1 Marco Gentili CNIPA - Novembre 2006 La cultura del Project Management per la Governance dell'ICT...

1Marco Gentili CNIPA - Novembre 2006

La cultura del Project Managementper la Governance dell'ICTnella Pubblica Amministrazione

Puntare per l’indispensabile tutela degli interessi pubblici su una inversione di tendenza che privilegi la verifica ex-post rispetto alle valutazioni ex-ante

Marco GentiliArea Governo e monitoraggio delle forniture ICT


Politica per la governance dell’ICT

Il Ministro per le Riforme e l’innovazione nella PA, nel presentare le Linee strategiche della nuova legislatura in tema ICT (audizione alla commissione Senato del 4/7/2006) ha ribadito la necessità di

Puntare per l’indispensabile tutela degli interessi pubblici su una inversione di tendenza che privilegi la verifica ex-post rispetto alle valutazioni ex-ante

Questa priorità evidenziata dal Ministro trova piena corrispondenza nella scelta del CNIPA di creare l’ Area Governo e monitoraggio delle forniture ICT

La strategia per la governance dell’ICT discende direttamente da questa politica articolandosi in diverse linee d’azione che si sviluppano sul fil rouge della Qualità


Strategia per la governance dell’ICT

Tutela degli interessi pubblici ----> Governo Ottenere Qualità dai fornitori di servizi ICT

Richiedere la qualità nell’appalto dei servizi ICT Formalizzare la qualità nella definizione del contratto Valutare la qualità per aggiudicare le gare

per fornire Qualità a cittadini ed imprese Pretendere la qualità governando il contratto Erogare servizi efficaci ed efficienti offrendo sicurezza e

affidabilità

Valutazione ex-ante ----> Parere o Selezione

Verifica ex-post ----> Monitoraggio Identificare best practices che garantiscano la Qualità

Codificarle nelle Linee guida sulla qualità delle forniture ICT Evolvere le modalità di appalto ed i contratti

Verificare l’effettiva Qualità ricevuta Verificare SAL, Rischi, Risultati e Ricadute (Project Management) Valutare il governo del contratto ed il conseguimento degli obiettivi


Area Governo e Monitoraggio delle Forniture ICT

Elabora, aggiorna e diffonde norme e linee guida sulla qualità dei beni e servizi ICT per la definizione ed il governo dei contratti della PA

ne garantisce validità e attualità ne incentiva e massimizza l'utilizzo

Assicura il supporto tecnico in materia di governo e monitoraggio delle forniture ICT agli operatori istituzionali

Aree di intervento del Governo strategie di acquisizione e appalto pubblico studi di fattibilità e analisi costi/benefici contratti e capitolati tecnici project management, assessment e benchmarking quality management, customer satisfaction e CRM analisi dei risultati e ricadute degli investimenti


Area Governo e Monitoraggio delle Forniture ICT

Definisce, promuove e controlla i servizi di monitoraggio identifica le metodiche di monitoraggio verifica l’operato delle società di monitoraggio qualificate verifica risultati conseguiti, costi sostenuti, benefici raggiunti, di contratti o progetti ICT strategici

Garantisce la raccolta e l'accesso alle informazioni messe a disposizione dalle amministrazioni coinvolte nel monitoraggio

fornisce consulenza e attività di formazione effettua azioni di comunicazione e diffusione delle conoscenze

Aree di intervento del Monitoraggio contratti ICT di grande rilievo delle PAC (art. 13 D. Lgs 39/93)

contratti e progetti di grande rilievo del CNIPA progetti delle PAL cofinanziati dal CNIPA per lo sviluppo dell’e-Government e della Società dell’Informazione


Un modello di governance dell’ICT in ambito pubblico


Innovazione per l’Innovazione

e-Government non solo innovazione tecnologica L’innovazione dell’e-Government non è solo tecnologica E’ necessario analizzare la Governance dell’e-Government

Innovativo modello di governance dell’ICT pubblica basato sul project management

Visione condivisa e Piano di e-Government Cooperazione tra PA e Selezione dei progetti Supporto alle PA e Stipula di convenzioni Cofinanziamenti erogati in funzione dei risultati raggiunti Pianificazione esecutiva e Project Management Monitoraggio dei progetti Risoluzione delle convenzioni dei progetti critici Ritorno degli investimenti Portfolio Management


Visione condivisa e Piano di e-Government

Obiettivi della visione condivisa erogare servizi on-line a gran parte dei cittadini e delle imprese

semplificare, rendere efficienti e competitive le PA integrare PAC e PAL

Piano di e-Government come linee di azione fra loro correlate Visione condivisa “e-Government per un federalismo efficiente”, quadro tecnico e organizzativo di riferimento comune

