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TECNICHE PER CONDURREUNA RIUNIONE DI SUCCESSO
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1. DEFINIZIONE 1.1 DIVERSI TIPI DI RIUNIONE
1.2 IL METODO A CONFERENZA
2. LA PREPARAZIONE DI UNA RIUNIONE 2.1 SCEGLIERE L’ARGOMENTO
2.2 DEFINIRE L’ARGOMENTO DI DISCUSSIONE
2.3 IL PIANO DI DISCUSSIONE (definizione, vantaggi, esempi)
2.4 INVITARE I COLLABORATORI ALLA RIUNIONE
3. IL LEADER NELLA RIUNIONE 3.1 LE FUNZIONI E LE QUALITA’ DEL LEADER
3.2 LE CARATTERISTICHE DI COLUI CHE GUIDA UNA RIUNIONE
3.3 QUANDO INTERVENIRE
3.4 FINALITA’ DEL RUOLO DEL LEADER
3.5 INCORAGGIARE TUTTI I MEMBRI DEL GRUPPO A PARTECIPARE ATTIVAMENTE
3.6 CONOSCERE IL PROPRIO PUBBLICO
3.7 LO STILE PER ATTIRARE L’ATTENZIONE DEL PUBBLICO
3.8 OTTENERE UNA PARTECIPAZIONE COMPLETA
INDICE (1)
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4. LA CONDUZIONE DI UNA RIUNIONE 4.1 PRESENTARE LA RIUNIONE
4.2 ALCUNI UTILI STRUMENTI PER ASSICURARE IL SUCCESSO DI UNA RIUNIONE
4.3 L’UTILITA’ DELLO SCHEMA
4.4 LE DOMANDE (tipi, caratteristiche)
4.5 L’IMPORTANZA DEGLI ESEMPI
4.6 GLI AUSILIARI VISIVI (definizione, tecniche per l’uso)
4.7 I CARTELLONI PREPARATI
4.8 I FILM
4.9 LO STUDIO DEI CASI
4.10 LA CONCLUSIONE DELLA RIUNIONE
5. CONCLUSIONE
INDICE (2)
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41. DEFINIZIONE
È un incontro tra i responsabili di un’azienda e i lorocollaboratori, in cui ci si pone l’obiettivo, attraverso il
contributo di ogni membro del gruppo (brainstorming), ditrovare la soluzione ad un problema (problem solving), di
prendere una decisione su un determinato argomento(decision making), di esporre a tutti i dipendenti la
situazione attuale dell’azienda, di elogiare i collaboratori peril positivo andamento dell’azienda nell’ultimo periodo, ecc.
RIUNIONE
La discussione é un mezzo di valorizzazione e sviluppo delle capacità e attitudini di ciascuno.
Permette: il raggiungimento di soluzioni più efficaci inrapporto agli obiettivi prefissati l’accrescimento del senso di responsabilità deimembri del gruppo un miglioramento della collaborazione,comunicazione e capacità di analisi e valutazionedei problemi all’interno del gruppo stesso
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1.1 DIVERSI TIPI DI RIUNIONE
In base alla natura dell'argomento da discutere, alla composizione e alla struttura del gruppoe dei suoi membri si distinguono VARI TIPI DI RIUNIONEVARI TIPI DI RIUNIONE:
Riunioni di relazioni umane
Riunione di informazione
Riunioni di ricerca e creazione intellettuale
Riunioni di deliberazione
Brainstorming
Problem solving
1. DEFINIZIONE
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Scopo: stimolare comportamenti collaborativi per amalgamare il singolo nelgruppo, per infondere coraggio prima di un impresa difficile, per aumentarela stima di se stessi (come gruppo e come singoli partecipanti) e peraccrescere i propri legami con i membri del gruppo di cui si fa parte.
Riunioni direlazioni umane
Scopo: diffondere determinate notizie fra molte persone.
Caratteristiche: rapidità di diffusione possibilità per ogni partecipante diporre delle domande e quindi chiarire il significato della comunicazione.
Riunioni diinformazione
1.1 DIVERSI TIPI DI RIUNIONE
1. DEFINIZIONE
Scopo: suscitare idee nuove, identificare nuovi problemi o nuove soluzioniper i problemi già noti.
