Sistema di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali Processo paghe e personale.

Sistema di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali

Processo paghe e personale

• Introduzione

• Contabilità

• Revisione

• Il processo in dettaglio

Definizione

Il ciclo paghe e personale (“Ciclo payroll”) è costituito dall’insieme delle operazioni relative all’assunzione, da parte di un’azienda, dei servizi prestati dal personale dipendente (collaborazione all’attività di impresa) a fronte del riconoscimento di una retribuzione in parte immediata (retribuzione periodica) e in parte differita (trattamento fine rapporto), nel rispetto delle leggi e degli accordi che disciplinano tale rapporto.

• Introduzione

• Contabilità

• Revisione

• Formalizzazione MyClient

C) TRATTAMENTO DI FINE RAPPORTO

C) TRATTAMENTO DI FINE RAPPORTO

B 9) Costi per il personalea) salari e stipendib) oneri socialic) trattamento di fine rapportod) trattamento di quiescenza e similie) altri costi (quote d’iscrizione a ordini professionali, borse di studio, ecc.)

B 9) Costi per il personalea) salari e stipendib) oneri socialic) trattamento di fine rapportod) trattamento di quiescenza e similie) altri costi (quote d’iscrizione a ordini professionali, borse di studio, ecc.)

S. P.S. P.

Conti di Bilancio

C.E.C.E.

B4) COSTI per il PERSONALE 1) Salari e stipendi

2) Oneri sociali

3) Trattamento di fine rapporto

4) Trattamento di quiescenza e simili

5) Altri costi

B4) COSTI per il PERSONALE 1) Salari e stipendi

2) Oneri sociali

3) Trattamento di fine rapporto

4) Trattamento di quiescenza e simili

5) Altri costi

Conti di Bilancio

Salari e stipendi (liquidazioni lorde):• Salari e stipendi• INPS c/Assegni familiari• Debiti verso il personale• Enti previdenziali c/ritenute• Sindacati c/ritenute• Erario c/ritenute su retribuzioni• Banca c/c

Salari e stipendi (liquidazioni lorde):• Salari e stipendi• INPS c/Assegni familiari• Debiti verso il personale• Enti previdenziali c/ritenute• Sindacati c/ritenute• Erario c/ritenute su retribuzioni• Banca c/c

Oneri sociali (a carico azienda) Debiti verso Ist. di previdenza Banca c/c

Oneri sociali (a carico azienda) Debiti verso Ist. di previdenza Banca c/c

Costi per il personale

• Aspetti formali: 1) libro paga;

2) libro matricola; 3) registro degli infortuni4) DM 10 INPS5) prospetti di liquidazione INAIL

• Istituti di previdenza e sicurezza sociale: 1) INPS: Istituto Nazionale della Previdenza Sociale

2) INAIL: Ist. Naz. per le Assicurazioni contro gli Infortuni sul Lavoro

3) INPDAI: Ist. Naz. Previdenza per i Dirigenti di Aziende Industriali

PricewaterhouseCoopers

CODICE CIVILE

Valutazione La legge non prevede alcun criterio specifico;

La dottrina prevede che l’iscrizione sia al valore nominale.

Contenuto della nota integrativa Occorre indicare:

4) Le variazioni intervenute nel TFR 15) il numero medio dei dipendenti ripartito per categoria


Riferimenti normativi

Ferie maturate e non godute

Elemento di retribuzione indiretta prevista da disposizioni di legge e contrattuali.

Maturazione: avviene in proporzione al tempo

Classificazione: B9a) “salari e stipendi” e D13) Altri debiti

Valutazione: Valorizzazione in base al costo orario/giornaliero, senza il rateo 13a e 14°, e comprensivo degli oneri contributivi;


TFR: Principi contabili italiani

Classificazione in bilancio: voce C) dello S.P.

Valutazione: retribuzione “continuativa” annua diviso 13,5 e rivalutazione annua (1,5% fisso + 75% indice Istat).

