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Marzo 2012 - 1
Il nuovo processo amministrativo contabile
della scuola
marzo 2012
Marzo 2012 - 2
Struttura del documento
Il processo Introduzione Il workflow dei processi Il dettaglio dei processi
Architettura generale
I processi di pianificazione/consuntivazione
Il processo di previsione dei flussi di cassa
Un esempio del nuovo piano dei conti
Marzo 2012 - 3
Introduzione
Il lavoro revisione delle attuali strutture contabili si è basato su una prima fase di analisi delle modalità e delle principali problematiche esistenti per poi passare ad una fase di riprogettazione e ridefinizione di tutti i principali meccanismi operativi e delle strutture logiche di registrazione contabile. Il prodotto finale di questo percorso è rappresentato dal nuovo manuale contabile che, ripercorre tutte le fasi principali del ciclo amministrativo ridefinendone le regole.
Il lavoro si è concentrato sulle macro fasi principali:
1. Processo di previsione e programmazione
2. Processo di registrazione e consuntivazione
3. Processo di analisi degli scostamenti
4. Processo di monitoraggio e controllo
PR
EV
ISIO
NE
PR
OG
RA
MM
AZIO
NE
REGISTRAZIO
NE
CONSUNTIVAZIO
N
E
AN
ALIS
I
MO
NIT
ORAG
GIO
CO
NTRO
LLO
Sono state anche aggiunte delle sezioni specifiche per alcune gestioni economiche, segnatamente le aziende agrarie, e sono stati introdotti alcuni concetti evolutivi dei meccanismi di previsione, in particolar modo per quanto concerne i flussi di cassa. Nel corso della slide che seguono si darà un breve e sintetico cenno del lavoro svolto.
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L’attività di analisi - Il workflow dei processi
L’attuale processo amministrativo contabile della scuola è stato così ricostruito in fase di analisi
NOTA: i processi di competenza del MIUR non vengono considerati
Dall’analisi di ciascuno step costituente il macro processo fondamentale, si sono individuate le aree di miglioramento sia di tipo procedurale, che di tipo tecnico, che di tipo tecnologico. Su tale base si è proceduto da un lato alla riscrittura delle modalità operative e dall’altro alla riconfigurazione degli strumenti tecnologici a supporto.
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Il workflow dei processi
Come detto, il macro-processo amministrativo contabile scolastico riguarda tutte le attività inerenti la rilevazione degli eventi legati alla gestione finanziaria dell’Istituto, ed è finalizzato alla loro corretta e veritiera rappresentazione. Comprende le attività che vanno dalla pianificazione delle entrate e delle uscite, alla loro registrazione e consuntivazione negli appositi prospetti di sintesi, al controllo a consuntivo dei dati ed al monitoraggio costante dell’andamento della gestione
Tutte le fasi di tale processo, opportunamente ridefinite e riprogettate sono state adeguatamente formalizzate e descritte. Di seguito si espone quindi un esempio di flow chart, con le principali modalità descrittive adottate:
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Il workflow dei processi – un esempio sul processo di pianificazione
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Il dettaglio dei processi: un esempio
Ciascun passaggio relativo al processo contabile, è stato descritto nelle sue componenti di base
Si è anche proceduto alla identificazione dei principali strumenti/documenti necessari per ciascuna fase oltre alla formalizzazione delle regoli fondamentali da seguire per ciascuno step
Marzo 2012 - 8
Struttura del documento
Il processo Introduzione Il workflow dei processi Il dettaglio dei processi
Architettura generale
I processi di pianificazione/consuntivazione
Il processo di previsione dei flussi di cassa
Un esempio del nuovo piano dei conti
Marzo 2012 - 9
Architettura generale - introduzione
Al fine di comprendere con maggiore efficacia le modalità e le logiche di progettazione dei nuovi modelli amministrativo contabili, si ritiene necessario definire la differenza tra bilancio e controllo di gestione:
BILANCIO CONTROLLO DI
GESTIONE
• Identifica la natura delle spese e monitora il pareggio fra entrate e uscite.
• Considera l’istituto scolastico come un complesso unitario
• Rileva il risultato complessivo della gestione
• Aggrega e monitora spese di diversa natura ma con una stessa destinazione (per progetto, per attività).
