Un nostro caso di successo

L’azienda

Il Gruppo Arcese è un operatore logistico

avanzato in grado di fornire soluzioni a 360°a

copertura dell’intera supply chain: dal trasporto

terrestre e ferroviario, spedizioni mare e aereo,

alla gestione magazzini e logistica integrata.

Il Gruppo Arcese conta su un network di filiali

dirette e collaborazioni consolidate con partner in

tutto il mondo, oggi è riconosciuto tra i maggiori

operatori logistici privati in Europa.

350.000 mq di magazzino

Più di 2500 dipendenti

580 milioni fatturato 2016

L’azienda

70 siti in 50 paesi

L’esigenza

Trovare una soluzione applicativa innovativa e altamente integrabile con i sistemi Arcese.

• In ARXivar sono state riconosciute queste caratteristiche, in particolare la predisposizione

all’integrazione con sistemi terzi che ha permesso la realizzazione di progetti complessi dove

Arxivar ha ricoperto un ruolo centrale di gestione/condivisione dei documenti (Progetto POD)

• Altro punto di forza dell’applicativo è il motore Workflow che ha permesso una gestione e un controllo

efficace dei processi di Business (Progetto Approvazione Fatture Passive, Progetto produzione

documenti Qualità).

Progetti Realizzati

2014

Conservazione Sostitutiva Ciclo Attivo

Conservazione Sostitutiva

Ciclo Passivo

Progetto produzione documenti

Qualità

2015

Qualificazione Vettori

Fatturazione Passiva

(Workflow Approvazione)

Progetto POC

(Proof Of Collection)

2016

Progetto POD

(Proof Of Delivery)

Integrazione ArxLink in

fatturazione attiva

La soluzione

Volumi

Volumi 2016

Fatturazione Attiva 170.000 Documenti

16 GByte

Fatturazione Passiva 110.000 Documenti

18 GByte

Istruzioni Operative/Procedure 140 Documenti

130 Mbyte

Qualificazione Vettori Trasporto

12.700 Documenti

5 GByte

Proof of Delivery 300.000 Documenti

30 GByte

Proof Of Collection 220.000 Documenti

31 GByte

Globalmente il sistema implementato gestisce circa 150 utenti, suddivisi tra utenti interni,

clienti e fornitori.

Fatturazione attiva

• Dematerializzazione del cartaceo.

• Gestione di firma e marca remota per processo di creazione volumi conservazione sostitutiva.

• Allineamento dei metadati della fattura da ERP Arcese a ARXivar.

• Creazione di un archivio consultabile (ES: Ufficio Crediti).

• Possibilità di inviare mail al cliente con scaricamento del documento tramite ArxLink.

Fatture Attive

Invio E-MAIL con Link.

Fattura Digitale

Creazione/Consultazione volumi per

conservazione sostitutiva.

Cliente Finale riceve

E-mail senza allegato

con Link per il download

della fattura

ERP Arcese

Aggiornamento

Metadati

Client

ERP Arcese

Spool Rec

Import Fatture attive

Fatturazione passiva

1.Caricamento Immagine in Arxivar

2.Registrazione Fatture Approvate

3.Consultazione immagini fatture registrate

Fattura

Digitale

Documento

Analogico

Scansione

documenti o

importazione

fatture digitali

da cartella

condivisa Fattu

re

Passiv

e

Richiesta Approvazione

Task di Approvazione

da Tablet o

Smartphone

ERP Arcese

Aggiornamento Metadati

• Dematerializzazione del cartaceo.

• Gestione di firma e marca remota per processo di creazione volumi conservazione sostitutiva.

• Integrazione con ERP Arcese per apertura del documento scansionato in ARXivar.

• Workflow di approvazione per autorizzazione al pagamento.

• Allineamento dei metadati della fattura da ERP Arcese a Arxivar.

Progetto Qualità

• Classificazione Classi documentali (Istruzione Operative e Procedure)

• Gestione di un workflow «personalizzabile» con 4 livelli di autorizzazione per ogni classe documentale

• Approvazione delle procedure tramite dispositivi quali Smartphone e Tablet.

Elenco

Procedure da

modificare

Task di Approvazione

da tablet o smartphone

Workflow di approvazione a

4 livelli

ESEMPIO

Istruzione

Operativa

Qualificazione fornitori trasporto

• Tracciatura dell’inserimento di ogni documento.

• Verifica delle tempistiche di Inoltri e Controlli.

• Costruzione di un database unico e comune facilmente consultabile.

• Gestione dello scadenziario dei documenti con relativo blocco dei fornitori interessati.

Progetti POC (Proof Of Collection) e POD (Proof Of Delivery)

POC

• Etichettatura del documento per importazione del sistema.

• Integrazione con TMS Arcese per arricchimento dei metadati del documento.

POD

• Integrazione con App Mobile Arcese per raccolta delle immagini.

• Integrazione con TMS Arcese per arricchimento dei metadati del documento.

• Integrazione con T&T Arcese per rendere disponibili in «real-time» le immagini al cliente.

Sito Web Arcese

(www.arcese.com)

Accesso al portale

clienti

Track & Trace

ESEMPIO

Proof Of

Collection/Delivery

PO

D

(Autista

)

PO

C

(Uff

icio

Dig

itazio

ne

)

POD

POC

POC/POD

Riduzione dello scambio di mail, eliminando il rischio

di perdita/cancellazione documenti e riducendo il

numero di addetti coinvolti nei processo di verifica

Tempi di qualificazione dei fornitori drasticamente

ridotti con conseguente liberazione di risorse dalle

attività di incrocio dati

Organizzazione e fascicolazione automatica dei

documenti

Ridotto l’utilizzo della carta

Miglioramento servizio cliente (POD e POC

disponibili in real time su portale web)

Migliorata e unificata a livello corporate la gestione dei

documenti della qualità

I vantaggi

Le prassi implementate in Italia e considerate più

mature saranno progressivamente estese anche

alle società estere del Gruppo, adattando la

piattaforma documentale ai processi di ciascun

Paese e alle rispettive normative.

In via di sviluppo

La parola al cliente

«È importante che l’azienda sappia cogliere

le opportunità che la ARXivar è capace di

offrire, supportando sempre di più

l’automazione dei processi operativi e

amministrativi al fine di eliminare il volume di

documenti cartacei che caratterizzano la

nostra operatività, favorendo così la

dematerializzazione nonché la diminuzione

della digitazione manuale dei dati nei sistemi

operativi».

Elena Battini

Cio e Corporate Project & Process Manager