Anticipazione massima 70% per:

Spese sanitarie “straordinarie”;

Acquisto prima casa per sé o i figli


Criteri di contabilizzazione

La rilevazione della quota di trattamento di fine rapporto, maturata nel corso dell'esercizio, è una tipica scrittura di fine esercizio; in particolare si tratta di una "integrazione" di costo in quanto la quota è maturata per competenza economica, ma non è stata rilevata in contabilità generale durante l'anno in quanto non si è avuta alcuna manifestazione finanziaria.

Trattandosi di una retribuzione differita, il debito sorge nei confronti del lavoratore al momento della cessazione del rapporto di lavoro.

• Introduzione

• Contabilità

• Revisione


Principali obiettivi di revisione

Gli obiettivi fondamentali delle verifiche da effettuarsi in quest'area riguardano:

che i dipendenti esistano

che siano remunerati secondo contratto o che l’ulteriore remunerazione aggiuntiva (es. bonus) sia specificatamente approvata dalle persone che ne hanno il potere

che i costi siano correttamente rilevati per competenza, non per cassa.


Principali obiettivi di revisione:il sistema di controllo interno

Accuratezza (Aggiornamento dati principali e archivi);

Completezza (Transazioni registrate una e una sola volta);

Autorizzazione (transazioni, incluso il cambiamento dei dati fissi, siano valide);


• Introduzione

• Contabilità

• Revisione



Acquisti (P&P)

Ricavi (R&R)

MagazzinoPaghe e personale

Immobilizzazioni materiali

Contabilità generale (GL)

Bilancio

Preparazione bilancio

di fine anno

Transazioni finanziarie significative

Processi di business

Processo paghe e personaleObiettivi della sessione

Nel corso della sessione esamineremo i seguenti aspetti:

•sottoprocessi chiave all’interno del ciclo•ruoli chiave e responsabilità•esempi di flowchart del processo•rischi chiave e controlli •impatto del ciclo a livello di bilancio

Processo paghe e personaleEsercizio

Il ciclo all’interno di una società

-Quali sono i passaggi che intercorrono dal momento dalla firma del vostro contratto di lavoro al momento in cui ricevete il primo cedolino?

-Chi è coinvolto in questo processo?

-Cosa potrebbe impedirvi di ricevere l’ammontare corretto alla fine del mese?

Processo paghe e personaleProcess Overview

Pagamento

Adjustments & Ledger Maintenance

Standing Data Maintenance

Calcolo delle retribuzioni

Time recording


Pagamento




Time recording

Processo paghe e personaleTime recording

Capture time records

Review time records


Capture time records

•Salari fissi vs. remunerazione ad ore

•Anche spese, buoneuscita e benefit variabili

•Calcolo del tempo in automatico

•Calcolo del tempo manuale


Review time records

•Report per le eccezioni

•Revisione e controlli per gli items in sospeso

Processo paghe e personale Rischi tipici

Financial reporting risks

•Rilevamento di informazioni su tempi e frequenze fittizi (E/O)

•Non sono rilevate tutte le evidenze di servizi prestati dai dipendenti (C)

•Le carte di lavoro sono incomplete o inaccurate (C;A)

Processo paghe e personale Calcolo delle retribuzioni

Pagamento




Time recording


Selezionare i parametri delle retribuzioni


Monitoraggio

Processo paghe e personaleCalcolo delle retribuzioni

Selezione dei parametri delle retribuzioni

•Selezionare le retribuzioni

•Periodo di retribuzione

(settimanale, mensile, una tantum)

•Processare e controllare i parametri

•Controllo degli accessi e segregazione dei

compiti

•Standard operating procedure + checklist



•Calcolo di retribuzioni di prova

•Calcolo di retribuzioni finali

•Controllo di accessi & segregazione dei

compiti

•Computer validation routines


Monitoraggio

•Revisione dei risultati del calcolo delle retribuzioni

•Analisi dei dati di retribuzione rifiutati e controllo

•Controlli individuali a campione

•Revisione contro budget & mesi precedenti etc

•Revisione del management

Processo paghe e personaleRischi tipici


•Le retribuzioni lorde e i calcoli sono non accurati (A)

