Vincenzo D’Aguanno – Responsabile CSB AGE

24/01/2011

CENTRO SERVIZI BIBLIOTECARI DI

AREA GIURIDICO-ECONOMICA –

REPORT 2010

Report delle attività biblioteconomiche collegate alla gestione 2010 del

Centro Servizi Bibliotecari di Area Giuridico-Economica

24/1/2011

1

Sommario

Introduzione ................................................................................................ 2

Il personale ................................................................................................. 3

La catalogazione ......................................................................................... 4

I servizi di prestito e consultazione .............................................................. 6

La gestione dei periodici............................................................................. 7

I servizi di document delivery e prestito interbibliotecario......................... 8

Il reference ................................................................................................ 10

24/1/2011

2

CENTRO SERVIZI BIBLIOTECARI DI AREA

GIURIDICO-ECONOMICA – REPORT 2010

Introduzione

Nel corso dell’anno 2010 il Centro di Servizi Bibliotecari (CSB) di Area Giuridico-

Economica, pur non avendo avuto come riferimento una relazione programmatica delle

attività da svolgere nel corso dell’anno 2010, ha portato a termine svariate operazioni

biblioteconomiche, che hanno migliorato la qualità dei servizi di base e dato sempre

maggiore visibilità al patrimonio librario.

I diversi settori interessati sono quelli proposti nel sommario iniziale e

rispecchiano la quasi totalità delle aree di intervento e competenza del CSB, sia nei

confronti dell’utenza (servizi di front-office), sia sul versante biblioteconomico interno

(servizi di back-office).

Pur essendosi registrata una forte contrazione delle risorse finanziarie disponibili

a livello di Sistema Bibliotecario di Ateneo e delle singole strutture Dipartimentali

afferenti al CSB, le ripercussioni dirette sull’utenza sono state contenute, grazie alla

disponibilità del personale bibliotecario e ad azioni di integrazione delle risorse

normalmente disponibili tramite acquisizioni attuate attraverso modalità quali il

reperimento di articoli in copia (document delivery), l’accesso a monografie tramite il

prestito interbibliotecario, la partecipazione a sistemi cooperativi di collaborazione e

scambio tra Biblioteche (ACNP, NILDE e ESSPER).

E’ significativo, a tal proposito, il dato che si evince dallo stato delle transazioni in

entrata/uscita gestite tramite il sistema NILDE.

Nei primi sei mesi dell’anno 2010 sono stati ultimati i lavori relativi alla

realizzazione di un punto per l’accesso ai servizi bibliotecari per studenti con diverse

abilità. Tali lavori, realizzati su finanziamento CUDARI ma seguiti in fase organizzativa e

realizzativa dal responsabile del CSB di Area Giuridico-Economica, hanno comportato

l’impegno di tutto il personale nello spostamento di parti significative della Sala

Consultazione e nell’avvio di un processo di ricollocazione dei materiale presenti in Sala.

In concomitanza di tali lavori, sono stati inoltre attuati importanti lavori di

cablaggio e completamento degli impianti di trasmissione dati della Sala, attraverso

l’installazione di un armadio di rete; è stato migliorato il comfort lavorativo del personale

addetto al Banco del Prestito, attraverso l’installazione di due termoconvettori per il

condizionamento dell’area di ingresso alla Sala, fino ad oggi non coperta degli impianti

preesistenti; è stato installato presso lo spazio di ingresso un monitor collegato al sistema

informativo di Ateneo.

Si ritiene importante, inoltre, anche il dato di stima riguardante i flussi di utenza

nella Sala Consultazione e prestito del CSB di Area Giuridico-Economica. Il dato non

24/1/2011

3

contiene specificazioni riguardo le diverse tipologie di utenza: deve comunque essere

evidenziato che nel corso dell’anno 2010 il carico di presenze è sicuramente aumentato,

poiché ad oggi la Sala consultazione viene regolarmente utilizzata, al momento per

motivi di studio (non essendovi presenti materiali specificatamente rilevanti) dagli

studenti dei Corsi di laurea in Scienze motorie e in Discipline infermieristiche.