Caratteristiche: sono centrate sulla sinergia del gruppo che fa convergerele intelligenze su una nuova idea.
Tecniche di conduzione: brainstorming.In questo tipo di riunioni, è importante che i partecipanti siano consapevolidell'importanza che assumono, e che si impegnino nel contribuire al lavorodi gruppo: l'esito della riunione, infatti, può essere per loro molto importante.
Riunioni di ricercae creazioneintellettuale
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Caratteristica: e’ un metodo di “liberazione spontanea” di tutte le idee cheogni membro appartenente ad un gruppo può esprimere nei confronti di undato argomento, esente da discussioni e da critica.
Vantaggi: il leader deve stimolare gli individui a fornire il loro contributo,affinché attraverso un continuo confronto si giunga ad apportare nuove ideeper la soluzione di un problema.
Brainstorming
Caratteristica: e’ un metodo che permette ad un gruppo di risolvere unproblema nel modo più efficiente possibile.
Procedura: stabilire qual è il vero problema, raccogliere e analizzare i dati,definire gli obiettivi, identificare le possibili soluzioni, scegliere tra queste lasoluzione migliore.
Problem solving
Scopo: ricercare una soluzione che raccolga un numero sufficiente diconsensi.
Caratteristiche: il campo di discussione è normalmente ben delimitato: ilgruppo deve solo scegliere fra delle alternative proposte.
Riunioni dideliberazione
1.1 DIVERSI TIPI DI RIUNIONE
1. DEFINIZIONE
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Metodo aconferenza
La riunione è basata su un lavoro di preparazione esulla partecipazione attiva dei membri del gruppo.
Si basa sull'elaborazione collettiva delle esperienze e delleopinioni dei singoli partecipanti alla riunione che devono avereesperienza connessa con i problemi in discussione ed esserein grado di analizzarli e giungere a conclusioni.
DEFINIZIONE
Indicare soluzioni valideai problemi.
SCOPO
1.2 IL METODO A CONFERENZA
1. DEFINIZIONE
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2.1 SCEGLIERE L’ARGOMENTO
2.2 DEFINIRE L’ARGOMENTO DI DISCUSSIONE
2.3 IL PIANO DI DISCUSSIONE (definizione, vantaggi, esempio)
2.4 INVITARE I COLLABORATORI ALLA RIUNIONE
2. LA PREPARAZIONE DI UNA RIUNIONE
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2.1 SCEGLIERE L’ARGOMENTO
Prima di convocare i propri collaboratori, è necessario deciderequale sarà l’argomento della riunione.
Come? Essere disposti sempre ad ascoltare, per comprendere i dubbi, leesigenze, i suggerimenti dei propri collaboratori.
Trovare anche soluzioni alternative al dialogo diretto peravvicinarsi ai propri collaboratori, per es. ponendo nei corridoidell’azienda un’urna dove ognuno possa inserire le proprie opinioni.
Analizzare quale tema è più interessante ed ha la priorità.
2. LA PREPARAZIONE DI UNA RIUNIONE
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Dopo aver scelto l’argomento su cui focalizzare l’attenzione durante la riunione,è necessario definirlo chiaramente
L’argomento deve essere circoscritto
CIO’ SIGNIFICA CHE:
Per evitare di andare “fuori tema”Perché il tempo a disposizione è semprelimitato ed è quindi difficile affrontarecontemporaneamente varie tematiche di unacerta importanza.Perché è importante focalizzarsi su un unicoargomento affinché la discussione siaesauriente
E’ opportuno documentarsi in modoapprofondito sull’argomento
Per essere in grado di costruire una “scaletta"ragionata sull’argomentoCiò è necessario, non per imporre le proprieidee, ma per poter essere un valido moderatoredurante la riunione
E’ utile elencare i punti fondamentalisu cui concentrarsi
Per poter condurre la riunione senza omettereargomenti rilevantiPer ricondurre la discussione “nei binari”
2.2 DEFINIRE L’ARGOMENTO DI DISCUSSIONE
2. LA PREPARAZIONE DI UNA RIUNIONE
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Prima di condurre una riunione è opportuno prepararsi un PIANO DI DISCUSSIONEPIANO DI DISCUSSIONE,che costituisca una traccia per una visione completa dell'argomento
e per uno svolgimento positivo della riunione stessa.