• Considera l’istituto scolastico come un insieme di gestioni diverse (progetti, attività, gestioni economiche)
• Rileva i fatti interni di gestione
Il progetto intrapreso, relativo al manuale contabile, ha inteso dare una risposta operativa al tema della corretta elaborazione del bilancio, predisponendo le strutture logiche e allo sviluppo di un nuovo sistema di controllo di gestione. Ciò è vero soprattutto in considerazione della introduzione delle logiche di localizzazione estese non solo alla attività progettuale ma anche all’attività scolastica ordinaria ed alle gestioni economiche.
Marzo 2012 - 10
Sulla scorta delle esigenze del MIUR, delle scuole e dei principi dettati dalla normativa di riferimento si sono individuate le linee guida progettuali:
1. PROGRAMMARE IN MANIERA EFFICIENTE2. ALLOCARE CORRETTAMENTE ENTRATE E SPESE3. REPORT LEGGIBILI E CONFRONTABILI
Programmazione strategica pluriennale partendo dal dato oggettivo che le entrate Ministeriali sono date; di conseguenza è necessario orientare le scuole alla ottimizzazione delle risorse disponibili e alla ricerca di nuove fonti di finanziamento.
Esigenza di portare le scuole ad un bilancio annuale di cassa, quindi definizione di un processo graduale per supportare le Istituzioni Scolastiche al perseguimento di questo obiettivo.
Esigenza di un monitoraggio puntuale dei flussi di spesa e delle entrate corrispondenti per favorire l’eliminazione dei residui.
Obiettivo di uniformare le modalità di registrazione dei dati per rendere confrontabili i bilanci delle Istituzioni Scolastiche;
Dotare le Istituzioni Scolastiche di strumenti per l’applicazione dei principi sopra descritti.
Architettura generale – linee guida
OBIETTIVI
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Architettura generale - metodologia
La logica di costruzione dei nuovi modelli può essere rappresentata come segue:
Registrazione per natura della transazione
Il processo di rilevazione contabile prevede come primo passo l’identificazione della fonte delle entrate e della natura delle spese; in un secondo momento, all’atto della registrazione verrà richiesta la rilevazione della destinazione.
Report per natura o per destinazione
Visualizzazione della natura o della destinazione della transazione. Il processo di costruzione dei report di previsione in genere parte dalla destinazione (progetti, attività), in fase di consuntivazione dalla natura.
Nuovo Piano dei Conti
Nuovo modello di Budget
Nuovo modello di Consuntivazione
Nuovo modello di allocazione delle
entrate e delle uscite
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Architettura generale - metodologia
Il percorso metodologico seguito per la costruzione dei modelli parte dalla progettazione del Piano dei Conti in quanto espressione del massimo grado di dettaglio per quanto concerne la rappresentazione di entrate e spese; la costruzione del Budget tiene conto dell’impostazione del modello contabile; infine, il modello di Consuntivazione rispecchia, in un’ottica di confrontablità, l’impostazione del Budget.
Registrazione contabile –
Piano dei Conti
Previsione – Budget e Bilancio di
Previsione
Consuntivazione – Conto Consuntivo e
Rendiconto
Il nuovo Piano dei Conti prevede l’introduzione di livelli omogenei di registrazione contabile, definendo il principio che a guidare è la tipologia di fonte per le entrate e di natura per le spese.
I modelli di previsione rispondono ai criteri del modello contabile in ottica di distinzione tra fonte/natura e destinazione di entrate e spese. Il Modello di Budget è stato progettato con una visione prevalente di destinazione delle entrate e delle spese. Il Bilancio di Previsione è stato sviluppato con una visione prevalente per fonte delle entrate e natura delle spese.
I modelli di consuntivazione rispondono ai criteri del modello contabile in ottica di distinzione tra fonte/natura e destinazione di entrate e spese, e sono collegati automaticamente con il Piano dei Conti.Il Conto Consuntivo è stato sviluppato con una visione prevalente per fonte delle entrate e natura delle spese (vedi Bilancio di Previsione).Il Rendiconto è stato progettato con una visione prevalente di destinazione delle entrate e delle spese (vedi Budget).
Marzo 2012 - 13
Architettura generale - metodologia
Infine si presentano le diverse dimensioni che caratterizzano la nuova architettura.
FONTE / NATURA
La prima dimensione è rappresentata dalla fonte per quanto concerne le
entrate e la natura per le spese.
La struttura della dimensione fonte / natura è organizzata su quattro
livelli
DESTINAZIONE
La seconda dimensione è rappresentata dalla
destinazione delle entrate e delle spese; la struttura di
tale dimensione è organizzata su tre livelli.
