CAVENAGO 04/02/2011

workshop: AMMINISTRAZIONE LOCALE SOSTENIBILE

La RETE CIRCOLI PD di: Bellusco, Bernareggio, Burago, Busnago, Carnate, Cavenago, Cornate d’Adda, Mezzago, Ornago, Sulbiate, Vimercate-Oreno

Progetto

Officina permanente

della Politica 2011

a cura di Gregorio Castelli

LA GESTIONE DEL TEMPOPrincipi del time management

se dovessi spiegarlo a chi me ne chiede, non lo so.”

Sant’Agostino

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“Che cosa é, allora, il tempo? Se nessuno me lo chiede, lo so;

Metodologia di gestione delle attività nel tempo per il raggiungimento degli obiettivi

Time Management

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Il time management NON consiste nel fare il più possibile ma nel fare le cose che consentano il raggiungimento dell’obiettivo.

In realtà… il termine “gestione del tempo” è fuorviante:

il problema non consiste nel gestire il tempo, ma nel gestire noi stessi.

LA GESTIONE DEL TEMPO E’ UN FALSO!

►INVARIABILE

IL TEMPO E’ L’UNICA RISORSA ASSOLUTAMENTE NON GOVERNABILE

Il tempo è:

►VARIABILI

Le attività nel tempo sono:

TIME MANAGEMENT =

MANAGEMENT DELLE AZIONI DA COLLOCARE NEL TEMPO

►LIMITATO

►INCONTROLLABILE

►IRRECUPERABILE

►ILLIMITATE

►CONTROLLABILI

►RECUPERABILI

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Poiché il “tempo indispensabile” non andrebbe mai sacrificato, non ci resta che migliorare l’efficienza delle altre

due tipologie attraverso un’organizzazione efficace delle nostre attività

Tempo “indispensabile” per mantenere il vostro benessere

fisico (mangiare e dormire)

Tempo lavorativotempo che trascorrete

lavorando

Tempo liberoquello che rimane da

usare come volete

IL NOSTRO TEMPO

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LA PIANIFICAZIONE

Un giorno un agricoltore disse alla moglie: “Domani aro il campo ovest”.Il mattino successivo uscì per lubrificare il trattore, ma gli mancava l’olio e andò al negozio a procurarselo.Per strada notò che non era stato dato da mangiare ai maiali.Si diresse verso il silo per prendere il granoturco.Là vide dei sacchi che gli ricordarono che c’era bisogno di mettere le patate a germogliare. Si avviò verso la buca delle patate e per strada scorse il deposito della legna e si ricordò che prima aveva promesso di portarne un po’ a casa.Prima però doveva tagliarla e aveva lasciato l’accetta nel pollaio.Andando a cercare l’accetta incontrò sua moglie che dava da mangiare alle galline e sorpresa lei gli chiese: “Hai già finito di arare?”“Finito?” gridò l’agricoltore “Non ho nemmeno cominciato”

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LA PIANIFICAZIONE

Si calcola che il tasso d’efficacia dell’essere umano al lavoro sia solo del 30 –40 %.

La maggior parte delle energie e del tempo non ha modo d’essere applicata perché mancano obiettivi chiari, programmazione, priorità e visione d’insieme.

Organizzazione del rapporto obiettivi/attività

PIANIFICAZIONE

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GESTIRE IL TEMPO

Mettere in pratica tecniche di gestione della nostra giornata lavorativa

Definire con precisione gli obiettivi

Chiarire le priorità

Identificare i nostri picchi di attività e le principali cause di stress

Riconoscere i ladri di tempo

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DEFINIRE GLI OBIETTIVI

Rispondere a queste domande significaaffrontare e definire - gli obiettivi di fondo, - i sotto-obiettivi - i compiti.

Cosa sto facendo?

Perché lo sto facendo?

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OBIETTIVI DI FONDO

Gli obiettivi di fondo sono risultati importanti che possono necessitare di un lungo periodo di realizzazione

l’obiettivo irraggiungibile non sarà mai realizzato e unotroppo facile verrà sottovalutato e affrontato con poco impegno

Un obiettivo di fondo deve essere:

Sempliceva descritto al massimo in 20 parole: un obiettivo complicato è difficile da spiegare e da condividere

Misurabile tutto si può misurare: basta trovare un’unità di misura che, in modo approssimativo o puntuale, ci permetta di capire

Raggiungibile

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Una volta identificato l'obiettivo di fondo scomponiamolo in sotto-obiettivi, e cioè in tappe intermedie chiare, realistiche, misurabili e ordinate logicamente nel tempo.