Come?il leader deve conoscere bene l’oggetto della
riunione e deve anticipare le situazioni e iproblemi che possono sorgere
E' bene che colui che presiede la discussione approfondisca in precedenzacompletamente il suo pensiero sul tema.
2.3 IL PIANO DI DISCUSSIONE - DEFINIZIONE
2. LA PREPARAZIONE DI UNA RIUNIONE
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Il piano di discussionepuò suggerire:
gli obiettivi della discussione
la logica sequenza degliargomenti
i punti chiave da discutere
le possibili conclusioni
il materiale visivo da utilizzare
le domande da porre
2.3 IL PIANO DI DISCUSSIONE - VANTAGGI
2. LA PREPARAZIONE DI UNA RIUNIONE
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Check List di un Piano di Discussione:Check List di un Piano di Discussione:
lista degli obiettivi
schema dei punti principali
note introduttive
parte principale del discorso e note informative
sommario
elenco degli ausiliari necessari (cartelloni, lavagna,diapositive, ecc.)
tempo necessario per ogni parte
2.3 IL PIANO DI DISCUSSIONE - UN BUON ESEMPIO
2. LA PREPARAZIONE DI UNA RIUNIONE
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Per esempio: Giornale aziendale Circolare Mail interna Bacheca Telefono INOLTRE è necessario comunicare,
per tempo, ai nostri collaboratori
il giorno l’ora il luogo l’argomento della riunione
ATTRAVERSO I MEZZI AZIENDALI ANOSTRA DISPOSIZIONE
2.4 STRUMENTI PER INVITARE I COLLABORATORI ALLA RIUNIONE
2. LA PREPARAZIONE DI UNA RIUNIONE
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3.1 LE FUNZIONI E LE QUALITA’ DEL LEADER
3.2 LE CARATTERISITCHE DI COLUI CHE GUIDA UNA RIUNIONE
3.3 QUANDO INTERVENIRE
3.4 FINALITA’ DEL RUOLO DEL LEADER
3.5 INCORAGGIARE TUTTI I MEMBRI DEL GRUPPO A PARTECIPAREATTIVAMENTE
3.6 CONOSCERE IL PROPRIO PUBBLICO
3.7 LO STILE PER ATTIRARE L’ATTENZIONE DEL PUBBLICO
3.8 OTTENERE UNA PARTECIPAZIONE COMPLETA
3. IL LEADER NELLA RIUNIONE
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3.1 LE FUNZIONI E LE QUALITA’ DEL LEADER
Non necessariamente il leader deve essere il maggior esperto dei problemi che sono oggetto dellariunione, ma certamente è fondamentale che egli sia un abile conduttore, in grado di guidareuna discussione con padronanza, senza assumere atteggiamenti di autorità, senza correggereerrori di altri, ma solo richiamare l'attenzione sui un punti oscuri.
Creare una situazione in cui ogni partecipante sisenta motivato ad intervenire; il collaboratore devepercepire la possibilità di contribuire positivamente
alla soluzione del problema proposto
Prima di ognidiscussione, colui che ladirige dovrà sviluppare
uno schema percontrollare e guidare ilpensiero del gruppo.