IMPUTAZIONE
La terza dimensione è invece caratteristica soltanto di quelle scuole che presentano situazioni particolari,
come gli Istituti Comprensivi; tale dimensione consente di
individuare il centro d’imputazione non coincidente
con l’intera Istituzione Scolastica
L’individuazione di un centro d’imputazione consente alle realtà più complesse, ossia che accorpano più indirizzi di studio, di monitorare la gestione per corso di studio.
Marzo 2012 - 14
Struttura del documento
Il processo Introduzione Il workflow dei processi Il dettaglio dei processi
Architettura generale
I processi di pianificazione/consuntivazione
Il processo di previsione dei flussi di cassa
Un esempio del nuovo piano dei conti
Marzo 2012 - 15
Il Piano delle Destinazioni
Il Piano delle destinazioni (o piano delle entità) rappresenta la tassonomia che esprime in modo gerarchico e strutturato tutte le attività che la scuola pone in
essere al fine di comporre la propria offerta formativa. La struttura si basa su tre livelli
liv.
vin
cola
to Tipo attivitàliv. 1
Al primo livello si distingue tra la tipologia di attività che l’Istituzione attua (in prima analisi è possibile ad esempio distinguere tra attività didattiche e formative, progettuali, amministrative, e gestioni economiche)
Tipo Materialiv. 2
Al secondo livello le tipologie di attività sono a loro volta scomposte al fine di definire in modo più chiaro la tipologia di materia di riferimento. In questo modo, ad esempio, l’attività didattica potrà essere scomposta in insegnamenti umanistici, scientifici, espressivi, ecc.
Materia / attività
specifica
liv.
sem
i lib
ero
liv. 3
Al terzo livello le Istituzioni scolastiche inseriscono le specifiche attività o progetti che vogliono attivare al fine di perseguire gli obiettivi istituzionali, secondo il loro specifico indirizzo, storia, italiano, corso musicale di chitarra ecc.
Marzo 2012 - 16
La seconda dimensione di analisi
Il Piano è strutturato al fine di dare visibilità alle attività svolte dalla scuola, ma è di per se carente nel descrivere le caratteristiche di questa
Associando alle attività specifiche il codice
meccanografico in qualità di attributo, è possibile
raddoppiare le dimensioni di analisi, contribuendo ad
una migliore rappresentazione delle attività, che potranno
essere ricondotte all’ordine ed al tipo di Istituzione scolastica
Tipo materia
Tipo attività
Ambito
Att. specifica
Tipo Istituto
Ordine
Dim
ensi
one 1
Dim
ensi
one 2
Cod. meccanografico
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Dal POF al Piano delle destinazioni
Il piano delle destinazioni di un Istituto scolastico è desumibile direttamente dal Piano di Offerta Formativa (POF)
Piano offerta
formativa
Scheda 1
Scheda 2
Scheda 3
Tipo attività
Tipo materia
Tipo attività
Tipo attività
Ambito
Tipo materia
Tipo materia
Att. specifica
Att. specifica
Att. specifica
I docenti rappresentano nelle schede descrittive del
POF tutte le attività che intendono svolgere
nell’anno, indicando gli obiettivi delle attività, i
tempi, le modalità di svolgimento e strumenti
necessari. Ad ogni scheda del PON corrisponde un’attività o materia
specifica del Piano delle entità. In fase di
pianificazione, quindi il numero di schede del POF
sarà uguale al numero delle unità del terzo livello del
Piano
Marzo 2012 - 18
La valutazione del fabbisogno finanziario
A livello procedurale, una volta che i docenti abbiano definito il POF, le informazioni qualitative contenute in ciascuna scheda sono tradotte dal DSGA in voci di spesa, che vengono pertanto associate ad ogni attività o materia specifica del Piano delle entità
Attraverso questa attività, quindi, il DSGA quantifica il fabbisogno finanziario relativo ad ogni attività specifica ma anche, per aggregazione di queste, a livello
macro della scuola
Piano offerta
formativa
Scheda 1
Valutazione delle uscite attese
Valutazione delle uscite attese
Valutazione delle uscite attese
Scheda 2
Scheda 3
Definizione del POFTraduzione delle informazioni
