documentali e workflow);

Ge.PROTOCOLLO: Gestione del Protocollo Informatico, per le aziende private. Gestione del Protocollo Informatico, per le aziende private. Consente l’immissione in modo guidato e semplice i dati relativi alla Consente l’immissione in modo guidato e semplice i dati relativi alla protocollazione dei documenti in arrivo (acquisiti da scanner, mail o fax) e in protocollazione dei documenti in arrivo (acquisiti da scanner, mail o fax) e in partenza (acquisiti da scanner, mail, fax o generati da word processor;partenza (acquisiti da scanner, mail, fax o generati da word processor;

Ge.SIGN: collega la Firma digitale a norme CNIPA della Infocamere SpA a Ge.SIGN: collega la Firma digitale a norme CNIPA della Infocamere SpA a

Ge.Doc®;Ge.Doc®;


34


Ge.BACKUP: Backup automatico di database e immagini;Ge.BACKUP: Backup automatico di database e immagini;

MULTIGe.Doc1: Gestione Multiaziendale (unico database o database diversi);MULTIGe.Doc1: Gestione Multiaziendale (unico database o database diversi);

Ge.BARCODE: Lettura, interpretazione e inserimento nel db dei BarCode Ge.BARCODE: Lettura, interpretazione e inserimento nel db dei BarCode associazione automatica delle immagini digitalizzate (contenenti il barcode) ai associazione automatica delle immagini digitalizzate (contenenti il barcode) ai dati del database; dati del database;

Ge.VIRTUAL PRINTER: conversione automatica dei documenti Office in formato Ge.VIRTUAL PRINTER: conversione automatica dei documenti Office in formato TIFF non modificabile - facile da usare. Il programma installa nel sistema una TIFF non modificabile - facile da usare. Il programma installa nel sistema una stampante virtuale che permette di convertire documenti in grafici tramite la stampante virtuale che permette di convertire documenti in grafici tramite la semplice funzione di "stampa". Supporta formati multipli d'immagine e varie semplice funzione di "stampa". Supporta formati multipli d'immagine e varie risoluzioni. Può convertire documenti in una serie di formati d'immagine (TIFF, risoluzioni. Può convertire documenti in una serie di formati d'immagine (TIFF, JPEG, BMP, GIF, PCX e DCX inclusi). Consente l’immodificabilità del documento;JPEG, BMP, GIF, PCX e DCX inclusi). Consente l’immodificabilità del documento;

Ge.VIEWER: è il software autoinstallante ed autoconsistente, visualizzatore di Ge.VIEWER: è il software autoinstallante ed autoconsistente, visualizzatore di immagini e dati, precedentemente archiviati con il software Ge.Doc®. Consente immagini e dati, precedentemente archiviati con il software Ge.Doc®. Consente di eseguire ricerche sull’archivio, esibire l’archivio sostitutivo a norme CNIPA, di eseguire ricerche sull’archivio, esibire l’archivio sostitutivo a norme CNIPA, ristampare documenti, senza poter effettuare modifiche all’archivio;ristampare documenti, senza poter effettuare modifiche all’archivio;


35


Ge.IMPORT: Importa i dati da un database esterno e relative immagini, per Ge.IMPORT: Importa i dati da un database esterno e relative immagini, per Ge.Doc® : estrae la parte interessata dei dati dal database esterno (ODBC) e li Ge.Doc® : estrae la parte interessata dei dati dal database esterno (ODBC) e li importa nel database predefinito; estrae la parte interessata delle immagini e le importa nel database predefinito; estrae la parte interessata delle immagini e le importa nel volume di memorizzazione prescelto; importa nel volume di memorizzazione prescelto;

GE.AUTOMAIL: Archiviazione automatica E- Mail - È un modulo server che GE.AUTOMAIL: Archiviazione automatica E- Mail - È un modulo server che consente di scaricare le e-mail inviate a determinati indirizzi di posta consente di scaricare le e-mail inviate a determinati indirizzi di posta elettronica, configurabili. Ciascun indirizzo di posta elettronica viene trattato elettronica, configurabili. Ciascun indirizzo di posta elettronica viene trattato come un contenitore temporaneo e quindi è possibile impostare:come un contenitore temporaneo e quindi è possibile impostare:

- gli utenti che devono occuparsi della archiviazione dei documenti- gli utenti che devono occuparsi della archiviazione dei documenti - la tipologia da assegnare al documento e di conseguenza il workflow in cui il - la tipologia da assegnare al documento e di conseguenza il workflow in cui il

documento sarà instradato. documento sarà instradato.