Scopo del leader
3. IL LEADER NELLA RIUNIONE
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Avere chiari gli obiettivi da raggiungere (attraverso la riunione)
Avere la capacità esprimersi chiaramente: colui che conduce una riunione deve inoltre essereabile nell’ aiutare anche gli altri ad esporre le proprie idee in un linguaggio chiaro ed ordinato, nelporre domande, nel mantenere alta l'attenzione dei membri del gruppo
Possedere qualità analitiche per essere in grado di chiarire i problemi
Essere impersonale, quindi in grado di non assumere un atteggiamento di parte dando lastessa attenzione a tutti
Non lasciarsi influenzare da pregiudizi: il leader non deve prendere le parti di nessuno,ricordandosi che il suo ruolo durante la riunione, è quello del mediatore
Essere paziente nel caso in cui i collaboratori commettano errori o abbiano delle incertezzementre esprimono le loro opinioni
Trattare le persone con molto tatto senza offenderle
Saper infondere nel gruppo entusiasmo, coraggio e fiducia nella propria abilità di condurre ladiscussione
Possedere senso dell'umorismo per alleviare eventuali tensioni e per ottenere libertà diespressione
3.2 LE CARATTERISTICHE DI COLUI CHE GUIDA UNA RIUNIONE
3. IL LEADER NELLA RIUNIONE
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all'inizio, ponendo una domanda oenunciando un fatto per stimolare il
gruppo a fornire informazioni
per ricondurre eventualmente ladiscussione “entro i i binari”
per chiarire principi e regole o fornirespiegazioni ritenute dal gruppo idonee
alla soluzione del problema
Chi guida lariunione deveintervenire:
3.3 QUANDO INTERVENIRE
3. IL LEADER NELLA RIUNIONE
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Chi presiede la riunionedeve mirare a:
diventare più ricettivi nei confronti delle nuove idee e dei nuovi metodi riconoscere nuove e maggiori responsabilità comprendere meglio i nuovi problemi acquisire una mentalità più aperta organizzare il proprio pensiero, guidare, dirigere, informare, interpretare, incoraggiare,stimolare, riferire, giudicare, moderare e conciliare
Riunire i fatti
Selezionarli e valutarli
Ottenere dal gruppo la sua decisione
Sviluppare i piani
Portare tali piani ad esecuzione
IL VERO LEADER AIUTA I PARTECIPANTI A:
3.4 FINALITA’ DEL RUOLO DEL LEADER
3. IL LEADER NELLA RIUNIONE
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• Non permettere risposte collettive
• Incoraggiare risposte chiare
• Fare in modo che non siano sempre gli stessi a rispondere alle domande (incitare unapartecipazione diffusa)
• Se nessuno risponde ad una domanda, dopo una breve pausa, interpellare un individuo delgruppo
• Stimolare l’espressione di opinioni: ( “Che cosa ne pensate?” )
ALCUNE UTILI INDICAZIONI PER COLUI CHE CONDUCE UNA RIUNIONE
3.5 INCORAGGIARE TUTTI I MEMBRI DEL GRUPPO A PARTECIPARE ATTIVAMENTE
3. IL LEADER NELLA RIUNIONE
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PUBBLICO
E’ bene sapere che gli ascoltatori influenzano ogni passodella preparazione e attuazione di una conferenza o di unariunione riuscita.Qualsiasi oratore che non tenga conto del pubblico e cheinsista a parlare in termini di conoscenza, esperienza,interesse e bisogni personali, piuttosto che di quelli dei suoiascoltatori, è condannato all’insuccesso.
Dobbiamo dunquestudiare e conoscere il“pubblico” e dobbiamo
comprendere che lapersonalità dell’oratore può
incidere sulla buonariuscita o sul fallimento del
discorso.
-Se gli ascoltatori hanno una cattiva opinionedell’oratore diventano immediatamente critici suqualsiasi cosa.
+Se invece hanno una buona opinione dell’oratoresono inclini ad accettare per vero tutto quello chedice.
3.6 CONOSCERE IL PROPRIO PUBBLICO
3. IL LEADER NELLA RIUNIONE
Alcune considerazioni di carattere generaleAlcune considerazioni di carattere generale
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Utilizzare un linguaggio adeguato: lo stile deve essere chiaro perché lo scopo dellinguaggio è quello di rivelare il pensiero e non di celarlo.
Quando dovete fare un discorso cercate di utilizzare periodi brevi; ciò consente diesprimersi in forma grammaticalmente corretta e di dare maggior enfasi ai concettiche esponete.E’ importante usare anche termini colloquiali e con un significato concreto especifico.Un buon modo per esprimersi e suscitare interesse è quello di introdurre in alcunicasi metafore e le similitudini.
CHIAREZZA DELLINGUAGGIO
CAPACITA’ DICONVINCEREL’UDITORIO
Il buon uso del sapere consiste nel comunicarlo agli altri con chiarezza,accuratezza, vivacità e concisione.