Da ultimo, ma certamente di non secondaria importanza, si segnala la rilevazione

riguardante i prestiti e le consultazioni effettuate nel corso del 2010.

Il personale

Il personale del CSB di Area Giuridico-Economica continua a constare di 8 unità,

di seguito elencate:

D’Aguanno Vincenzo D/D2 Area Biblioteche Cimmino Fulvia C/C2 Area Biblioteche Donatella Biagio Franco C/C2 Area Tecnica Miale Francesco C/C2 Area Biblioteche Papa Carla C/C2 Area Amministrativa Purcaro Mario C/C1 Area Biblioteche Ricci Rossella D/D1 Area Biblioteche Sinagoga Antonella C/C4 Area Biblioteche

Nel corso dell’anno 2010 il personale in questione è stato sufficiente per

continuare a garantire l’apertura del servizio con orario continuato 09.00-17.30 dal lunedì

al giovedì, così come ormai attuato a far tempo dall’anno 2009. Nel corso dell’anno 2010

la Sala Consultazione è quindi rimasta disponibile all’utenza per un totale di ca. 1650 ore,

con una media settimanale di 38,5 ore.

Con tre unità dedicate a tempo pieno alla Sala Consultazione e con le restanti

unità impegnate nei servizi di back-office e, parzialmente, nella rotazione a garanzia di

copertura dell’orario continuato e delle sostituzioni in caso di assenza dei colleghi

impegnati nella Sala, si ritiene che la configurazione attuale possa garantire stabilità nel

breve-medio periodo.

Nel corso dell’anno 2010 sono state effettuate le seguenti attività formative:

Presentazione banche dati “EBSCOHOST” – tutto il personale

Presentazione banca dati citazionale “SCOPUS” – tutto il personale

Corso di formazione NILDE4 – Antonella Sinagoga

Corso di aggiornamento sulla “Classificazione decimale Dewey 22. Edizione –

Carla Papa, Rossella Ricci

Corso di aggiornamento sul “Nuovo Soggettario” – Rossella Ricci

ForumPA – Carla Papa

Conferenza Internazionale InSite 2010 – Vincenzo D’Aguanno

24/1/2011

4

La catalogazione

Nonostante l’ormai progressiva riduzione dei fondi disponibili, le attività di

immissione in OPAC delle descrizioni di materiale bibliografico non hanno subito

riduzioni nemmeno nel corso dell’anno 2010.

Infatti, nel corso di quest’anno risultano effettuate 391 nuove catalogazioni, in

aumento rispetto alle 345 dell’anno 2009. L’operatività del settore, che resta ancora di

primaria e vitale importanza per la messa a disposizione dell’utenza dei materiali

bibliografici presenti presso il CSB, è legata anche alle perduranti necessità di recupero

di settori di patrimonio bibliografico non correttamente descritti in catalogo e, per

questo motivo, difficilmente accessibili all’utenza.

In particolare, è l’Area Giuridica che ancora risente di un pregresso negativo in

termini di qualità dei dati riversati originariamente in Aleph500: per questo motivo, sono

continuamente necessari interventi di recupero e correzione dei dati bibliografici relativi

a monografie disponibili presso la Sala Consultazione.

Si stanno parallelamente attuando

interventi di revisione nel settore delle

enciclopedie e delle collane: in questo caso, si

procede alla revisione completa “libro alla mano”

dei records presenti in OPAC, attraverso azioni di

miglioramento della descrizione catalografica ma,

soprattutto, tramite una corretta ricostruzione dei

legami “padre/figlio” tra i records che, ad

esempio, riguardano la catalogazione di una

enciclopedia. Tale operazione, apparentemente di

scarsa importanza per il lettore non esperto,

permette invece di ottenere la visualizzazione

corretta in OPAC dell’opera interessata, con

notevole vantaggio in termini di qualità del

risultato della ricerca effettuata.

Nonostante l’ormai

progressiva e

apparentemente

inarrestabile riduzione

dei fondi disponibili le

attività di immissione in

OPAC non hanno subito

riduzioni nemmeno nel

corso dell’anno 2010

24/1/2011

5

La presenza del link “Crea un set per i record collegati”, permette infatti

all’utente che effettua la ricerca in OPAC di avere immediatamente disponibile l’insieme

dei volumi che compongono l’opera, con l’indicazione puntuale dei titoli di ognuno di

essi.

