ARXivar per Ovest Sesia: gestione pratiche paperless

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Un nostra storia di successo

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Un nostra storia di successo

Il Consorzio

Ovest Sesia è un Consorzio di irrigazione e bonifica

privato di diritto pubblico nato su iniziativa di Camillo

Cavour nel 1853

Il Consorzio riunisce 59 distretti irrigui nel territorio compreso tra

la Dora Baltea, il Sesia e il Po. Oltre alla funzione prioritaria di

fornire il servizio irriguo a migliaia di aziende agricole

consorziate, l’Ovest Sesia ha sviluppato la propria attività in ambiti

quali l’approvvigionamento, l’utilizzazione, la conservazione, la

regolazione e la distribuzione delle acque, la salvaguardia del

territorio, dell’ambiente e delle risorse naturali, la difesa e

conservazione del suolo, e la collaborazione per la valorizzazione

delle produzioni agricole

Il Consorzio

4000 aziende agricole consorziate

80.000 ettari comprensorio del consorzio

8 centrali per la produzione di energia

idroelettrica

L’ Esigenza

La principale esigenza del cliente era quella di gestire tutto il volume

burocratico della propria missione di Associazione sia nei confronti degli

associati che di tutti gli interlocutori quotidiani.

In particolare la gestione di tutte le pratiche documentali risultava gravosa

poiché svolta completamente in modo manuale e cartaceo, senza tracciabilità ne

controllo.

E’ quindi emersa chiaramente l’esigenza di un sistema di Document & Workflow

management in linea con le esigenze di modernizzazione dell’Associazione.

La soluzione

Processi documentali

L’implementazione di ARXivar ha permesso di gestire i seguenti processi

documentali

Documentazione di concessione Acque Pubbliche

Istanze

Decreti

Regolamenti

Con gestione date di scadenza, flusso approvativo e sollecito automatico sui rinnovi.

Concessioni

Atti di Concessione

Planimetrie

Permessi autorizzativi

Canoni di pagamento

Gestione fatture passive

↓ Archiviazione diretta da caselle email e da cartelle di rete monitorate

↓ ARXivar provvede allo smistamento delle Fatture all’ufficio di competenza

sulla base di regole precodificate.

↓ L’ufficio di competenza verifica le fatture, imputa il sottoconto di competenza

ed altre informazioni richieste dal processo.

↓ Le fatture vengono sottoposta ad un ciclo di approvazione da parte del

capoufficio o smistate ad altro ufficio per completamenti informativi ulteriori.

↓ Poi vengono registrate nel gestionale Sigla tramite apposito connettore, e da li

possono essere consultate.

↓ Successivamente vengono inviate al Dirigente di competenza per

l’approvazione del pagamento, e se approvate viene modificata

automaticamente lo stato in Sigla.

Albo fornitori, Delibere e contratti

Albo Fornitori

Gestione dei vari documenti DURC, Certificazioni di Sicurezza, Attestati

antincendio, Formazione etc… con gestione data scadenza, stato (valido,

scaduto) e richieste di rinnovo automatiche.

Delibere

Gestione in ARXivar delle delibere pubblicate nell’albo pretorio per

consultazione rapida, con full text search.

Contratti e Convenzioni

Con gestione dello stato, durata, cicli di approvazione e scadenze dei vari

documenti.

Protocolli, Fonogrammi, Legal e personale

Protocollo

Gestione del protocollo a norma CNIPA dei documenti in entrata, con flusso

approvativo e smistamento negli uffici di competenza: curricula, documenti di

vendita, richieste di SCIA, …

Fonogrammi

Gestione dei documenti idrometrici (apertura/chiusura canali, comunicazioni, …),

con invio automatico e gestione stati.

Legal

Gestione archivio consulenze legali

Personale

Gestione del fascicolo del personale: Buste paga, comunicazioni, ferie e

permessi, CUD, nota spese, timbrature, attestati formazione... Con flusso

approvativo.

I Benefici

Ovest Sesia ha ottenuto benefici tangibili,

innanzitutto centralizzando e mettendo in

sicurezza informatica (backup, controllo

accessi, ridondanza, dematerializzazione) i

documenti importanti dell’azienda.

I processi collaborativi si sono snelliti

significativamente.

Il personale ha adottato con entusiasmo la

soluzione trovandola semplice da utilizzare e

profondamente utile alle proprie mansioni

quotidiane.

Evoluzioni future del progetto

Gli scenari evolutivi, già pianificati ed in corso di sviluppo sono:

Portale per i consorziati

Per la consultazione dei documenti di concessione e dei ruoli da parte dei 4.000

consorziati

ARX Drive

Per la consultazione dei documenti da parte dei 59 distretti

Firma grafometrica

Per i documenti in uscita dal protocollo

Integrazione con sistema territoriale Abaco

Per la consultazione dei documenti di ARXivar direttamente interrogando le

mappe territoriali.

La parola al cliente

“L’avvento di Arxivar all’interno dell’Associazione di Irrigazione

Ovest Sesia ha segnato una svolta importante nell’ambito dei

processi di archiviazione e organizzazione dell’ingente

mole di documenti relativi a tutta la gestione del nostro

Ente. In particolare ciò ha segnato l’inizio dell’era dell’operatività

snella ed immediata, della tracciabilità e della condivisione delle

informazioni, sia ad uso interno, sia nei rapporti con i soggetti

esterni“

Andrea Zaccheddu – Responsabile CED ed Organizzazione