Università degli Studi di Macerata – Macerata 31 Maggio 2012 Pianificazione delle attività di...

Università degli Studi di Macerata – Macerata 31 Maggio 2012

Pianificazione delle attività di management,dissemination e costruzione del budget di progetto

Claudio Carlone

Sommario

Le attività di project management

Le attività di communication & dissemination

La costruzione del budget di progetto

Le attività di project management

Lead Partner: programmi di finanziamento INDIRETTI tramite fondi strutturali – FERS (es. SEE, MED, INTERREG IVC, ecc.)

Project Coordinator: programmi di finanziamento DIRETTI (es. 7PQ, IEE, ecc.)

NOTA BENE

Il ruolo e gli obblighi del Lead Partner/Project Coordinator vengono sempre esplicitamente declinati nel Partnership/Grant Agreement

(documenti vincolanti e con valore legale firmati da Lead Partner/Project Coordinator con le autorità comunitarie competenti e

con tutti i partner del progetto).

Il ruolo del Lead Partner/Project Coordinator

Esempio di Partnership Agreement – SEE programme

Esempio di Grant Agreement – 7° programma quadro

IN FASE DI PREPARAZIONE DEL PROGETTO:

• Identifica la call di riferimento;

• Procede all’iscrizione del progetto nel sistema elettronico di sottomissione della proposta (es. EPSS, IMIS, ecc.);

• Identifica e contatta i potenziali partner;

• Invia il sommario dettagliato del progetto ed i format necessari a ricevere contributi sulla proposta ed informazioni basilari sul budget;

• Opera da moderatore nella distribuzione dei ruoli e del budget tra i partner;

• Si occupa degli aspetti formali (raccolta dei documenti originali, procedura di completamento della proposta, ecc.);


DOPO L’APPROVAZIONE DEL PROGETTO:

• Opera da collegamento tra il programma di finanziamento ed il progetto stesso, per cui è l’unico referente chiamato a contrattare il finanziamento;

• Attua da intermediario tra i partner di progetto e l’Agenzia/JTS preposta alla gestione del programma comunitario, per cui è il diretto responsabile della corretta implementazione del progetto;

• Riceve direttamente il finanziamento ed effettua il trasferimento della quota parte ad ogni partner;

• Tiene costantemente aggiornati i partner di progetto.


• Coordinare le attività ed i partner del progetto;

• Assicurare la corretta implementazione delle attività di progetto;

• Assicurare il rispetto della tempistica;

• Assicurare la corretta gestione delle attività di rendicontazione finanziaria e della reportistica.

Obiettivi dell’attività di project management

Formazione dello STEERING COMMITTEE:

• È composto da (almeno) un referente per ogni partner presente nel consorzio;

• Assicura che le attività vengano implementate in maniera corretta, secondo la tempistica pianificata e nel rispetto degli obblighi formali dai partner di progetto;

• Serve ad assicurare il corretto flusso di informazioni tra il Lead Partner/Project Coordinator ed i partner di progetto nelle questioni tecniche che riguardano la gestione congiunta del progetto.

Principali attività di management & coordination

Riunioni dello STEERING COMMITTEE:

• Avvengono su base periodica (ad esempio semestrale) per tutta la durata del progetto;

• Pianificano l’implementazione delle attività progettuali da svolgere;

• Seguono l’andamento delle attività in svolgimento;

• Valutano le attività progettuali concluse;

• Costituiscono l’occasione per monitorare gli aspetti amministrativi e finanziari del progetto.


Strumenti per il MONITORAGGIO E VALUTAZIONE:

• Il monitoraggio finanziario serve ad assicurare il raggiungimento degli obiettivi di spesa ed a evitare il de-commitment;

• La valutazione delle attività progettuali deve essere periodica ed in itinere al fine di correggere eventuali errori di percorso e di garantire la qualità dei risultati;

• Gli strumenti di valutazione (questionari tecnici, schede per il monitoraggio della spesa, report periodici, ecc.) devono essere pianificati sulla base delle attività da valutare;

• È opportuno ideare linee guida da distribuire ai partner di progetto

• ,,,


Rappresenta la struttura portante del progetto e deve assicurare:

• La corretta gestione del consorzio/partenariato (ogni partner deve avere una chiara visione del suo ruolo all’interno del progetto);

• Il coordinamento efficace delle attività da implementare (ogni partner deve avere una chiara visione delle attività da svolgere e della loro tempistica);

• Il monitoraggio efficiente degli aspetti finanziari (ogni partner deve sapere com’è declinato il proprio budget e quali sono gli obblighi a cui deve adempiere).