Esempio

obiettivo di fondo: imparare a parlare l’inglese,

sotto-obiettivi: - frequentare un corso d’inglese, - acquistare una grammatica, - trascorrere un periodo in Gran Bretagna.

SOTTO-OBIETTIVI

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I sotto-obiettivi devono essere messi in relazione a precise scadenze temporali

COMPITI

- fissare la data entro cui portarli a termine,

- individuare il risultato che ci attendiamo,

- fissare le ulteriori azioni e informazioni che potrebbero rendersi necessarie

Derivano dai sub-obiettivi e sono le azioni che dobbiamo compiere per realizzarli.I compiti devono essere inseriti nella to-do-list (elenco di cose da fare).

Anche per i compiti è necessario:

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STABILIRE LE PRIORITÀ

cosa fare e cosa non fare

L’affermazione tutto è importante nasconde spesso l’incapacità di darsi delle priorità.

E necessario invece decidere :

cosa è importante

cosa è urgente

cosa fare prima e cosa fare dopo

cosa fare in prima persona e cosa far fare agli altri

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1. Capire la differenza tra IMPORTANTE e URGENTE

E’ urgente l’attività in cui è indispensabile essere veloci nella risposta o nella reazione, Esempio:E’ urgente sostituire una gomma quando è a terra.

E’ importante ciò che dà un ritorno e che è vitale concretizzare.

Fare o non fare cose importanti implica sempre conseguenze.

Spesso le cose importanti non devono essere completate nell’immediato. Esempio: E’ importante controllare la pressione delle gomme a intervalli regolari.

Per riuscire a stabilire le priorità dobbiamo:

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2. Non sempre ciò che è urgente è anche importante

E’ necessario lavorare per ridurre al massimo le urgenze e dedicare così più tempo alle priorità.

L’urgenza nasce da eventi imprevedibili o da ritardi accumulati su attività previste.

Spesso rischia di farci rimandare le attività importanti.

I compiti urgenti hanno conseguenze a breve termine, mentre i compiti importanti influiscono sui nostri obiettivi di fondo.

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IMPORTANZA

A B

C D

più importante e più urgentepiù importante e meno urgente

meno importante e più urgentemeno importante e meno urgente

URGENZA

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Quadrante A

Le attività vitali al raggiungimento dell’obiettivo o degli obiettivi principali. Esempio: Realizzare un accurato piano marketing nei tempi giusti per realizzarlo con efficacia.

Impatto psicologico: entusiasmo, soddisfazione, voglia di continuare così.

Risultato: di buona qualità; inoltre c’è tempo per cambiare delle cose che non funzionano e gestire gli imprevisti inevitabili.

Attività più importanti e meno urgenti.

Sono attività che non hanno bisogno di essere svolte in un tempo breve e si possono quindi pianificare rispetto agli obiettivi.

IMPORTANZA

URGENZA

A B

C D

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IMPORTANZA

URGENZA

A B

C D

Quadrante B

Attività più importanti e più urgenti.

Questo è il fulcro operativo su cui si deve investire la propria attenzione e su cui ci si deve concentrare per un'immediata risoluzioneAttività relative all’obiettivo o agli obiettivi principali che sono in ritardo o impreviste e che bisogna realizzare subito.

Esempio: per uno studente che non si è preparato, il libro da studiare quando mancano pochi giorni all’esame.

Impatto psicologico: stress, frustrazione.

Risultato: scarsa qualità, approssimazione; spesso far diventare Urgenti Importanti altri compiti successivi.

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IMPORTANZA

URGENZA

A B

C D

Quadrante CAttività meno importanti e meno urgenti. Sono attività che possono essere temporaneamente tralasciate e che spesso tendono a "morire da sole".

Quadrante DAttività meno importanti e più urgenti.

Sono tipologie di attività che spesso si presentano in modo imprevisto, che necessitano di essere eseguite ma non hanno una rilevanza in termini di obiettivi a lungo termine. Per queste attività l'ideale sarebbe la delega verso collaboratori che possano gestirle e riportare il risultato. Esempio: fare le commissioni di casa, burocrazia, la spesa.

