Recupero IVA sulle spese di trasferta con DocFlow

DocFlow Italia Spa ‐ Centro Direzionale Milanofiori ‐ Strada 4 Palazzo Q8 ‐ 20089 Rozzano MILANO Tel 02/57503366 Fax 02/57503369 ‐ [email protected] www.docflow.com RECUPERO IVA SULLE SPESE DI TRASFERTA CON DOCFLOW Molte aziende avevano già rinunciato alla possibilità di recuperare l’IVA delle spese di trasferta a causa delle complessità contabili quando si è vista cadere un’altra “tegola”. L’IVA non recuperata non può essere dedotta ai fini Ires ed Irap (*) In pratica, quella che poteva essere un’opportunità di recuperare risorse, si è presto trasformata in un problema. Per gestire le fatture di trasferte le imprese sarebbero costrette a queste attività: • indicazione ai propri dipendenti di farsi rilasciare fattura per i pasti ed i pernottamenti • raccolta e consegna delle fatture all’ Ufficio del Personale • verifica della congruità della spesa e invio alla contabilità fornitori • registrazione delle fatture caricando le relative anagrafiche per i fornitori non ancora censiti Risulta chiaro che attivare un processo così articolato per recuperare pochi euro per fattura “ il gioco non varrebbe la candela”. La proposta DocFlow DocFlow ha messo a punto un processo documentale, totalmente automatizzato ed esternalizzabile, in grado di gestire l’intero processo descritto in meno di un minuto per fattura permettendo all’azienda di recuperare in media 7,5€ per ogni fattura lavorata (**) La soluzione si può innestare in qualsiasi processo preesistente di “Travel Management” o sfruttare il Workflow Docflow per la gestione del processo di richiesta, autorizzazione e consuntivazione Trasferte e Nota‐spese. Le FUNZIONALITA’ principali della soluzione proposta da DocFlow: • Processo automatico di lettura e riconoscimento ottico della fattura • Registrazione semplificata ed automatizzata dei riepiloghi delle fatture • Integrazione con ERP • Totalmente conforme con le ultime normative vigenti (*) • Workflow per la richiesta, approvazione e consuntivazione della trasferta con generazione automatica e Workflow della Nota‐Spese (***) • Workflow per nota spese creata automaticamente dalle Trasferte (***) I BENEFICI principali della soluzione proposta da DocFlow: • Efficienza grazie ai processi interamente “paperless” e processi contabili automatici • Flessibilità del workflow interamente Web ed email • Risparmi economici grazie al recupero di importanti risorse economiche e migliore cash‐flow (*) La Circ. 53/E – 05/09/2008 dell’Agenzia Entrate. L'articolo 83, commi 28-quater, del Dl 112/2008 (ora legge 133/08). La Circ. 6/E – 03/03/2009 dell’Agenzia Entrate. Risoluzione 29/E/96 protocollo 15-1200. L’articolo 6 del DPR 695/1996 (**) Se consideriamo un importo medio di fatture di trasferta di 80€ otteniamo: 8€ di IVA. Il costo di 0,5 € per un minuto di lavoro si ottiene dividendo il costo medio di un dipendente € 36.000 per 1760 ore annuali per 50 minuti per ora. (***) Modulo opzionale. Se non previsto ci si integra con il Travel Management preesistente. www.docflow.com

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Approfittare del vantaggio sulla detraibilità IVA sulle spese di trasferta dei propri dipendenti, o rinunciarvi per non cambiare le proprie procedure amministrative? Il dilemma si è dissolto le precisazione di marzo 2009 dall’Agenzia delle Entrate sul tema della detraibilità Iva di vitto e alloggio. Qualora l’impresa sia in possesso della sola ricevuta fiscale, l’Iva non è più recuperabile in quanto non può rappresentare un costo deducibile ai fini di Ires e Irap. Specialmente in questo momento storico, quelle imprese che rinunciano a detrarre l’IVA possono correre serie difficoltà a conto economico. Non resta che rimuovere l’ostacolo delle procedure amministrative. La soluzione DocFlow va proprio in questa direzione, rendendo semplice la vita degli uffici del personale e amministrativi delle aziende.

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DocFlow Italia Spa ‐ Centro Direzionale Milanofiori ‐ Strada 4 Palazzo Q8 ‐ 20089 Rozzano MILANOTel 02/57503366 Fax 02/57503369 ‐ [email protected] www.docflow.com

RECUPERO IVA SULLE SPESE DI TRASFERTA CON DOCFLOW Molte aziende avevano già rinunciato alla possibilità di recuperare l’IVA delle spese di trasferta a causa delle complessità contabili quando si è vista cadere un’altra “tegola”. L’IVA non recuperata non può essere dedotta ai fini Ires ed Irap (*) In pratica, quella che poteva essere un’opportunità di recuperare risorse, si è presto trasformata in un problema. Per gestire le fatture di trasferte le imprese sarebbero costrette a queste attività:

• indicazione ai propri dipendenti di farsi rilasciare fattura per i pasti ed i pernottamenti • raccolta e consegna delle fatture all’ Ufficio del Personale

• verifica della congruità della spesa e invio alla contabilità fornitori

• registrazione delle fatture caricando le relative anagrafiche per i fornitori non ancora censiti

Risulta chiaro che attivare un processo così articolato per recuperare pochi euro per fattura “ il gioco non varrebbe la candela”.

La proposta DocFlow

DocFlow ha messo a punto un processo documentale, totalmente automatizzato ed esternalizzabile, in grado di gestire l’intero processo descritto in meno di un minuto per fattura permettendo all’azienda di recuperare in media 7,5€ per ogni fattura lavorata (**) La soluzione si può innestare in qualsiasi processo preesistente di “Travel Management” o sfruttare il Workflow Docflow per la gestione del processo di richiesta, autorizzazione e consuntivazione Trasferte e Nota‐spese. Le FUNZIONALITA’ principali della soluzione proposta da DocFlow:

• Processo automatico di lettura e riconoscimento ottico della fattura

• Registrazione semplificata ed automatizzata dei riepiloghi delle fatture

• Integrazione con ERP

• Totalmente conforme con le ultime normative vigenti (*)

• Workflow per la richiesta, approvazione e consuntivazione della trasferta con generazione automatica e Workflow della Nota‐Spese (***)

• Workflow per nota spese creata automaticamente dalle Trasferte (***) I BENEFICI principali della soluzione proposta da DocFlow:

• Efficienza grazie ai processi interamente “paperless” e processi contabili automatici

• Flessibilità del workflow interamente Web ed email

• Risparmi economici grazie al recupero di importanti risorse economiche e migliore cash‐flow

(*) La Circ. 53/E – 05/09/2008 dell’Agenzia Entrate. L'articolo 83, commi 28-quater, del Dl 112/2008 (ora legge 133/08). La Circ. 6/E – 03/03/2009 dell’Agenzia Entrate. Risoluzione 29/E/96 protocollo 15-1200. L’articolo 6 del DPR 695/1996 (**) Se consideriamo un importo medio di fatture di trasferta di 80€ otteniamo: 8€ di IVA. Il costo di 0,5 € per un minuto di lavoro si ottiene dividendo il costo medio di un dipendente € 36.000 per 1760 ore annuali per 50 minuti per ora. (***) Modulo opzionale. Se non previsto ci si integra con il Travel Management preesistente.

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