Lo stesso dicasi per le numerose collane presenti nell’Area Giuridica, che

abbisognano in parallelo di interventi di normalizzazione della copia o di catalogazione

completa per tomi purtroppo non ancora esistenti a catalogo, per le ragioni prima

richiamate.

24/1/2011

6

I servizi di prestito e consultazione

Dal mese di gennaio 2010 i servizi di prestito del materiale librario (monografie,

opere in continuazione) vengono erogati esclusivamente attraverso la procedura

informatizzata di circolazione del software Aleph500.

La procedura consente l’erogazione del

prestito con rapidità e attraverso un sistema di

identificazione dell’utente legato alla presenza

dello stesso nel database ufficiale di Aleph500,

aggiornato di anno in anno con i dati provenienti

dal sistema di gestione delle segreterie studenti.

Nel corso del 2010 sono stati erogati n. 1464

prestiti ad utenti del nostro CSB. La distribuzione

dei prestiti vede una sostanziale equidistribuzione

dei prestiti (n. 756 nell’Area Giuridica e n. 708

nell’Area Economica). Per quanto riguarda le

tipologie di utente riconosciute dal Sistema ed

accedenti al prestito, è prevalente quella dello

studente di laurea triennale (che con 1050 prestiti assorbe ca. il 71% delle transazioni

effettuate). Seguono poi gli studenti della laurea specialistica (176 prestiti) e quelle dei

docenti (con 80 prestiti). A ruota il personale tecnico-amm.vo (74 prestiti) e poi a

chiudere i dottorandi (con 40 prestiti), i contrattualizzati esterni (34 prestiti) e gli studenti

Erasmus (7 prestiti).

Per quanto riguarda le consultazioni, le ricevute staccate dai blocchetti cartacei

ammontano complessivamente a 1361, con un dettaglio di Area che vede 947 ricevute

per i materiali della Giuridica e 414 per quelli dell’Economica. Le ricevute non riportano

esclusivamente consultazioni singole, ma molto più spesso riguardano uscite multiple di

materiali. Stimando prudenzialmente una media di 2.5 consultazioni per ricevuta, si può

contabilizzare una circolazione di almeno 3400 documenti.

Da ultimo, è disponibile una rilevazione

degli accessi alla Sala di consultazione, collegata

alle antenne del sistema antitaccheggio poste

sull’ingresso principale: al termine dell’anno 2010

il sistema, attivato nel 2005, registrava un dato

numerico pari a 556000 passaggi. La differenza tra

il dato iniziale 2010 (403650) e quello finale dello

stesso anno, è pari a 152350. Per rendere più

attendibile questo dato, tenendo conto della

necessità di dover contabilizzare sia il passaggio

in entrata che quello in uscita, sia ingressi multipli

dello stesso utente, si è quindi proceduto a ridurre prudenzialmente di 8 volte la cifra

suddetta: il coefficiente è superiore a quello consigliato dai produttori del sistema, che di

norma usano una riduzione con coefficiente 6.

Effettuata tale operazione, è quindi possibile quantificare in ca. 19000 gli accessi

unici alla Sala: se si considera un’apertura del servizio su 11 mesi continuativi, la media

mensile degli accessi è dunque pari a ca. 1750. Volendo porre a 20 i giorni utili mensili,

la media degli accessi giornalieri è di ca. 90 utenti.

Nel corso dell’anno

2010 sono stati effettuati

1464 prestiti di

materiale librario, al

71% effettuati da

studenti iscritti a corsi

di laurea triennale

Gli accessi unici alla

Sala consultazione nel

corso del 2010 sono

quantificabili in ca.

19000

24/1/2011

7

La gestione dei periodici

Nell’ambito delle attività legate alla gestione del servizio periodici in

abbonamento, l’obiettivo principale dell’anno 2010 era legato, oltre all’implementazione

definitiva delle gestione abbonamenti in Aleph500, all’immissione di fascicoli relativi da

annate pregresse nel sistema di gestione.

