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1 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping

I Sistemi Informativi nelle Imprese di Shipping  Modulo Specialistico Corso Papagno  Graziano Previato


Scopo del Modulo e Struttura

  Dare una visione del sistema informativo presente nelle imprese di shipping e nel contempo dell'ambiente in cui opera e con cui interagisce, incluse le modalita' di scambio con operatori istituzionali e con gli stackholders.

  Il sistema Informativo interno: principi di funzionamento e struttura

  La Versione Allargata: L'interazione con gli altri attori della

catena

  Gli Strumenti del Sistema Informativo


Definizione e Obiettivi dell'Impresa

Definizione   Attività economica organizzata al fine della produzione o dello

scambio di beni o servizi. Obiettivi Quantitativi (E. Gambel - 1)   incremento del fatturato (anni ‘50/65)   incremento del reddito d’esercizio (anni ‘65/75)   aumento dell’indice di ritorno sugli investimenti (anni

‘75/90)   miglioramento dell’Indice di Resistenza Finanziaria (90/00)   miglioramento indice EVA o Balanced Scorecard


L'impresa ed I suoi partner

Fonte: Wikipedia http://it.wikipedia.org/wiki/Stakeholder


Definizioni: Informatica/Sistema Informatico/Sistema informativo

  Informatica: lo studio sistematico dei processi algoritmici che descrivono e trasformano l'informazione (Wikipedia)

  Sistema Informatico o sistema di elaborazione dati è un sistema meccanografico, un computer o un insieme di più computer tra loro interconnessi (Wikipedia)

  Il sistema informativo si configura come un insieme ordinato di elementi, anche molto diversi tra loro, che raccolgono, elaborano, scambiano e archiviano dati con lo scopo di produrre e distribuire le informazioni alle persone che ne hanno bisogno, nel momento in cui ne hanno bisogno e dove ne hanno necessita’


Principali Componenti del Sistema Informativo

  Sistema per la raccolta delle Informazioni: moduli, sensori, attivita', persone

  Sistema per l'archiviazione delle Informazioni   Sistema per la comunicazione delle Informazioni: gestionali,

telefoni,e-mail, chat, etc   Sistema per l'accesso all'informazione


Visione d'Insieme

Sistema Informatico Sistema Informatico

Sistema informativo

Impresa (Organizzazione)

Stackeholders Esterni


Sistema Informativo Shipment Container

Agenzia di Linea Agenzia di Linea Carrier

Port of Loading Export

Port of Discharge Import

Bookings

Polizze Polizze

Manifesti Manifesti

Vessel and equipment management

Contratto di Trasporto

Revenue by Voyage Management

Epty Rel/ LL

Invoic

Comm

Delivery Invoic Empty

Cust/ Comm


Organizzazione Interna dell'impresa

2 - Esempio di struttura Gerarchico – Funzionale – Agenzia di Linea



2 - Esempio di struttura Gerarchico – Funzionale – Agenzia di Linea

Board of Directors

CEO CFO

Documentation

CEO

Commercial Operations ICT Corporate Accounting


Liner Agency: Software Layer

Sistema Operazionale

Bookings Doc. Exp. Doc. Imp.

Eqc. Cntrl Operations

Intermodal/ Logistic

Operations

Commissions

Contabilita' Generale

Contabilita' Civilistica

Contabilita' Gestionale

Contabilita' Armatore

Tesoreria

Collection

Software Armatoriale

Abstraction Layer: Business Model Representation

DSS

MIS


Livello di Strutturazione delle Attivita' Aziendali


Flusso Dati Associato ad una Esportazione

Richiesta Booking Booking

Deposito Terminal

Rilascio Vuoto

Conf Uscita Conf Uscita

Messa A Terra

Gate In

Load List Conf Imb

Carrier

Booking Status

B/L Freight Manifest

Debito Vs. Carrier

Invoice

Crediti Cto Carrier

Crediti Agenziali

Collection

Collection

Remittance

Collection

Revenue Agenziali

Processo di Esportazione


Ed Il Resto?

