http://www.arxivar.it/prodotti/conservazione-sostitutiva

Che cos’è?

La conservazione elettronica è l’insieme di processi organizzativi e procedure

informatiche che garantiscono valore legale e fiscale ai documenti informatici

nel tempo, eliminando i documenti cartacei.

Documenti informatici

DOCUMENTI NATIVI DIGITALI Prodotti mediante appositi programmi

(PDF, PDF/a, TIFF, XML, ecc)

DOCUMENTI CARTACEI Resi digitali tramite processo di

acquisizione informatica (scanner – foto ecc)

Garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei

documenti informatici, dalla presa in carico allo scarto, mediante l'adozione

di regole, procedure e tecnologie informatiche adeguate

•Fatture •Libri •Bilancio •Registri •DDT

•Documenti doganali •Dichiarazioni •Contratti •Cedolini •Relazioni dei sindaci

Cosa si può conservare?

• Mail • Pec • Altri documenti

La conservazione non è un processo da attuare solo in ambito amministrativo

ma valido per garantire valore legale nel tempo a qualsiasi documento

informatico, quindi anche alle mail o alla corrispondenza generica.

Ricorda:

IXCE è Conservazione elettronica

SEMPLICE - SICURA - A NORMA

Conservazione in house

Il processo di conservazione elettronica può essere eseguito in house quando l’azienda decide di

creare il proprio sistema di conservazione su server aziendali. In

tal caso l’azienda dovrà non solo predisporre uno spazio informatico

dove conservare i documenti ma anche identificare le figure aziendali

responsabili della conservazione.

La nostra soluzione? IXCE in house

In House vs Outsourcing

Conservazione in outsourcing

L’azienda demanda l’intero processo di conservazione elettronica ad un’azienda specializzata esterna

(Able Tech). Able Tech diventa il responsabile della conservazione e si occupa di tutte le fasi del processo, dalla redazione del

manuale fino all’esibizione dei documenti, conservati su server

esterni.

La nostra soluzione? IXCE in outsourcing

IXCE in house

IXCE è un'estensione applicativa di ARXivar, disponibile in cloud oppure in house, che semplifica la gestione e il

monitoraggio dell'intero processo Conservazione Elettronica, in

ottemperanza DPCM 3 dicembre 2013.

•Definizione del gruppo di lavoro •Nomina del responsabile della conservazione

•Nomina dei suoi delegati e sostituti •Definizione del manuale della conservazione

1

Fase preparatoria

•Fatture di vendita •Fatture di acquisto •DDT •Registri IVA •ecc

2

Archiviazione

•Firma Digitale •Marcatura temporale •Creazione pacchetto di versamento •Creazione pacchetto di archiviazione

3

Conservazione

IXCE in house - le fasi del progetto

Il Responsabile della Conservazione opera d'intesa con il Responsabile del trattamento dei dati personali, con il Responsabile della sicurezza e con il

Responsabile dei sistemi informativi, oltre che con il responsabile della gestione

documentale (solo nella PA).

Il Responsabile della Conservazione si occupa della redazione del manuale della

conservazione, della creazione dei pacchetti di versamento e archiviazione e assicura la conservazione a norma per i 10

anni previsti dalla legge.

1. Responsabile della Conservazione

Servizi ARXivar conservazione in house

Oltre a fornire il software per la conservazione, ARXivar offre alcuni servizi a corredo per implementare il progetto: •Predisposizione del Manuale. •Supporto per decisioni organizzative:

Identificazione classi documentali e tempistica. Identificazione e nomina gruppo di lavoro.

•Stesura e revisioni successive dei documenti. •Formazione utenti e Resp. Conservazione. •Avviamento Progetto. •Supporto post avviamento. •Auditing (2 gg/anno con relazione finale). •Newsletter informative mensili.

2. Archiviazione

L’ archiviazione è il processo di memorizzazione, su qualsiasi

idoneo supporto, di documenti informatici nativi o

dematerializzati.

E’ un processo fondamentale per sottoporre i documenti

informatici a conservazione elettronica.

ARXivar e IXCE in house archiviano e conservano automaticamente i

documenti

I documenti dematerializzati e archiviati, firmati digitalmente e

completi dei propri metadati, compongo un pacchetto informativo

che viene inviato (versato, pacchetto di versamento) dal produttore al sistema di conservazione, secondo un formato predefinito e concordato, descritto nel

manuale della conservazione.

Periodicamente saranno creati i Pacchetti di Archiviazione (PdA) con la

generazione del file di chiusura UNI SInCRO firmato e marcato dal Resp.

Della Conservazione.

3. Conservazione

Pacchetto di archiviazione

In caso di visita fiscale, il Responsabile della Conservazione creerà per gli organi ispettivi e di controllo un Pacchetto di Consultazione o di

Distribuzione contenente una parte, o tutti, i documenti sottoposti a

conservazione

I PdD conterranno i documenti completi di tutti i metadati.

Le autorità possono accedere solo ai

documenti inseriti all’interno del Pacchetto di Distribuzione.

Esibizione documenti conservati

Organi ispettivi e di controllo

Crea pacchetti di distribuzione e consultazione

Invio pacchetti

IXCE in outsourcing è il servizio in cloud di conservazione elettronica.

Able Tech assume il ruolo di “Responsabile del trattamento dei

dati”, di “Responsabile della sicurezza” e di “Responsabile della

Conservazione” e cura tutte le fasi del processo

I documenti sono conservati in uno

spazio server esterno all’azienda che li produce.

IXCE in outsourcing

I documenti digitali o scannerizzati vengono inviati al servizio web IXCE

tramite varie applicazioni:

• applicazioni che s’interfacciano all’ ERP

•ARXivar (5.3) • Plug-in installato sul pc del produttore

Il servizio IXCE può apporre firma

digitale automatica sui documenti per conto dell’azienda.

In ogni momento l’azienda può accedere ai propri documenti

dall’interfaccia web

Come funziona IXCE in outsourcing

Portale web IXCE in outsourcing

In caso di visita fiscale, il Responsabile della Conservazione creerà per gli organi ispettivi e di controllo un Pacchetto di Consultazione o di

Distribuzione contenente una parte, o tutti, i documenti sottoposti a

conservazione

I PdD conterranno i documenti completi di tutti i metadati.

Le autorità possono accedere solo ai

documenti inseriti all’interno del Pacchetto di Distribuzione.

Esibizione documenti conservati

Organi ispettivi e di controllo

Crea pacchetti di distribuzione e consultazione

Invio pacchetti

Con IXCE di ARXivar la conservazione

elettronica è facile, sicura e a norma.

Contattaci: info@arxivar.eu www.arxivar.it