In questo modo è possibile archiviare automaticamente i documenti che arrivano In questo modo è possibile archiviare automaticamente i documenti che arrivano via email o inviati da mittenti reali, oppure acquisiti da copiatrici digitali via email o inviati da mittenti reali, oppure acquisiti da copiatrici digitali multifunzione che hanno la caratteristica di inviare i documenti acquisiti via e-multifunzione che hanno la caratteristica di inviare i documenti acquisiti via e-mail a caselle di posta pre-impostate;mail a caselle di posta pre-impostate;

Ge.FAX SERVER - Ge.Fax CLIENT: E’ la soluzione per la gestione dei fax in Ge.FAX SERVER - Ge.Fax CLIENT: E’ la soluzione per la gestione dei fax in ingresso ed in uscita in modo centralizzato. Fax Server è installato su un ingresso ed in uscita in modo centralizzato. Fax Server è installato su un apposito server e supporta i modem/fax sul server. E’ integrabile al sistema di apposito server e supporta i modem/fax sul server. E’ integrabile al sistema di gestione documentale Ge.Doc®; gestione documentale Ge.Doc®;

MODULI OPZIONALI DA PERSONALIZZAREMODULI OPZIONALI DA PERSONALIZZARE

36


Ge.REPORT: Permette di costruire report di stampa in modo personalizzato, Ge.REPORT: Permette di costruire report di stampa in modo personalizzato, automaticamente dai risultati di ricerca, utilizzando le chiavi di catalogazione automaticamente dai risultati di ricerca, utilizzando le chiavi di catalogazione presenti nel database (prerequisito: licenza d’uso di Crystal Report);presenti nel database (prerequisito: licenza d’uso di Crystal Report);

Ge.CRITTO: Crittografia automatica di documenti segreti;Ge.CRITTO: Crittografia automatica di documenti segreti;

Ge.PRESS: per creare la rassegna stampa con funzioni di taglia ed incolla, Ge.PRESS: per creare la rassegna stampa con funzioni di taglia ed incolla, impaginazione e collegamento degli articoli archiviati al data base;impaginazione e collegamento degli articoli archiviati al data base;

MODULI OPZIONALI DA PERSONALIZZAREMODULI OPZIONALI DA PERSONALIZZARE

37


Server • Microsoft Windows 2000 -2003 server• Internet Information Server 5.0

Sicurezza • Accesso tramite login e password• Crittografia delle password• Chiave USB

Client• Microsoft Windows 95/98/NT WS/2000/XP• Microsoft Internet Explorer 5.5 o superiori

DB• RDBMS MS SQL Server o ORACLE

PREREQUISITI HARDWARE E SOFTWAREPREREQUISITI HARDWARE E SOFTWARE

38


Postazioni utente

Server Documentale

Sistema host

WEB - SERVER

ARCHITETTURA DEL SISTEMAARCHITETTURA DEL SISTEMA

39


Multifunzione di rete

Stazione di Acquisizione 2

Scanner 2

Internet

Stazione di Acquisizione 1

Scanner 1

SINTESI BENEFICI QUALITATIVI OTTENUTISINTESI BENEFICI QUALITATIVI OTTENUTI

Riduzione dei costi di gestioneRiduzione dei costi di gestione (tempo degli utenti, (tempo degli utenti,

spazi e riuso ottimizzato delle risorse umane);spazi e riuso ottimizzato delle risorse umane);

Incremento della Incremento della produttivitàproduttività del personale;del personale;

Riduzione Riduzione tempi di attesa;tempi di attesa;

Maggior Maggior controllo dei processicontrollo dei processi aziendali in atto; aziendali in atto;

Migliore servizio ai ClientiMigliore servizio ai Clienti (processi veloci e precisi); (processi veloci e precisi);

Risparmio dello spazioRisparmio dello spazio occupato dagli archivi; occupato dagli archivi;

Riduzione spese Riduzione spese postali, carta e cartucce delle postali, carta e cartucce delle

stampanti.stampanti.