Impatto psicologico: (se non programmate) stress, dispersione.

Risultato: errori, accumulo di stanchezza.

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ELENCARE I COMPITI

La TO – DO LIST (elenco di cose da fare)

Lista di compiti in ordine di priorità

NON approfondimento troppo meticoloso

Inserire non più di 10 – 15 voci

Attenzione al compromesso tra le esigenze di sintesi e quelle di precisione: quindi

NON eccessiva semplificazione

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TO – DO LIST

ALCUNI ACCORGIMENTI

- Mantenere l’elenco aggiornato

- Distinguere attività importanti da attività urgenti

- Segnare come chiusi tutti i compiti completati

- Scrivere a matita i commenti per le attività completate a metà

- Non consentire aggiunte alla lista non concordate prima

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È la lista di tutto quello che dobbiamo fare, organizzata secondo le priorità.

Ci aiuta ad essere maggiormente organizzati e a ridurre lo stress!

AGENDA

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AGENDA

COMPITI PRIORITA’

Inserite tutti i compiti che

dovete portare a termine

Attribuite a ciascun compito una priorità, dalla

A (molto importante) alla

F (non importante).

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LE TECNICHE DI GESTIONE

GESTIRE L’AGENDA

- Tieni sempre l’agenda in ufficio

- Inserisci tutti i principali eventi lavorativi e privati (vacanze, scadenze, meeting, rinnovi abbonamenti etc.)

- Inserisci tutte le riunioni indicando sempre: a) inizio e termine previsti b) tempi di spostamento c) località e telefono d) numero partecipanti

- Scrivi ogni cosa a matita: potrai cancellare o modificare le singole voci se le date o i tempi dovessero cambiare

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LE TECNICHE DI GESTIONE

GESTIRE L’AGENDA

- Fissa sempre la data di inizio di una attività: un ritardo potrebbe influenzare il rispetto della scadenza

- Fissa sempre la scadenza di una attività e una data intermedia per verificarne l’andamento

- Identifica i possibili conflitti e decidi cosa fare per risolverli

- Controlla l’ordine di priorità e, se necessario, ritoccalo

- Definisci il tempo per lavorare sui tuoi obiettivi, il tempo per aggiornarti, il tempo fare pratica etc.

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LAVORO E BIORITMO PERSONALE

Per lavorare al meglio è necessario tener conto dei periodi personali di maggior concentrazione e produttività

Destinare alle attività più semplici le ore in cui si è meno “produttivi”

Destinare ai compiti più impegnativi i momenti di “picco energetico”

Occorre essere consapevoli dei propri ritmi biologici

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I picchi di performance• Identificate il vostro ciclo dell’energia• Usate i vostri picchi per concentrarvi

sulle attività prioritarie• Usate i vostri tempi “calanti” per

svolgere attività semplici o di routine

La legge di Illich: oltre a una certa soglia di lavoro l’efficacia personale tende a decrescere.

Ivan Illich (Vienna, 4 settembre 1926 – Brema, 2 settembre 2002)

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Secondo Hans Selye (1976), lo stress è una risposta dell’organismo a stimoli di diversa natura (stressors).

LO STRESS

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lo stress in se non è un elemento negativo per la nostra salute. A fare la differenza è come la persona vive la situazione.

Lo stress positivo o eustress si ha, invece, quando uno o più stimoli, anche di natura diversa, allenano la capacità di adattamento psicofisica individuale.

In questo caso lo stress è una forma di energia utilizzata per poter più agevolmente raggiungere un obiettivo.

IL TEMPO SPRECATO

Rilavorazioni

Tempo speso a rifare le cose fatte male da noi o dagli altri

Lavori inutili

Tempo sprecato in attività superflue e senza valore aggiuntoDoppi lavori

Tempo impiegato in attività che stanno già facendo altre persone

La legge di Fraisse:

il tempo è una variabile soggettiva, ciò che ci piace passa velocemente, ciò che non ci piace diventa quasi eterno.

(Paul Fraisse- Psicologo)

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Il più grande ladro di tempo è la procrastinazione

Stiamo procrastinando quando rimandiamo cose sulle quali ci dovremmo concentrare proprio adesso!