3.7 LO STILE PER ATTIRARE L’ATTENZIONE DEL PUBBLICO
3. IL LEADER NELLA RIUNIONE
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Ricorrere ai mezzi visivi, ove questo sia possibile
Focalizzare l’attenzione su alcune idee chiave per far sì che siano ricordate facilmentedagli ascoltatori
Gli oratori vincono il loro pubblico attraverso il loro carattere, la loro popolarità, la profondapadronanza dell’oggetto della discussione, l’intima conoscenza dei loro ascoltatori, il loroentusiasmo, la sincerità, l’onestà e il tatto, la fiducia in se stessi, l’abilità a pensare conchiarezza e la capacità oratoria.
Un altro importanteelemento riguarda lapreparazione di unaTRACCIATRACCIA CHIARA diciò che si vuole dire.
Nell’organizzare lo schema dei nostri discorsi,dobbiamo:
Formulare chiaramente gli scopi
Selezionare le idee e e i dettagli
Preparare un’introduzione che attragga l’attenzione
Trarre una conclusione che riassuma il discorso echiami all’azione
3.7 LO STILE PER ATTIRARE L’ATTENZIONE DEL PUBBLICO
3. IL LEADER NELLA RIUNIONE
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Ottenere una partecipazione completa significa:
Assicurarsi che ogni membro delgruppo partecipi attivamente alla
riunione
Il leader deve richiederefrequentemente l'opinionedei singoli individui su un
argomento.
Sorgono così discussioniinteressanti, poiché non tutte lepersone hanno le stesse idee.Il leader deve anche evitare di
rispondere a domande e diesprimere proprie opinioni.
Se una persona fa una domanda, illeader deve dire:
"Che cosa ne pensate voi?"
3.8 OTTENERE UNA PARTECIPAZIONE COMPLETA
3. IL LEADER NELLA RIUNIONE
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L’Autocontrollo di chi presiede ladiscussione nell'esprimere la
propria opinione, in modo da noninfluenzare i partecipanti con il peso
della sua autorità.
Il modo col quale il leader trattale risposte date dai collaboratori
La capacità di stimolare ilpensiero e di far nascere l'interesse
nei partecipanti
3.8 OTTENERE UNA PARTECIPAZIONE COMPLETA
3. IL LEADER NELLA RIUNIONE
Diversi fattori influisconosulla relazione fra il
gruppo e chi dirige ladiscussione;
tra questi meritanoparticolare attenzione:
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4.1 PRESENTARE UNA RIUNIONE
4.2 ALCUNI UTILI STRUMENTI PER ASSICURARE IL SUCCESSO DIUNA RIUNIONE
4.3 L’UTILITA’ DELLO SCHEMA
4.4 LE DOMANDE (tipi, caratteristiche)
4.5 L’IMPORTANZA DEGLI ESEMPI
4.6 GLI AUSILIARI VISIVI (definizione, tecniche per l’uso)
4.7 I CARTELLONI PREPARATI
4.8 I FILM
4.9 LO STUDIO DEI CASI
4.10 LA CONCLUSIONE DELLA RIUNIONE
4. LA CONDUZIONE DI UNA RIUNIONE
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4.1 PRESENTARE LA RIUNIONE
Alcuni chiarimenti prima di iniziare la riunione
Il leader deve presentarsi e precisare come desidera condurre la riunione e il modoin cui i partecipanti possono chiedere la parola.E' importante mettere i partecipanti a loro agio e chiarire che egli non si considerané un esperto né un'autorità; infatti il suo compito sarà quello di sollevaredomande e problemi e di mantenere la discussione sugli argomenti di interesse.Sarà importante sottolineare il fatto che ogni membro del gruppo può contribuireparlando liberamente. Dovrà essere chiaro a tutti che nessuno dovrà irritarsi se leopinioni dei vari partecipanti saranno diverse.
Annunciare l’argomento e lo scopo della riunione
E’ fondamentale spiegare sempre ogni cosa poco chiara.Importante: iniziare la riunione all'ora fissata, mantenerla nellatabella di marcia, chiuderla entro il tempo stabilito.
3 Ringraziare i partecipanti
Prima di affrontare l’argomento centrale della riunione, è opportuno ringraziare ipresenti per il loro interessamento e per aver voluto dedicare il loro tempo alladiscussione.