del POF in dati di spesa Destinazione dei dati di spesa
sulle entità del Piano
Marzo 2012 - 19
La copertura del fabbisogno finanziario
Una volta che il DSGA abbia formalizzato il fabbisogno finanziario della scuola il DS deve fare una previsione delle entrate per verificare le modalità di copertura
L’output prodotto sarà la valutazione del fabbisogno residuo per ogni singola attività e quindi, a livello aggregato, della scuola. Tale valore rappresenta la distanza tra gli
obiettivi formativi della scuola e la dotazione di risorse
Previsione delle entrateDestinazione delle entrate previste sulle attività del
piano
Valutazione del disavanzo previsto
Dotazione anno
precedente
Informazioni su nuove dotazioni
Definizione entrate totali
previste
Entrate
Uscite
Saldo
Entrate
Uscite
Saldo
Entrate
Uscite
Saldo
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Il fundraising e la rimodulazione
Definito il disavanzo atteso il DS deve verificare la possibilità di ottenere ulteriori finanziamenti per la copertura dell’intero fabbisogno finanziario residuo
Qualora non sia possibile reperire ulteriori fondi, oppure questi non siano sufficienti alla copertura dei costi di tutte le attività il DS dovrà provvedere alla rimodulazione dei
costi delle stesse ovvero alla loro totale eliminazione
Verifica della copertura del fabbisogno residuo
Destinazione nuove entrate Rimodulazione dei costi /cancellazione attività
Fund raising
Mancanza fondi
Entrate
Uscite
pareggio
Entrate
Uscite
pareggio
Ottenimento fondi
Entrate
Uscite
disavanzo
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La relazione con il piano dei conti
Per l’associazione delle entrate e delle spese previste alle singole attività del piano delle destinazioni i DSGA utilizzano le voci del piano dei conti
Attività specifica
Piano dei conti
voce
voce
voce
voce
voce
s. conto
s. conto
s. conto
s. conto
s. conto
s. conto
s. conto
conto
conto
La fine della rimodulazione coincide con la
definizione della pianificazione
operativa definitiva della scuola (da
presentare al Consiglio di Istituto
nel Programma Annuale), in cui le
entrate destinate a ciascuna attività
bilanciano esattamente le uscite previsteENTRATE USC I TE
Piano delle destinazioni
=
EN
TR
ATE
US
CIT
E
Tipo materia
Tipo attività
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Una proposta di impostazione generale
Ambito
Al primo livello il Piano delle destinazioni si compone di tre entità
Attività formativa e didattica
Progetti
Attività amministrativa e funzionamento
Raccoglie i finanziamenti e le spese direttamente attribuibili alle attività didattiche e progettuali della scuola. Sono desunte dal POF
Raccoglie i finanziamenti e le spese destinati a personale ATA, servizi di pulizia, spese di conduzione, ecc., non direttamente attribuibili a progetti o attività. La stima avviene su base storica
In fase di copertura del fabbisogno finanziario il DSGA dovrà necessariamente destinare in via preferenziale le entrate previste alla copertura delle attività amministrative e di
funzionamento, rappresentando queste i “costi fissi” della scuola
Marzo 2012 - 23
I livelli “rigidi” ed il livello “semi libero”
Il piano è costruito su tre livelli di cui i primi due rigidi, completamente definiti dal Ministero, mentre il terzo livello è alimentabile in via incrementale per quanto riguarda la parte relativa ai progetti dalla Istituzione scolastica che, in tal modo, articola tutte le proprie attività
Materie umanistich
e
Attività form e didattica
Ambito
Italiano
StoriaMaterie
scientificheMatematica
Fisica
Materie espressive
Progetti
Chitarra
liberoMaterie
scientificheLab. Fisica
liberoESEMPIO
livelli rigidi livello semi libero
Marzo 2012 - 24
Le analisi delle spese dirette ed indirette
Il vantaggio di separare a il funzionamento dalle attività didattiche e progettuali è soprattutto nelle possibilità di ricomposizione delle entrate ed uscite in alcune viste di interesse, al fine di poter aumentare il grado di governo della struttura