•Non tutti i dipendenti sono inclusi nel calcolo delle retribuzioni (C)

•Le retribuzioni sono calcolate in un periodo finanziario errato (CO)

•Le imposte sulle retribuzioni non sono determinate e contabilizzate coerentemente con le leggi ed i regolamenti locali (RO; A)


Rischi operativi

•Il calcolo delle retribuzioni non avviene nei tempi previsti, comportando ritardi nel pagamento dei dipendenti

•Incremento delle spese generali dovuto a cicli paghe e personale decentralizzati

Processo paghe e personalePagamento & Reporting

Pagamento




Time recording

Processo paghe e personalePagamento

AutorizzazioneScrittura dei pagamenti Monitoraggio

•Payroll reports •Payroll reports•Controlli contabili•Controllo degli errori

•Basata su gruppi/registro dei pagamenti

•Revisione del registro paghe dopo il calcolo

delle retribuzioni•Controlli sulle autorizzazioni per gli assegni

manuali

•Controlli sugli assegni

•Controlli di interfaccia

•Management reports

•Month to month recons



•I pagamenti delle retribuzioni non sono completamente ed accuratamente processati (C;A)

•I pagamenti delle retribuzioni non sono fatti verso gli impiegati corretti/fraudolentemente (A;R/O)

•I pagamenti con assegni manuali non sono registrati (C)

•I pagamenti cash e gli anticipi richiesti dai dipendenti non sono approvati (A;E/O)


Rischi operativi

•I dipendenti non sono pagati nei tempi previsti

•Rischio di frode se i dipendenti sono pagati in contanti

Processo paghe e personaleAdjustments & Ledger maintenance

Pagamento




Time recording


RettificheAggiornamento dei conti Monitoraggio


Rettifiche

•Retro Pay – Utilizzato per processare le retribuzioni dei mesi precedenti

•Pagamenti manuali (tra cicli retributivi)

Nota: controllo dei cambiamenti all’anagrafica dei dipendenti

•Controllo prima e dopo le rettifiche

•Controllo degli accessi & segregazione dei doveri

•Approvazione del management per tutte le

rettifiche


Aggiornamento dei conti

•Online of batch posting to GL

•Separate system – interface controls

•Periodi contabili

•Controlli di accesso & segregazione dei doveri

•Controllo delle riconciliazioni contabili

•Controlli sui periodi contabili


Monitoraggio

•Verifica dei controlli sulle riconciliazioni contabili

•Revisione delle audit trails



•Vengono processate rettifiche non autorizzate (A;E/O)

•Le rettifiche non sono rilevate con completezza ed accuratezza (A;C)

•Le rettifiche non sono effettuate sui conti corretti e nel periodo corretto (P/D;CO)

•Le trascrizioni dal conto retribuzioni in contabilità generale non sono complete ed accurate (C;A)


Rischi operativi

•Troppe rettifiche alle retribuzioni dovute al rilevamento di errori

•Troppi pagamenti manuali e retro payments dovuti all’aggiornamento troppo lento dei payroll standing data


Pagamento




Time recording

Processo paghe e personaleStanding data maintenance

Dati gestiti da Human Resources

Dati regolamentari

Dati retributiviMonitoraggio

•Posizioni di management

•Nuove assunzioni

•Variazioni dei dipendenti esistenti

•licenziamenti

•Tasse

•Deduzioni e benefit specifici regolamentari legati al territorio (incluse tasse)

