6 Modulo Ge[1].Cnipa

Si possono archiviare i Si possono archiviare i documenti contabili documenti contabili generati ingenerati in formato elettronico,formato elettronico, senza senza l’obbligo di conservare la carta l’obbligo di conservare la carta

ad eccezione di:ad eccezione di:

Scritture e documenti rilevanti ai fini delle Scritture e documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie nel settore doganale disposizioni tributarie nel settore doganale

Accise e imposte di competenza dell’agenzia Accise e imposte di competenza dell’agenzia delle Doganedelle Dogane

COSA SI PUÒCOSA SI PUÒ SOSTITUIRE E COSA NOSOSTITUIRE E COSA NO

1

Gestione Documentale ed Archiviazione DigitaleGestione Documentale ed Archiviazione Digitale

Si possono eliminare i Si possono eliminare i documenti contabili indocumenti contabili in formato cartaceoformato cartaceo soltanto dopo il completamento soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione digitaledella procedura di conservazione digitale

ad eccezione di:ad eccezione di:

Documenti analogici originali unici Documenti analogici originali unici

Documenti in cui NON si può risalire al loro Documenti in cui NON si può risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione anche di cui sia obbligatoria la conservazione anche presso terzi (p.e. assegni girati, cartelle cliniche, presso terzi (p.e. assegni girati, cartelle cliniche, contratti) per i quali è necessaria l’ulteriore contratti) per i quali è necessaria l’ulteriore apposizione di una sottoscrizione elettronica e di apposizione di una sottoscrizione elettronica e di una marca temporale da parte di un pubblico una marca temporale da parte di un pubblico ufficiale, che attesti la conformità di quanto ufficiale, che attesti la conformità di quanto memorizzato, al documento originale memorizzato, al documento originale

COSA SI PUÒCOSA SI PUÒ SOSTITUIRE E COSA NOSOSTITUIRE E COSA NO

2


Nominare il Responsabile della conservazione:Nominare il Responsabile della conservazione: definisce il processo, archivia, delega fasi del processo, cura, convoca definisce il processo, archivia, delega fasi del processo, cura, convoca

il pubblico ufficiale, verifica i CD/DvD, comunica con le Agenzie il pubblico ufficiale, verifica i CD/DvD, comunica con le Agenzie FiscaliFiscali

Creare Documenti informatici:Creare Documenti informatici: Il documento statico non modificabile, è creato in modo tale per cui il Il documento statico non modificabile, è creato in modo tale per cui il

contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e di contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione, con garanzia di integrità e autenticitàconservazione, con garanzia di integrità e autenticità

Dotarsi di dispositivi per la Firma DigitaleDotarsi di dispositivi per la Firma DigitalePer l’apposizione della firma elettronica qualificata, basata su un Per l’apposizione della firma elettronica qualificata, basata su un

certificato qualificato e creata attraverso un dispositivo sicuro per la certificato qualificato e creata attraverso un dispositivo sicuro per la sua creazione (smart card + certificato rilasciato da una CA)sua creazione (smart card + certificato rilasciato da una CA)

Dotarsi diDotarsi di Marca TemporaleMarca Temporale: : Per inserire sui documenti fiscali l’evidenza informatica che consente Per inserire sui documenti fiscali l’evidenza informatica che consente

di rendere opponibile a terzi un riferimento temporaledi rendere opponibile a terzi un riferimento temporale

Dotarsi di software applicativoDotarsi di software applicativoche consente l’effettuazione a norme CNIPA del processo sostitutivoche consente l’effettuazione a norme CNIPA del processo sostitutivo

COSA FARE PER REALIZZARLACOSA FARE PER REALIZZARLA

3


Definisce e progetta sotto il profilo organizzativo e tecnologico il sistema di conservazione, ivi incluse le procedure di sicurezza fisiche e logiche, anche per quanto concerne l’apposizione del riferimento temporale;

Archivia e rende disponibili, con l’impiego di applicazioni software, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato:

Descrizione del contenuto dell’insieme di documenti; Estremi identificativi del responsabile della conservazione; Estremi identificativi delle persone eventualmente delegate; lndicazione delle copie di sicurezza;

Cura che il sistema e le procedure operino in conformità con il piano stabilito e siano mantenute aggiornate e funzionanti;

Convoca il pubblico ufficiale quando necessario;

Verifica periodicamente, con cadenza non superiore, l’effettiva leggibilità dei documenti conservati e provvede, se necessario, al riversamento;

Definisce la gestione del processo di esibizione dei documenti;

Comunica alle Agenzie Fiscali i dati relativi ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari (impronte, sottoscrizione elettronica, marca temp.);

IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONEIL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE

4


Scanner di produzione

Processo di conservazione sostitutivaProcesso di conservazione sostitutiva

Masterizzatore CD/DVD / UDO

Postazione di Conservazione Legale

basata su Ge.DOC

(1) Acquisizione documentale

(2) Firma e/omarca

Marcatura temporale

Lettore smart card

(3) Processo di masterizzazione

a lotti

5


6


Recupero spazi destinati ad archiviRecupero spazi destinati ad archivi

Riduzione costi di archiviazione cartaceaRiduzione costi di archiviazione cartacea

Riduzione costi per ricerche cartacee in caso Riduzione costi per ricerche cartacee in caso di verifichedi verifiche

Riduzione costi del materiale di consumo Riduzione costi del materiale di consumo (carta, toner, ecc) (carta, toner, ecc)

Riduzione costi di manutenzione dei sistemi di Riduzione costi di manutenzione dei sistemi di stampa stampa

Impiego di risorse umane in altre attività Impiego di risorse umane in altre attività

VANTAGGI ECONOMICIVANTAGGI ECONOMICI

7


D.P.R. 445/2000 (Testo unico e succ. modif.)

