La dematerializzazione dei documenti: regole ed opportunità

Prof. Pierluigi RidolfiComponente CNIPA

Presidente del GdL per la dematerializzazione

Convegno SIAV – Forum PAMisurare per cambiare

Roma – 7 ottobre 2005

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Cos’è il CNIPA

CNIPA = Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione

Il CNIPA opera “presso” la Presidenza del Consiglio per l’attuazione delle politiche del Ministro per l’innovazione e le tecnologie (MIT), con autonomia tecnica, funzionale, amministrativa, contabile e finanziaria e con indipendenza di giudizio

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Compiti del CNIPA

Verso la Pubblica Amministrazione:

definisce strumenti per governare il processo di innovazione

coordina lo sviluppo dei sistemi informativi

detta criteri e regole tecniche di sicurezza, interoperabilità, prestazione

promuove lo sviluppo di strumenti abilitanti (reti e carte)

emette pareri di congruità tecnico-economica-strategica sui progetti

promuove e gestisce programmi speciali di intervento

coordina la predisposizione di piani di formazione del personale

Verso i cittadini e le imprese:

contribuisce alla definizione della politica del Governo, lavorando in stretto contatto con il MIT

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Gruppo di lavoro per la dematerializzazione tramite supporto digitale

Amministrazioni coinvolte

Innovazione e Tecnologie

Presidenza del Consiglio dei Ministri

Beni e Attività Culturali

Funzione Pubblica

Interno

Giustizia

Economia e Finanze

Salute

Lavoro e Politiche Sociali

CNIPA

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Obiettivi

individuare criteri e modalità tecniche per la conservazione sostitutiva permanente delle diverse tipologie di documenti amministrativi

definire regole per la trasmissione e l’esibizione dei documenti che ne garantiscano l’integrità, la conformità e la provenienza

proporre iniziative per razionalizzare, modificare o integrare la normativa vigente

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Grandi temi

evitare la produzione di nuova carta

eliminare il cartaceo esistente non di interesse “storico o culturale”

ottenere risparmi diretti (carta, spazi, ...)

attivare risparmi indiretti (tempo, efficienza, ...)

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Modus operandi del GdL

esame della normativa e delle prassi vigenti

audizioni delle Associazioni e degli Organismi di settore

individuazione di obiettivi da porsi nel breve/medio periodo

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Segreteria Tecnica

composta da persone designate dalle Amministrazioni coinvolte, da esperti e da rappresentanti delle associazioni, delle organizzazioni e degli operatori del settore

supporto tecnico, scientifico e giuridico al Gruppo di Lavoro approfondendo, studiando e predisponendo le soluzioni tecniche e normative

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Audizioni

Associazione Bancaria Italiana

Ordine dei Notai

Unione Italiana delle Camere di Commercio

Assocertificatori

Provincia di Bologna

Università di Bologna

Università di Urbino

Ordine dei Radiologi

Assinform

Associazione Italiana Imprese Gestione Documenti

Associazione Nazionale Archivistica Italiana

Associazione Nazionale Fornitori Apparecchiature IT

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Associazione Bancaria Italiana

riduzione dei tempi di conservazione dei documenti bancari

facoltà di validazione dei documenti digitalizzati da parte del Funzionario bancario

esame del valore probatorio dei documenti non soggetti a bollatura e vidimazione

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Ordine dei Notai

distinzione tra conformità e autenticità non garantita dal processo di scansione di documenti analogici

introduzione del concetto di “processo qualificato” quale “processo organizzativo certificato” in sostituzione dell’intervento del Pubblico Ufficiale

utilizzo della posta elettronica certificata per la trasmissione degli atti tra Notaio e PA

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Assocertificatori

modifica della normativa vigente

per consentire la distruzione dei documenti cartacei presenti in azienda

per ridurre i tempi di conservazione obbligatoria

definizione di regole per la conversione in formato analogico dei documenti firmati digitalmente

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Provincia di Bologna

progetto DOCAREA: sistema di gestione globale della documentazione degli enti locali

esigenza di regole semplici e chiare che indichino il “da farsi”

necessità di superare le resistenze psicologiche al cambiamento

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Ordine dei Radiologi

definizione di regole tecniche per la conservazione e trasmissione delle indagini radiologiche digitali

distinzione delle responsabilità di gestione della documentazione tra il medico refertatore e il tecnico radiologo

riduzione dei tempi di conservazione obbligatoria

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Assinform

necessità di una normativa transitoria per il progressivo passaggio dal cartaceo al digitale

esigenza di emanazione di una Circolare da parte del Ministero dell’economia e delle finanze per la conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini tributari

definizione di regole per la conservazione dei messaggi di posta elettronica

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Associazione Nazionale Archivistica Italiana

evoluzione della figura del responsabile della conservazione in responsabile della gestione del flusso documentario e dell’archivio

rivisitazione delle definizioni di documento informatico e di documento originale unico e non unico

armonizzazione delle normative che disciplinano le attività documentarie

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Incontri con aziende e partecipazioni a convegni