IL TEMPO RUBATO

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I LADRI DI TEMPO

Solitamente procrastiniamo per fare qualcosa di più piacevole o che ci fa sentire più a nostro agio

IL TEMPO RUBATO

Stiamo procrastinando se:

Riempiamo le nostre giornate di compiti che sono in fondo alla nostra lista

Ci imbattiamo più volte in un compito che è sulla lista senza affrontarlo o senza stabilire quando lo faremoCi apprestiamo a lavorare su un’alta priorità e subito smettiamo per farci un caffé o leggere le e-mail

Lasciamo un compito a lungo sulla lista senza portarlo a termine

Rispondiamo sempre “sì” a richieste di altri tralasciando le nostre priorità

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IL TEMPO RUBATO

I LADRI DI TEMPO

Priorità confuse

- Incapacità di distinguere tra urgenza e importanza (tutto è emergenza) - Priorità definite dalle interruzioni (telefonate – e.mail etc.)- Reazione immediata alle richieste degli altri- Poco (o nessuno) tempo per pensare e pianificare

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Comunicazione inefficace

- Eccesso di quantità di comunicazione- Deficit informativo - Utilizzo di media e linguaggi sbagliati

Incapacità di delega- Solo io conosco la situazione generale- Guadagno tempo se lo faccio direttamente io- Gli altri sapranno farlo bene ?

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IL TEMPO RUBATO

I LADRI DI TEMPO

Indecisione:- Incapacità di dire di no

Per imparare a dire “NO” è necessario avere consapevolezza dell’importanza dei propri obiettivi e del proprio tempo.

Spesso gli altri sembrano avere le idee molto chiare su come potremmo spendere meglio il nostro tempo …

Ma gli altri non conoscono bene come noi i nostri obiettivi …

Interruzioni:

• il telefono• le e-mail• gli altri

interruzioni esterne:

Ogni volta che veniamo interrotti subiamo una distrazione e dobbiamo utilizzare altro tempo per riprendere il filo dei nostri pensieri

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IL TEMPO RUBATO

I LADRI DI TEMPO

Nessuna indicazione di priorità per le chiamate (vengono passate tutte)- Telefonate troppo lunghe- Incapacità di chiudere una conversazione- Reazione immediata alle richieste telefoniche

Il telefono

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IL TEMPO RUBATOI LADRI DI TEMPO

gestire il telefonoSe sei impegnato, dillo al tuo interlocutore, chiedi se si tratta di cosa urgente, annota il suo numero, richiamalo entro il tempo che concorderete.

Pianifica le tue chiamate, prima di telefonare, scrivi i temi per punti come se fossero inseriti in una slide di presentazione.

Dopo la telefonata, decidi cosa fare delle informazioni raccolte: fanno parte del tuo piano di lavoro o sono una interruzione ?L’azione richiesta è urgente ?

Le e-mailFissate dei momenti nei quali scaricare le e-mail, non più di 2/3 volte al giorno.

Una strategia efficace potrebbe essere: “Fallo domani” che non significa rimandare a data da destinarsi ma impegnarsi a rispondere domani alle e-mail arrivate oggi. E non vale solo per le e-mail …

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IL TEMPO RUBATOI LADRI DI TEMPO

Gestire le e-mail in una sola volta è più efficiente

Le e-mail che arrivano oggi non ci possono interrompere

Una volta risposto alle e-mail di ieri, sapete che per oggi avete finito

Gli “altri”

Gli “altri” che possono interromperci sono i colleghi che hanno voglia di chiacchierare o che vogliono informazioni da parte nostra.

Nel primo caso possiamo cercare di ridurre al minimo le interruzioni, ad esempio chiudendo la porta dell’ufficio.

Nel secondo caso risparmierete tempo spiegando al collega dove e in che modo reperire le informazioni per evitare che l’interruzione si ripresenti in seguito.

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IL TEMPO RUBATOI LADRI DI TEMPO

- Diffida degli incontri improvvisi e delle riunioni volanti.

- Abbrevia gli incontri indesiderati (accogli i disturbatori in piedi senza farli accomodare)

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“Ami la vita ?

perché è la sostanza di cui al vita è fatta”

Benjamin Franklin

Allora non sciupare il tempo,

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grazie per l’attenzione