Verticalizzazione Materiale Elettrico

Il settore del Materiale Elettrico e delle Elettroforniture rappresenta una delle aree della distribuzione più evolute e

complesse, anche perché caratterizzato da un forte dinamismo dei mercati e dei prodotti.

Richiede quindi soluzioni con specifiche funzionalità applicative in grado di rispondere velocemente ai

cambiamenti funzionali e strategici.

Con la soluzione di Information & Process Management ARXivar, è possibile gestire e monitorare i processi

specifici di questo mercato, veicolare e facilitare lo scambio informativo dentro e fuori l’azienda.

Verticalizzazione Materiale Elettrico

Acquisizione firma biometrica a banco Gestione Non Conformità Aggiornamento e condivisione listini Gestione trattative commerciali spot Interfacciamento rete vendita Dematerializzazione processo di archiviazione scheda anagrafica cliente Gestione richiesta fido da cliente Gestione richiesta offerta da cliente Invio automatico DDT e molto altro ancora…

Alcuni dei Processi che coinvolgono il settore del Materiale Elettrico e che possono essere dematerializzati sono:

Verticalizzazione Materiale Elettrico

Acquisizione firma biometrica

per ritiro merce a banco

I rivenditori di materiale elettrico presentano solitamente diverse postazioni a banco. Al fine di eliminare i documenti cartacei all’interno dell’azienda è possibile acquisire la firma biometrica del cliente/vettore che ritira la merce, per la firma del documento elettronico.

Wacom STU 520

Color LCD

160.0mm x 177.3mm x 15.5mm

Acquisizione Firma biometrica

Wacom PL 1600

Display LCD 15,6”

Visualizzazione del documento

Acquisizione Firma biometrica

Tra i vari dispositivi disponibili, abbiamo selezionato due device che meglio soddisfano le esigenze dei nostri clienti

Dispositivi utilizzati

Acquisizione Firma biometrica

per ritiro merce a Banco

Abilitazione del dispositivo esterno condiviso con il monitor del banconista/cassiere

Acquisizione Firma biometrica

Visualizzazione del documento

Acquisizione firma biometrica

Stampa cartacea del documento

firmato in un’unica copia per il cliente

Archiviazione automatica del documento firmato

Il processo di Acquisizione Firma

Acquisizione Firma biometrica

per ritiro merce a Banco

L’integrazione ci garantisce:

Acquisizione dei dati biometrici con salvataggio delle caratteristiche della firma che identificano univocamente il firmatario del documento.

Connessione univoca del documento al firmatario

È uno strumento che un perito calligrafico può utilizzare per la verifica in sede legale della autenticità di una firma.

Acquisizione Firma biometrica

per ritiro merce a Banco

I principali Vantaggi

Acquisizione Firma biometrica

per ritiro merce a Banco

Viene stampata solo la copia per il cliente/vettore già firmata, a titolo di giustificativo di trasporto, quindi si riduce la carta e i relativi costi di gestione

Il documento digitale viene automaticamente archiviato con la firma biometrica e potrà essere ricercato, consultato ed utilizzato da tutti gli utenti con un click.

Aumentando la velocità di esecuzione dei processi cresce anche la qualità del servizio fornito al cliente finale

La firma sul DDT non avviene sulle copie cartacee, ma si appone una firma biometrica con piena validità legale

Grazie al «touch screen», il cliente firma direttamente sul monitor in modo veloce ed immediato.

Gestione Non Conformità

Una problematica tipica del settore del Materiale Elettrico è la gestione delle Non Conformità, ovvero di articoli che non soddisfano i requisiti e le caratteristiche richieste. Tramite un flusso approvativo e decisionale dedicato, la Non Conformità può essere gestita e conclusa con il completamento della fornitura o con il ricevimento della nota di accredito.

Al verificarsi di una Non

Conformità viene compilato un

modello che riporta

annotazioni sul problema e

permette di allegare eventuali

altri documenti collegati

(ordine di acquisto, DDT

Fornitore, ma anche foto di

prodotti danneggiati, o schede

tecniche di articoli non

conformi con quanto

effettivamente richiesto).

Gestione Non Conformità

Con l’archiviazione di tale documento si attiva

un flusso informativo che coinvolge diverse

funzioni all’interno dell’azienda.