4. LA CONDUZIONE DI UNA RIUNIONE
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Domande
Ausiliari visivi
I Film
Studio di casi
STRUMENTI
Schema dell’intervento
Esempi
4.2 ALCUNI UTILI STRUMENTI PER ASSICURARE IL SUCCESSO DI UNA RIUNIONE
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Cartelloni
Lavagna
Grafici
Lucidi
Illustrazioni
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Uno schema ben tracciatofornisce immediato accesso a qualsiasi pensiero importante
e fornisce guide ben visibili al discorso.Permetterà di evitare confusioni e ripetizioni.
Uno schemaconsiste di
tre parti: Introduzione: comprendente lo scopo della discussione: fanascere l’interesse e fornisce lo sfondo necessario ad unintelligente studio dei fatti
Corpo della discussione: è un’ordinata presentazione deifatti, sostenuta da esempi scelti per convincere l’uditorio
Conclusione: un breve riassunto accurato che riafferma loscopo della discussione, riunisce e coordina il materialepresentato e dimostra che l’obiettivo è stato, o può essere,raggiunto
4.3 L’UTILITA’ DELLO SCHEMA
4. LA CONDUZIONE DI UNA RIUNIONE
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L’utilizzo delle DomandeDomande
E’ Utile per Dirigere e StimolareDirigere e Stimolare la discussione
Domande di caratteregenerale: sono domande
rivolte all’intero gruppo
Domande dirette: utili quando il leadersi accorge che un individuo non prende
parte alla discussione; hanno lo scopo diaumentare l’attenzione da parte degliindividui e di far in modo che ognunopercepisca che le sue conoscenze ed
esperienze sono utili per il gruppo.
4.4 TIPI DI DOMANDE
4. LA CONDUZIONE DI UNA RIUNIONE
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ALCUNE UTILI INDICAZIONI PER SAPERE QUALI CARATTERISTICHE DEVONO AVERE LEDOMANDE PER RISULTARE EFFICACI
• Tutte le domande devono essere poste in modo da provocare una risposta
• Ogni domanda deve essere posta in modo semplice
• La domanda deve invogliare alla riflessione
• La domanda deve essere posta con uno scopo preciso: per ottenere notizie; per mettere inevidenza alcune parti; per stimolare il pensiero così da creare la discussione
• La domanda deve essere bilanciata, cioè non essere a favore di un singolo o di un gruppo dipersone
4.4 LE CARATTERISTICHE DELLE DOMANDE
4. LA CONDUZIONE DI UNA RIUNIONE
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esempi basati su ricordi personali
esempi che si rifanno a personaggi famosi
esempi che attualizzano gli avvenimenti storici
esempi che si basano su analogie (= collegare una nuovaidea, che gli ascoltatori non conoscono, ad una vecchia idea,che essi già comprendono, perché acquisita da tempo)
esempi suscettibili di tradurre i dati statistici in immagini checolpiscano fortemente la fantasia: i dati sono utili se presentatiin forma esemplificativa se veramente sono importanti, se sonofacili da comprendere
esempi intramezzati con illustrazioni (es. servirsi di ausiliariaudiovisivi).
E’ importante averben chiaro ilcontenuto e
prepararsi unascorta di esempi(ne esistono sei
tipologie):
4.5 L’IMPORTANZA DEGLI ESEMPI
4. LA CONDUZIONE DI UNA RIUNIONE
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Una riunione dovrebbe sempre valersi dell’aiuto dicartelloni (35x50 cm. o 70x100 cm.) o di una lavagna.
L’uso dei cartelloni o di slides è da preferirsi in quanto possono essere appesi ai muri della salapermettendo una maggiore visibilità dei problemi affrontati e risolti nella riunione.E’ sicuramente utile distribuire ad ogni partecipante una fotocopia (in formato A4) deicartelloni o delle slides che sono stati compilati durante la riunione e appendere una copia anchenella bacheca dell’azienda affinché ogni dipendente, se interessato, possa sapere quali sono statele decisioni prese durante la discussione.
Avvalersi di questi strumenti permette di sottolineare alcuni punti chiave che hanno lo scopo difocalizzare qual è l’argomento centrale della discussione al fine di favorire l’attenzione del gruppoe di incanalare il pensiero dei presenti nelle direzioni volute.