Realizzazione cooperativa, attuazione coerente e coordinata dei processi di e-Government in tutto il territorio nazionale

Organismo tecnico di condivisione, emanazione della conferenza unificata Stato - Regioni, Città e Autonomie Locali, Tavolo Congiunto Permanente (TCP)

Rete dei Centri Regionali di Competenza (CRC) Progetti di e-government, volti allo sviluppo di servizi infrastrutturali e servizi on-line a cittadini ed imprese


Supporto alle PAC e Convenzioni

Attività di assistenza ai progetti selezionati lungo tutto il CdV

Presentazione dei progetti in risposta all’Avviso di selezione Pianificazione esecutiva dei progetti Monitoraggio dei progetti in fase di attuazione Gestione delle varianti in corso d’opera in fase di attuazione Promozione e comunicazione dei servizi realizzati Valutazione ex-post del ritorno degli investimenti

Convenzione per definire i rapporti economici e giuridici tra CNIPA e Ente coordinatore del progetto

Oggetto, Obblighi, Durata, Referenti tecnicil’Ente coordinatore finanzia la quota non coperta dal cofinanziamento e aderisce al sistema di monitoraggio concordato con il TCP

Modalità e tempi di erogazione del corrispettivo Riduzione del finanziamento e variazioni del Progetto Diritto di riuso


Cofinanziamento

Modalità di erogazione

Anticipo a fondo perduto

I rata 30% entro 30 giorni dalla firma della Convenzione

Tranche erogate in corso d’opera

II rata 25% previa approvazione SAL

monitorato

III rata 25% previa approvazione SAL monitorato

Saldo a conclusione del progetto

IV rata 20% previa verifica raggiungimento

risultati attesi


Pianificazione e Project Management

Piani di progetto (baseline per il monitoraggio)Task

per identificare le principali attività in cui il progetto si scompone

Milestone in cui si fa un assessment su richiesta del coordinatore del

progetto

Exit Criteria (criteri di completamento) espressi in termini di prodotti realizzati

Evidenze oggettive utili per la gestione del progetto testimoniano la realizzazione dei prodotti

Output (servizi infrastrutturali e on-line rilasciati all’utente) loro livello di interattività canali su cui sono erogati

Outcome (ricadute dell’investimento) risparmio di tempo di cittadini ed imprese risparmio di tempo lavoro della PA risparmio economico amministrazioni gestione beni/servizi


Monitoraggio dei progetti

Risorse stanziate 4 Mln €, pari allo 0.8% della spesa monitorata 20-30 persone dedicate

Obiettivi Garantire l’erogazione dei cofinanziamenti DIT

coerentemente ai risultati raggiunti nell’ambito delle convenzioni stipulate

Concentrarsi sul raggiungimento dei risultati Verificare il completamento delle attività piuttosto che la

rendicontazione delle spese sostenute Adottare un approccio il meno invasivo possibile

documentare quanto dichiarato con evidenze oggettive già in possesso del progetto

Supportare la comunicazione dei risultati raggiunti Cruscotto del monitoraggio e rapporti di sintesi periodici

Evidenziare le best practices offrire cassa di risonanza al progetto agevolandone la

comunicazione



Caratteristiche Assessment asincroni

assessment effettuati in funzione della storia di ogni progetto

necessità di sincronizzare gli indicatori rilevati in tempi diversi

Frequenza degli assessment ogni 8-12 mesi 2/3 assessment in corso d’opera

1 verifica finale ex-post dopo il completamento del progetto

Verifica dei dati rilevati dati dichiarati dall’Ente coordinatore

evidenze oggettive attestanti la validità dei dati dichiarati

verifica di parte terza (Monitore) delle evidenze oggettive prodotte

Focalizzazione sul Piano esecutivo non si prende visione di impegni e disposizioni di pagamento

Produzione di indicatori di benchmark Confronto, autodiagnosi, stimolo del raggiungimento degli obiettivi



Risultati430 assessment effettuati, l’ 81% dei 530 previsti

90 Mln € di cofinanziamenti erogati, il 75% dei 120 previsti

Ricadute Sviluppo di un orientamento al project management

Fare la pianificazione esecutiva e gestire correttamente i documenti

Indurre una alta tensione sull’avanzamento lavori Competere, in senso positivo, con altri progetti

Aiuto per la Governance dei progetti Tenere sotto pressione i Fornitori ICT e gli Enti aggregati Identificare l’esigenza di varianti Garantire la visibilità del progetto