D.P.C.M. 13/01/2004 (Regole tecniche per i documenti informatici)

Deliberazione CNIPA 11/2004 (Regole tecniche conservazione)

Decreto Ministro Economia e Finanze 23/01/2004 (Obblighi fiscali relativi ai documenti informatici)

D.L. 20/02/2004 n. 52 (Fatture elettroniche)

...e altre, tra cui il Codice in Materia di Protezione dei Dati Personali (Privacy)

Quadro Legislativo Archiviazione Quadro Legislativo Archiviazione SostitutivaSostitutiva

Evoluzione delle norme che, per la prima volta, consentono la smaterializzazione del documento cartaceo

8


QuadroQuadro Legislativo Archiviazione Legislativo Archiviazione SostitutivaSostitutiva

Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la

conformità dei documenti agli originali

QuadroQuadro LegislativoLegislativo

9


10


CNIPA n. 11/2004: QuadroCNIPA n. 11/2004: Quadro SinotticoSinottico

Ge.CNIPA - Archiviazione SostitutivaGe.CNIPA - Archiviazione Sostitutiva

Il modulo di Ge.DOC denominato Ge.CNIPA, consente di effettuare la Il modulo di Ge.DOC denominato Ge.CNIPA, consente di effettuare la conservazione dei documenti a norma della conservazione dei documenti a norma della Deliberazione n. 11/2004 Deliberazione n. 11/2004 CNIPA CNIPA e delle altre norme e leggi collegatee delle altre norme e leggi collegate

E’ costituito da funzioni distinte ed indipendenti, da utilizzare in sequenza: E’ costituito da funzioni distinte ed indipendenti, da utilizzare in sequenza:

1.1. Ge.EXPORT:Ge.EXPORT: per l’esportazione della porzione di dati del database e per l’esportazione della porzione di dati del database e dei documenti, soggetti all’archiviazione sostitutiva; dei documenti, soggetti all’archiviazione sostitutiva;

2.2. Ge.CNIPA: Ge.CNIPA: per la chiusura e la firma dei filesper la chiusura e la firma dei files

3.3. DiKe:DiKe: il software di Firma Digitale gratuito di Infocamere SpAil software di Firma Digitale gratuito di Infocamere SpA

4.4. Ge-Burn:Ge-Burn: consente di guidare il processo di masterizzazione su consente di guidare il processo di masterizzazione su CD/DVDCD/DVD

5.5. Ge.DocViewer:Ge.DocViewer: è il software autoconsistente, basato su database è il software autoconsistente, basato su database

XML,XML, visualizzatore di immagini e dati, precedentemente archiviati visualizzatore di immagini e dati, precedentemente archiviati con il software Ge.Doc®. con il software Ge.Doc®.

11


Ge.EXPORT consente di:

1. Estrarre i files per effettuare l’archiviazione sostitutiva;

2. Effettuare esportazioni per altre attività di amministrazione del db;

Ge.EXPORT - Export files da conservareGe.EXPORT - Export files da conservare

12


È possibile esportare:

1.la tipologia dei documenti

2.le cartelle contenenti i documenti

13


Ge.CNIPA Ge.CNIPA consente di effettuare le operazioni di chiusura e di preparare i files per l’apposizione della firma digitale

Ge.CNIPA - Archiviazione SostitutivaGe.CNIPA - Archiviazione Sostitutiva

Ge.CNIPA Ge.CNIPA si collega automaticamente a DiKeDiKe, il software di Firma Digitale gratuito di Infocamere SpA

14


Dike - Apposizione Firma DigitaleDike - Apposizione Firma Digitale

L’operazione viene effettuata mediante:

1.1. il softwareil software DikeDike (installato sul client);

2.2. un lettore di un lettore di smart cardsmart card;

3.3. la smart cardla smart card contenente la Firma Digitale del Responsabile della conservazione sostitutiva. Il quale inserisce il proprio codice PIN

15


DiKeDiKe, effettua la verifica del dispositivo di Firma DigitaleFirma Digitale

Verificata la validità della Firma Digitale, contente di apporre la propria Firma Digitale sul/sui files da firmare

Alla fine dell’operazione viene visualizzato un messaggio che certifica che l’operazione effettuata è corretta

Dike - Apposizione Firma DigitaleDike - Apposizione Firma Digitale

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Il processo guidato di masterizzazione semplifica le attività del dba

Ge.BURN - Masterizzazione GuidataGe.BURN - Masterizzazione Guidata

Ge-BurnGe-Burn consente di:

• Estrarre i files da masterizzare

• Selezionare il Devise su cui risiedono i files

• Selezionare il masterizzatore di CD/DVD

• Masterizzare il CD/DVD

• Creare il CD/DVD

eseguibile con Ge.DocViewer

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Ge.DocViewer:Ge.DocViewer:è il modulo autoinstallante ed autoconsistente, basato su database XML, visualizzatore di immagini e dati, precedentemente archiviati con il software Ge.Doc®.

Ge.DocViewerGe.DocViewer

Consente di eseguire ricerche sull’archivio masterizzato su CD/DVD, esibire l’archivio sostitutivo a norme CNIPA, ristampare documenti, senza poter effettuare modifiche all’archivio

Consente di dimostrare l’originalità dei documenti conservati a norme CNIPA

6 Modulo Ge[1].Cnipa

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