Dopo una prima verifica del responsabile

logistico, che ha tutte le informazioni per poter

valutare la Non Conformità, l’attività passa in

carico all’ufficio Acquisti che contatterà il

fornitore, ed eventualmente

all’Amministrazione per la scelta tra:

Gestione Non Conformità

Completamento della Fornitura

Richiesta della Nota di Accredito

Aggiornamento e Condivisione Listini

In molte realtà aziendali è fondamentale il flusso informativo tra

l’ufficio Acquisti e l’ufficio Commerciale, per l’aggiornamento

puntuale delle condizioni di acquisto e quindi delle

condizioni di vendita.

È molto frequente l’aggiornamento dei listini: tale

operazione deve essere automatizzata e condivisa, perché tutti

siano aggiornati all’ultima versione del documento, in azienda

ma anche all’esterno, qualora si voglia condividere con partner

o clienti.

Aggiornamento e Condivisione Listini

Grazie a workflow per la gestione dei

processi aziendali, si possono ottenere

notevoli vantaggi:

Informazioni scambiate puntualmente

Documenti condivisi, facilmente

ricercabili nel tempo

Tracciabilità dei dati e della

comunicazione

I listini dei fornitori arrivano in azienda con

diverse modalità (e-mail, Portali Fornitori,

EDI, ecc.), e potenzialmente anche a diversi

utenti. Tali informazioni devono poi essere

condivise con le diverse funzioni coinvolte.

Aggiornamento e Condivisione Listini

Nel momento in cui viene rilasciato

l’aggiornamento di un listino si

possono automatizzare una serie di

attività quali ad esempio:

Notifica ad ufficio Commerciale per

comunicazioni clienti o

adeguamento campagne

Attivazione promozioni per smaltire

eventuali giacenze a magazzino di

prodotti obsoleti

Condivisione listini con

partner/clienti

Aggiornamento e Condivisione Listini

A fronte di un aggiornamento di listino, il cliente può ricevere una email in

formato “avanzato”: il documento non viene allegato alla email in formato

DOC o PDF, ma incorporato in un link http o https.

Cliccando sul link, il cliente sarà reindirizzato ad una landing page

personalizzata, da cui potrà scaricare i documenti inviati.

E’ possibile effettuare dei controlli

sul numero e le tempistiche di

aperture delle email, o

riprogrammare ulteriori invii qualora

il cliente, trascorso un certo lasso di

tempo, non abbia aperto la email o

cliccato sul link.

E’ inoltre possibile rendere disponibile la consultazione del documento

per un intervallo di tempo definito, ad esempio per i listini di offerta.

Trattative Commerciali Spot

In fase di definizione di condizioni commerciali spot,

pensate ad hoc per singole trattative, può essere attivato un

processo da parte del commerciale per richiedere l’approvazione

delle condizioni proposte al cliente e, quindi, per attivare

eventuali policy di acquisto differenti nei confronti del fornitore.

L’attività di valutazione della richiesta fatta dal commerciale è assegnata al buyer che si occupa della categoria merceologica oggetto della trattativa.

La decisione può essere presa dal buyer o quest’ultimo può richiedere un’ulteriore valutazione al responsabile dell’ufficio acquisti. La conclusione è l’approvazione o la richiesta di modifica delle policy di acquisto al fornitore.

Il commerciale viene informato di tutte le considerazioni effettuate e degli accordi presi. Tutto il flusso è tracciato per giustificare le condizioni commerciali effettivamente applicate nelle singola trattativa spot.

Trattative Commerciali Spot

Informatizzazione Rete Vendita

Il momento in cui un Agente si reca a visitare un Cliente è

fondamentale per questo settore.

L’obiettivo è fornire uno strumento alla rete vendita per

consultare la documentazione dei clienti/fornitori (fatture, ddt,

ordini, contratti, listini, …) direttamente da strumenti tablet e

smartphone.

Ogni informazione deve essere fruibile come dall’azienda.

Informatizzazione Rete Vendita

Tramite una interfaccia utente

mobile oriented, ottimizzata per

l’utilizzo da smartphone e tablet,

l’Agente ha la possibilità di:

Compilare form per raccolta informazioni

Consultare informazioni e documenti

riferiti al Cliente

Fissare appuntamenti

Verificare lo stato di avanzamento di trattative spot

Annotare nuove richieste fatte dal cliente

Verificare lo stato di avanzamento di richieste già in essere

ecc.

Dematerializzazione processo

archiviazione scheda anagrafica cliente

Nell’ambito della medesima procedura con cui si registra la firma

biometrica del cliente, può essere inclusa la firma della scheda

anagrafica, unitamente all’accettazione delle condizioni di

vendita e al modulo di gestione della privacy.