Una gran parte di informazioni in Azienda non sono raccolte dai sistemi di Gestione

Es: E-Mail, telefonate, fax, pranzi, bar... KnowHow dei singoli che tutti insieme compongono la

'competenza' aziendale ed il suo valore



Organizzazione di un'Impresa di Mediazione


Processo della medizione

Caricatore Shipper

Broker

Invoicing

Broker's Company


Sistema Informativo Impresa di Mediazione

  Condivisione Spazi: OpenSpace   Condivisione Competenze ed Informazioni: 'Tavoloni' per

vedere, ascoltare, parlare   Condivisione E-Mail: tutti leggono tutto   Pratiche non strutturate: raccolgono commenti, email, fax, etc   Software Contabilita' Generale


Software Access

Infrastructure Hardware Layer

Network and O.S. Services Layer

Application Application Application Application

Client

Network Clients and users Authentication and Authorization Services

Client Client Client Client


Sistema Informatico

4


Sessione 2: Il Sistema Informativo Esteso

Shipping Agency

Terminal

Cliente

Istituzioni

Fornitori

Carrier

Depositi

Parti coinvolte normalmente nello shipment di un container


Flusso Dati Associato ad una Esportazione

Richiesta Booking Booking

Deposito Terminal

Rilascio Vuoto

Conf Uscita Conf Uscita

Messa A Terra

Gate In

Load List Conf Imb

Carrier

Booking Status

B/L Freight Manifest

Debito Vs. Carrier

Invoice

Crediti Cto Carrier

Crediti Agenziali

Collection

Collection

Remittance

Collection

Revenue Agenziali

Processo di Esportazione


Flusso Doganale

  Scopo della Dogana: verificare il traffico delle merci fra i vari stati e continenti, applicando le normative comuniarie in tema di sicurezza dei prodotti (verso il consumatore, verso l'ambiente, etc) ed applicando imposte che hanno lo scopo di difendere l'industria ed il consumatore nazionale.

Per portare a termine la loro missione istituzionale le Dogane necessitano di Informazioni dettagliate, complete e tempestive


Flusso Doganale

  Esportazione/Importazione hanno un duplice effetto: Doganale e fiscale

  Fiscale: Non Imponibilita' IVA su merci destinate all'esportazione

  Non Imponibilita': Per essere applicata richiede la prova del 'Visto Uscire' – Ex copia 3 del DAU con timbro

  Prima del 1 Luglio 2007: Presentazione DAU presso la dogana di partenza, consegna esemplare 3 che accompaganva la merce sino all'uscita, Apposizione 'Visto Uscire' con riconsegna dello stesso all'esportatore


Le Dogane: Controllo, Sicurezza e Informazione

  Scopo della Dogana: garantire che il flusso delle merci in entrata/uscita risponda alle esigenze di sicurezza e legalita del paese, includendo l'aderenza alla normativa in essere a difesa della competitivita' nazionale

  In collaborazione colle Dogane Europee/Mondiali, bloccare I

flussi di merci che non garantiscano la sicurezza delle persone

Per portare a termine la loro missione istituzionale le Dogane necessitano di Informazioni dettagliate, complete e tempestive


Flusso Doganale In Esportazione – post 1/7/2007

DAU

DAE (MRN)

DA

E

(MR

N)

Load On Board

Rec

ord

H C

hius

ura


Flusso Doganale in Importazione

Load Containers

Port of Loading on Board Port of Discharging (ITA) Manifest

+ Entry Key

+ MRN

Processi di Verifica

Stato Container In Import

- Svincolabile - In Attesa Esito

- Dich. Non Svinc - Non Dichiarabile


E-Customs - ECS


E-Customs - ICS


PCS: Port Community System

  Un porto, visto nel suo complesso, e' un'entita' logistica estremamente complessa, che raccorda i flussi di merci provenienti e dirette da/per il suo hinterland con mezzi terrestri, ferroviari e fluviali, con I flussi di merce via Mare.


PCS: Definizione

“Port Community Systems are centrally operated systems for transferring data and providing other services with the help of this data, which can be used by any party who is interested in information concerning sea born transport. A Port Community System avoids bilateral data transfer” [Grizell, 2001]


PCS: Tipologie

  Prima Generazione: BIM o Bilateral Information Model. In questo modello le informazioni sono scambiate direttamente in modo bilaterale tra I singoli attori

  Seconda Generazione: CIM o Centralized Information Model. Le informazioni sono centralizzate in un unico sistema da cui possono essere estratte dagli aventi diritto.