In sintesi il WP “Project management & coordination”

Il WP “Project management & coordination”

In pratica:

1. Definire quali azioni/task devono essere svolte per garantire il raggiungimento degli obiettivi menzionati;

2. Ricordare che ad ogni azione/task corrispondono degli output.

ESERCITAZIONESCHEDA N. 1: sulla base degli elementi menzionati, elaborare in gruppo le azioni necessarie a sviluppare il WP “project management and coordination”

WPATTIVITA’ AZIONI/TASK

TEMPISTICA

OUPUT/PRODOTTI

WP1

Le attività di communication & dissemination

• Diffondere in maniera efficace gli obiettivi, le attività ed i risultati del progetto;

• Dare visibilità ai benefici che il progetto genera;

• Coinvolgere gli stakeholders;

• Assicurare la trasparenza dell’utilizzo dei fondi comunitari.

NOTA BENELe attività di comunicazione sono parte integrante del progetto ed

incidono sulla sua riuscita.

È importante curare la comunicazione ed è importante farlo nella maniera corretta.

Obiettivi delle attività di communication

ogni qualvolta intraprende delle attività di comunicazione, il progetto ha l’obbligo di rendere noto che è stato finanziato tramite fondi

comunitari

Dove reperire le informazioni sui requisiti della comunicazione

• Partnership/Grant Agreement• Information and Publicity Guidelines del programma• Visual Identity Guidelines del programma• Regolamento (CE) 1828/2006 che modifica il Regolamento (CE)

1083/2006 (solo per progetti co-finanziati da fondi strutturali)

Quadro normativo di riferimento

Principali attività di communication & dissemination

Elaborazione del COMMUNICATION PLAN

Definire gli elementi chiave:

• Quali sono gli obiettivi della comunicazione e qual è la strategia per diffonderli (NOTA BENE: lo scopo del communication plan è quello di comunicare in maniera efficace gli obiettivi del progetto);

• Qual è il target audience a cui ci si rivolge ed in che modo lo si può raggiungere efficacemente (NOTA BENE: i media sono mezzi, non i destinatari della comunicazione);

• Qual è il messaggio che si vuole veicolare (NOTA BENE: il messaggio comunica cosa fa il progetto, perché lo fa e perché è importante farlo);

Costruzione del PROJECT WEBSITE:

Caratteristiche:• Accessibile• Intuitivo• Interattivo• Aggiornato• Utile• Accattivante• Pubblicizzato

NOTA BENE

Molti programmi europei richiedono che il sito web di un progetto finanziato sia online dopo 6 mesi dal suo inizio e che rimanga

attivo per almeno altri 2 anni dalla sua fine.


Utilizzo dei SOCIAL NETWORK:

• Twitter• Facebook• Google +• Linkedin• Youtube• Ecc.

NOTA BENELa comunicazione contemporanea è frammentata, policentrica e

priva di filtro.L’utilizzo dei social network per promuovere il progetto risponde ai

requisiti della comunicazione contemporanea


Organizzazione di EVENTI:

• Organizzare eventi tarati sul tipo di stakeholder che si vuole raggiungere (e.s. conferenze, info-day, meeting informali, interviste, ecc.);

• Assicurare la presenza di un moderatore professionista, di ospiti rilevanti ai fini del progetto e del pubblico che si vuole coinvolgere;

• Scegliere la location adatta e procurarsi i servizi logistici necessari;

• Scegliere attentamente la data dell’evento;

• Promuovere e pubblicizzare l’evento;


Elaborazione di MATERIALE INFORMATIVOBrochure, pubblicazioni, newsletter, ecc.

Caratteristiche:

• Grafica accattivante

• Messaggio chiaro

• Contenuti sintetici

• Linguaggio semplice


Produzione di GADGETS:

• Scegliere dei prodotti che evochino il progetto ed il messaggio che vuole veicolare (es. la borraccia da trekking del progetto Green Mountain);

• Assicurarsi che compiano i requisiti enunciati nelle “Visual Identity Guidelines”;

• Identificare gli ipotetici destinatari;

• Scegliere gli eventi in cui distribuirli.