E’ possibile archiviare digitalmente anche le vecchie schede

anagrafiche, fino ad ottenere un archivio totalmente digitale

e consultabile anche attraverso il software gestionale.

Sviluppo del processo che permette di gestire in automatico

e monitorare le seguenti operazioni:

un nuovo cliente appone la propria firma in fase di registrazione

della scheda anagrafica, mediante tablet, per sottoscrivere anche

condizioni di vendita e modulo privacy

il documento viene stampato già firmato in singola copia e

consegnato al cliente

la versione digitale viene immediatamente archiviata in ARXivar

gestendo un particolare stato nella scheda anagrafica del cliente

sul gestionale (per esempio Elettrix), è possibile attivare una

segnalazione che ricorda all’operatore di registrare l’anagrafica

digitale del cliente, che si presenta al banco, ancora non presente

in archivio

Dematerializzazione processo

archiviazione scheda anagrafica cliente

Gestione richiesta fido da cliente

Processo automatico che, partendo dall’operatore di filiale che

registra la richiesta del cliente, permette il recupero di

informazioni di approfondimento da parte dell’addetto

amministrativo, fino ad arrivare sulla “scrivania”

della Direzione.

In caso di concessione, può essere automaticamente

aggiornato il gestionale con le informazioni riguardanti il fido.

Il processo di valutazione e concessione del fido richiede la

partecipazione e lo scambio di informazioni trasversalmente

all’organigramma aziendale, fino all’approvazione da parte della

Direzione:

il cliente compila un modulo cartaceo di richiesta fido l’operatore di filiale archivia il documento mediante scansione in ARXivar l'addetto amministrativo riceve la richiesta del cliente, unitamente alla sua scheda anagrafica in formato digitale l’addetto amministrativo compie l'analisi del cliente attraverso un sw di Credit Risk Management (ad esempio Fox&Parker) tutte le informazioni arrivano alla Direzione, la quale può

• richiedere ulteriori chiarimenti all'amministrazione • approvare il fido e le condizioni di pagamento richieste dal cliente • concedere un fido con riserva, ovvero richiedere un colloquio col cliente o proporre

determinate condizioni di pagamento

in caso di concessione, viene automaticamente aggiornato il gestionale con gli estremi del fido stesso: data di validità, indirizzo mail comunicato dal cliente per la spedizione delle fatture differite

Gestione richiesta fido da cliente

Gestione richiesta offerta da cliente

Un workflow automatico può verificare costantemente

lo stato del cliente, a seconda delle informazioni inserite dai

venditori nel gestionale, con il coinvolgimento automatico

di magazzino e/o ufficio acquisti.

L’offerta emessa tramite gestionale, viene archiviata

automaticamente, consentendo di tracciare l’intero processo

di gestione.

Gestione richiesta offerta da cliente

Il processo di gestione delle richieste di offerta da cliente, richiede la

partecipazione delle diverse funzioni aziendali:

il responsabile delle vendite archivia le RdO dei clienti, assegna il venditore di riferimento, specificando anche la priorità dell’offerta (urgente, normale o capitolato) ed eventuali note dopo la valutazione dello stato del cliente (bloccato o valido) il venditore riceve il task e procede ad inserire l'offerta nel gestionale, richiedendo eventualmente

• informazioni per la codifica di alcuni articoli, all’ufficio preposto • informazioni riguardanti il prezzo di acquisto di una fornitura, la disponibilità a magazzino, la

possibilità di ritiri/spedizioni particolari o voluminose, all’ufficio acquisti • materiale tecnico, data sheets, ecc., da allegare all’offerta

recuperate tutte le informazioni necessarie alla redazione dell’offerta, il venditore procede all’invio della stessa al cliente

Invio automatico ddt via mail

Invio via email di DDT, comunque stampati in forma cartacea,

per merce consegnata al vettore del Cliente.

Archiviazione automatica tramite workflow dei DDT generati

dal gestionale e invio del documento al relativo indirizzo email.

Servizio ulteriormente avanzato, grazie ad ArxLink, con

invio di email “strutturate e personalizzate” e la

possibilità di tracciare l’eventuale download del

documento da parte del Cliente, per tenere sotto controllo

l’intero processo.

E tanti altri esempi si possono costruire …. in altre Aree aziendali

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