  Seconda Generazione: DIM o Decentralizied Information Model. Le informazioni sono a capo di ciascun attore ma esiste un broker service che consente di estrarre le informazioni dalla sorgente corretta

E-Port e' un PCS misto tra una struttura BIM ed una struttura CIM


E-Port: Caratteristiche

  Nasce nel 2004 su iniziativa dell’Autorità Portuale e d’intesa con l’Associazione Spedizionieri e Corrieri Trasportatori, l’Associazione Agenti Raccomandatari e Mediatori Marittimi di Genova, la Circoscrizione della Dogana di Genova, il Comando Provinciale della Guardia di Finanza ed il terminal VTE

  Ha come scopo il riordino della gestione documentale al fine di rendere piu’ fluidi i traffici tra il porto, il retro-porto e l’hinterland in generale

  Entra in produzione nel 2005


PCS - E-Port Export


PCS - E-Port: Import


PCS: E-Port Rimessa in Termini


Comunicazione tra parti

Non Strutturata: e-mail, fax, telefonata Strutturata:   File con formato condiviso (Edifact, Xml, Formati proprietari) Servizi accessibili da sistemi remoti (RPC, WebServices,

etc) Apertura del sistema di una parte all'altra (WebAccess,

telnet, rdesktop)


Edifact Typical Container Messages


UN/EDIFACT

  UN/EDIFACT (the United Nations rules for Elec-tronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) comprise a set of internationally agreed standards, directo-ries, and guidelines for the electronic interchange of structured data, between independent computerized information systems

  Specifiche Pubbliche reperibili presso: UNECE – United Nations Economic Commission for Europe www.unece.org   Lo User Group for Shipping Lines and Container Terminal

pubblica le specifiche sul sito: www.smdg.org


Edifact Characteristics

  Edifact si occupa esclusivamente di standardizzare il 'trasporto' dell'informazione

  Standardizzazione dei messaggi scambiati, ovvero definisce il set dei messaggi da utilizzare durante l'intero processo

  Definisce la struttura dei Record e la dimensione dei campi, permettendo quindi di pre-definire l'interoperabilita' degli applicativi

  Il formato viene rivisto ogni 6 mesi   Ciascuno tende a 'personalizzare' la propria implementazione,

in dipendenza dalla propria struttura informativa, dando vita quindi a centinaia di 'dialetti'.


Typical Edifact Implementation

Sistema Informativo Interno

Edifact Converter Edifact Converter

Sistema Informativo Interno

Edifact Message

Sorgente (es: Agenzia) Destinatario (Es. Terminal)


Cosa e' un messaggio Edifact

  E' un normale file 'ASCII', scambiato con mezzo a piacere (email, ftp, etc), contenente informazioni strutturate secondo le specifiche edifact

  Esempio(COREOR): UNB+UNOA:2+01419940992:ZZZ+VTEG:ZZZ+111018:1056+NCLLGE1060473++++1' UNH+NCLLGE1060473+COREOR:D:00B:UN:SMDG20' BGM+129+NCLLGE1060473+5+AB'

DTM+137:201110181056:203' RFF+RE:GE106047'

DTM+36:201110200000:203' ... EQD+CN+WFHU4004894+42GP:102:5+2+3+5'

RFF+UCN:07877669' RFF+BM:NDACN9N00' MEA+AAE+AET+KGM:12880'

SEL+P1557754+CA+1' FTX+AAA+++LIGHT-EMITTING DIODES'

CNT+16:1' UNT+24+NCLLGE1060473'


Comunicazione standard tra parti distinte

•  Il proliferare dei dialetti Edifact costituisce un freno allo sviluppo della interoperabilita' ed un aumento di costi

•  Con lo sviluppo di Internet (rete diffusa a basso costo) nascono le community per la condivisione di dati

•  Globali: per il supporto dello scambio tra shipper, armatori, forwarder (INTRA, GT NEXUS, etc)

•  Locali: Le Port Community Systems •  Dedicate a particolari flussi informativi: es: UIRNET