•Livello di retibuzione

•Codici di deduzione

•Variazioni al processo di controllo

•Audit logs

Processo paghe e personaleRuoli e responsabilità

Attiivtà Ruolo Area

Time recording Dipendente

Impiegato del personale

Any department

Paghe e personale

Calcolo retribuzioni Gestore della divisione

Paghe e personale

Pagamento & Reporting

Addetto ai pagamenti / impiegato contabilità

Debiti /

FinanzaAdjustments & Ledger maintenance


Contabile

Finanza

Standing data maintenance


Impiegato HR

Paghe e personale

Risorse umane

Anche revisione indipendente da parte del manager della divisione

Processo paghe e personale: diagramma di flusso – collegamento ai conti

Financial Statements

ERP system

Payments

ERP system

Payroll Calculations

ERP systemERP system

Cash(BS)

Payroll control account

(BS)

Cost to employer

(PL)

Time recording

ERP system

Standing data setup

DR DRCR CR

Variazioni contrattuali

SW / SO / Piattaforma

Rilevazione presenze


Registrazione retribuzioni


Cessione del rapporto di lavoro /

Liquidazione


Disposizione di pagamento


Salari / stipendi

(CE)

Debito vs. personale

(SP)

Financial Statements


Assunzione del personale


Rettifiche


Preparazione cedolino


INPS – Conto ritenute

(SP)

Banca(SP)

A

D

A D

INPS – Conto contributi

(SP)

A

Oneri sociali(CE)

D

Fondo TFR(SP)

Accantonamento TFR

(CE)

DA

Debiti vs. Erario (SP)

A AD

D

AD D

A

A

DA

Rilevazione presenze

Ufficio Personale

4.3

Registrazione retribuzioni

Ufficio Personale

4.5

Rettifiche

Ufficio Personale

4.7

4.3 Rilevazione presenzeIl corrispettivo versato dall’azienda ai propri dipendenti risulta essere in buona parte correlato all’ammontare di tempo effettivamente lavorato. La rilevazione delle presenze viene effettuata utilizzando strumenti più o meno automatici come la firma sul foglio delle presenze, la bollatura del cartellino delle presenze o il riconoscimento del badge elettronico.

DescrizioneFlowchart Processo

Preparazione cedolino

Ufficio Personale

4.4

4.5 Registrazione retribuzioniDopo aver determinato per ciascun dipendente l’ammontare delle retribuzioni e avere debitamente controllato la loro correttezza, l’Ufficio Paghe provvede a emettere i cedolini e ad aggiornare conseguentemente il libro paga aziendale.

Disposizioni di pagamento

Uff. Paghe / Tesoreria

4.64.7 RettificheLe retribuzioni possono subire nel tempo una serie di modifiche direttamente correlate allo status di ciascun dipendente. E’ compito dell’Ufficio Personale rilevare e verificare la presenza di tali presupposti e comunicarli all’Ufficio Paghe affinché questo possa a sua volta procedere al corretto computo di quanto dovuto ai lavoratori. A fine di ogni anno, l’Ufficio Paghe procede infine al calcolo del carico fiscale definitivo dei lavoratori e determina gli eventuali conguagli da riconoscere agli stessi oppure trattenere dalle loro retribuzioni. Rientra fra le rettifiche di fine esercizio anche la rilevazione delle ferie non godute.

4.4 Preparazione cedolinoUna volta raccolta la documentazione inviata dagli incaricati dei diversi uffici riguardante le ore effettivamente lavorate da ciascun dipendente, l’Ufficio Paghe provvede alla predisposizione del cedolino paga, in base al profilo professionale e allo status individuale di ognuno (tali dati sono forniti dall’Ufficio Personale). Si determina per ogni dipendente l’ammontare dell’imposta lorda, l’applicabilità delle detrazioni di imposta e l’importo della ritenuta fiscale.

4.6 Disposizioni di pagamentoL’Ufficio Paghe contatta la Tesoreria per procedere al saldo di quanto dovuto ai dipendenti, tramite emissione di assegno o bonifico bancario. Dopodichè viene compilato il modulo di versamento F24, che L’Ufficio Paghe trasmette alla Tesoreria affinché venga corrisposto all’erario quanto dovuto entro il 16 del mese successivo a quello in cui le trattenute sono state effettuate. Anche i pagamenti dei contributi INPS sono effettuati attraverso il modulo F24.