Rappresenta la strategia di marketing del progetto e deve assicurare:

• Che il flusso di informazione tra i partner sia efficace e continuo;

• Che i risultati del progetto vengano disseminati in maniera capillare;

• Che il pubblico, e gli attori direttamente coinvolti, vengano a conoscenza dei benefici generati dal progetto.

In sintesi il WP “communication & dissemination activities”

In pratica:

1. Definire quali azioni/task devono essere svolte per garantire il raggiungimento degli obiettivi menzionati;

2. Ricordare che ad ogni azione/task corrispondono degli output.

Il WP “communication & dissemination activities”

ESERCITAZIONESCHEDA N. 2: sulla base degli elementi menzionati, elaborare in gruppo le azioni necessarie a sviluppare il WP “communication & dissemination activities”.

WP ATTIVITA’ AZIONI/TASK TEMPISTICA

OUPUT/PRODOTTI

WP6

6.1

6.2

6.3

6.4

6.5

La costruzione del budget di progetto

I criteri generali di eleggibilità dei costi

• Realmente sostenuti da i partner di progetto;

• Direttamente connessi e necessari all’implementazione delle attività di progetto;

• Inclusi nel budget presentato con la proposta progettuale;

• Sostenuti nel periodo di implementazione del progetto (alcuni programmi ammettono anche il rimborso dei “costi di preparazione”, in tal caso il periodo di eleggibilità viene formalmente espresso nella call di riferimento;

• In linea con i criteri di efficienza, economicità e convenienza;

Principali tipologie di costi eleggibili – IEE Programme

COSTI DIRETTI:

• STAFF: costo del personale calcolato sulla base delle ore lavorative effettivamente imputate al progetto;

• TRAVEL: costo per viaggi, accomodation, diarie, ecc. imputabile solo allo “staff” di progetto;

• SUBCONTRACTING: tutti i costi per l’acquisizione di servizi (es. costruzione del sito web) o esperti esterni (es. contrattazione di un interprete);

• EQUIPMENT: costo per l’acquisizione di beni durevoli

• OTHER: costi per la promozione pubblicitaria, costi per l’acquisizione di certificati di audit. Ecc.

Principali tipologie di costi eleggibili – IEE Programme

COSTI INDIRETTI:

In genere vengono calcolati su base forfettaria (20% o 60% dei costi indiretti) o tramite il “lump sum”.

Sono costituiti da:

• Costi di segreteria e di amministrazione• Cancelleria• Spese bancarie e spese postali• Costi di mantenimento • Ecc.

La costruzione del budget

PRIMA DI INIZIARE:

Costruire il budget di un progetto multilaterale a cui partecipano partner provenienti da diversi stati membri richiede alcune accortezze,

soprattutto per il calcolo sello STAFF cost.

È utile che il Lead Partner/Project Coordinator chieda ad ogni partner:

• L’identificazione di alcune figure professionali della propria organizzazione, di diverso livello, funzionali all’implementazione del progetto;

• La compilazione, per ognuna di esse, di un’apposita scheda per il calcolo del costo orario di lavoro

Esempio di scheda per il calcolo del costo orario di lavoro – IEE Programme

La costruzione del budget

In pratica:

1. Definite le attività che devono essere implementate;

2. E definite le azioni/task che le compongono;

3. Ribaltarle nel budget, tenendo conto dei tipi di costo precedentemente menzionati;

4. Ricordare che anche la produzione degli output comporta dei costi.

Esempio del budget di un’attività

ESERCITAZIONE

SCHEDA N. 3: sulla base degli elementi menzionati, elaborare in gruppo il budget di alcune attività del WP “communication and dissemination activities”

ACT PERIOD Description of task Type of

cost

Unit/hour

Rate x H/unit % N° CO1 % N° CB2 % N° CB3

6.2

6.2

6.2

6.2

6.2

6.2

6.2

6.2

GRAZIE PER LA VOSTRA ATTENZIONE!

Claudio Carlone

EuroCentro S.r.l.

[email protected]

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