Shipping E-Commerce

  A far data dal 2001 appaiono I primi portali per il commercio Elettronico per lo shipping. Di fatto trattasi di piattaforme che si propongono come sistemi di conversione e smistamento delle informazioni

  I piu' noti sono INTRA, GT Nexus, Cargo Smart   Si propongono per Booking request, Bkg Confirmation,

Shipping Instruction, Sailing Schedule

E-Commerce Platform

Forw

Forw

Forw

Carrier

Carrier

Carrier


Sessione 3: Gli Strumenti a Disposizione

  Occorre fare una premessa: se gli strumenti informatici nascono allo scopo di supportare l'Organizzazione, gli stessi incorporano al loro interno la struttura dei processi Organizzativi

  Conseguentemente, data una stessa attivita', strumenti informatici funzionalmente equivalenti possono differenziarsi pesantemente nel modo nel quale la stessa viene svolta

  Gli strumenti informatici in se rappresentano un modo per diffondere e distribuire il 'KnowHow' aziendale legato ai processi ed alle attivita'


I Gestionali

  Il software Gestionale e' un software che automatizza I processi operativi (includendo la parte amministrativa) interni all'azienda

  In un'Agenzia di Linea copre normalmente le aree: Booking, Documentazione, Import, Eqc, Operativo, Emissione Liquidate, Trasporti

Normalmente la parte di Accounting e' delegata ad un software accessorio, che si occupa sia della contabilita' Industriale che della contabilita' civilistica (Bilancio, etc)


Lo sviluppo del Gestionale: l'ERP

 L'ambizione del Gestionale sta nell'automatizzazione dei processi. Lo scopo dell'ERP (Enterprise Resource Planning) sta nella pianificazione delle risorse aziendali

 L'ERP per fare questo necessita di una totale integrazione coi processi aziendali, e quindi si presenta come un insieme di moduli capaci di gestire tutte le attivita' interne.

 Essendo grandi software, hanno un elevatissimo livello di configurabilita' e di adattabilita', ma mai prescindendo dalle 'Best Practice' che implementano.

 Nel loro complesso, sono difficilemente adattabili nelle Imprese di Shipping

 Le Imprese di Shipping normalmente ne usano I soli moduli di Accounting (Ciclo attivo, passivo, fixed assets e GL)


Customizzazione del Software

Per ovviare ai problemi legati alle specificita' del settore, le imprese di shipping normalmente usano software sviluppato ad hoc o altamente customizzato

  Alti costi di sviluppo ed implementazione   Lungo 'Time to market'   Difficolta' nella diffuzione orizzontale della conoscenza tra le

imprese di settore   Alta personalizzazione dei processi sviluppati dalle aziende –

differenzianzione interna   Le difficolta' nel reperire software adatti a costi accettabili,

nonche' la presenza di ingombrandi sw armatoriali, implica spesso una elevata presenza di 'Soluzioni Individuali'


La comunicazione delle informazioni

  Comunicare non e' soltanto trasmettere informazioni: significa far si che chi riceve la comunicazione pensi o faccia qualcosa

  In tutte le imprese la comunicazione e' fondamentale. Il nostro business nella catena dello Shipping si occupa quasi esclusivamente di gestire informazioni e comunicare con terzi

  La diffusione di Internet ha aumentato le modalita' e la complessita' della comunicazione

  Oggi la Comunicazione a distanza avviene attraverso il telefono, il fax, l'email, la chat, ma anche attraverso gli strumenti di Social Networking. Attenzione: il fatto che sia a distanza aumenta l'importanza dei 'dettagli' della comunicazione vs. l'esito.


Internet: introduce Chat, VoIP ed e-mail

  Chat o Instant Messaging: permette a due o piu' utenti di comunicare on line in forma scritta (anche voice and video). Le piu' note sono server-centered.

  VoIP: Voice Over IP. Diffuso con la diffusione di Internet.Per funzionare adeguatamente richiede il QoS. Per la prima volta il link tra il centralino ed il telefono diventa non fisico, dematerializzando il PABX, il Posto Operatore e la localizzazione del Telefono


E-Mail: invio e ricezione

E’ un sistema di invio di messaggi di tipo ‘store and forward’, il cui primo standard risale agli anni ‘70, anche se poi il core dei servizi attuali e’ dei primi anni ’80.

