Una nostra storia di successo

OROGEL Un grande gruppo alimentare

Un grande marchio tutto italiano

L’azienda

OROGEL, l’orgoglio di essere italiani

Nata nel 1967, leader in Italia nella produzione divegetali freschi surgelati, è una grande realtàagroalimentare tutta italiana che produce ecommercializza con sistemi di agricoltura sostenibile.

Oggi è la prima azienda italiana nei surgelativegetali ed è il secondo brand nel mercato delsottozero.

Nel settore degli ortaggi e delle erbe aromatiche èleader in assoluto sul mercato nazionale.

Un costante impegno nella ricerca, nello sviluppo tecnologico,nella valorizzazione della cucina italiana e nel rispetto dellanatura e delle sue regole.

MISSION: Lavorare ogni giorno per offrire prodotti buoni, semplici e naturali, ricchi di gusto e benessere, rispettando i valori di Naturalità, Qualità e Sicurezza.

1590 soci produttori

L’azienda

3 stabilimenti produttivi, 7 stabilimenti per ortofrutta

429 milioni di fatturato aggregato annuo

Il gruppo Orogel è composto da diverse società, ognuna con proprie esigenzegestionali e differenti ERP.

L’azienda era alla ricerca di una soluzione, non solo per dematerializzare lacarta, ma per:

ottenere la completa digitalizzazione dei processi aziendali uniformare le procedure per le diverse aziende del gruppo monitorare tutti gli step di avanzamento delle attività coordinare le diverse Funzioni per aumentare il livello di servizi e prodotti,

e più in generale per intraprendere un percorso di digital trasformation.

L’esigenza

Grazie all’utilizzo dell’applicativo di Information & Process ManagementARXivar, Orogel gestisce oggi:

1. Il completamento informativo e l’approvazione Fatture Fornitori2. La verifica dei dati delle Schede Tecniche Prodotto e la relativa

condivisione e distribuzione commerciale3. La gestione dei documenti relativi alla Qualità

La soluzione

Le fatture ricevute via emailvengono automaticamentearchiviate.

Le fatture in formatocartaceo vengonoscansionate dal dispositivomultifunzione.

Definizione di un unico input per le diverse aziende del gruppo

Archiviazione fatture fornitori

La fattura viene condivisa velocemente snellendo eaggiungendo valore al processo della registrazionecontabile, il tutto monitorato e gestito digitalmente: dagliappunti alle note, dalla definizione della contropartita, allavalorizzazione dello stato di avanzamento del progetto, finoall’imputazione della corretta pratica di finanziamento.

Con opportuni tool di gestione gli utenti possono inserireappunti sui documenti informatici, senza perdere quindile potenzialità e la fruibilità del documento cartaceo.

Workflow gestione fatture passive

Condivisione e completamento informativo

ERP

In funzione di alcune informazioni generali quali, tipologia fattura,fornitore e centro di costo, viene assegnato il percorso approvativodel documento, in base all’organigramma.

Gli step del processo sonopredefiniti, ma la flessibilitàdella soluzione permette lagestione manuale dellecasistiche straordinarie.

Workflow per l’approvazione ed il completamento informativo

Workflow gestione fatture passive

Processo di approvazione

Le schede tecniche di prodotto, nuove o in modifica, vengono acquisite eprofilate automaticamente in ARXivar, avviando così il relativo processoapprovativo, che prevede il coinvolgimento parallelo delle diversefunzioni aziendali:

- Qualità- Marketing- Imballaggio- Logistica- Laboratorio- Confetture

Gestione schede tecniche di prodotto

Start

Avvio

Valorizza

ST-GESTIONE INIZIALEScheda Tecnica

(02:00:00)01\0GR_QUALITA

Procedi

Modifica Stato

ST-Verifica DatiConfetture(03:00:00)

01\amaldini

ST-Verifica DatiImballaggi(03:00:00)01\gpieri

ST-Verifica DatiQualità

(03:00:00)01\0GR_QUALITA

ST-Verifica DatiMarketing(03:00:00)01\grossi

ST-Verifica DatiLogistica

(03:00:00)01\gamadori

ST-Verifica DatiLaboratorio(03:00:00)01\cneri

Rich. Approvazione Rich. Approvazione Rich. Approvazione Rich. Approvazione Rich. Approvazione Rich. Approvazione