SIAV

Océ

COMDATA

Adobe

IBM

Microsoft

…

FORUM PA

OMAT

…

massima apertura e trasparenza

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Prime considerazioni

complessità della problematica superiore al previsto

prevalenza delle questioni normative su quelle tecniche

normativa vigente di controversa interpretazione

vastità della casistica

“facilismo” nell’individuare soluzioni

attuali regole non pienamente utilizzabili

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Libro Bianco

“stato dell’arte” nei diversi ambiti pubblici e privati

raccolta di norme e di documentazione

prospettive di proposte:

per eliminare la carta esistente

per limitare la produzione di documenti cartacei

pubblicazione a dicembre

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Eliminazione cartaceo esistente

processi qualificati per la trasposizione in formato digitale o per il riversamento

attuazione delle pratiche di scarto approntando strumenti di selezione (massimari) coerenti con i sistemi di classificazione (titolari)

approfondimento degli aspetti tecnologici connessi alla conservazione permanente

riduzione dei tempi di deposito obbligatorio

interventi formativi per fornire la spinta psicologica al “distacco” dalla carta

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Limitazione produzione cartaceo - 1

linee guida semplici e chiare per la gestione dei documenti digitali e dei messaggi di posta cartelle archiviazione personalizzata uniforme

limitazione della produzione cartacea di pubblicazioni ufficiali Gazzetta Atti Assembleari (Parlamento e Regioni)

attivazione dei procedimenti amministrativi utilizzando le nuove tecnologie non esiste “una” soluzione generale numerosità dei problemi e delle soluzioni

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Limitazione produzione cartaceo - 2

gestione transitoria fascicoli cartacei fascicoli informatici

comunicazione e trasmissione dei dati tra le amministrazioni documenti ufficiali con firma “forte” documenti informativi con firma “debole”

utilizzo della posta elettronica nei rapporti con cittadini/imprese posta elettronica normale posta elettronica certificata

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Azioni operative

cedolino on line

segnalazione alle Questure presenze in albergo

normativa sui documenti rilevanti ai fini tributari

tenuta libri paga e matricola

trasmissione dei bilanci alla Corte dei Conti estesa ai piccoli Comuni

…

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Quadro normativo vigente

D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445Testo Unico disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa

Deliberazione CNIPA n. 11/04Regole tecniche per la conservazione dei documenti

Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 Codice dei beni culturali e del paesaggio

Normative specifiche di settore

Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82Codice dell’Amministrazione digitale

D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68Disposizioni per l'utilizzo della PEC

D. Lgs. 28 febbraio 2005, n. 42Sistema pubblico di connettività

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Testo Unico in materia di documentazione amministrativa

disciplina la formazione, il rilascio, la tenuta, la conservazione, la gestione e la trasmissione di atti e documenti amministrativi

unifica le varie norme emanate nel tempo in materia di gestione documentale

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Regole tecniche per la conservazione dei documenti

definizioni chiare ed esplicite

semplificazione dei processi, specie per i documenti nati informatici

distinzione tra conservazione di documento analogico non unico e unico, limitando solo in quest’ultimo caso il ricorso al Pubblico ufficiale / Notaio

uso della tecnologia del riferimento temporale e della firma digitale

possibilità di utilizzo di qualsiasi supporto di memorizzazione

ampio risalto alla figura del Responsabile della conservazione

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Codice dei beni culturali e del paesaggio

definisce “beni culturali” gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico

alle amministrazioni e agli enti a cui appartengono i beni spetta l’obbligo di garantire la loro sicurezza e conservazione mentre al Ministero dei beni e delle attività culturali compete la vigilanza

i beni culturali non possono essere distrutti o danneggiati e lo smembramento o lo scarto dei documenti degli archivi è subordinato all’autorizzazione del suddetto Ministero

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Codice dell’Amministrazione Digitale

in vigore dal 1 gennaio 2006

ordina e riunisce norme già esistenti e ne introduce di nuove per nuovi servizi

stabilisce il principio che i cittadini e le imprese hanno il diritto ad avvalersi di una “amministrazione amica ed efficiente” che eroga servizi

indica nuovi strumenti e ne consolida la validità giuridica

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Diritti dei cittadini e delle imprese

diritto a usare l’ICT nei rapporti con la PA

diritto a effettuare i pagamenti in forma digitale

diritto a ottenere servizi di qualità

obbligo per le PA di cooperare fra loro scambiandosi on-line i dati relativi alle pratiche di cittadini ed imprese

obbligo per la PA di riorganizzare gli sportelli unici per gestire i procedimenti in maniera informatica

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Strumenti innovativi disponibili

firma elettronica e firma digitale

PEC - Posta Elettronica Certificata

SPC - Sistema Pubblico di Connettività

CIE e CNS - carte elettroniche

siti Internet della PA usabili

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Gestione digitale della documentazione

riportate definizioni puntuali documento informatico

concetto di documento “originale unico” elevato a rango di legge

pieno valore probatorio dei documenti informatici

formazione dei documenti con mezzi informatici

gestione dei procedimenti amministrativi informatici con raccolta dei documenti nei fascicoli informatici

possibilità di conservazione su supporti informatici

recupero del cartaceo tramite piani di sostituzione

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Azioni strategiche

lotta agli sprechi

razionalizzazione delle applicazioni informatiche e dei servizi

@P@

protocollo in ASP