Un nostra storia di successo

L’ Azienda

Odosgroup è una realtà consolidata impegnata nella

gestione e promozione dei Centri Commerciali

Il gruppo è formato dalle società: Odos, GeA e Atrium.

Oltre trenta Collaboratori, insieme a consulenti legali, fiscali,

informatici e della sicurezza, perseguono quotidianamente un

unico, importante, obiettivo: creare valore nel tempo attraverso

la qualità del lavoro e la grande esperienza maturata.

Ad essi è dedicata la massima attenzione nella formazione e

nella motivazione orientata alla soddisfazione del Cliente

L’ Azienda

Più di 30 centri commerciali gestiti

23 anni di attività

Capitale sociale 120.000 euro

L’ Esigenza

L’analisi dei processi aziendali ha permesso di evidenziare l’esigenza di una

riorganizzazione dei flussi documentali, al fine di rendere la struttura più reattiva ed

efficiente.

Inizialmente si è scelto di porre l’attenzione su 2 problematiche:

L’iter approvativo delle fatture fornitore

La gestione delle aggiudicazioni degli appalti ai manutentori dei servizi nei centri

gestiti.

L’obiettivo finale richiesto dalla direzione:

Formalizzare i processi aziendali

Centralizzare le informazioni disperse tra i vari reparti e renderle fruibili per quanto di

competenza, all’esterno dell’azienda, magari mantenendo una tracciatura delle

operazioni eseguite.

«L’organizzazione dei Fornitori e l’affidamento dei servizi nei Centri Commerciali, Outlet e

Grande Distribuzione, richiede know-how e strumenti informatici in grado di supportare

processi collaborativi sempre più articolati»

La soluzione

Per la gestione dei processi approvativi delle fatture fornitore sono stati implementati

alcuni workflow che permettono di favorire un nuovo modo di lavorare secondo

processi collaborativi.

Le fatture ricevute vengono profilate dall’ufficio segreteria che ne definisce il

Centro di appartenenza e la tipologia della fornitura.

Sulla base di queste informazioni i documenti vengono istantaneamente trasmessi

agli uffici di competenza (ufficio tecnico, promo-pubblicitario, direzione…) che

provvedono a valutarne la congruità economica, la corretta esecuzione degli interventi,

etc.

Tutte le valutazioni vengono raccolte e presentate all’ufficio contabilità che

predispone sia la registrazione contabile che le autorizzazioni ai pagamenti.

Nel caso si rendesse necessario, all’interno del processo possono venire gestite anche

le «Non conformità» verso i fornitori.

Il tutto in tempo reale, tracciabile e con supporto documentale completamente

dematerializzato

Approvazione fatture fornitore

«La gestione dei processi di ricerca e scelta dei fornitori esterni per i servizi di

manutenzione di un centro commerciale ha per noi rilevanza strategica. Una

corretta o erronea selezione porta a risultati esponenziali sull’operatività del

Centro Commerciale» (Luca Verpelli, AD Odos Group)

Servizi in affidamento:

Manutenzione tecnologica

Pulizie

Servizi ambientali

Manutenzione del verde

Valore economico: oltre 3.5 mln di Euro

Gestione bandi

Scenario iniziale

Attività in capo a ciascuna direzione di centro

commerciale:

• Predisposizione cartacea di:

-135 bandi e lettere d’invito

-135 contratti e relativi allegati

• Relazioni esterne con 405 candidati fornitori

• Verifica e controllo dell’ammissibilità di 405

offerte

• Stesura graduatorie

La gestione dei bandi si avvale di un’applicazione windows, integrata con l’attuale

gestionale (Mago.NET) e di un portale web ad utilizzo dei fornitori.

La direzione, tramite Client Windows, configura il bando di gara con i parametri che lo

caratterizzano (requisiti generali, requisiti tecnici, requisiti di carattere economico

fiananziario), seleziona i partecipanti ed inoltra gli inviti tramite PEC

Da portale web i fornitori possono gestire i bandi accedendo alla propria area riservata

Gestione bandi

Una volta che tutti i prerequisiti sono soddisfatti, i vari documenti vengono

automaticamente caricati in Arxivar mediante opportuna profilazione ed avviato un

workflow che sottopone agli interessati le pratiche.

Il fornitore viene automaticamente informato dell’avvenuto caricamento della pratica e

della adeguatezza delle informazioni fornite con le motivazioni ed i commenti

dell’operatore.

A scadenza i dati vengono poi raccolti, interpolati e le candidature ordinate per

punteggio conseguito.

Gestione bandi

I Benefici

Incremento delle performance grazie alla

centralizzazione delle informazioni e alla loro

immediata fruibilità nei vari reparti

Ottimizzazione e semplificazione dello scambio

di documenti con i fornitori

Monitoraggio in tempo reale dello stato di ogni

documento

Semplificazione delle procedure di firma grazie

al processo completamente dematerializzato

Grazie alla formalizzazione delle logiche aziendali

l’esperienza maturata viene resa disponibile a tutti

mediante processi efficienti e misurabili

La parola al cliente