Procedi Procedi

Verificato Verificato

Procedi

Verificato

Procedi

Verificato

Procedi

Verificato

Procedi

Verificato

ProcediProcedi Procedi Procedi Procedi Procedi

Procedi Procedi Procedi Procedi Procedi Procedi

ST-Archiviazione SchedaTecnica

(02:00:00)01\0GR QUALITA

Verificato

Procedi

Modifica Stato

ST-Approvazione SchedaTecnica

(03:00:00)01\mpagliarani

Procedi

Rich. Approvazione

Verificato

ST-Definizione Uffici perModifiche(01:00:00)

01\0GR_QUALITA

Procedi

Modifica

ST-Approvazione Scheda Tecnica(03:00:00)01\cneri

ST-Approvazione SchedaTecnica

(02:00:00)01\sgiorgini

Valorizza

Verificato

Valorizza

Modifica

Modifica

Verificato

Modifica Stato

ST_Verifica

ST_Verifica

Procedi

Procedi

Valorizza

Modifica

Annullato

Notifica

Marchio PrivatoST-Scheda Tecnica

Approvata(01:00:00)

01\0GR_QUALITA

Procedi

Valorizza

Traduzione ST(01:00:00)

01\0GR_QUALITA

Procedi

Lingue

Procedi

ST-Verifica RevisioneST per traduzione

(01:00:00)01\0GR_QUALITA

Procedi

Riassegna

Procedi

Annullato Tutti i documenti sono condivisi con l’area commerciale ed inviati ai Clienti, per migliorare il servizio relativo alla tracciabilità.

Gestione schede tecniche di prodotto

I documenti previsti dal Sistema di Gestionedella Qualità vengono archiviati su ARXivar,avviando quindi il processo di approvazione,il quale a sua volta prevede la fascicolazione ela corretta organizzazione di essi.

I documenti vengono condivisi, internamenteo esternamente, nel rispetto delle policy diriservatezza definite. Tali condivisioni sonotracciate in maniera puntuale, in modo dapermettere il monitoraggio delle singolevisualizzazioni dei documenti.

Documenti SGQ

Monitoraggio dei processi

La gestione per processi permette il monitoraggio puntuale dei KPIpredefiniti per ogni processo.

Ad esempio vengono misurati i tempi medi di registrazione delle fatture edi svolgimento dei task approvativi.

Tutti gli allegati e le note relativi aidocumenti sono puntualmente salvati eorganizzati, mediante relazioniautomatiche che facilitano la ricerca ela consultazione, sia da pc, sia dadispositivi mobile.

Consultazione e ricerche

Unico repository delle informazioni e coerenza con lepolicy di riservatezza

Condivisione delle informazioni all’internodell’azienda e nei diversi stabilimenti produttivi

Coinvolgimento immediato di diverse Funzioniaziendali

Processi omogenei, condivisi e standardizzati chepermettono di gestire contemporaneamente alcunepeculiari caratteristiche delle differenti aziende delGruppo

Tracciabilità di tutte delle informazioni, delle noteinerenti al documento e di tutti gli step approvativi

I vantaggi

Minori costi di stampa

Univocità dell’ultima versione del documento

Ottimizzazione delle procedure approvative contracciabilità ed apposizione digitale dei dati contabilisul documento

Report puntuali sull’avanzamento dei processi e sueventuali colli di bottiglia

Organizzazione e fascicolazione automatica deidocumenti

I vantaggi

La parola al Cliente

«Arxivar ha stimolato l’intera azienda, a tutti i livelli diresponsabilità, in una trasformazione digitale cheprevede un particolare focus nella gestione deiprocessi e delle informazioni, permettendoci di:• dematerializzare e digitalizzare parte del nostro

patrimonio aziendale: documenti, informazioni eprocessi;

• condividere tutte le informazioni digitalizzabili,aumentando contemporaneamente il livello disicurezza della loro diffusione e il relativomonitoraggio degli accessi;

• gestire i processi aziendali in un’ottica dicompleta collaborazione fra le diverse Funzioni edi dettagliato monitoraggio delle attività».

Maurizio BasiniIT Manager OROGEL