Mentre la discussione procede il leader dovrebbe sintetizzare sul cartellone i temi affrontati: ciòfavorisce uno sviluppo logico del ragionamento del gruppo e una maggiore memorizzazione daparte dei soggetti delle varie considerazioni che hanno portano alla decisione finale.
4.6 GLI AUSILI VISIVI
4. LA CONDUZIONE DI UNA RIUNIONE
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Questi sussidi possono essere elaborati o semplici a seconda dei mezzi del leader.
Come si usano icartelloni già
preparati?
Scriverli in modo semplice ecomprensibile da tutti i partecipanti
Scriverli con una grandezza tale chesiano visibili da ogni punto della sala
Bisogna familiarizzare con icontenuti e illustrarli con le proprie
parole
4.7 I CARTELLONI PREPARATI
4. LA CONDUZIONE DI UNA RIUNIONE
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SLIDES (DIAPOSITIVE)
4. LA CONDUZIONE DI UNA RIUNIONE
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SLIDES (LUCIDI)
4. LA CONDUZIONE DI UNA RIUNIONE
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SLIDES (POWERPOINT)
4. LA CONDUZIONE DI UNA RIUNIONE
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FILM LEADER≠
Questo mezzo risulta vantaggioso solo se impiegato nel migliore dei modi: richiede molto tempo dipreparazione e competenza da parte del leader.I film debbono essere tali da favorire una discussione positiva nel gruppo.
Un po’ di statistiche
I film:
• Aumentano l’interesse sino al 40%
• Rendono l’argomento più comprensibile del 25%
• Ottimizzano i tempi di comprensione dell’argomento del 25%
• Aumentano del circa 35% la capacità di apprendere in un anno
4.8 I FILM
4. LA CONDUZIONE DI UNA RIUNIONE
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L’uso delfilm sarà
utile
• per ottenere che il gruppo pensi nel modo desiderato• per concentrare l’attenzione su un argomento• per chiarire i punti chiave di un argomento ben definito• per chiudere o riassumere una conferenza• per concentrare il pensiero del gruppo su un dato argomento
• fare attenzione alle condizioni della stanza (luce, rumore, comodità, ecc.)• far proiettare da qualcun altro per poter essere liberi di discutere e sottolineare determinaticoncetti• vedere il film prima e determinare lo scopo e i legami con la riunione• stabilire come presentarlo• stimolare il pubblico a pensare al contenuto del film prima di vederlo• dopo la proiezione, discutere col gruppo chiedendo opinioni e rivolgendo domande• interrompere il film in un punto strategico per sviluppare una discussione
ALCUNE REGOLE
4.8 I FILM
4. LA CONDUZIONE DI UNA RIUNIONE
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Portare gli esempi nell’illustrare i punti in discussione è utile per mantenere vivol’interesse e stimolare il pensiero e la discussione, oltre a rendere quest’ultima reale e
pratica.
Lo studio del caso induce a pensare, ad analizzare, a discutere i pro e i contro, a sforzarsi ditrovare una soluzione.
• iniziare una discussione• segnalare l’importanza di una tecnica particolare• paragonare un metodo ad un altro• dare ai partecipanti argomenti di riflessione
SCOPO
4.9 LO STUDIO DEI CASI
4. LA CONDUZIONE DI UNA RIUNIONE
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Alla fine della riunione il leader, ha il compito di raccogliere le idee che sonostate espresse durante l’incontro, per poter focalizzare sinteticamente le
decisioni che sono state prese.
FARE UNA SINTESI
E’ opportuno che ad ogni collaboratore dell’azienda venga consegnata unacopia dei vari punti discussi durante la riunione e che nella bacheca aziendalevenga appesa una copia delle conclusioni a cui si è giunti durante l’incontro,
per far sì che anche gli assenti siano informati sulle novità.
FORNIRE INFORMAZIONI AI COLLABORATORI
4.10 LA CONCLISIONE DELLA RIUNIONE
4. LA CONDUZIONE DI UNA RIUNIONE
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435. CONCLUSIONE
La riunione è un ottimo strumento diconfronto in cui ogni membro del
gruppo si sente partecipe della vita edello sviluppo della squadra di cui faparte: ciò contribuisce a mantenerein ognuno l’entusiasmo necessarioper realizzare gli obiettivi aziendali
definiti assieme.