Tipo materia 1
Attività form e didattica
Ambito
Materia a
Materia b
Tipo materia 2
Materia c
Tipo materia 1
ProgettiAttività 1
Attiività 2
ESEMPIO
Materia d
Materia e
Attività Amm e Funz
Attività Amm e Funz
Attività Amm e Funz
Analisi olistica
Analisi incidenza spese
di funzionamento
Analisi incidenza “spese dirette”
Analisi incidenza spese singole attività
Marzo 2012 - 25
Il ribaltamento dei costi indiretti
Materia a
Materia b
Materia c
Materia f
ESEMPIO
Materia d
Materia e
La struttura è inoltre propedeutica al ribaltamento dei costi indiretti sulle singole attività a partire da semplici driver, quali il monte ore pianificato per ciascuna di queste, al fine
di poter effettuare analisi ancora più complete
Ore pianificate
70
60
70
180
100
20
500
% sul totale
14 %
12 %
14 %
36 %
20 %
4 %
100 %
Costi amministrativi
e di funzionamento
Materia a
Materia b
Materia c
Materia f
Materia d
Materia e
14 %
12 %
14 %
36 %
20 %4 %
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Gli step del flusso di pianificazione
Stante quanto sviluppato nelle slide precedenti, il risultato finale della corretta pianificazione attraverso l’alimentazione delle destinazioni collegate al piano dei
conti può essere così concettualizzata
Le principali innovazioni rispetto allo stato dell’arte sono: la relazione definita tra le entrate e le uscite pianificate; la pianificazione a partire dal fabbisogno reale di
finanziamento
Destinazione delle spese
Definizione piano entità
Realizzazione del POF
Definizione spese previste
Valutazione disavanzo
Fundraising
Rimodulazione spese e attività
Previsione entrate
Indicazione cod. meccanografico
Selezione tipo materia
Selezione Materia/Attività
Selezione voce piano dei conti
Selezione tipo attività
Indicazione cod. meccanografico
Selezione tipo materia
Selezione Materia/Attività
Selezione voce piano dei conti
Destinazione delle entrate
Definizione coperture
Rilevazione fabb. finanziario
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La fase di registrazione
A fronte delle entrate ed uscite pianificate, i DSGA accertano ed incassano somme a fronte delle quali formalizzano impegni di spesa e sostengono delle uscite. Le entrate
ed uscite osservate però non sempre corrispondono alla pianificazione
Preventivo Consuntivo
Entrate 100 Entrate 80
Entrate 100
Entrate 80
Preventivo Consuntivo
Entrate 100 Entrate 80 Entrate -20
Oggi quando in fase di registrazione si rileva uno scostamento rispetto alla pianificazione si procede ad una variazione di rettifica della pianificazione. Il
risultato è il costante pareggio tra le somme pianificate e quelle consuntivate
Monitoraggio
AS IS
TO
BE
Una impostazione più corretta non prevede la possibilità di agire in modifica alla pianificazione effettuata. Al contrario
è necessario porre in evidenza gli scostamenti rilevati ai fini di abilitare
una corretta analisi della gestione
Marzo 2012 - 28
Di seguito è possibile apprezzare lo schema logico del flusso di pianificazione delle entrate previste, nel caso in cui siano stato già definiti i fabbisogni
Schema di funzionamento della pianificazione
Fase di “previsione”
Italiano - cod. mecc. 1
Italiano - cod. mecc. 2
Progetto X - cod. mecc 1
Progetto Y - cod. mecc 2
TOTALE PREVISTO
500
200
Voce di entrata 1
Voce di entrata 2
700
100
50
Altre spese di personale
Carta canc. e stampati
75
75
Altre spese di personale
Carta canc. e stampati
80
70
Altre spese di personale
Carta canc. e stampati
70
180
Altre spese di personale
Carta canc. e stampati
TOTALE PREVISTO 700
entrata 1
Finanziato da:
entrata 1
entrata 1
entrata 1
entrata 1
entrata 1
entrata 2
50 entrata 120 entrata 2
Previsione entrate Scelta destinazioneAssociazione delle entrate
alle spese
ESEMPIO
Marzo 2012 - 29
Il legame tra entrate ed uscite
Di seguito è riportata l’esposizione dei legami tra entrate ed uscite derivanti dallo schema logico di funzionamento mostrato nella precedente slide
Entità di destinazionecod.