Dall’esperienza quotidiana con l’utenza

presso il Banco del prestito, si è rilevato come il

maggior flusso dei periodici sia quello relativo

all’Area Giuridica, con un significativo tasso di

utilizzazione dei materiali presenti in Sala sia da

parte dei docenti che da parte degli studenti.

In seguito alla suddetta rilevazione, si è

deciso di procedere prioritariamente

all’inserimento in OPAC dei titoli in abbonamento

presso l’Area Giuridica, attuando al contempo una

revisione dei dati catalografici. Il record è stato

integrato con un link diretto alla scheda del Catalogo Nazionale Periodici (ACNP) del

nostro CSB: in questo modo l’utente ha a disposizione un link immediato alla situazione

aggiornata dell’abbonamento, nonché dati bibliografici corretti e verificati per la

citazione del periodico in bibliografia.

Per ogni periodico si è

quindi provveduto ad aprire

una scheda di sottoscrizione,

con una modalità iniziale che

prevede il recupero e

l’immissione dei singoli

fascicoli relativi alle annate che

vanno dal 2005 a quella

corrente.

I risultati di tale lavoro

sono oggi visibili in OPAC e

permettono l’avvio dell’uso del

sistema gestionale Aleph500

anche per la gestione della

consultazione dei fascicoli, con

la progressiva eliminazione dei

registri cartacei di

consultazione, che si aggiunge a quella già effettuata dei registri di prestito, già effettuata

ed a regime dal mese di gennaio 2010.

Tra i lavori inerenti il settore periodici vanno senz’altro computati quelli relativi

alla partecipazione del CSB di Area Giuridico-Economica all’Associazione ESSPER. Tali

attività sono collegate all’inserimento dello spoglio di 9 testate (Acqua e aria,

Agribusiness paesaggio e ambiente, Archivio storico italiano, Bollettino della Società

Sono stati inseriti in

Aleph500 tutti i

fascicoli dei periodici

di Area Giuridica, a

partire dall’anno 2005.

24/1/2011

8

Geografica Italiana, Il fallimento, Food, Industrie alimentari, Quaderni storici, Qualità),

attività che nel corso dell’anno 2010 ha comportato l’inserimento di 192 articoli.

I servizi di document delivery e prestito interbibliotecario

I servizi di document delivery e prestito interbibliotecario del CSB di Area

Giuridico- Economica hanno da sempre costituito uno degli elementi su cui più

significativo è stato l’investimento in termini di personale e mezzi.

Tale scelta è stata solo in parte dovuta a necessità contingenti (legate, ad

esempio, alla progressiva diminuzione dei titoli in abbonamento dovuta al processo di

contrazione dei fondi disponibili a livello Dipartimentale), ma soprattutto legata a precise

scelte di lavoro cooperativo e collaborativo con altre Biblioteche di Area, che hanno da

sempre visto il CSB di Area Giuridico-Economica in prima linea (ESSPER, NILDE, ACNP).

Dal gennaio 2010 una unità di personale è dedicata quasi a tempo pieno alla

gestione del servizio in questione, avviato negli anni precedenti: l’integrazione delle

capacità professionali locali con nuovi sistemi di gestione delle procedure hanno

prodotto dal 2009 un aumento esponenziale delle richieste gestite, così come si può

evincere dai grafici seguenti.

Le transazioni totali gestite dal Servizio sono passate dalle 750 del 2009 alle 1000

del 2010, con un incremento del 30%. Gli utenti che hanno utilizzato il Servizio sono

passati dai 104 del 2009 ai 146 del 2010.

Nell’ambito della partecipazione al Sistema NILDE (Network Inter-Library

Document Exchange – progetto dal nome inglesizzato ma elaborato e sviluppato in Italia

dalla Biblioteca dell’Area CNR di Bologna), sono stati tracciati e gestiti 784 ordini, con

una differenza in aumento di ca. l’8% rispetto ai 732 del 2009.