Training sull’ ICT management Aiutare Comuni medio-piccoli e Comunità montane che sperimentano

per la prima volta dimensioni progettuali così complesse Assicurare continuità ai progetti che in corso d’opera cambiano

responsabile o livelli tecnici direzionali


Portfolio Management

Cruscotto del monitoraggio www.cnipa.gov.it/cruscotto/

Trasparenzacomunicare i risultati raggiuntiPAL e PACDipendenti pubbliciCittadini interessatiImprese interessateFornitori ICTMedia interessati

Conoscenzaanalizzare i datiinterpretare fenomeni

Governosupportare decisionidefinire politichegovernare progettierogare finanziamenti


Risoluzione delle convenzioni per i progetti critici

Applicazione del procedimento (ottobre - novembre 2005)

41 progetti, 31% del totale, impattati SAL < 35%

129 Mln € valore economico, 30% del totale

34 Mln € valore economico cofinaziamento

Esiti delle azioni intraprese

38 progetti su 41, il 93%, hanno superato il vincolo imposto

2 progetti non hanno richiesto un assessment poiché non partiti

1 progetto non ha superato la soglia del 35% di avanzamento

Impatti sul piano di e-government

39 progetti passati in 60 giorni dal 25% al 62% di SAL

Incremento del 37%, 4 volte maggiore di quello usuale

Piano di e-government passato dal 70% all’ 83% di SAL

Incremento del 13%, circa 2 volte maggiore di quello usuale


Ritorno degli investimenti

Progetti di E-Government

Input finanziamenti stanziati, 480 Mln € di cui 120 Mln € MITprogetti avviati, 134amministrazioni coinvolte, 4.700

Output servizi on line disponibilitransazioni potenzialitransazioni effettive x tipologia di canale

Outcomeintermedio

risparmio di tempo per cittadini ed impreserisparmio di tempo per i dipendenti delle PArisparmio economico nella gestione beni/servizi ICT

Outcome maggiore qualità della vita per i cittadinimaggiore competitività delle impresemaggiore produttività delle amministrazioni


Stato di Avanzamento Lavori Risultati conseguiti


Dati aggiornati a Settembre 2006


Stato avanzamento lavori e Ritardo


SAL e Ritardo per aree geografiche

Aree Nord Ovest Nord Est Centro Sud Isole

N. Prog. 26 27 49 21 9

Base progetti: 132 (esclusi progetti non partiti)

95%92%

89%87%

78%

12

17

15

18

19

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%Avanzamento

0

5

10

15

20

25Ritardo (mesi)

Media: 91%

Media: 17 mesi


SAL e Ritardo per adeguatezza contromisure

Contromisure adeguate diminuiscono il ritardoAdeguatezza contromisure = Grado di attuazione > Grado di rischio

Contromisure giudicate non adeguate quando inferiori al grado rischio

75%

92%

21

15

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Non adeguate Adeguate

Avanzamento

0

5

10

15

20

25Ritardo


Servizi rilasciati


Servizi rilasciati: Disponibilità nei capoluoghi

Legenda:

Da 1 a 35 servizi

Da 36 a 90 servizi

Oltre 181 servizi

Tot. servizi disponibili 1531

Tot. progetti che li erogano (*)

45

(*) Solo i progetti che hanno effettuato la verifica finale

Fascia servizi Numero capoluoghi

1-35 servizi 41

36-180 servizi 12

>180 servizi 1



Costi di 118 progetti che hanno rilasciato servizi

365 Mln € sviluppo in 3 anni misura

110 Mln € avviamento all’esercizio in 1 anno stima

73 Mln €/anno gestione ogni anno stima

Risparmi (benefici)

32% tempo di cittadini ed imprese utenti finali

222 Mln €/anno - 11.820 AP/anno sovrastima 20%

56% tempo lavoro dei dipendenti PA

389 Mln €/anno - 15.560 AP/anno sovrastima 30%

12% minor costo di gestione delle infrastrutture ICT

82 Mln €/anno sovrastima 0%

Punto di pareggio

4-5 anni dalla fine dello sviluppo dei progetti


Punto di pareggio

-2000

-1000

0

1000

2000

3000

2003-05 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012

Benefici Costi Benefici - Costi


Criticità

Mancanza di una cultura organizzativa orientata ai processiGeneralizzata assenza di misura delle prestazioni

Netta separazione tra sviluppo e gestione dei sistemi ICT

Mancanza di una visione complessiva dell’amministrazione

Mancanza di una contabilità analitico-industrialeDifficile ribaltamento dei costi ICT sui procedimenti amministrativi

Collocazione dei benefici derivanti dall’ICT sotto responsabilità diverse da quelle di chi gestisce l’ICT e i suoi costi

Carenza nella definizione dei progetti ICTAnalisi costi/benefici nella definizione progetto e verifica risultati

Sostenibilità finanziaria del progetto su tutto il ciclo di vita del sistema ICT (sviluppo, gestione e manutenzione, dismissione)