L’invio del messaggio usa il protocollo SMTP. Tale protocollo non necessita che i singoli server siano online contemporaneamente per effettuare la consegna. Di norma i server sono configurati per provare sino a 5gg il delivery del messaggio.

La ricezione dal client viene fatta o col protocollo POP3, oppure con IMAP. Il primo sposta la posta sul client, dove vengono effettuate le operazioni, il secondo effettua le operazioni sul server.


E-Mail: PEC

PEC: Posta Elettronica Certifica. Permette di dare ad una e-mail il valore di una raccomandata con prova certa del contenuto.

Definita dal DPR 68/2005 e successive modifiche: il servizio puo’ essere erogato solo da gestori accreditati presso il CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica della Pubbica Amministrazione ) ed il dominio puo’ essere usato solo per posta Certificata.

Funziona col principio della terza parte (traccia informatica per 30 mesi) e delle notifiche inviate (firmate) a chi invia dai gestori coinvolti.

La PEC non e’ uno standard internazionale ed il suo valore e’ solo Italiano


E-Mail: invio


E-Mail: Header

L’Header e’ la parte del messaggio usato dagli MTA (Mail Transfert Agent) e dai client per inserire informazioni di invio come mittente, destinatario, etc

All’interno e’ contenuto l’elenco degli MTA attraversati dal messaggio per arrivare a Destinazione

Ogni MTA traccia il messaggio nei suoi LOG utilizzando il ‘Message-ID’

Nel caso di client ‘Web’ il sistema normalmente registra l’IP del computer che effettua la connessione


L'informazione non strutturata in azienda

  Ha una dimensione maggiore dell'informazione 'Strutturata'   In termini di Valore e' molto piu' importante, e copre tutte le

aree aziendali   Per trasmettersi usa la parola, l'email, le chat ed I documenti   E' indispensabile nell'avvio, nella gestione e nella chiusura dei

processi di business   E' molto estesa nella parte di Business che non e' core   E' oggetto di studio e di raccolta nelle attivita' di 'Knowledge

management’ Oggi oggetti come Wiki, Motori di ricerca e forum hanno lo

scopo di raccoglierla e gestirla


Free Software

  Free Software, o Software Libre o Libre Software: software che puo’ essere usato, modificato, studiato, copiato e redistribuito senza restrizioni, o con le restrizioni imposte dal fatto che che il software modificato/distribuito abbia gli stessi diritti dell’originale. ‘Free’ non ha a che fare col concetto di ‘costo’, ‘prezzo’ ma col concetto di ‘liberta’.

  Gran parte delle apparecchiature ‘di infrastruttura’ oggi disponibili contengono software libero.

Sistemi e case blasonate (i.e. Oracle, Apple, SUN, Microsoft, IBM, etc) fanno largo uso di software libero nei loro software sia applicativi che di Sistemi Operativi.


Free Software

Oggi e’ disponibile in Internet praticamente qualsiasi applicazione necessaria ad un ufficio anche di medio/grandi dimensioni, come software libero (es: LibreOffice, OpenErp, Bots, linux, apache, postfix, cyrus, squid, etc)

  Il Free Software e’ un fenomeno sociale, non tecnologico   Il Free Software si fonda su un modello di Business basato

sulla distribuzione della conoscenza e sul valore che da questa deriva


Cloud Computing

Fa riferimento al rilascio di capacita’ elaborativa e di storage da un insieme eterogeneo di servizi sparsi nella rete


Bibliografia e riferimenti

  Gambel E. L., Management & organizzazione, Franco Angeli, Milano, 1998, p.22.

  S.Protto: PRINCIPI DI ORGANIZZAZIONE STRUTTURALE IN IMPRESE AD ALTA TECNOLOGIA   Erasmus University Rotterdam - MEL - Course Maritime Logistics – 2004   Grizell, P. (2001), “The Economic Potentials for a Port Community System in the Ports of the Netherlands”, MSc Thesis. Rotterdam, The Netherlands: Erasmus

University Rotterdam.   Smith S. (2004), “A framework to compare Port Community Systems and an application to the Port Community Systems of Hamburg, Rotterdam and Antwerp”   E-Port Porto di Genova – Manuale Illustrativo

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