0

200

400

600

800

1000

2009 2010

671790

150

210

Document Delivery Transazioni totali

Document Delivery -Entrata

Document Delivery -Uscita

24/1/2011

9

In termini di pagine scambiate, si è passati dalle 8367 del 2009 (di cui 6486

ricevute e 1097 fornite) alle 8705 del 2010. Si sottolinea come anche in questo Servizio si

siano adottate politiche di contenimento dei costi di gestione, attuando nella quasi totalità

dei casi modalità di gestione del processo in formato elettronico, attraverso l’uso di

strumenti quali la posta elettronica e la scansione dei documenti in formato pdf. Da

ultimo, va anche sottolineato il costante riutilizzo su entrambe a facciate delle copie

effettuate per la gestione delle richieste in uscita.

Per quanto riguarda il prestito interbibliotecario, i dati evidenziano una

significativa contrazione dei prestiti effettuati nel 2010 (54) rispetto a quelli effettuati nel

2009 (82). Si ritiene che tale contrazione sia principalmente collegata alle modalità di

2009 2010

632 644

100140

NILDE - Andamento ordiniTotale Ordini Inviati

2009 2010

64867123

10971582

NILDE - Pagine scambiate

Totale pagine ricevute Totale pagine fornite

24/1/2011

10

erogazione del servizio: infatti, fino al 2009 lo stesso era completamente gratuito e senza

oneri per l’utente, mentre dal 2010 il servizio viene erogato con compartecipazione alla

spesa. L’utente sostiene le spese richieste dalla Biblioteca concedente il prestito (di

norma oscillanti tra i 5 e i 10 €), mentre il Sistema Bibliotecario di Ateneo copre quelle di

restituzione (in media ca. 3 €).

Il reference

Il servizio di reference è l’insieme delle attività svolte in una biblioteca perché i

bisogni informativi e conoscitivi della propria utenza di riferimento siano soddisfatti.

Queste attività riguardano l’organizzazione e l’accesso, la valutazione delle risorse

informative (reference sources), ma soprattutto l’ assistenza e consulenza all’utenza finale

nel recupero delle informazioni allo scopo di superare il suo gap cognitivo. Nel

linguaggio della biblioteconomia italiana viene tradotto come servizio di informazioni.

Il reference service è definito anche come un processo di comunicazione

interpersonale che ha lo scopo di procurare un’ informazione a chi ne ha bisogno sia

direttamente, sia indirettamente.

Nell’ambito delle attività di reference vengono quindi ricomprese le diverse

tipologie di contatti avuti con l’utenza che si avvicina ai Servizi del CSB di Area

Giuridico-Economica.

Non essendo stata implementata una modalità sistematica di rilevazione degli

accessi a tale importante ambito di servizio, si può comunque provare a dare una

dimensioni dei numeri del Servizio assumendo come base di partenza il dato degli utenti

potenziali istituzionali per l’anno accademico 2009/2010.

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

2009 2010

82

54

Prestito Interbibliotecario in uscita

Prestito Interbibliotecario Uscita

24/1/2011

11

Utenza potenziale A.A. 2009/2010

Iscritti ECO 2317 Iscritti GIU 2281 Iscritti MOT 735 5333

Docenti ECO 68 Docenti GIU 38 Docenti MOT 22 128

All’utenza potenziale istituzionale si aggiungono poi ulteriori utenti, che

accedono il CSB per ragioni professionali (avvocati, dottori commercialisti, consulenti

del lavoro), nonché gli iscritti a corsi di master o specializzazione.

Utilizzando anche il dato relativo agli studenti laureati nel corso dello stesso A.A.

(reperibile questo dato dal registro dei certificati di restituzione materiale librario e

quantificato in 346 per l’Area Economica e 191 per quella Giuridica, per un totale di 540

certificazioni), si ha a disposizione un ulteriore parametro di quantificazione degli

accessi al servizio di reference, per quella parte che riguarda la richiesta di consulenza

per la preparazione di bibliografie al momento della redazione dell’elaborato finale del

proprio corso di laurea.

Si ritiene quindi ragionevole ipotizzare un flusso di utenza pari al 10% dell’utenza

potenziale istituzionale.