Impatto organizzativo del sistema ICT sui dipendenti pubblici (piani di conversione, formazione, dismissione, del personale)

Comunicazione dei risultati raggiunti agli utenti del sistema ICT


Linee guida per la qualitàdelle forniture ICT


Obiettivi delle Linee guida

Ridurre le ambiguità inerenti la qualità delle forniture ICT per rendere la qualità un concetto realmente utilizzabile

proporre un approccio pragmatico alla qualità

fornire indicazioni concrete e facilmente attuabili

Suggerire approcci alla gestione operativa della relazione cliente-fornitore sull’intero ciclo di vita dell’acquisizione di forniture ICT

policy (politiche)

sourcing strategies (strategie di acquisizione)

public procurement (appalto pubblico)

deal negotiation (definizione del contratto)

project management (gestione operativa delle attività)


Condivisione dei contenuti

Partecipazione ai lavori coordinati dal CNIPA PAC e PAL e Società ICT pubbliche Associazioni di categoria (Federcomin, AITech, Fornitori ICT

Approccio inedito per la condivisione dei contenuti integra i diversi punti di vista della PA appaltante e del fornitore permette alle parti di conoscere le proprie ragioni e motivazioni consente di imparare insieme per migliorare l’appalto e l’offerta

Comunità sociali interessate Associazioni di categoria dei fornitori di consulenza (Assoconsult) Associazione Italiana Cultura Qualità (AICQ) Associazione Italiana Information Systems Auditor (AIEA) Associazione Professionale Consulenti di Direzione e Organizzazione (APCO)

Gruppo Utenti Function Point Italia (GUFPI) Istituto Italiano di Project Management (ISIPM) IT Service Management Forum Italia (itSMF) Project Management Institute (PMI)


Struttura Logica GovernoContrattoAppaltoStrategia

Manuale applicativoGoverno dei contratti ICT

Manuale d’usoPresentazione e utilizzo delle Linee Guida

Manuale applicativoStrategie di acquisizione forniture ICT

Manuale applicativoAppalto pubblico di forniture ICT

Manuale operativoDizionario delle forniture ICT

Manuale applicativoEsempi di applicazione

Man

uale d

i riferimen

toM

od

elli per la q

ualità fo

rnitu

re ICT


Opera Enciclopedica

Prodotti realizzati

1.650 pagine in 7 manuali

37 lemmi = 33 tipi di Forniture + 4 processi trasversali

450 attività (task) descrittive delle forniture ICT

305 prodotti (deliverables) generati dalle attività

111 indicatori di qualità per attività/prodotti

409 applicazioni degli indicatori

Impegno

200 incontri

1.500 giorni persona di 120 persone

50% CNIPA + 20% PA + 30% Fornitori ICT


Canali di distribuzione

Sito www.cnipa.gov.itSezione Qualità delle forniture ICT in home page

Collana editoriale iQuaderni

Minigrafia 8 - La qualità dei beni e servizi nei contratti della PA: linee guida per una migliore gestione

Quaderno 10 - Presentazione e utilizzo delle Linee guida

Quaderno 11 - Strategie di acquisizione delle forniture ICT

Quaderno 12 - Appalto pubblico di forniture ICT

Quaderno 13 - Esempi di applicazione

Quaderno 26 - Modelli di riferimento

Quaderno 27 - Governo dei contratti ICT


Diffusione delle Linee guida

Evolvere le Linee guida (ultimi 12 mesi)

Manuale VII “Governo dei contratti ICT”

Classe di fornitura Gestione elettronica dei documenti

5 dei primi 6 Manuali pubblicati e 36 classi di fornitura revisionati

Pubblicare e diffondere le Linee guida

8.000 copie distribuite dei primi 6 Manuali (ultimi 18 mesi)

4.000 copie distribuite del VII Manuale (ultimi 6 mesi)

12 convegni per più di 2.000 persone

40% PAC - 20% PAL - 40% fornitori ICT

Formare sulle Linee guida

6 interventi formativi per più di 600 GP (ultimi 6 mesi)


Qualità delle Linee guida

Il dato complessivo è estremamente incoraggiante 90% di molto (40%) o abbastanza (50%) soddisfatti

siamo riusciti comunque a scontentare qualcuno

6% non si ritiene per niente soddisfatto

L’adozione delle Linee guida convince61% valorizza la qualità e contrasta il ribasso di costo

63% accelera la definizione di contratti ICT

67% integra le culture per la acquisizione dell’ICT

72% migliora la descrizione dei servizi ICT

Le Linee guida di per se sono valutate positivamente63% sono complete

77% sono un utile strumento formativo

80% sono interessanti

88% sono utili

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