meccanograficoEntrata 1 Entrata 2
Quadro di dettaglio delle entità
500 200
700
Totale
Totale spesa complessiva pianificata
Italiano 150 0AA 25 100 50
Italiano 150 0AA 32 75 75
Progetto X 150 0AA 25 80 70
Progetto Y 50 200AA 32 70 180
Altre spese di personale
Carta canc. e stampati
325 375
700
Quadro di dettaglio delle entrate pianificate
Quadro di dettaglio delle uscite pianificateESEMPIO
Marzo 2012 - 30
Schema di funzionamento della gestione
Di seguito si espone lo schema logico del flusso di gestione della finanze delle Istituzioni scolastiche. Tale processo si chiude con la liquidazione dei fornitori, a fronte degli impegni
presi
Fase di “registrazione”
Italiano - cod. mecc. 1
Italiano - cod. mecc. 2
Progetto X - cod. mecc 1
Progetto Y - cod. mecc 2
400
200
Voce di entrata 1
Voce di entrata 2
400
100
Altre spese di personale
Carta canc. e stampati
Altre spese di personale
Carta canc. e stampati
Altre spese di personale
Carta canc. e stampati
Altre spese di personale
Carta canc. e stampati
Totale
Accertamento delle entrate
Incasso Ripartizione degli incassi e formulazione impegni Pagamento
50
50
25
75
80
70
70
80
500
600 500Totale
Fornitore 175
Fornitore 2200
Fornitore 380
Fornitore 470
425
ESEMPIO
Marzo 2012 - 31
Il dettaglio delle entrate
Quadro di dettaglio delle entità
Entità di destinazione
cod. meccan. Previs
toIncas sato
Entrata 1
Accertato
Res. attivo
Previs to
Incas sato
Entrata 2
Accertato
Res. attivo
Italiano 150 100AA 25 100 0 0 00 0
Italiano 150 100AA 32 100 0 0 00 0
Progetto X 150 150AA 25 150 0 0 1200 0
Progetto Y 50 50AA 32 50 0 200 100200 100
500Totale 400 400 0 200 200 100 100
700Totale previsto
Totale accertato 600
Totale Incassato 500
ESEMPIO
Marzo 2012 - 32
Il dettaglio delle uscite
Previsto
Paga to
Altre spese di personale
Impegnato
Res. Pass.
Previsto
Paga to
Carta cancelleria e stampati
Impegnato
Res. Pass.
Italiano 100 50AA 25 50 0 50 5050 0
Italiano 75 25AA 32 25 0 75 075 75
Progetto X 80 80AA 25 80 0 70 7070 0
Progetto Y 70 70AA 32 70 0 180 8080 0
325Totale 225 225 0 375 275 200 75
Quadro di dettaglio delle entità
Entità di destinazione
cod. meccan.
700Totale previsto
Totale impegnato 500
Totale pagato 425
ESEMPIO
Marzo 2012 - 33
Il dettaglio dei pagamenti
Alcune spese (come nell’esempio la spesa
per cancelleria) possono essere direttamente
collegata a più destinazioni
specifiche. Ciò non toglie che l’acquisto
possa essere eseguito attraverso un unico mandato “cross”
(ovvero trasversale alle diverse entità
dell’analitica) verso un singolo fornitore.
Paga to
Altre spese di personale
Impegnato
Italiano 5050
Italiano 2525
Progetto X 8080
Progetto Y 7070
Totale 225 225
Paga to
Carta canc. e stampati
Impegnato
5050
075
7070
8080
275 200
Entità di destinazione
Italiano
Italiano
Progetto X
Progetto Y
Totale
Entità di destinazione
Fornitore 175
BeneficiariSomme ricevute
Fornitore 380
Fornitore 470
Fornitore 2200
ESEMPIOcod. meccan.
AA 25
AA 32
AA 25
AA 32
cod. meccan.
AA 25
AA 32
AA 25
AA 32
Marzo 2012 - 34
La fase di consuntivazione
A questo punto in fase di consuntivazione sarà possibile effettuare un’analisi della gestione focalizzando l’attenzione sugli scostamenti rilevati per ogni dimensione di
analitica definite e per tutti i codici meccanografici
Previsto PagatoImpegnat
o
Previsto IncassatoEntrate Accertato
Uscite
analisi scostamenti
analisi scostamenti
analisi scostamenti
analisi scostamenti
Valutazione residui
analisi legami
analisi legami
analisi scostamenti
analisi scostamenti
Valutazione residui
Marzo 2012 - 35
Struttura del documento
Il processo Introduzione Il workflow dei processi Il dettaglio dei processi
Architettura generale
I processi di pianificazione/consuntivazione
Il processo di previsione dei flussi di cassa
Un esempio del nuovo piano dei conti
Marzo 2012 - 36
Strumenti di Previsione – impostazione del cash flow
Nell’ultimo periodo, si sta sempre più affermando un orientamento volto ad realizzare un cambio radicale nella modalità di finanziamento delle scuole. Ciò che si intende introdurre riguarda una forte accelerazione della modalità definibile “a Budget” dei fabbisogni finanziari scolastici piuttosto che la tradizionale che finora ha caratterizzato i flussi di finanziamento da parte degli organismi centrali verso le scuole. Le nuove e recenti modifiche introdotte, spingono sempre più ciascuna scuola verso una programmazione e una previsione dei fabbisogni più attenta e circostanziata
la gestione finanziaria per flussi mensilizzati deve tendere al più
assoluto equilibrio sia complessivo sia mensile.