Processo di revisione – Esempi di Test sui controlli – Gestione organico

Fasi/Attività RischioPunti di controllo

necessariTest dei Controlli

Financial Statement Assertion

IPO

E/O

C ACO

PD

RO

V C A V R

1. Assunzione del personale

Personale fittizio potrebbe essere aggiunto a libro paga

Autorizzzaione dall'ufficio personale per ogni nuova assunzione e reporting mensile delle variazioni del personale

Esame delle evidenze delle autorizzazioni dell'ufficio personale per le nuove assunzioni e esame del reporting mensile

1.2 Variazione delle condizioni contrattuali

Il personale potrebbe beneficiare di aumenti retributivi non autorizzati

Autorizzzaione dall'ufficio personale per ogni aumento retributivo

Esame delle procedure di autorizzazione degli aumenti

Personale non più in servizio potrebbe essere mantenuto a libro paga

Comunicazione dall'ufficio personale all'ufficio paghe per ogni cessazione di rapporto

Esame delle comunicazioni di cesssazioni di rapporti di lavoro e della relativa variazione al master file delle retribuzioni

Fasi RischioPunti di

controllo necessari

Test dei Controlli

Financial Statement Assertion

IPO

E/O

C ACO

PDRO

V C A V R

2.1 Rilevazione delle presenze

Il personale potrebbe essere pagato per ore non lavorate

Utilizzo di cartellini segnatempo e approvazione del cartellino da parte di un supervisore

Osservazione delle procedure di utilizzo dei cartellini segnatempo e verifica della approvazione del cartellino da parte di un supervisore

2.2 Predisposizione retribuzioni

Le informazioni sulle retribuzioni potrebbero essere perse durante durante la trasmissione al reparto EDP che predispone le paghe

Confronto del totale delle ore lavorate determinato dall'ufficio Paghe con il dato inserito a computer dal dipartimento EDP

Esame delle evidenze del confronto tra i totali delle ore imputate dall'ufficio Paghe e quelle imputate dal dipartimento EDP

Il file delle retribuzioni può essere oggetto di 'forzarture' del sistema

Esame indipendente del report delle forzature al file delle retribuzioni

Osservazione delle procedure di inserimento dei dati e verifica del report per l'esame del supervisore

2.3 Registrazione delle retribuzioni

Possono essere commessi errori nella registrazione delle retribuzioni

Approvazione delle registrazioni da parte di un supervisore

Verifica dell'esame delle registrazioni da parte del supervisore

Processo di revisione – Esempi di Test sui controlli - Amministrazione del personale

Separazione dei compiti (“Segregation of duties”)Principi di 'segregazione' minimale dei ruoli Applicazione SOD al Ciclo Lavoro

1. Separazione tra attività di autorizzazione e di esecuzione

Funzione di supervisione versus Funzione di elaborazione delle retribuzioni e di

effettuazioni delle registrazioni relative al personale

2. Separazione tra attività di esecuzione e attività di rilevazione contabile

Funzione pagamento versus Funzione di effettuazioni delle registrazioni relative al

personale

Funzione pagamento versus Funzione di supervisione

Funzione pagamento versus Funzione di elaborazione delle retribuzioni

Funzione di elaborazione delle retribuzioni versus Funzione di contabilità del personale

3. Separazione tra responsabilità operative di gestione e attività di rilevazione contabile

Funzione di supervisione versus Funzione di contabilità del personale

Processo paghe e personaleBusiness Performance Reviews

•Indicatori chiave di performance

•Revisione alla luce di informazioni indipendenti

•Revisione da parte del management di elementi significativi o inusuali

•Altro

Processo paghe e personaleAspetti legati alle frodi

•Dipendenti fantasma

•Pagamento di bonus non autorizzati

•Salari cash

•Trasferte e nota spese

Domande?

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