Un nostra storia di successo

L’ Azienda

Fast Solutions è la centrale servizi per il gruppo

WPP primo gruppo pubblicitario al mondo che opera

nel mercato della Comunicazione attraverso

un’organizzazione complessa che comprende un

network di circa 70 Legal Entity dislocate sul

territorio.

Coinvolte nel progetto sono inizialmente circa 30

società nell’ambito advertising.

I numeri di WPP

3000 uffici dislocati in 111 paesi del mondo

190.000 dipendenti e collaboratori

70 Legal Entity dislocate sul territorio

Struttura organizzativa

Centrale Servizi

per il Gruppo

Circa 50 dipendenti

di cui più di 20 utenti

che gestiscono il

caricamento delle

fatture passive con

timbro digitale

Circa 2300 dipendenti del

Gruppo

Employer

Branding Design

Production

Digital

Creative

Agencies

Media

Agencies

Public

Relation

L’ Esigenza

Portare in digitale la gestione e la conservazione a norma dell’ingente mole di

documenti amministrativi (fatture attive, fatture passive, giornale bollato e

bollato iva)

Gestire tutti i processi nel rispetto delle specificità organizzativa delle singole

Legal Entity.

Governare la comunicazione tra la Centrale Servizi e le varie Agenzie del

Gruppo.

Rispondere ai vincoli comportamentali organizzativi e di flussi, verso gli

Internazionali, per tutti gli aspetti di internal ed esternal Audit.

Organizzare al meglio le attività della Centrale Servizi FAST Solutions e delle

varie Legal Entity del Network al fine di migliorare l’efficienza complessiva del

servizio.

L’ Esigenza

Volume di documenti in conservazione elettronica dal 2015

24.000 Fatture Passive

16.000 Fatture Attive

•Bollati Iva

•Giornali Bollati

•Libri Cespiti

•Libri Inventari

Nella conservazione del mondo attivo è inclusa anche la conservazione

elettronica dei documenti della Pubblica Amministrazione

La soluzione

Il progetto

Archiviazione ottica del Ciclo Passivo con la tecnica del riconoscimento OCR e

applicazione del timbro digitale (Protocollo Iva), sia lato ABC che lato SAP

Archiviazione ottica manuale dei contratti Fornitori Agenzia e Fornitori Procurement

Fatturazione alla Pubblica Amministrazione

Conservazione elettronica delle fatture attive e passive, dei bollati Iva e dei giornali

bollati

Work Flow di canalizzazione delle fatture passive nella classe documentale di

competenza e approvazione delle stesse da parte del CFO

Gestione archivio clienti: archiviazione ottica della documentazione a supporto

della fatturazione clienti

Report statistici

Ciclo attivo

ABC

SAP

Le Fatture Attive in formato pdf vengono inviate ad ARXivar complete del loro

profilo documentale e si canalizzano automaticamente nelle rispettive classi

documentali:

NO-Core

Produzione

Media

Generiche

SAP

ABC

Fatturazione PA

Il documento fattura viene trasmesso nel

sistema contabile ed inviato al modulo

IX di ARXivar già in formato XML

La fattura viene trasmessa al sistema di

interscambio

Il Sdi effettua i controlli formali

La Fattura PA viene inoltrata all’ente

destinatario

L’ufficio destinatario comunica l’esito

Il Sdi invia la ricevuta di notifica esito

Il modulo IX di ARXivar si

pone come intermediazione

per la gestione dei flussi da e

verso lo Sdi

Firma digitale della fattura

Trasmissione della fattura

e ricezione delle notifiche

dal SDI

Conservazione Elettronica

delle fatture

Ciclo passivo con OCR e Timbro digitale

↓ Ricezione fattura (email 80%, scansione fatture cartacee 20%)

↓ Acquisizione automatica dei dati in fattura attraverso il riconoscimento

OCR con Recogniform

↓ Generazione profilo generico in ARXivar

↓ Processo di workflow “VIGILE” e assegnazione della classe documentale

definitiva (Media, Produzione e NO-Core)

↓ Caricamento fattura nel sistema contabile e aggiornamento profilo

documento

↓ Applicazione a video del timbro digitale (protocollo Iva)

↓ Aggiornamento immagine documento in Arxivar

Workflow approvazione fatture

Il processo di acquisizione

automatica dei dati in

fattura attraverso il

riconoscimento OCR

genera in ARXivar un

profilo generico, associato

all’immagine della fattura, in

classe documentale

provvisoria

La fattura è pronta per

essere caricata nel sistema

contabile con protocollo

Iva digitale

• Assegnazione fattura fornitore

• Approvazione fattura

• Assegnazione Classe documentale definitiva

Conservazione elettronica

↓ Archiviazione ottica dei documenti in formato pdf (o formato

xml per le fatture PA), completi del proprio profilo

documento

↓ Firma digitale dei documenti

↓ Inoltro dell’Hash all’ente preposto per l’apposizione della

marcatura temporale (ove previsto dalla legge)

↓ Generazione di un pacchetto di versamento

↓ Trasformazione del pacchetto di versamento in pacchetto di

archiviazione e apposizione della firma digitale

↓ Inoltro dell’Hash all’ente preposto per l’apposizione della

marcatura temporale

↓ Memorizzazione del pacchetto sulla cartella del server

adibita a repository

Fatture PA

Fatture Passive

Fatture Attive

Giornale Bollato

Libro Inventario

Bollato Iva

Libro Cespiti

Reportistica

Richiesta: statistiche documenti per la rifatturazione dei costi alle Agenzie del Gruppo

Soluzione adottata: attraverso lo strumento Arxivar-Report sono stati configurati appositi

moduli di estrazione e stampa dei dati statistici per classe documentale

Archivio clienti

Richiesta: acquisizione dei documenti a supporto della fatturazione (preventivi, job, mail di

conferma, ecc…) e recupero del pregresso

Soluzione adottata: la documentazione cliente è acquisita dopo la fatturazione,

alimentando una specifica classe documentale con il supporto della rilevazione OCR.

↓ Scansione del plico "fattura + allegati" e salvataggio in una cartella

specifica per AOO

↓ Riconoscimento OCR dei dati della fattura (numero e data

documento) necessari per il collegamento alla fattura già archiviata

in Arxivar

↓ Segnalazione all'utente incaricato di eventuali errori di mancato

riconoscimento dei dati

↓ Salvataggio del plico acquisito su un’apposita classe documentale

(l'intero pacchetto, senza distinzione di tipologia documento)

↓ Creazione automatica di una relazione con la fattura

I Benefici

Riduzione degli errori

Miglioramento delle procedure lavorative

Riduzione dei costi di archiviazione delle

fatture

Semplificazione del processo di gestione

documentale

Conservazione digitale a norma

Centralizzazione informazioni in un unico

sistema