40


SEGRETERIA: Corrispondenza, Protocollo, Fax, Relazioni, Deliberazioni, AMMINISTRAZIONE: Fatture di acquisto, Pagamenti, Estratti Conto Bancari; Ordini di Pagamento, Solleciti, Estratti Conto CLI/FOR; Partitari, Cespiti, Registri contabili e IVA MAGAZZINO: Bolle-DDT, Fatture Immediate o Differite, Ordini da clienti, Conferme d’ordine, Inventari di magazzino; PRODUZIONE / TECNICO: Distinte base, Disegni CAD, Relazioni Tecniche, Fogli Conteggi, Schede prodotti/lavorazione, Disegni Tecnici in formato raster o vettoriali,. ACQUISTI: Preventivi, Ordini di acquisto, Contratti, VENDITE: Offerte, Ordini, Contratti, Cataloghi, Listini. QUALITÀ: Modulistica e Revisioni, Norme, Manuale, Segnalazioni Reclamo, Verbali, Rapporti di Intervento; PERSONALE: Creazione Fascicolo Unico Dipendente, Buste e Cedolini Paga, Straordinari, DM 10 etc, Malattie, Curriculum, Permessi, Certificati, Attestati, Titoli, Lettere di Merito, ecc;. PRESIDENZA E DIREZIONE: Contratti, Accordi, Bilanci, Deliberazioni MARCHETING: Promozioni, Analisi di Mercato, Schede visitatori, Contatti, LEGALE: Pratiche, Corrispondenza FIDI: Proposte, Contratti, Allegati, Relazioni, Bilanci, 730 e 740; ASSICURAZIONI: Polizze, Foto, Denunce di sinistro; GARE: Capitolati, Progetti, Attestati. 4

1


CAMPI DI IMPIEGO NEGLI UFFICI DELLE AZIENZECAMPI DI IMPIEGO NEGLI UFFICI DELLE AZIENZEE’ possibile archiviare e controllare il corretto iter di:E’ possibile archiviare e controllare il corretto iter di:

Protocollo e Flussi Documentali: Tutte le pubbliche amministrazioni devono provvedere, entro il 1° gennaio 2004, a realizzare o revisionare i propri sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi (art. 50, comma 3 del Testo Unico n. 445/2000 sulla documentazione amministrativa).

Delibere e Determine

Cartelle Cliniche: sono i documenti che le strutture sanitarie devono mantenere inalterato nel corso del tempo, anche successivamente al decesso del paziente e, soprattutto, sono documenti strettamente riservati, la cui consultazione deve essere limitata al medico e al diretto interessato, così come viene stabilito dalla legge sulla privacy; si tratta di documenti i referti diversi tipi e formati, con testi, immagini e tracciati;

Ufficio Anagrafe: I cartellini individuali AP5 ; Le schede famiglia AP6 ; I cartellini delle carte d’identità

Ufficio Tecnico pratiche edilizie e documenti che provengono sia dall’esterno che da diversi settori all’interno dell’Ente.

Personale: Cedolini, Straordinari, DM 10 etc, Malattie, Curriculum, Permessi, Certificati, Attestati,ecc; creazione Fascicolo Unico del Dipendente.

Archivio Generale

42


CAMPI DI IMPIEGO NEGLI UFFICI DEGLI ENTICAMPI DI IMPIEGO NEGLI UFFICI DEGLI ENTIE’ possibile archiviare e controllare il corretto iter di:E’ possibile archiviare e controllare il corretto iter di:

G-Soft s.n.c. e relativi fornitori. Tutti i diritti riservati.È vietato riprodurre o modificare anche parzialmente la presente documentazione, in qualsiasi forma o mezzo,

senza espressa autorizzazione scritta di G-Soft s.n.c. Tutti i marchi ed i prodotti citati in questa documentazione sono registrati dai rispettivi produttori.

Ge.DOC® è un prodotto registrato presso la SIAE da G-Soft s.n.c.Le informazioni contenute in questa documentazione possono variare senza preavviso.

Documentazione aggiornata al 23/05/2005. 43


FINE DELLA PRESENTAZIONE

Grazie per l’attenzione

9 Gedoc Protocollo

Technology

Transcript of 9 Gedoc Protocollo