Le modalità con cui è possibile ottemperare a tale regola sono diverse e molteplici. Il primo di
tali principi comporta che in fase previsionale, vada determinato lo stock
complessivo del fabbisogno finanziario in modo da definire
l’entità e la copertura dei macro aggregati di spesa prioritari. La tabella che segue rappresenta un esempio di ordine di priorità
di tali macro aggregati:
Marzo 2012 - 37
Una volta pervenuti alla determinazione dello stock complessivo (per macro aggregati) e di dettaglio (per singole voci di spesa), occorre procedere ad una previsione mensile delle uscite per macro aggregati. Questo è possibile solo attraverso una previsione delle singole e più significative voci di spesa. Ovviamente una tale operazione richiede un consistente ausilio dei mezzi informatici disponibili che dovranno consentire una valutazione del trend di spesa sulla base dei flussi realizzati negli anni precedenti.Un esempio consentirà di chiarire meglio il concetto
Strumenti di Previsione – impostazione del cash flow
Acquisto di servizi ed utilizzo di beni di terzi Vdc: Manutenzione
Gen Feb Mar Apr Mag Giu Lug Ago Set Ott Nov Dic
Anno X-1 (consuntivo) 90 10 30 20 10 20
anno X+1 (previsione) 100 10 30 10 20 10 20
Flussi di cassa mensilizzati
Uscite
Marzo 2012 - 38
Una volta pervenuti alla definizione dei flussi in uscita vanno previste le diverse disponibilità in termini di fonti di finanziamento vincolate e non vincolate disponibili per ciascun mese anche in relazione alle modalità di ricezione di tali fonti (in un'unica soluzione, con cadenza trimestrale etc.).Definita anche la disponibilità mensile di ciascuna fonte di finanziamento occorre costruire il quadro riepilogativo di confronto tra entrate e uscite previste in forma mensilizzata con l’evidenziazione delle situazioni di sbilancio positivo o negativo
Strumenti di Previsione – impostazione del cash flow
Acquisto di servizi ed utilizzo di beni di terzi Vdc: Manutenzione
Gen Feb Mar Apr Mag Giu Lug Ago Set Ott Nov Dic
Anno X-1 (consuntivo) 90 10 30 20 10 20
anno X+1 (previsione) 100 10 30 10 20 10 20
Gen Feb Mar Apr Mag Giu Lug Ago Set Ott Nov Dic
Anno X-1 (consuntivo) 90 50 40
anno X+1 (previsione) 100 30 40 30
Saldo rolling 20 20 -10 -10 -20 -40 0 0 20 0 0 0
Flussi di cassa mensilizzati
Flussi di cassa mensilizzati
Uscite
Entrate(F.do Ministero)
E' necessario riprogrammare i pagamenti e/o riscadenziare.
Marzo 2012 - 39
Struttura del documento
Il processo Introduzione Il workflow dei processi Il dettaglio dei processi
Architettura generale
I processi di pianificazione/consuntivazione
Il processo di previsione dei flussi di cassa
Un esempio del nuovo piano dei conti
Marzo 2012 - 40
Il nuovo piano dei conti – un esempio
Mastro
Come già detto in precedenza, si è provveduto a sviluppare un nuovo piano dei conti più rispondente alle esigenze di registrazione contabile. Il nuovo piano dei conti è sviluppato su 3 livelli fissi più uno libero per le voci di maggiore dettaglio.
Conto Sotto Conto Note esplicative delle modalità di utilizzo del conto
Per ciascun livello del piano dei conti si è inserita una nota esplicativa allo scopo di facilitarne la comprensione e l’utilizzo. Attualmente si sta valutando l’ipotesi di elaborare un ulteriore allegato al manuale contabile con una indicazione dell’appostazione corretta delle principali voci di entrata e di uscita che caratterizzano il funzionamento scolastico.